この記事は、Lark で効率的にマルチタスクを管理する方法についてご紹介します。

対象業務：個人のタスク管理

機能：Docs、カレンダー

同時に複数のタスクを遂行したり、複数のプロジェクトに関わったりすると、時間配分がうまくいかず、同じ作業が何回も重複や生産性の低い作業で時間を無駄にしがちです。

今回の Lark ベストプラクティスでは、タスクに優先順位を付け、作業時間を細分化し、チームと進捗を同期することで、個人のタスク管理、タスク完遂効率を向上させる方法についてご紹介します。

ドキュメントで優先順位のあるタスクリストを作成

毎日仕事を始める前に、ドキュメントでやるべき仕事をリストアップし、タスクの優先順位を明確にしましょう。仕事の重要性と現在の進捗に基づき、タスクリストを用いて時間を合理的に分配しましょう。

タスクの優先度を決めるために、「4 象限法」はよく用いられます。この法則に従って、次のようなタスクリスクを作成できます。

注意すべき点として、ここでは「重要」と「緊急」は相対的な指標であり、現在の仕事の中心とチーム全体の目標に合わせて判断してください。「重要ではないが緊急」というタイプのタスクを例に見てみましょう。チームメンバーの A さんがもうすぐ提出締切の企画書について、グループでみんなに意見を求めました。このタスクは A さんにとって緊急ですが、あなたの仕事と接点がないかもしれません。

この場合、時間があったら、積極的に協力してあげてもよいが、自分にも緊急タスクを抱えている場合、焦って無理に参加せず、他のもっと時間の余裕のあるメンバーに任せるとよいでしょう。

4 象限タスクリストは、個人のタスクだけでなく、チームの目標やタスクも管理することにも適しています。

予定で営業時間を細かく分配しよう

タスクのプランニングの次は、時間配分を考えましょう。

上記の 4 象限法でタスクを整理したら、今度は予定で各タスクに作業時間を細かく分配し、タスクに取り組んでいる間、予定の状態を「取り込み中」に設定しましょう。こうすれば、他のメンバーもすぐにあなたの作業状況が分かるようになります。

毎日の各タスク予定にリマインドを設定することも時間をうまく管理するコツの一つです。

「5 分前」リマインドを追加することで、一つのタスクに追われて他のタスクをうっかり忘れてしまうことを防ぐことができます。どんなタイミングでリマインドするかは、作業状況に応じてダイナミックに調整しましょう。

もちろん、実際の仕事がすべて計画通りにいくとは限りません。しかし、時間配分を意識することによって、各タスクに費やす時間と精力をより正確に把握し、今後の仕事でもっと正確に時間管理するための参考が得られるのです。

ドキュメント共有と共同編集で、進捗を同期させよう

個人のタスクと時間配分を明確にしたら、同僚とコミュニケーションをとり、作業の進捗を同期しましょう。自分の仕事がチームの目標と一致させ、無駄な作業を防ぎましょう。

プライベートチャット、グループチャット、ミーティングに加え、ドキュメントを使ってすばやく進捗を同期することができます。

企画書や報告書などのドキュメントが完成したら、チームメンバーにドキュメントの確認や共同編集に招待しましょう。招待されたメンバーはすぐに通知を受信して、タイムリーにフィードバックできるようになります。

完了した個人タスクに関する報告書をチームの日報や週報などの共有ドキュメントに挿入して、他のメンバーが閲覧できるようにしましょう。

仕事の進捗を同期できるように、討論会やミーティングなどで話題に上がった重要内容をしっかりメモを取りましょう。