導入前の状況をお聞かせください

これまでの業務では、チャットツール、ビデオ会議、承認ワークフロー、タスク管理など、用途ごとに異なるITツールを複数使用してきましたが、これらのツールはコストの観点から管理者のみに提供され、現場での浸透が難しい状態が続いていました。複数のツールを管理することは運用上の課題を抱え、職員にとっても操作が煩雑な上、パスワードの管理やツールごとの仕様の違いを乗り越えることは容易ではありませんでした。またITツールで処理できない業務は紙での運用を行なっており、申請関係や事故報告など、発生から全ての処理が終わるまでに相当なタイムラグが生じていました。こうした中、業務の円滑な進行を妨げる課題に対処するために統合ITツールの導入が検討され、これにより異なる用途のツールを一元化することで、業務の効率向上が期待されました。

サービスの選定について重視されていた点をお聞かせください

業務の効率向上を追求する中で、ツール選定において注目したポイントは3つです。

全てのツールがLark一つで完結：

従来はプロジェクト管理やチャットツール、承認ワークフローなど、様々な用途に合わせて複数のツールを使い分けていましたが、Larkでは一つのツールでほぼ全ての業務が完結するため、業務の効率が向上する魅力があります。統合された環境で業務を一元管理できることが、作業プロセスの合理化に繋がっています。

全ての機能がチャットと繋がる：

Larkでは全ての通知がチャットに集約されるため、今何が起きているかはチャットを見るだけで簡単に把握出来ます。全ての機能がチャットと繋がっていることで、リアルタイムな情報共有がスムーズに行え、業務の透明性が向上します。

データ連携機能による業務自動化:

介護業界において人手不足が慢性化する中、弊社では見守りシステムやiPadでの記録業務など、積極的にIT化を進めてきましたが、今後は更なる自動化を目指しています。LarkではAPI連携やAnyCross連携などの豊富な連携ツールが用意されており、業務の自動化が可能となっています。これまで手動で処理していた業務が自動化されることで、職員の負担軽減と作業の効率化が期待出来ます。

貴社ではどのようにLarkを使っていますか？

採用プロセスの自動化

これまでの採用プロセスでは、採用担当者が面接後に本部へ稟議を申請し、承認が得られた後に職員情報の管理が開始されていました。しかし、この手続きには情報共有のタイムラグや手動処理に伴う人為的ミスが生じており、長年の課題となっていました。

Larkを使用することで、採用担当者は面接日が確定した段階で、面接の詳細情報や動画記録を随時申請出来るようになり、本部の承認フローや採用プロセスが円滑化されました。採用稟議が承認されると、勤怠管理ソフトや給与管理ソフトのアカウント作成も自動で完了するようになり、手続きの短縮やミスの削減が実現出来ました。

今後は、入社後の職員サポートに注力するシステムの組み立てを計画しています。具体的には、入社直後の職員をグループチャットに招待して質問に回答できる環境を整えたり、採用日の1ヶ月後にアンケートを自動送付したり、入職後の職員をサポートする仕組みを構築していく予定です。介護業界における人手不足に対応するため、職員の心理的な安全性と働きやすい環境の整備が今後ますます重要になってくると考えています。

稟議プロセスの効率化

これまでの稟議プロセスでは、拠点の職員が物品を購入する際に、紙で申請を提出し拠点長が承認印を押すという煩雑な手続きが行われていました。金額が1万円以上になると本部への稟議申請が必要であり、購入額が10万円を超えると固定資産台帳の登録が必要でした。また、10万円未満の物品についても備品台帳への登録が求められ、会計と備品台帳・固定資産台帳・稟議書といった複数の文書を結びつける作業が複雑で手間がかかっていました。

Larkの導入により、物品を購入する職員が購買稟議を申請すると、金額によって自動的に承認者が分岐し、購入後の精算もレシートのアップロードを通じて会計ソフトに自動的に紐付けられるようになりました。さらに、備品台帳や固定資産台帳に登録が必要な物品に関しては、担当職員にリマインドが送信されたり、全てのプロセスが完了しないと拠点長や本部に通知が送られるなど、業務の効率化だけでなく人為的ミスを防ぐ機能を多数組み込むことが出来ました。

職員は紙や印鑑の煩わしさから解放され、本来の業務に集中できるようになったと同時に、本部もアナログな業務において拠点に何度も問い合わせる必要がなくなりました。全ての情報がLark上に一元管理されることで、あらゆる職種のストレスを軽減することに繋がったと思います。

マニュアルの一元化

拠点が複数ある状況では、マニュアルの管理が煩雑になりがちで、各拠点が独自のルールを勝手に追加し、更新や拠点長の変更によって最新のデータを把握することが難しいという課題が生じていました。

Larkの導入によりマニュアルが一元化され、拠点間での情報共有が効率的に行えるようになりました。また新型コロナウイルス感染症の拡大や災害の発生など予測不可能な状況において、問題発生時に即座に全職員に適切な指示を伝えることが今後は更に可能になると思います。

職員採用時における新人研修においては、指導者による研修プログラムに偏りがあることが課題でした。どの拠点に所属しているかに関わらず、入社した全ての職員が同じ情報やスキルを習得できることは、職員の安心感を高める一因となります。同時に、一貫性のある人材育成と全体的な最適化を図ることが法人の印象にも良い影響を与えると考えています。

会議の議事録

Larkの導入により全員がビデオ会議を行えるようになったこともメリットの一つです。以前は、拠点長たちが車を運転して一つの拠点に集まり合同会議を行っていましたが、今はビデオ会議で効率よく行うことができています。移動時間を含めると、大幅な時間短縮になっています。

また、会議での発言は自動で文字起こしされます。各拠点の会議においても、日本語を第一言語としない外国人職員にとっては、細かいニュアンスを確認するのにとても役立つと思います。

様々なシステムとシームレスに連携

Larkの活用により、外部サービスとのスムーズな連携が実現し、経営プロセスにおいても改善がもたらされました。

Larkと介護記録・請求ソフト（カナミック）との連携により、ご利用者の要介護度の月次推移や日別利用者数などのデータを自動表示するダッシュボードを作成しています。これにより、業績をリアルタイムかつ視覚的に把握で出来るようになり、会議の進行が効率化されました。従来の数字の報告にかかる時間を完全に省略し、限られた時間内でより効果的な話し合いが出来る様になりました。

（これはイメージ画像です）

Larkとfreee会計との連携により、グラフの自動作成による予実管理を容易に行うことが可能になりました。従来はリアルタイムでの予実管理が難しい状況でしたが、Larkのダッシュボード機能を駆使し、freee会計から得られる財務データを取り込んでグラフ化しています。これにより、収支に影響を及ぼす活動がリアルタイムに把握でき、迅速かつ的確な経営判断が可能になりました。

（これはイメージ画像です）

その他にも、LarkとKING OF TIME（勤怠管理ソフト）との連携により、職員の労働時間が迅速かつ正確に把握出来るようになりました。職員への通知も自動で行われるため、残業に関する情報の透明性や職員とのスムーズなコミュニケーションの実現が可能になりました。

またLarkとSmartHRとの連携で人事労務の情報を一元管理することが出来るようになり、職員の情報や労務に関するデータが統合され、人事プロセスの簡略化と合理化が実現しています。

（これはイメージ画像です）

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最後に貴社の今後の展望をお聞かせください

人事労務や経理などの業務において、外部のサービスを利用せざるを得ない状況もありますが、これらの情報をできる限りLarkで一元管理することで、一歩進んだアプローチを実践していきたいと考えています。特に介護業界ではITツールへの苦手意識が高い方が多い傾向がありますので、Larkを活用することで全ての業務をシンプルかつ統合的に行うことを目指し、効果的なDXの推進を図っていきたいと思います。

積極的にDX化を進めることは、結果として職員の働きやすい環境整備やご利用者へのサービスの質向上に繋がると信じています。職員が意欲的に働ける場所、そしてご利用者が安心して快適に過ごせる場所を追求し、今後もLarkの機能を存分に取り込んだDX改革に挑戦していこうと思います。