Jujur saja, rapat yang tidak efektif itu payah.

Setiap menit yang dihabiskan dalam rapat yang tidak efektif akan memakan waktu dari pekerjaan kita sendiri yang sama pentingnya untuk kreativitas dan efisiensi.

Akan tetapi, tanpa rapat, kerja sama, komunikasi, koordinasi, konsensus, dan pengambilan keputusan, semua pekerjaan kita tidak akan berjalan dengan baik. Faktanya, kerja tim dan kolaborasi sering kali membutuhkan rapat untuk bertukar pikiran dan memfasilitasi ide-ide baru. Jadi, tujuan utamanya adalah untuk menghindari rapat yang tidak efektif.

Kabar baiknya adalah, kami telah menemukan cara agar Anda dapat mengubah pendekatan yang digunakan tim dan organisasi Anda untuk mengadakan rapat.

Setelah meneliti metode rapat dari perusahaan yang paling maju dalam industri teknologi, Lark telah mengembangkan metode konferensi terbaik yang disebut dengan Metode SamePage dan menerapkannya sendiri selama beberapa bulan untuk membuktikan efektivitasnya.

Artikel ini akan menjelaskan cara kerja Metode SamePage dan mengapa metode ini efektif

Catatan: Tidak punya waktu untuk membaca? Tonton video dibawah ini yang menjelaskan semua konsep penting secara terperinci.

Berikut adalah contoh cara kerjanya:

1.Sebelum rapat

Misalkan Anda mengadakan pertemuan mingguan dengan tim Anda. Sebelum rapat, buka Galeri Templat kami, yang menyediakan berbagai templat rapat untuk mendukung kebutuhan pembuatan catatan rapat berkualitas tinggi.

Setelah membuat agenda rapat, kirim dokumen tersebut kepada peserta sebelum rapat.

2.Saat rapat

Beberapa menit sebelum rapat dimulai, peserta membaca materi terlebih dahulu. Selama berdiskusi, setiap orang dapat mengungkapkan pandangannya sendiri dan mengajukan pertanyaan melalui fitur Komentar. Berkomentar penting untuk dilakukan karena dapat membuat diskusi menjadi lebih berkualitas dan memberikan kesempatan yang sama untuk berkontribusi kepada semua anggota.

Setelah peserta selesai membaca dan berkomentar, moderator rapat mulai mendiskusikan setiap komentar secara berurutan. Yang luar biasa adalah peserta dapat langsung mengedit dokumen melalui layar jika ada tambahan atau perubahan pada dokumen; hal ini dapat meningkatkan interaksi peserta secara signifikan.

Ingin tahu lebih banyak? Lihat artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang Magic Share!

3.Setelah rapat

Setelah berdiskusi, daftar tugas dilampirkan di bawah setiap topik dan penanggung jawab @disebutkan di sebelah item tugas.

Anda mungkin bertanya, mengapa cara ini efektif?

•Pertama-tama, di beberapa menit awal saat peserta membaca materi terlebih dahulu, Anda bisa berfikir sendiri secara mendalam tanpa ada gangguan dari orang lain. Ini juga untuk memastikan bahwa tidak ada yang datang ke rapat tanpa persiapan.

•Kedua, penyampaian ide dipandu oleh komentar sehingga diskusi menjadi lebih mudah dipahami dan hanya membahas pertanyaan yang paling penting. Pada saat yang sama, hal ini dapat menghemat durasi rapat dan melewati bagian yang tidak penting.

•Ringkasan rapat dan daftar tugas disediakan di bagian akhir sehingga langkah selanjutnya ditentukan secara jelas.

Ingin mencoba metode Rapat SamePage? Berikut beberapa petunjuk cepat untuk Anda!

Petunjuk Metode SamePage:

1.Siapkan dokumen dan materi yang relevan sebelum rapat.

2.Setelah rapat dimulai, semua peserta membaca dokumen selama 15 menit dalam hati, memberikan komentar, dan mengajukan pertanyaan untuk didiskusikan lebih lanjut. Setelah selesai membaca, peserta dapat klik tombol Selesai Membaca untuk menyinkronkan kemajuan membaca mereka dengan host.

3.Setelah sebagian besar peserta selesai membaca, semua orang akan membahas komentar satu per satu, menyelesaikan masalah dengan segera, atau mengklarifikasi hal-hal yang membingungkan.

4.Di akhir rapat, penyaji akan menambahkan daftar tugas ke dokumen, menjelaskan tugas yang akan datang, jadwal yang diharapkan, dan @ pemilik tugas.

5.Setiap pemilik mencentang daftar tugas mereka setelah tugas selesai untuk memberi tahu anggota tim.

Pelajari lebih lanjut!

Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak, buka Bekerja Dari Rumah untuk mendapatkan lebih banyak tips dan wawasan yang berguna dari Praktik Terbaik kami.