本文では、個人フォルダおよび共有フォルダのアクセス権限についてご紹介します。
一、機能紹介
クラウドドキュメントのフォルダには「個人フォルダ」と「共有フォルダ」の2種類があります。個人フォルダでは、ファイルをカテゴリごとに分類して管理および検索できます。ファイルを共有フォルダに置くと、他のメンバーと共有できます。
共有フォルダ内のドキュメントには、共同編集を行う各メンバーに対する共有権限の範囲を設定することができます。権限を設定してもフォルダ内のドキュメントの所有権は変更されません。
二、個人フォルダ
- •ドキュメントを新規追加する：個人フォルダに新しいドキュメントを追加します。ファイルの追加によって、既にフォルダ内にあるドキュメントのアクセス権限に影響が及ぶことはありません。
- •読み取り・編集権限：個人フォルダの所有者のみがフォルダを閲覧および編集できます。
- •共有フォルダへの変換：個人フォルダに共同編集者を追加すると、フォルダは自動的に共有フォルダへと変換されます（具体的な操作と権限の変化については以下をご覧ください）。
三、共有フォルダ
- 1.作成
- •共有フォルダを（直接）作成する：クラウドドキュメントのホームから「新規作成 - フォルダの新規作成」をクリックし、作成したいフォルダの名前（必須）と説明（任意）を入力して共同編集者を招待（必須）します。その後、「作成」をクリックすると共有フォルダが作成されます。
注：共同編集者が招待されていない共有フォルダは「個人フォルダ」として扱われます。作成したフォルダには「マイスペース」からアクセスできます。
- •個人フォルダを共有フォルダに変換する：フォルダの一覧から共有したいフォルダの右端にある「...」をクリックし、「共有」をクリックしてLark ユーザーを招待するか、共有したいグループを追加します。これによって個人フォルダが共有フォルダへと変換されます。招待されたユーザーに共有通知を送信するかどうかを、画面上のチェックボックスで選択できます。
- 2.共同編集の役割と権限
- •所有者：共有フォルダの削除、サブ共有フォルダの移動、フォルダ内にあるファイルの移動、フォルダ内の（自分が所有する）ファイルの削除、共同編集者の招待、すべての共同編集者の削除が可能です。
- •共同編集者-編集可能：サブ共有フォルダの移動、フォルダ内にあるファイルの移動、共同編集者の招待、自分が招待した共同編集者の削除が可能です。
- •共同編集者-閲覧可能：フォルダ内のファイルの閲覧およびダウンロード、共同編集者の招待、自分が招待した共同編集者の削除が可能です。
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- 3.共同編集者の管理
- •共同編集者の招待：共有フォルダを開き、共有 をクリックします。メンバーまたはグループ名を検索し、付与したい権限を選択してから、完了 または 送信 ボタンをクリックして、権限を相手に付与できます。
注：サブフォルダは個別に共有することができません。所有者及び共同編集者が共有フォルダにおいての権限について詳しく知りたい場合、上記「2. 役割別権限」をご覧ください。
- •共同編集者の確認：共有フォルダを開き、ファイルリスト画面右側にて、フォルダの所有者と共同編集者のプロフィール写真一覧が確認できます。また、共同編集者右側の 設定 ボタンをクリックして、このフォルダにアクセス可能なすべてのメンバーを確認できます。
- •共同編集者の管理：共同編集者リストにて、メンバー右側のドロップダウンリストをクリックして、該当メンバーの権限を 閲覧可能、編集可能、所有者に変更、削除 から選択でき、共有フォルダにおいての権限を変更できます。
- 4.外部への共有権限
- 5.法人管理者が許可している場合、メンバーはフォルダを外部に共有することができます：
- •外部ユーザーを招待することで、ユーザーに対してフォルダの権限を付与することができます（具体的な操作手順は内部共有と同じです）。ただし、リンクの共有を通じて、外部ユーザーに権限を付与することはできません。
- •法人アカウントの内部メンバーでない Lark ユーザーには、閲覧権限または編集権限しか付与できず、フォルダの所有権を外部に譲渡することはできません。また、Lark に登録していないユーザーには閲覧権限しか付与できません。
- •外部ユーザーは共有フォルダの共同編集者リストを確認できますが、未登録ユーザーは共同編集者リストを確認できません。また、外部ユーザーと未登録ユーザーは他の人を共同編集に招待することができません。
- •フォルダが外部ユーザーからのアクセスが許可された場合、フォルダには「外部」タグが付きます。
- •フォルダ内の個別のファイルが「外部ユーザーとの共有を許可する」をオフにしている場合、外部ユーザーと未登録ユーザーには「アクセス権限のないファイル」として表示され、アクセスできません。
- 2.法人管理者が許可していない場合、メンバーはフォルダを外部に共有することができません。
ファイルを外部と共有したい場合、ユーザーは法人管理者に設定の変更を求めることができます。
- 5.公開リンクによる共有
フォルダを公開して、共有することができます。ワンクリックで、法人（あなたの Lark アカウントが所属する法人アカウント）内部のすべてのメンバーに閲覧または編集権限を付与するか、またはインターネット上のすべての人に閲覧権限を付与することができます。
- •リンクを取得した内部ユーザーが閲覧可能：共有 ボタンをクリックして、リンク共有 をオンにします。リンクを取得した内部ユーザーが閲覧可能 を選択すると、すべての内部ユーザーに閲覧権限を付与できます。
- •リンクを取得した内部ユーザーが編集可能：共有 ボタンをクリックして、リンク共有 をオンにします。リンクを取得した内部ユーザーが編集可能 を選択すると、すべての内部ユーザーに編集権限を付与できます。
- •リンクを取得したすべての人がアクセス可能：共有 ボタンをクリックして、リンク共有 をオンにします。リンクを取得したすべての人がアクセス可能 を選択すると、内部ユーザーを含むインターネット上のすべての人にアクセス権限を付与できます（Lark アカウント不要）。
- 6.パスワード付きリンク共有
共有フォルダをパスワード付きリンクで共有することができます。外部ユーザーは、リンクとパスワードを取得した場合にのみ、フォルダにアクセスできます（内部ユーザーはパスワードを取得する必要がありません）。
- •「リンクを取得したすべての人がアクセス可能」がオフの場合：共有 - パスワード付きリンク - オン - パスワード設定 の順にクリックします。
- •「リンクを取得したすべての人がアクセス可能」がオンの場合：共有 - パスワード設定 または パスワード付きリンク の順にクリックします。
- 7.移動
共有スペース内にある共有フォルダは所有者のみに編集でき、共同編集者はサブ共有フォルダのみ移動できます。サブ共有フォルダの一覧から、対象フォルダの右側にある「...」をクリックして「移動」を選択し、移動先のフォルダを選択します。
- •マイスペースに共有フォルダを移動する：この操作を行うと共有フォルダが個人フォルダへと変換され、共同編集者のアクセス権限がすべて失われます。
- •共有フォルダAを共有フォルダBに移動する：この操作を行うと、共有フォルダ内にあるファイルのアクセス権限が変更されます。フォルダAの権限を持つメンバーはこれらのファイルへのアクセス権を失い、フォルダBのメンバーに権限が移行されます。
注：共有フォルダの状態が変更（マイスペースに移動、削除など）されると、共有フォルダのメンバーに付与された共同編集権限はリセットされます。フォルダ内のドキュメントには以前の権限ステータスが適用され、各ドキュメント所有者のフォルダに戻されます。
- 8.削除
共有フォルダの削除は、そのフォルダの所有者のみ行うことができます。共有フォルダの一覧から、右側にある「...」をクリックして「削除」を選択します。
注：共有フォルダを削除しても、その中にあるファイルは削除されません。この操作では、共同編集者に対するフォルダへのアクセスのみが取り消されます。共有フォルダを削除すると、フォルダ内のドキュメントに以前の権限ステータスが適用され、各ドキュメント所有者のフォルダに戻されます。
- 9.所有権の移行
共有フォルダの一覧から、右側にある「...」をクリックして「共有」を選択します。その後、所有権を移行したいメンバーを選択して権限を「所有者」に設定します。
注：フォルダの所有権を移行しても、フォルダ内のドキュメントの権限は変更されません。フォルダの所有者に、フォルダ内にあるドキュメントの所有権が移行されることはありません。フォルダ所有者には全共同編集者の管理権限（すべてのメンバーを削除するなど）のみ付与されます。
四、よくある質問
Q：フォルダの名前と説明はどこから変更できますか？
A：変更したいフォルダを開いて、フォルダ名の横にある編集ボタンをクリックすると名前と説明を変更できます。
Q：共有フォルダをマイスペースに移動するとどうなりますか？
A：マイスペースに移動した共有フォルダは「個人フォルダ」として扱われるため、共有フォルダ内でアクセスが許可されていたドキュメントにアクセスできなくなります。ドキュメントへの再アクセスを希望する場合は、個々のドキュメントの所有者にアクセス権限をリクエストしてください。
Q：ドキュメントを共有フォルダに移動させると、フォルダのメンバーにはどのような権限が付与されますか？
A：あなたがドキュメントの所有者である、またはドキュメントの編集権限を保持している場合、そのドキュメントを共有フォルダに移動するとフォルダの他のメンバーにもデフォルトでドキュメントの編集権限が付与されます。共有フォルダのドキュメント共有パネルから共同編集者の一覧を開いて、それぞれのメンバーの権限を変更することができます。
あなたがドキュメントの閲覧権限のみ有している場合は、そのドキュメントを共有フォルダに移動するとフォルダの他のメンバーにもデフォルトでドキュメントの閲覧権限が付与されます。
Q：共有フォルダを外部ユーザーに共有することはできますか？
A：現在その機能はサポートされていません。
Q：共有フォルダの編集権限を持っている場合、フォルダ内のすべてのドキュメントを編集することができますか？
A：いいえ、そうとは限りません。フォルダ内のドキュメントごとに権限の設定が異なります。
Q：私のフォルダが外部に共有できないのはなぜですか？
A：あなたが所属する法人アカウントの管理者が「ファイルの外部共有」機能をオフにしている場合、あなたのドキュメント、シート、ファイル、フォルダなどは外部に共有することができません。ファイルを外部と共有したい場合、ユーザーは法人管理者に設定の変更を求めることができます。
Q：サブフォルダを個別に共有することができますか？
A：サブフォルダを個別に共有することは現在サポートされていません。
Q：フォルダからファイルを削除すると、元のファイルも削除されますか？
A：いいえ。共有フォルダの編集権限をもつユーザーは、フォルダ内のファイルを削除できます。ただし、この操作を行うと、ファイルはフォルダのファイルリストに表示されなくなり、ファイルは削除されません。編集者は、ファイルを共有フォルダに再度追加できます。ファイルの所有者のみがファイルを削除できます。
Q：退職した社員に所属するドキュメントとフォルダの所有権はどうなりますか？
A：その社員がドキュメントとフォルダの所有権を事前に移行または削除していない場合、所有権はデフォルトで当該社員の直属の上司に移行されます。ファイルの喪失を防ぐために、引き継ぎが必要なドキュメントおよびフォルダをあらかじめ引継ぎ担当者に共有し、アクセス権限を「所有者」に設定しておくことをお勧めします。
五、関連資料