Skenario: Anggota baru yang bergabung dengan tim Anda
Fitur: Messenger, Docs, dan Penyimpanan Cloud
Anggota baru biasanya menghadapi beberapa masalah ketika bergabung dengan tim, termasuk mengetahui sedikit informasi tentang perusahaan dan fungsi tim, merasa tidak terbiasa dengan situasi bisnis tertentu, kesulitan memulai pekerjaan, dll. Praktik terbaik berikut dapat secara efektif mengintegrasikan informasi dan membantu anggota baru menjalani masa transisi dengan lancar dan produktif.
Membuat panduan orientasi dengan Docs
Integrasikan informasi
Saat anggota baru bergabung dengan tim, mereka perlu mengetahui berbagai aspek pekerjaan. Jika informasi pekerjaan tersebar di berbagai tempat, Anda perlu menyiapkan panduan orientasi.
Anda dapat membuat panduan orientasi terperinci dengan Docs untuk mengintegrasikan informasi. Anggota baru tidak hanya dapat mengetahui semua aspek pekerjaan melalui panduan ini, tetapi juga dengan cepat mencari informasi yang berguna saat dibutuhkan. Panduan ini harus mencakup tiga jenis konten:
- •Informasi perusahaan
Bagian ini harus memperkenalkan visi, nilai, sistem, norma, sumber daya, dll., perusahaan untuk membantu anggota baru mengetahui situasi perusahaan secara keseluruhan dan mengembangkan pemahaman awal tentang budaya perusahaan.
- •Informasi tim
Dalam perusahaan, setiap tim memiliki target dan tugasnya masing-masing. Anggota baru perlu memahami sepenuhnya situasi tim mereka, termasuk OKR tim, prioritas, rencana, dll.
- •Tantangan anggota baru
Setelah membaca materi latar belakang, Anda dapat menetapkan beberapa tugas khusus untuk membantu anggota baru membiasakan diri dengan alur dan alat kerja, seperti membuat jadwal rapat untuk tim, mengedit bersama dokumen dengan kolega, dll. Anggota baru dapat belajar sambil mengerjakan tugas secara bertahap.
Selain teks, Anda juga dapat menyisipkan konten lainnya ke dalam panduan orientasi, termasuk gambar, video, peta, situs web, kartu grup, dll., untuk membantu anggota baru membaca dan memahami dengan lebih baik.
Berbagi dasar pengetahuan tim
Bantuan mandiri untuk pengetahuan tim yang komprehensif
Sebagian besar panduan orientasi menyediakan pengenalan latar belakang. Jika anggota baru perlu mengetahui lebih banyak informasi terkait dengan situasi bisnis tertentu, mereka perlu merujuk pada basis pengetahuan dari masing-masing tim dan folder tertentu. Memiliki informasi yang tepat dan manajemen pengetahuan dari setiap tim dapat sangat membantu anggota baru berintegrasi ke dalam tim Anda dengan cepat.
Anda dapat mengklasifikasikan dan menyimpan dokumen penting dan yang sering digunakan di Ruang Bersama untuk membuat basis pengetahuan tim. Anggota baru dapat mencari dan belajar sendiri melalui basis pengetahuan. Mereka juga dapat mengakses materi yang relevan kapan saja dengan mudah di masa mendatang.
Membaca pengumuman grup
Fokus pada proyek spesifik
Anggota baru akan ditambahkan ke obrolan grup yang terkait dengan tanggung jawab pekerjaan mereka. Anda dapat membuat panduan kerja khusus di pengumuman grup, dan mengingatkan anggota baru untuk membaca dengan cermat sehingga mereka dapat dengan cepat memahami informasi penting. Anda dapat merujuk pada kategori berikut untuk menulis pengumuman grup:
- •Latar belakang: Strategi tim, kerangka kerja, OKR, dll.
- •Perencanaan dan proses proyek: Rencana proyek, laporan proses, data, bagan, dll.
- •Alur kerja dan spesifikasi: Deskripsi proses kolaboratif, spesifikasi penulisan, dll.
- •Referensi penting: Artikel yang dipublikasikan, catatan konferensi dan rapat, dll.
- •Sumber daya dan alat: Sumber daya internal, platform alat umum, dll.
Dengan membaca pengumuman grup, anggota baru dapat sepenuhnya memahami persyaratan proyek atau tugas tertentu dan mempersiapkan pekerjaan mereka dengan tepat.
Melihat item yang dipasangi pin
Prioritaskan informasi utama
Selain pengumuman grup, item yang dipasangi pin di obrolan grup juga penting. Item yang di pin akan terus bertambah dan diperbarui seiring adanya komunikasi harian. Anda dapat mengingatkan anggota baru untuk memprioritaskan item yang dipasangi pin sehingga mereka dapat dengan cepat memahami poin penting dan mengikuti anggota tim lainnya. Anggota baru dapat melihat item yang dipasangi pin di satu obrolan grup atau di semua obrolan grup.
Menelusuri riwayat obrolan grup
dengan pola dan konteks komunikasi
Setelah membaca materi penting di atas, anggota baru dapat menelusuri riwayat obrolan grup terkait tanggung jawab pekerjaan mereka. Dengan cara ini, anggota baru tidak hanya dapat meninjau pesan terbaru, tetapi juga memiliki pemahaman awal tentang pola dan kebiasaan komunikasi tim.