個人のマルチタスクを管理する際に、Lark で業務効率を向上する方法を。
適用シーン：個人のタスク管理
使用機能：ドキュメント、カレンダー、コラボレーションスペース
同時に複数のタスクを担当したり、複数のプロジェクトに参加する場合、手が回らなくなる状況がよく見られます。そこには時間配分に無理があったり、作業が重複してたり、無駄な仕事をしていたりといった状況があります。以下 Lark ベストプラクティスにより、タスクの優先順位を明確にし、勤務時間を細分化し、チームとタイムリーに業務の歩調をそろえることで、個人のタスク管理とタスクを完結させることをより効率よく行えるようになります。
📑 ドキュメントで 4 つの領域のタスクリストを作成
| タスクの優先順位を明確にする
毎日仕事を始める前に、まずドキュメントで処理待ちのタスクを詳細にリストアップし、タスクの優先順位を判断して仕分けます。そしてこれを基に時間を配分し、自分の仕事の方向性やリズムを現状の全体の仕事のニーズや進捗状況に合わせるようにします。
比較的良く使われるタスクの優先順位の仕分け方として 4 つの領域の法則があります。この法則に従い、次のようなタスクリストを作ることができます。
強調しておかなければならないのは、ここで言う「重要」と「緊急」とは相対関係にあり、自分の仕事で重要なポイントとチーム全体の目標を結び付けて総合的に判断しなければならないということです。「重要ではないが、緊急なこと」を例にとると、同僚 A はすぐにプランをひとつ提出しなければならない状況で、グループで皆に意見を求めてきたとします。この件は A にとっては急を要しますが、あなたにとっては仕事の範疇外のことかもしれません。この時ちょうど時間に空きがあれば、積極的に対応すればよいのですが、手元にまだ完成していない急ぎのタスクがあるなら、焦って関わる必要はありません。時間にもっと余裕のある他のメンバーに任せるべきです。
4 つの領域のタスクリストは個人のタスク管理ができるだけでなく、チームの目標とタスクを管理することにも適しています。
📆 スケジュールで勤務時間を細分化
| 時間の幅を縮める
時間の計画とタスク計画は相互補完の関係にあります。前述の 4 つの領域の法則を使ってタスクを整理したら、スケジュールで作業時間を各タスクに細分化し、これらの時間帯におけるスケジュールのステータスを「取込み中」に設定しておけば、他のメンバーはあなたのステータスを視覚的に確認できるようになります。
各タスクのスケジュールに、例えば「5 分前に」通知の設定をしておくと、特定のタスクに没頭していて他のタスクの進捗を遅らせてしまうことを避けられます。実際の状況に合わせてすぐに予定時間の調整もできます。
当然、実際の仕事の中で予定が押して、時間がたえず調整されることはよくあります。ただ、意識的に時間を細分化すると、各タスクの処理に必要な時間と労力をより把握しやすくなり、その後のタスクや時間の配分をする際の参考にもなります。
📲 ドキュメントでシェアと共同編集して、業務進捗の同期をタイムリーに
| 業務に専念しすぎて、孤立しないように
個人のタスクの整理と時間の配分をした後、同僚とすぐにコミュニケーションを取って業務の進捗を調整し、「自分勝手なやり方」で無駄な結果にならないよう、自分の仕事を全体の目標やテンポに合わせるようにします。個人チャットや、グループチャット、会議を除き、直接ドキュメントからすばやく業務の進捗を同期することができます。
プランやレポートなどのドキュメントを作成し、チームのメンバーを直接招待して閲覧または共同編集すると、メンバーは即通知を受け取り、フィードバックを速やかに行えます。
完成した個人の業務ドキュメントをチームの日報や週報などの共有ドキュメントに直接挿入すると、他のメンバーも閲覧しやすくなります。注意しなくてはならないのは、ブレーンストーミングや会議などコミュニケーションの中での重要なポイントもすぐに整理・分類し、内容の振り返りや同期ができるようにすることが必要です。