Komunikasi lebih dari sekedar bertukar kata. Komunikasi di tempat kerja adalah tentang mencapai konsensus dan memfasilitasi proses proyek
Komunikasi tempat kerja saat ini telah berubah dari "Era Email" menjadi "Era IM". Di tempat kerja, banyak kolega mengirim pesan secara terpisah seperti obrolan acak. Karena kurangnya konteks dan struktur logis, informasi yang terfragmentasi dapat menurunkan efisiensi tim.
💬 Membalas pesan tertentu dengan konteks yang jelas
Tidak perlu lagi menebak-nebak
Dalam obrolan grup besar, anggota grup yang berbeda mungkin mendiskusikan masalah yang berbeda pada saat bersamaan. Arahkan kursor ke atas pesan yang ingin Anda balas dan klik Balas. Dengan cara ini, topik yang muncul di setiap utas akan berbeda dan peserta topik tidak akan terganggu.
Konten dapat dibuat dalam utas untuk memudahkan pengguna memahami dan meringkas. Ini juga memudahkan pembaca baru untuk memahami konteks situasinya.
📝 Mengirim pesan teks kaya atau laporan
Sama seperti email tempat kerja, dokumen resmi dan pengumuman, dll.
Mengirim 1 pesan teks kaya daripada 10 pesan singkat akan membuat perbedaan besar untuk menyampaikan informasi yang sama. Misalnya:
Pesan biasa:
Pesan teks kaya:
Setiap kali menulis laporan, menyampaikan informasi, mengajukan pertanyaan atau meminta bantuan, Anda perlu memilah-milah informasi tersebut sebelum mengirim pesan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda logis, dapat dimengerti dan beralasan, yang akan menghemat waktu penerima pesan.
Berikut adalah templat pesan untuk mengirim permintaan kolaborasi:
- •Tujuan kami adalah...
- •Pendapat saya adalah..., karena...
- •Oleh karena itu, masalah kami saat ini adalah...
- •Kami membutuhkan kolaborasi atau bantuan sehubungan dengan...
Pesan semacam itu paling tepat diekspresikan dengan teks kaya. Judul dapat mendeskripsikan secara singkat tujuan Anda untuk mengirim pesan, dan bagian isi berisi informasi utama. Selain itu, Anda dapat melampirkan gambar apa pun bila perlu.
🗒 Mengirim pesan teks kaya sebagai catatan
Kesimpulan itu penting
Catatan rapat dapat meringkas proses rapat. Terlepas dari apakah Anda mencapai konsensus atau tidak, menyimpulkan dan mengirim catatan setelah komunikasi adalah hal yang penting. Hal ini tidak hanya menunjukkan seberapa profesional Anda, tetapi juga membantu setiap kolaborator untuk mengikuti prosesnya.
Catatan tersebut harus mencakup: Topik, kesimpulan, perbedaan, dan tugas selanjutnya.
Catatan rapat dalam bentuk pesan teks kaya dapat disusun dengan jelas. Anda dapat memasukkan waktu dan topik rapat di judul, @menyebut orang yang relevan untuk mengikuti perkembangan, dan melampirkan gambar untuk mendukung teks. Anggota lain dalam obrolan grup dapat dengan mudah meneruskan, menyimpan atau memasang Pin pada pesan tersebut.