承認システムの作成には、基礎情報の入力、承認フォーム設計、承認プロセス設計の三つのステップがあります。本文では、フォーム設計の方法を詳しく説明します。
一、機能紹介
Lark 承認では承認プロセスをフレキシブルに設計できます。承認者や承認方式、承認権限など、各承認ステップでの規則を設計できます、状況に応じて承認手順を予め設定することもできます。例えば、休暇申請が二日未満だった場合は、直属マネージャーが承認を行い、休暇申請が二日以上だった場合は、直属マネージャーと部門 HR が共同で承認を行います。
二、操作の流れ
承認管理コンソールで、承認を新規作成または既存の承認を編集して、プロセス設計ページに進みます。システムが自動的に承認ステップを設定しており、実際の状況に応じて、多種多様な承認プロセスを作成することができます。
承認ステップの設定
承認ステップをクリックして、以下の設定を行うことができます。
- 1.承認タイプ：デフォルトでは手動承認と設定されています。自動承認、自動却下に設定することもでき、システム自動でステップを処理できます。
- 2.承認者の設定：以下の承認者タイプから選択できます。
- •マネージャー：申請者の直属上司など、上司のレベルを指定することができます。
- •部門責任者：申請者の直属部門責任者など、部門責任者のレベルを指定することができます。
- •役職：人事、行政、財務など、組織内の役職を指定できます。設定する前に、Lark 管理コンソール > メンバーと部門管理にて、関連する役職を追加する必要があります。役職を選択して承認者に設定する方法について
注：マネージャー、部門責任者、役職の 3 つのタイプは、Lark 管理コンソール > メンバーと部門管理での設定に対応する必要があります。
- •承認者を特定：特定のメンバーを承認者として指定することができます。
- •申請者自身を選択：申請者本人によって承認者を選択できます。選択方法と選択範囲を制限できます。
- •申請者：申請者本人によって承認できます。これは、情報を確認する必要がある場合などで使用できます。
- •連続マルチレベルマネージャー承認：申請者の直属上司から始めて、設定された最終レベルまで、段階的に承認を進めます。マルチレベル設定は、手動でマネージャーを 1 人ずつ追加するのに便利な設定です。
- •段階承認者：前のステップと自動的に関連付けられ、関連付けられたステップの承認者がこのステップの承認者として指定されます（このタイプは、最初のステップに使用できません）。
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- 3.複数人による承認：+承認者設定 をクリックして、当該ステップに複数人の承認者を追加できます。この場合、複数の承認者がいる場合の承認方法を設定する必要があります。
- •And 承認：このステップを通過するには、すべての承認者による承認が必要です。
- •Or 承認：このステップを通過するには、任意の承認者による承認が必要です。
- •順番に承認：追加された承認者が順番に承認することが必要です。
- 4.承認者が空の場合：承認者が空の場合の処理は、自動承認、承認者を指定、もしくは承認管理者に譲渡から選択できます。
- 5.承認者と申請者が同一人物である場合：承認者と申請者が同一人物である場合の処理は、申請者本人による承認、自動スキップ、申請者の直属上司に承認を移行、申請者の部門責任者に承認を移行から選択できます。
- 6.CC 通知先の設定：承認プロセスが転送またはファイリングが必要な場合、通知先を選択できます。承認者が許可した場合にのみ通知にチェックした場合、通知先は当該ステップが完了した後に自動的にメッセージ通知を受信します。
- 7.フォーム権限：承認ステップ設定画面上部の フォーム権限 をクリックして、現在の承認ステップの項目の表示・編集権限を制限します。この設定により、情報のプライバシーを保護したり、補足情報の入力を許可したりすることができます。
表示権限：当承認ステップで、承認者は対応する項目を表示できます。
編集権限：当承認ステップで、承認者は申請者が提出した内容を編集できます。
- 8.操作権限：承認ステップ設定画面上部の 操作権限 をクリックして、現在の承認ステップの承認者が行える操作を設定します。
- •転送：承認者は、承認を他のメンバーに転送できます。
- •承認者の追加・削除：承認者は、このステップに承認者を追加・削除できます。
- •後進復帰：承認者は、承認を指定された承認ステップにロールバックすることができます。
最後に、保存 をクリックして承認ステップの設定を完了します。
複数のステップの設定
ステップ間の + マークをタップして、承認者を選択することでもう一つ承認ステップを追加することができます。上記の方法で当ステップを設定できます。
詳しくはこちら 👉 条件付きブランチの設定方法について
条件ブランチの設定
条件ブランチを設定することで、それぞれの状況に応じた承認プロセスを可能にできます。
1. ブランチの設定：ステップ間の + マークをタップしてブランチを選択します。二つのプロセスブランチがデフォルトで設定されており、追加条件をタップすることで複数のプロセスブランチを設定できます。
2. 条件の設定 ：条件を設定してくださいをタップして右の設定欄から条件グループを追加をタップすることでこのプロセスに進む条件を設定できます。
三、よくある質問
Q：マネージャー（ボトムアップ）とマネージャー（トップダウン）の違いって何ですか？
A：マネージャー（ボトムアップ）は申請者自身の直属マネージャーを第一承認者として、上位マネージャーに承認を回すことを指します。マネージャー（トップダウン）は会社の最高位マネージャーを第一承認者として、下位マネージャーに承認を回すことを指します。
例えば、会社内で A さんの直属マネージャーが B さんだとし、B さんの直属マネージャーが C さんだとします。もしマネージャー（ボトムアップ）に設定している場合、A さんが提出した承認申請は B さんが承認してから C さんが承認します。もしマネージャー（トップダウン）に設定している場合は、A さんが提出した承認申請は C さんが承認してから B さんが承認します。
Q：前段階承認者、同列承認者、後段階承認者の違いって何ですか？
A：
- •前段階承認者：現在のステップの前に他の承認者を追加して、その承認が終わってから現在の承認者が承認を行います。
- •同列承認者：現在のステップに他の承認者を追加します。両者は And 承認の関係となります。
- •後段階承認者：現在のステップの後に他の承認者を追加して、現在のステップは承認済みとみなします。
Q：条件と条件グループの違いって何ですか？
A：
- •一つのステップに複数の条件グループを追加でき、両者は”または”の関係となります。どれか一つの条件グループを満たせば、そのブランチに進むことができます。
- •一つの条件グループには複数の条件を追加できます。両者は”および”の関係となります。同時に全ての条件を満たした場合にのみ、そのブランチに進むことができます。
Q：プロセスのブランチ条件に設定できるフィールドってどんな項目がありますか？
A：全てのフィールドが条件として設定できるわけではありません。現在、条件として設定できるフィールドは申請者、一部の項目（単一選択、複数選択、数字、金額、計算公式、期間、明細）、休暇申請ウィジェット（休暇タイプ、期間）、残業申請ウィジェット（残業タイプ、期間）、出張申請ウィジェット（出発地、目的地、期間）です。