本文では、Lark による相互接続を実現するための各機能について詳しくご説明します。
使用場面：「相互接続」が必要な各シチュエーション
使用機能：Lark チャット、ドキュメント、カレンダー、ワークプレイス、検索
チーム作業が非効率性の重要な理由は、人や物事のさまざまな側面を効果的に有機的な全体に組み合わせることが難しいためです。以前からメンバーや部門は、情報、認識、コミュニケーション、方法などが遮断されることが多く、作業を妨げられてきました。以下の Lark のベストプラクティスは、「相互接続」の感覚を強化し、「相互接続」の作業習慣を育成するためのツールを用いており、作業効率を向上させるのに役立ちます。
チャットを活用して「言葉」と「物」をつなぐ
| 言葉と物を組み合わせ、より簡潔に
個人チャットとグループチャットは日常のコミュニケーションの主な方法ですが、多くの人々にとって、長い文章を話す時に物事を明確にすることが依然として難しいと感じることがよくあります。文字を文字で解釈し、情報が冗長で具体的でないためこのようなことが起こります。一般的なチャットソフトウェアではそれを解決する機能がありません。しかし、Lark を利用することで、この問題をさまざまな方法で解決することができます：
- •特定事項について話す際、関連する作業文書を直接会話に挿入することで、メンバーが情報をすばやく取得できます。
- •チームメンバーについて言及する際、名前だけでなく、@ xxxx と直接メンションします。相手が現在のグループチャットに参加していない場合でも、@メンション され（相手は通知を受信しません）、他のメンバーがあなたが指す相手を明確に知ることができるため、必要なときに直接連絡することができます。
- •コミュニケーション内容を、現在のグループチャットに参加していないメンバーと同期する必要がある場合は、繰り返し送信する必要は無く、関連するメッセージを直接選択して転送することがでます。相手は会話全体を閲覧することができます。
- •特定事項に関連する複数の情報を共有する場合は、複数の分散したメッセージではなく、情報をリッチテキストメッセージに統合して送信します。リッチテキストメッセージに画像、リンク、その他のコンテンツを直接挿入して、より十分な情報参照を提供します。
ドキュメントを活用して、複数のタイプの情報を相互接続る
| 「ばら」を「一つ」に、情報の遺漏を防ぐ
情報の分散はチーム作業の一般的な問題です。「情報統合」の意識を強化し、「関連付け」の習慣を身に付けることで、コミュニケーションと作業効率を大幅に向上させることができます。
ドキュメントから @キー を使用して、写真、表、ビデオ、ウェブサイト、グループ名刺などさまざまなタイプの関連情報を統合し、十分かつ必要なコンテキストを提供します。
特定のタスクに関しては、「人」と「物」を密接に関連し、実行とフォローアップを容易にします。
プロジェクトに複数のタスクが含まれ、複数人が共同で作業する場合、プロジェクトの要約ドキュメントを作成してから、さまざまなタイプの作業ドキュメントを要約ドキュメントに統合及び分類し、カテゴリごとにすばやく検索及び補足できるようプロジェクト情報ディレクトリを形成します。
ワークプレイスを活用してツールを相互接続
| ツールチェーンを簡素化し、ワークフローを形成
作業内容が複雑で多様であることから、多くのチームは複数のツールを使用して同時に異なるタスクを完了する必要があり、散在する情報、複雑なプロセス、非互換性などの問題が発生しやすくなります。Lark ワークプレイスでは、あらゆる種類のオフィスアプリケーションが結集されています。これらの効率性とコラボレーションツールを最大限に活用することで、異なるプラットフォーム間の切り替えや作業プロセスをスムーズにでき、多くの手間を省くことができます。
Lark フローを例にとると、これは Lark チームによって開発された自動化ツールであり、「トリガー」、「操作」、「設定オプション」の 3 つの設定から、さまざまな機能を要望の順番に並べることで自動実行ワークフローが作成できます。例えば、「メールボックスが苦情メールを受信したときに、メールの内容を Lark メッセージとして私に送信する」と設定できます。Lark フローは、「トリガー」と「操作」を結び付け、「オプションの設定」に従ってタスクを自動的に実行し、シンプルな自動ワークフローを形成します。
過去と現在の相互接続
| 履歴情報のアクセスと自己学習をより簡単に
新旧メンバーの入れ替えと新旧情報の変更は、各チームが必ず直面する問題です。「新しい」と「古い」のシームレスな接続ができるかどうかが、コミュニケーションレベルと職場での学習コストに大きな影響を与えます。
- •新しいメンバーが参加する際は、背景を理解するために、関連グループチャットで履歴メッセージを参照するように注意しましょう。
- •チームの重要な情報と資料をグループアナウンスに統合して、メンバーがいつでもアクセスできるようにしましょう。
- •特定事項を知りたい場合は、「キーワード」に関連するすべてのニュース、ファイル、スケジュールなどをグローバル検索で表示でき、履歴情報や最新情報などを全て入手できます。
内部および外部の相互接続
| 出入りをスムーズに
多くのチームは内部での作業に加えて、外部と頻繁にやり取りする必要があります。作業を正常に完了するには、便利な外部のコミュニケーションプロセスが必要条件となります。Lark では、次の方法から内部と外部を相互接続できます：
- •相手を外部の連絡先として追加すると、相手が招待を受け入れた後、Lark で連絡を取ることができます。
- •外部のチームメンバーと情報を共有する必要がある場合は、適切なファイル権限を設定します。
- •複数のカレンダーツールを同時に使用する場合は、カレンダーを統合することで、頻繁な切り替えやスケジュールの欠落を避け流ことができます。Lark に Google カレンダーを直接インポートするか、CalDav 設定を使用することで、Lark カレンダーをコンピューターまたは携帯電話のローカルシステムカレンダーに同期できます。
👏 Lark を使用すると、情報の「相互接続」を実現でき、メンバー間の情報交換がより効率的かつスムーズになります。是非試してみてください😄