本文では、スーパー管理者が法人内の Docs に保存されたすべてのファイルを管理する方法についてご説明します。
機能紹介
権限をもつ管理者は、管理コンソールにて法人内の Docs に保存されたすべてのファイルを管理できます。必要なファイルを簡単にフィルタリング・検索して、個別にまたはまとめて譲渡・削除・復元、または完全削除の操作を行うことができ、ファイル管理の効率を向上できます。
操作方法
1. ファイルをフィルタリング・検索する
管理コンソール - 機能管理 - Docs にアクセスして、ファイルの管理 をクリックします。ファイルの管理画面にて、検索バーにファイルのタイトルまたは内容のキーワードを入力して検索できます。また、ファイルのタイプ、状態、または所有者の名前・メールアドレス・携帯番号でフィルタリングすることも可能です。
2. ファイルを譲渡する
譲渡したい単一または複数のファイルを選択し、譲渡 ボタンをクリックして、元の所有者以外のメンバーにファイルの所有権を譲渡します。削除済みのファイルを譲渡する場合、同時にファイルを復元するかどうかを選択できます。
注意：複数の所有者に属するファイルをまとめて譲渡する場合、譲渡先と元の所有者のうちの 1 人以上が重複していると、ファイルの譲渡は無効になります。
譲渡後、関係するメンバーは Docs アシスタントから「所有権の譲渡」の通知を受け取り、所有するファイルの状況を把握できます。
3. ファイルを削除する
削除したい単一または複数のファイルを選択し、削除 ボタンをクリックします。削除されたファイルは、90 日以内に管理者によって復元できます。
4. ファイルを復元する
復元したい単一または複数のファイルを選択し、復元 ボタンをクリックすると、ファイルを元のオーナーまたは新しいオーナーのもとに復元できます。名前・メールドレス・携帯番号を検索して新しいオーナーを指定でき、復元するファイルの保存先を選択してから復元を完了します。
注意：異なる状態のファイルをまとめて復元する場合、状態が「削除済み」であるファイルのみ復元され、他のファイルは復元操作の影響を受けません。
5. ファイルを完全削除する
完全削除したい単一または複数のファイルを選択し、完全削除 ボタンをクリックします。完全削除されたファイルは、管理者によって復元することはできず、ファイルリストに表示しなくなります。