I. Ringkasan

Saat menjadwalkan rapat, anggota tim dapat menemukan ruang rapat yang tersedia di Kalender, memfilter, dan memilih ruang rapat berdasarkan kapasitas, perangkat, dan aturan pembatasan reservasi yang sesuai dengan kebutuhan.

Catatan: Administrator harus menyelesaikan konfigurasi sumber daya ruang seperti aturan persetujuan reservasi, batasan waktu, dan aturan lainnya di konsol admin terlebih dahulu.

II. Langkah

1.Mencari dan memesan ruang di halaman pengeditan acara

Desktop

Buka Kalender dan klik tombol + di sudut kanan bawah. Atau, klik tombol Edit acara di bagian atas kartu acara yang ada dan pilih Tambah ruang > Ruang yang tersedia. Anda juga dapat mengarahkan kursor ke ruang untuk melihat perinciannya. Lalu, pilih ruanng yang sesuai.

Catatan: Di ponsel, pilih Ruang > Ruang yang tersedia. Anda juga dapat mengetuk ikon i di sisi kanan ruang rapat untuk melihat kapasitas, perangkat peralatan, dan aturan pembatasan reservasi.

Untuk lebih mempersempit cakupan ruang rapat, klik Filter, dan gunakan opsi filter Perangkat dan Kapasitas minimal agar hanya menampilkan ruang rapat yang memenuhi kriteria Anda.

2.Menemukan dan memesan ruangan di halaman Cari Ruang

Berlangganan ruang

Desktop

Untuk melihat ketersediaan ruang rapat tertentu, klik Cari Ruang di pojok kanan atas Kalender, lalu klik ikon + Berlangganan ruang di menu sebelah kiri pada samping Ruang. Anda juga dapat klik ikon Filter ruang rapat untuk memfilter ruang menurut Kapasitas minimal dan Perangkat.

Ponsel

Buka Kalender, klik ikon Kalender di sudut kanan atas > ikon +. Kemudian pilih opsi Berlangganan kalender dari menu, pilih tab Ruang di bagian tengah atas, cari ruang rapat, dan klik Berlangganan untuk melihat ketersediaannya di tampilan kalender.

Memesan ruang di halaman Cari Ruang

Di Kalender > Cari Ruang, Anda dapat melihat di sisi kiri ruang rapat berlangganan Anda. Pilih slot waktu yang tersedia pada ruang yang diinginkan, buat acara baru, dan klik Simpan.

Catatan: Memesan ruang di halaman Cari Ruang saat ini hanya didukung di desktop. Jika Anda ingin memesan ruang di ponsel, kembali ke tampilan kalender dan pilih Buat acara > Tambah ruang.

3.Memesan ruang yang memerlukan persetujuan

Jika ruang rapat memiliki label Persetujuan di sebelah namanya, Anda harus mendapatkan persetujuan untuk memesannya.

Jika Anda mencoba memilih ruang rapat yang memerlukan persetujuan, kartu permintaan akan ditampilkan. Masukkan tujuan reservasi dan klik Simpan untuk mengirim permintaan ke pemberi persetujuan.

Jika disetujui, ruang akan berhasil dipesan. Jika tidak, ruang akan tetap tersedia dan Anda dapat memesan ruang rapat lainnya.

Catatan: Saat ini, Anda tidak dapat memesan ruang yang memerlukan persetujuan untuk acara berulang. Selain itu, jika Anda mengubah waktu acara setelah mengirimkan permintaan, permintaan sebelumnya atau reservasi yang disetujui akan otomatis dibatalkan. Anda harus mengirimkan kembali permintaan dengan informasi acara baru.

III. FAQ

Mengapa reservasi ruang rapat gagal saat acara berhasil disimpan?

Acara dapat dibuat bahkan jika reservasi ruang rapat gagal. Jika Anda diberi tahu bahwa reservasi ruang gagal, kembali ke kartu acara dan klik Edit acara di sudut kanan atas untuk memesan ruang rapat lain. Anda dapat memeriksa status ruang rapat di kartu acara.

Mengapa reservasi ruang gagal? Apa yang bisa saya lakukan?

•Reservasi ruang membutuhkan persetujuan: Jika ruang yang ingin Anda pesan memiliki label Persetujuan, reservasi ruang Anda hanya akan berhasil setelah administrator menyetujui permintaan. Anda dapat membuat permintaan persetujuan untuk memesan ruang. Setelah persetujuan diberikan, ruang akan disediakan untuk Anda. Jika tidak, pesan ruang lain.

•Waktu reservasi tidak termasuk dalam jam buka ruang: Jika waktu reservasi tidak termasuk dalam jam buka ruang, reservasi Anda juga akan gagal. Misalnya, saat Anda mencoba menambah ruang, jika sistem memberitahu bahwa reservasi ruang tersebut tidak didukung, Anda dapat mengubah waktu reservasi agar sesuai dengan jam, durasi, dan tanggal yang tersedia untuk ruang tersebut, atau memilih ruang lain.

•Reservasi ruang untuk acara berulang gagal: Jika Anda telah memesan ruang untuk acara berulang, tapi ruang tersebut tidak tersedia lebih dari 10 kali karena sudah digunakan, semua reservasi ruang Anda untuk acara rutin tersebut akan gagal.

Catatan: Keadaan di atas hanya akan terjadi setelah administrator menyelesaikan konfigurasi rapat di konsol admin. Jika memiliki pertanyaan, hubungi tim administrator Anda.

Apa yang bisa saya lakukan untuk melihat siapa yang memesan ruang rapat?

Setelah Anda berlangganan ruang rapat dalam tampilan Cari Ruang, Anda dapat melihat informasi reservasi. Atau, saat menambahkan ruang rapat, Anda dapat memilih Semua Ruang dan mengarahkan kursor ke nama ruang rapat untuk melihat siapa yang memesannya.

Bagaimana cara mentransfer ruang rapat ke orang lain?

Buka acara yang Anda pesan ruang rapatnya. Di kartu acara, klik ··· > Transfer acara di sudut kanan atas, dan pilih orang lain. Tindakan ini akan otomatis menghapus Anda dari acara tersebut.

IV. Artikel terkait

Baru di Lark | Mulai menggunakan Kalender

Rapat | Panduan manual admin untuk Ruang Lark

Rapat | Mengonfigurasi persetujuan ruang rapat

Video | Mengatur sistem pemesanan ruang konferensi