承認システムの作成には、基礎情報の入力、承認フォーム設計、承認プロセス設計の三つのステップがあります。本文では、フォーム設計の方法を詳しく説明します。
一、機能紹介
Lark 承認では承認プロセスをフレキシブルに設計できます。承認者や承認方式、承認権限など、各承認ステップでの規則を設計できます、状況に応じて承認手順を予め設定することもできます。例えば、休暇申請が二日未満だった場合は、直属マネージャーが承認を行い、休暇申請が二日以上だった場合は、直属マネージャーと部門 HR が共同で承認を行います。
二、操作の流れ
承認管理コンソールで、承認を新規作成または既存の承認を編集して、プロセス設計ページに進みます。システムが自動的に承認ステップを設定しており、実際の状況に応じて、多種多様な承認プロセスを作成することができます。
承認ステップの設定
承認ステップをタップすると、右の欄から当ステップの承認者、フォーム権限、操作権限の設定を行うことができます。
1. 承認者の設定
ここではステップのタイプ、承認者、承認方式、通知を設定します。
（1）ステップのタイプ
手動承認、自動承認、自動却下から選択することができます。デフォルト設定は手動承認となります。
（2）承認者
承認者は以下の 8 タイプから選択できます：
- •マネージャー（ボトムアップ）：申請者自身の直属マネージャーを第一承認者として、上位マネージャーに承認を回す
- •マネージャー（トップダウン）：会社の最高級マネージャーを第一承認者として、下位マネージャーに承認を回す
- •部門責任者（ボトムアップ）：申請者自身の直属部門責任者を第一承認者として、上位責任者に承認を回す
- •部門責任者（トップダウン）：会社の最高級部門責任者を第一承認者として、下位責任者に承認を回す
- •役職：人事、行政、財務、法務、ITなどの会社内の役職員。Lark 管理コンソールのユーザーと部門メニューの役職ページから、関連する役職員を追加できます（詳しくはこちら 👉 役職を選択して承認者に設定する方法について）。
- •承認者を特定：当プロセス設計者が特定の承認者を指定できます。
- •申請者自身を選択：承認申請時に、申請者自身が特定の承認者を指定。
- •連続マルチレベルマネージャー：下から上まで一人ずつ承認し、会社のある階級の責任者が承認すると終了。
以上のタイプの承認者がいない場合は、承認責任者または指定されたメンバーに承認してもらうことができます。設定から自動承認に変更することもできます。
（3）承認方式
承認ステップに複数の承認者を追加または申請者自身が選択に設定した場合、承認方式を設定する必要があります。承認方式は以下の二つになります：
- •And 承認：全承認者の承認が必要
- •Or 承認：いずれか一人の承認が必要
（4）通知
承認の通知や記録が必要な場合は、承認ステップに通知を設定できます。通知先には現在のステップが終了した際に通知が送信されます。
通知先は以下の 6 タイプから選択できます：マネージャー（ボトムアップ）、マネージャー（トップダウン）、部門責任者（ボトムアップ）、部門責任者（トップダウン）、役職、承認者を特定。
詳しくはこちら 👉 承認 CC 通知の設定方法について
2. フォーム権限
フォーム権限とは、現在のステップに設定されている、フォーム上の内容の閲覧許可や編集許可のことです。承認プロセス上で情報プライバシーの保護や補足承認情報の許可に使われます。
- •表示権限：当承認ステップでは、承認者はフォーム上のフィールド情報を閲覧できます。
- •編集可能：当承認ステップでは、承認者はフォーム上のフィールド情報を編集できます。
3. 操作権限
操作権限とは、現在のステップに設定されている、承認者が行える操作のことです。主に以下の 3 つのこと指します：
- •譲渡：承認者は他の人に承認を譲渡できます。
- •承認者の追加と削除：承認者の追加とは、承認精度を高めるため、承認者が他の人を承認に追加することを指します。前段階承認者、同列承認者、後段階承認者を選択できます。承認者の削除とは、追加済みの承認者を削除することを指します。
- •後進復帰：承認者がもしそれまでのステップで疑問が生じた場合、承認ステップを指定して戻ることができます。後進復帰の状況は二つあります：一つ目は指定ステップに戻り、それ以降のステップは再度承認する必要があります；二つ目は指定ステップに戻り、このステップの承認者のみ再度承認を行い、現在のステップに戻ります。
これらの他に、開始ステップと終了ステップにも通知とフォーム権限を設定できます。ステップをタップして上記の方法で簡単に設定できます。
以上で一般的な承認プロセス設計は完了しました。もしチームの状況に応じて、さらに承認プロセスを設計したい場合は、引き続き以下の手順で複数のステップや条件ブランチを設定できます。
条件ブランチの設定
条件ブランチを設定することで、それぞれの状況に応じた承認プロセスを可能にできます。
1. ブランチの設定：ステップ間の + マークをタップしてブランチを選択します。二つのプロセスブランチがデフォルトで設定されており、追加条件をタップすることで複数のプロセスブランチを設定できます。
2. 条件の設定 ：条件を設定してくださいをタップして右の設定欄から条件グループを追加をタップすることでこのプロセスに進む条件を設定できます。
複数のステップの設定
ステップ間の + マークをタップして、承認者を選択することでもう一つ承認ステップを追加することができます。上記の方法で当ステップの承認者、フォーム権限、操作権限を設定できます。
三、よくある質問
Q：マネージャー（ボトムアップ）とマネージャー（トップダウン）の違いって何ですか？
A：マネージャー（ボトムアップ）は申請者自身の直属マネージャーを第一承認者として、上位マネージャーに承認を回すことを指します。マネージャー（トップダウン）は会社の最高位マネージャーを第一承認者として、下位マネージャーに承認を回すことを指します。
例えば、会社内で A さんの直属マネージャーが B さんだとし、B さんの直属マネージャーが C さんだとします。もしマネージャー（ボトムアップ）に設定している場合、A さんが提出した承認申請は B さんが承認してから C さんが承認します。もしマネージャー（トップダウン）に設定している場合は、A さんが提出した承認申請は C さんが承認してから B さんが承認します。
Q：前段階承認者、同列承認者、後段階承認者の違いって何ですか？
A：
- •前段階承認者：現在のステップの前に他の承認者を追加して、その承認が終わってから現在の承認者が承認を行います。
- •同列承認者：現在のステップに他の承認者を追加します。両者は And 承認の関係となります。
- •後段階承認者：現在のステップの後に他の承認者を追加して、現在のステップは承認済みとみなします。
Q：条件と条件グループの違いって何ですか？
A：
- •一つのステップに複数の条件グループを追加でき、両者は”または”の関係となります。どれか一つの条件グループを満たせば、そのブランチに進むことができます。
- •一つの条件グループには複数の条件を追加できます。両者は”および”の関係となります。同時に全ての条件を満たした場合にのみ、そのブランチに進むことができます。
Q：プロセスのブランチ条件に設定できるフィールドってどんな項目がありますか？
A：全てのフィールドが条件として設定できるわけではありません。現在、条件として設定できるフィールドは申請者、一部の項目（単一選択、複数選択、数字、金額、計算公式、期間、明細）、休暇申請ウィジェット（休暇タイプ、期間）、残業申請ウィジェット（残業タイプ、期間）、出張申請ウィジェット（出発地、目的地、期間）です。