Skenario: Mengelola sumber daya dan informasi tim

Fitur: Messenger dan Docs

Saat berkolaborasi dalam tim, Anda menerima berbagai macam informasi setiap hari, termasuk video, pesan, dokumen, gambar, dsb. Informasi tersebut mungkin berasal dari berbagai saluran pada waktu yang berbeda-beda. Apakah informasi yang tersebar mengganggu Anda? Bosan menjelaskan ulang hal yang sama setiap ada anggota baru yang bergabung dengan tim? Harus menelusuri seluruh riwayat obrolan hanya untuk menemukan sebuah tautan?

Lark membantu Anda mengelola sumber daya tim dengan memfilter dan mengatur informasi yang relevan, membuat komunikasi lebih lancar, dan kolaborasi lebih efisien.

1.Membuat dokumen master

Kumpulkan semua informasi relevan di satu tempat untuk referensi yang cepat dan mudah

Ketika ada proyek yang melibatkan beberapa tugas dan anggota, informasi terkait proyek tersebut kemungkinan besar tersebar di berbagi tempat. Seiring berjalannya proyek, dokumen baru menumpuk dan terus berserakan. Kesulitan dalam menyelaraskan informasi di seluruh tim proyek akan meningkat. Ada juga risiko tinggi kehilangan dokumen penting.

Inilah yang dapat Anda lakukan dengan Lark:

Buat dokumen master dan berikan izin untuk mengedit ke semua anggota yang relevan. Masing-masing pemilik tugas dapat membantu menyusun dokumen master dengan menambahkan dokumen yang memiliki hyperlink di bawah bagian yang berbeda untuk membuat direktori proyek yang komprehensif. Dokumen master ini kemudian dapat digunakan sebagai referensi cepat untuk menyelaraskan informasi yang ada ke seluruh tim proyek.

Dalam dokumen tersebut, Anda tidak hanya dapat menyisipkan dokumen yang memiliki hyperlink, tetapi juga informasi dengan berbagai format lainnya seperti gambar, tabel, video, tautan situs web, grup obrolan, dsb., sehingga memudahkan anggota untuk mengumpulkan berbagai jenis informasi dalam satu dokumen.

2.Menggunakan Folder Bersama untuk membuat basis pengetahuan tim

Dorong pembelajaran mandiri yang sistematis dan buat konsensus tim

Sebuah dokumen mungkin cukup untuk memuat semua informasi yang relevan dari suatu proyek; tapi, mempertahankan informasi untuk seluruh tim akan membutuhkan sistem yang lebih kompleks - Anda perlu basis pengetahuan.

Inilah yang dapat Anda lakukan dengan Lark:

Di Docs, buat Folder Bersama dan banyak sub-folder yang sesuai dengan struktur tim. Unggah dokumen penting dan yang sering digunakan ke Folder Bersama lalu berikan izin akses kepada anggota tim. Dengan demikian, Anda membuat basis pengetahuan untuk tim Anda yang menyediakan semua informasi relevan dan dapat digunakan untuk referensi, belajar mandiri, atau lebih memahami situasi dan latar belakang tim.

3.Mengumpulkan pemberitahuan penting di pengumuman grup

Berikan konteks untuk tugas tertentu

Obrolan grup adalah tempat anggota melakukan percakapan sehari-hari dan bertukar informasi; informasi yang paling tidak relevan, berulang, atau informasi tambahan juga ada di sini. Meningkatkan penyaringan dan manajemen informasi merupakan faktor penting dalam meningkatkan komunikasi dan efisiensi kerja.

Dengan memanfaatkan pengumuman grup untuk meringkas informasi penting, Anda dapat memberikan konteks kerja yang lebih jelas kepada anggota grup. Anggota baru juga dapat melihat pengumuman untuk mempelajari informasi paling penting, tanpa harus menelusuri riwayat obrolan yang panjang atau mengajukan pertanyaan acak. Anda dapat merujuk pada kategori berikut untuk menulis pengumuman grup:

•Latar belakang umum: Strategi tim, rencana, OKR, dll.

•Perencanaan dan kemajuan proyek: Rencana proyek, pelacak proses, dll.

•Alur kerja dan pedoman: Penjelasan alur kerja, pedoman penulisan, dll.

•Referensi penting: Artikel yang dirilis, catatan rapat, dll.

•Sumber daya dan alat: Sumber daya internal, alat umum, dll.

Catatan: Jika grup ditujukan untuk tugas tertentu, penting untuk menjaga pengumuman grup agar terkait erat dengan tugas saat ini. Informasi latar belakang yang lebih umum bisa dimasukkan ke grup semua staf atau basis pengetahuan tim.

4.Memasang pin pesan penting dalam obrolan grup

Filter informasi penting untuk tim

Dalam obrolan grup, anggota berkomunikasi dalam frekuensi tinggi dan semua jenis informasi tercampur. Sangat penting untuk memasang pin pada informasi penting sebelum hilang dalam percakapan sepele. Semua anggota grup dapat memasang pin pesan dan semua item yang di pin akan dikumpulkan untuk referensi cepat, mudah untuk di cari kapan saja.

5.Menyimpan informasi penting ke Favorit

Kumpulkan informasi yang relevan untuk referensi sendiri

Setiap anggota tim mungkin memiliki tugas dan peran yang sedikit berbeda, sehingga kebutuhan dan minat mereka terhadap informasi juga berbeda. Selain memfilter informasi penting untuk tim, Anda juga dapat menyimpan informasi yang relevan ke Favorit untuk referensi sendiri, sehingga lebih mudah untuk mengatur dan meninjau informasi.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang tips meningkatkan efisiensi dari Lark, buka Kerja Jarak Jauh.