Rapat | Mengonfigurasi ruang rapat di Admin Lark

Di Admin Lark, Anda dapat menambahkan ruang rapat perusahaan Anda pada gedung perkantoran yang terletak di berbagai negara, wilayah, dan kota; mengatur reservasi ruang rapat dan aturan mengeklaim ruang rapat; menambah, mengedit, menonaktifkan atau menghapus ruang rapat.

Prosedur

1.Menambah ruang rapat

Metode 1: Menambah ruang dengan menggunakan tombol Tambah ruang rapat.

Jika Anda hanya perlu menambahkan sedikit ruangan, buka Lark Admin - Ruang dan klik Tambah ruang rapat.

Masukkan nama ruang, kapasitas orang, negara/wilayah dan informasi lainnya, tetapkan status ruang, dan klik Konfirmasi.

Catatan:

1.Jika ruang ditambahkan untuk pertama kalinya, Anda akan diminta untuk menambah informasi gedung dan lantai. Klik + Tambah gedung atau + Tambah lantai dan masukkan nama gedung dan nomor lantai untuk menambahkan ruangan.

2.Anda dapat mengkustomisasi bidang negara/wilayah dan kota dari suatu ruang. Saat Anda memilih Negara/wilayah atau Kota, klik + Tambah negara/wilayah atau + Tambah kota untuk menambahkan informasi.

3.Jika suatu ruang berstatus Normal, karyawan dapat menambah acara ke ruang tersebut di Kalender dan Memesan ruang ini. Jika ruang Dinonaktifkan, karyawan tidak akan dapat melihat ruang tersebut.

Metode 2: Mengimpor ruang rapat dalam batch dengan menggunakan templat.

Jika Anda perlu menambah ruang rapat dalam jumlah banyak, klik Impor/Perbarui dan unduh templat ruang untuk mengisi informasi yang diperlukan, dan klik Unggah tabel untuk mengimpor ruang dalam batch.

2.Mengedit informasi ruang rapat

Anda dapat mengedit informasi ruang rapat untuk mencerminkan setiap perubahan pada nama ruang, kapasitas, atau informasi lainnya.

Metode 1: Klik ikon ⋮ di sisi kanan dan pilih Edit.

Metode 2: Jika Anda perlu mengubah informasi dari banyak ruang, klik Impor/Perbarui untuk memperbarui sumber daya ruang dalam batch.

3.Menetapkan persetujuan permintaan ruang rapat

Anda dapat menetapkan proses persetujuan untuk ruang yang digunakan untuk tujuan khusus di Admin Lark. Buka Pengaturan di Admin Lark dan klik Lihat perincian. Di sini Anda dapat melihat tombol Persetujuan reservasi.

Aktifkan tombol dan tambahkan pemberi persetujuan untuk ruang tersebut. Anda dapat menentukan beberapa pemberi persetujuan. Permintaan reservasi untuk ruang ini akan berhasil jika salah satu pemberi persetujuan menyetujui permintaan tersebut. Setelah pengaturan selesai, anggota dapat memulai permintaan ruang di kalender mereka.

4.Menetapkan waktu reservasi ruang rapat

Di Admin Lark, Anda dapat menetapkan waktu yang tersedia, durasi rapat maksimum yang tersedia dalam satu reservasi, dan waktu tunggu maksimum pada reservasi ruang untuk mencegah pemborosan sumber daya dan biaya ruang, meningkatkan efisiensi layanan ruang.

Buka Pengaturan di Admin Lark dan klik Lihat perincian. Di sini Anda dapat melihat tombol dari Batasan waktu reservasi.

Aktifkan tombol dan konfigurasikan pengaturan berikut dari waktu reservasi ruang.

•Kapan reservasi dapat dibuat: Anda dapat mengatur waktu ketersediaan dari ruang, termasuk waktu paling awal dan akhir saat reservasi ruang dapat dibuat.

•Berapa lama reservasi dapat bertahan: Anda dapat mengatur durasi rapat maksimum yang tersedia dalam satu reservasi. Jika durasi rapat yang dimaksudkan melebihi batas, reservasi akan gagal.

•Berapa lama reservasi dapat dilakukan sebelumnya: Anda dapat mengatur rentang waktu tunggu sebuah ruangan. Jika Anda menetapkannya ke 1 tahun, anggota dapat memesan ruang ini untuk rapat dan acara mereka dalam 12 bulan ke depan.

Setelah pengaturan selesai, anggota dapat memesan ruang di kalender mereka berdasarkan waktu ketersediaan ruang rapat.

5.Menetapkan aturan untuk mengklaim ruang rapat

Di Admin Lark, pilih gedung dan klik Mengkalim ruang rapat untuk mengatur aturan pengklaiman ruang atau unduh kode QR ruang rapat.

Selain itu, Anda juga dapat klik ikon kode QR ruang yang dipilih dan memilih Unduh kode QR untuk menyimpan kode. Anda dapat mencetak kode tersebut dan mempostingnya di dalam ruang.

Catatan: Jika suatu acara telah mencapai waktu mulai yang dijadwalkan tetapi peserta belum hadir untuk periode waktu yang melebihi rentang waktu yang ditetapkan oleh administrator, pengguna lain dapat memindai kode QR di aplikasi ponsel Lark untuk mengklaim ruang rapat tersebut.

6.Menonaktifkan ruang rapat

Anda dapat menonaktifkan ruang rapat jika terdapat kesalahan atau sedang digunakan. Karyawan perusahaan tidak akan dapat menggunakan ruangan yang dinonaktifkan.

Metode 1: Pilih ruang dan klik Nonaktifkan di bagian atas.

Metode 2: Klik ikon ⋮ di sisi kanan nama ruang dan pilih Nonaktifkan.

7.Menghapus ruang rapat

Jika suatu ruang rapat tidak digunakan, Anda dapat memilih ruang rapat untuk dihapus, dan klik Hapus di bagian atas untuk menghapus ruangan.

Atau, Anda dapat klik ikon ⋮ di sisi kanan nama ruang dan pilih Hapus.

Artikel Terkait