Apabila anda membuka restoran anda, impian anda untuk menjadi pemilik perniagaan kecil menjadi kenyataan.
Mencipta menu yang sempurna yang disukai pelanggan anda. Bekerjasama dengan kakitangan dapur dan pelayan yang cemerlang yang mempercayai visi anda sama seperti anda. Menukar tanda anda kepada “buka” setiap pagi dan menyambut pelanggan pertama hari itu.
Namun, bahagian perakaunan dan pembukuan mungkin kurang menyeronokkan.
Hakikatnya, tanpa penyelesaian pembukuan restoran yang kukuh, anda menghadapi kesilapan gaji, pembayaran vendor yang tertangguh, dan pengurusan inventori yang tidak teratur. Semua faktor ini menjejaskan kredibiliti, reputasi, dan keuntungan anda.
Kami di sini untuk membantu memudahkan perkara untuk anda.
Dalam artikel ini, kami mengambil masa untuk membezakan pembukuan daripada perakaunan dan kemudian membawa anda terus ke panduan langkah demi langkah kami untuk menyediakan sistem pembukuan restoran yang berkesan.
Cara menyediakan sistem perakaunan restoran anda
Sebelum kita mula, penting untuk diperhatikan bagaimana pembukuan berbeza daripada perakaunan.
Walaupun sering terdapat pertindihan antara kedua-duanya, pembukuan adalah sisi pentadbiran dan transaksi dalam persamaan ini. Dengan pembukuan restoran, anda merekodkan transaksi kewangan perniagaan anda, termasuk pembelian, pemulangan, dan pesanan, selain mencatat resit dan pembayaran daripada pelanggan dan pembekal.
Walaupun perakaunan melibatkan pembukuan, ia juga memerlukan pandangan terhadap gambaran kewangan yang lebih besar. Pembukuan dan data lain digunakan untuk mendapatkan pandangan dan mengambil tindakan berdasarkan pandangan tersebut.
Jika anda memerlukan sokongan perakaunan, rujuk panduan berguna kami: .
Dengan ini, mari kita terokai enam langkah sistem pembukuan restoran yang menyeluruh.
Langkah 1: Buat laporan jualan harian
Langkah pertama anda adalah membuat laporan jualan harian restoran. Melengkapkan log harian ini membolehkan anda melihat prestasi restoran anda secara masa nyata. Anda dapat melihat dengan cepat berapa banyak perniagaan yang diperoleh atau diberikan secara percuma, yang membolehkan anda membandingkan prestasi dari masa ke masa.
Laporan harian anda harus merangkumi pecahan pembayaran tunai dan kad kredit. Merekodkan secara berasingan kaedah pembayaran ini selaras dengan cara dana masuk ke akaun bank anda kerana kad kredit biasanya mengambil masa dua hingga tiga hari untuk diproses.
Bergantung pada perniagaan anda, anda juga mungkin ingin merekodkan jenis jualan yang berbeza. Contohnya, anda boleh mencatat jualan makanan dan minuman secara berasingan dan memecahkan lagi jualan untuk minuman beralkohol berbanding minuman tanpa alkohol.
Apapun sistem yang anda pilih, pastikan ia konsisten untuk memastikan ketepatan.
Walaupun menangguhkan ini kepada jadual rakaman mingguan mungkin menggoda, memandangkan tanggungjawab lain anda, berbuat demikian bermakna anda berisiko menghadapi ketidaktepatan dan kesilapan. Jadualkan laporan jualan harian sebagai sebahagian daripada rutin biasa anda supaya anda tidak terlepas sebarang langkah. Anda juga boleh menjadikan laporan ini sebahagian daripada .
Berita baik? Banyak laporan jualan harian kini datang daripada sistem titik jualan (POS).
Langkah 2: Selaraskan dengan sistem POS yang kukuh
Jika anda melabur dalam sistem POS automatik yang komprehensif untuk perniagaan anda, anda menjimatkan masa, wang, dan usaha dalam jangka masa panjang.
Walaupun sistem POS dahulu terhad kepada daftar tunai, pilihan hari ini biasanya merangkumi ciri-ciri melebihi transaksi itu sendiri. Sebaik sahaja pelanggan menggesek kad kredit mereka atau kakitangan memasukkan jualan tunai ke dalam daftar elektronik, sistem menghasilkan butiran mengenai jualan itu untuk memberikan perniagaan anda pandangan yang boleh diambil tindakan dan jangka panjang.
Ketepatan dan kecekapan juga meningkat dengan automasi. Oleh kerana maklumat dijana secara automatik, anda tidak perlu menghadapi kemasukan data yang membosankan.
Bergantung pada sistem POS yang anda pilih, anda boleh menyesuaikan kategori jualan mengikut keperluan perniagaan anda. Sebagai contoh, anda boleh mengkategorikan jualan dengan cara berikut:
- Jualan makanan dan minuman
- Jualan minuman beralkohol dan tidak beralkohol
- Jualan pembuka selera, hidangan utama, dan pencuci mulut
- Jualan makan tengah hari, waktu gembira, dan makan malam
- Pembayaran tunai, kad kredit, dan kad hadiah
Banyak sistem POS yang kukuh juga termasuk pilihan untuk menjejak titik data lain, termasuk:
- Prestasi restoran harian
Sesuaikan sistem POS untuk memenuhi keperluan khusus anda, dan laporan jualan harian anda akan menjadi automatik.
Walaupun terdapat pelbagai sistem POS untuk dipilih, satu pilihan popular ialah . Alat ini menyediakan perisian intuitif yang menghubungkan ruang makan ke dapur supaya semua orang berada pada halaman yang sama.
Bahagian terbaik? Square kini sepenuhnya . Sambungkan Square terus ke Lark Base untuk melihat data jualan dengan mudah dalam papan pemuka yang disesuaikan, mengenal pasti corak, dan mengambil tindakan.
Langkah 3: Tetapkan akaun hutang anda
Satu lagi bahagian penting dalam pembukuan restoran ialah menubuhkan sistem yang kukuh untuk akaun hutang anda.
Pembayaran yang cepat dan tepat kepada pembekal membantu mewujudkan kepercayaan dan mengekalkan hubungan. Anda juga mesti memastikan sistem anda menyediakan penghantaran pembayaran tepat pada masanya untuk penyelenggaraan, pembaikan, pengubahsuaian, pelesenan, dan perkhidmatan lain untuk memastikan perniagaan anda sah dan mematuhi peraturan.
Berbeza dengan laporan jualan, sistem akaun hutang harus ditetapkan setiap minggu. Tetapkan slot masa tetap dalam anda untuk membayar, menghantar, dan merekod setiap bil supaya anda dapat menganggarkan aliran tunai dan baki bank dengan tepat.
Pilih kaedah pembayaran yang konsisten yang anda boleh komited. Berikut adalah beberapa pilihan popular, bersama dengan kelebihan dan kekurangannya:
Cek
Satu kelebihan penting membayar dengan cek adalah mengelakkan yuran transaksi dan kemudahan. Anda juga mungkin dapat mengurus aliran tunai anda dengan lebih mudah, kerana biasanya mengambil masa beberapa hari untuk memproses cek.
Kelemahannya ialah vendor perlu menunggu lebih lama untuk pembayaran, yang tidak menggalakkan hubungan baik dalam perniagaan anda. Cek juga boleh menjadi mahal jika dibeli secara pukal.
Bayaran bil dalam talian
Bayaran bil dalam talian adalah pilihan yang kukuh dan selamat untuk menetapkan pembayaran berulang kepada vendor, penyedia utiliti, dan perkhidmatan tetap lain.
Tidak semua perniagaan disediakan untuk menerima pembayaran ini, yang mungkin bermakna anda menambah satu lagi kaedah pembayaran ke dalam sistem anda.
Pastikan sistem anda disediakan untuk merekod pembayaran berulang supaya anda tidak dikenakan yuran kerana dana tidak mencukupi. Bayaran bil dalam talian juga mungkin mengambil beberapa hari untuk diproses, jadi anda mesti memantau jadual masa anda jika memilih kaedah ini.
Pemindahan ACH
Sesetengah pemindahan ACH, seperti bayaran bil dalam talian, berlaku dari bank ke bank, jadi biasanya tidak melibatkan yuran transaksi.
Yang lain, seperti PayPal dan Venmo, menambah yuran kemudahan kepada transaksi. Transaksi ini juga mengambil beberapa hari untuk diproses — walaupun anda mungkin dapat mempercepatkan proses dengan membayar lebih. Pemindahan ACH juga selamat dan kurang terdedah kepada penipuan.
Kad kredit
Memandangkan pembayaran kad kredit mengambil beberapa hari untuk diproses, pastikan anda membayar vendor dan penyedia perkhidmatan lain tepat pada masanya. Semak sama ada mereka dikenakan yuran untuk bentuk pembayaran ini, kerana anda mungkin ingin beralih kepada pilihan lain. khusus boleh membantu memisahkan perbelanjaan perniagaan daripada perbelanjaan peribadi sambil menyediakan keupayaan penjejakan yang lebih baik.
Dengan kad kredit, anda berisiko dikenakan kadar faedah yang tinggi jika tidak membayar baki setiap bulan.
Langkah 4: Uruskan gaji pekerja anda
Anda telah merekodkan jualan dan membayar bil anda. Kini, tiba masanya untuk menjaga pekerja anda.
Terdapat pelbagai komponen dalam menguruskan gaji pekerja. Jika anda tidak mengetahui peraturan dan keperluan, anda berisiko melakukan kesilapan yang mahal.
Pembayaran yang tepat dan tepat pada masanya membantu mengekalkan kepuasan pekerja. Lagipun, tiada pekerja yang mahu bekerja untuk perniagaan yang tidak merekodkan jam mereka dan membayar mereka dengan sewajarnya. Dengan gaji, anda bertanggungjawab untuk:
- Merekod kehadiran pekerja anda dan jam biasa yang mereka bekerja
- Merekod kerja lebih masa, ketidakhadiran, dan permohonan cuti pekerja anda
- Menguruskan perbezaan dalam bayaran pekerja — contohnya, kakitangan HR mungkin menerima gaji, manakala pekerja pelayan dibayar mengikut jam
- Menahan dana untuk pemotongan gaji
- Memilih kaedah pembayaran yang konsisten dan boleh dipercayai
Menjalankan gaji yang mematuhi peraturan juga melibatkan pembayaran cukai yang berkenaan dari setiap gaji. Majikan bertanggungjawab untuk menyerahkan cukai gaji, yang merangkumi peratusan daripada setiap bayaran pekerja yang membiayai Medicare, Keselamatan Sosial, dan pengangguran. Anda juga mungkin bertanggungjawab untuk menahan cukai pendapatan, yang berbeza mengikut negeri dan wilayah.
Selain itu, jika anda menyediakan manfaat kesihatan atau persaraan, anda mesti mengambil kira potongan ini juga.
Akhir sekali, sentiasa peka dengan peraturan berkaitan pemberian tip dan pelaporan pekerja untuk memastikan pematuhan dengan undang-undang buruh dan pekerjaan.
Dengan kerumitan yang terlibat dalam penggajian, anda mungkin mempertimbangkan untuk mengalih keluar langkah ini daripada mengendalikannya sendiri. dan OnPay adalah dua pilihan popular untuk melakukan ini. Langkah 5: Selaraskan semua akaun secara berkala
Langkah ini dalam pembukuan restoran kurang menakutkan daripada yang disangka.
Menyesuaikan akaun anda bermaksud membandingkannya untuk mengesan sebarang ketidaktepatan, ketidakkonsistenan, atau kesilapan. Proses ini juga memberi anda gambaran keseluruhan tentang perbelanjaan bulanan anda.
Mana-mana akaun yang mempunyai baki permulaan dan baki akhir harus menjadi sebahagian daripada proses penyesuaian. Ini termasuk yang berikut: - Tanggungan gaji (atau jumlah yang anda hutang tetapi belum bayar)
Semak cek bertulis anda, resit kad kredit, dan kaedah pembayaran lain dengan akaun bank anda untuk memastikan ketepatan catatan.
Rancang untuk menyelaraskan akaun anda setiap bulan apabila penyata dikeluarkan dan mudah diakses. Dengan cara itu, jika terdapat sebarang masalah, anda boleh menanganinya dengan segera dan mengelakkan ia menjadi lebih besar. Selain itu, anda akan kurang bertanggungjawab terhadap penipuan jika anda mengesan dan melaporkan transaksi mencurigakan awal.
Menyelaraskan akaun anda boleh menghasilkan:
- Membetulkan catatan lejar yang tidak tepat
- Menemui deposit yang salah
- Mengesan ketidakkonsistenan tunai
- Mengenal pasti transaksi penipuan
- Memperhatikan perbezaan dengan pesanan dan inventori
Gunakan alat perakaunan automatik dan bersepadu untuk mempermudah proses, meningkatkan ketepatan, dan menjimatkan masa (dan kekecewaan). Sistem ini juga membantu memastikan ketepatan yang lebih tinggi dan pematuhan dengan pelaporan cukai.
Langkah 6: Semak laporan kewangan anda (dan buat sebarang pelarasan yang perlu)
Langkah terakhir dalam sistem pembukuan restoran yang kukuh adalah untuk menyemak laporan kewangan.
Restoran sering beroperasi dengan margin keuntungan yang ketat, jadi kesilapan boleh menjadi mahal. Margin keuntungan hanya 3–5%, secara purata, untuk restoran perkhidmatan penuh. Ini sedikit lebih tinggi untuk restoran kasual pantas, iaitu 6–9% secara purata. Jalankan laporan ini setiap minggu untuk sentiasa memantau keadaan kewangan restoran anda dan membuat penyesuaian jika perlu.
Berikut adalah laporan penting yang perlu disemak:
Carta akaun
Carta akaun anda menyenaraikan setiap akaun anda dalam satu tempat yang mudah. Ia adalah komponen utama lejar am anda, yang menunjukkan dengan tepat bagaimana perniagaan anda memperoleh dan membelanjakan wangnya.
Carta akaun biasanya dibahagikan kepada lima akaun berasingan:
Anda juga boleh memilih sub akaun dalam setiap jenis. Contohnya, akaun perbelanjaan anda boleh dibahagikan kepada kos makanan, sewa, utiliti, penyelenggaraan peralatan, kakitangan, dan lain-lain.
Kos barang dijual (COGS)
COGS anda adalah jumlah keseluruhan yang dibelanjakan untuk makanan, bahan-bahan, dan pembungkusan untuk menyediakan dan menyampaikan hidangan. Metik ini juga termasuk pembaziran makanan dan kerosakan untuk ketepatan yang lebih tinggi.
COGS dikira dengan menambah inventori permulaan dan inventori yang dibeli kemudian menolak inventori akhir anda. Dari masa ke masa, laporan kewangan ini memberikan maklumat berharga, seperti bagaimana variasi harga bermusim atau perubahan dalam rantaian bekalan telah menjejaskan keuntungan anda.
Sasarkan untuk mencapai bagi kos makanan.
Kos buruh
Kos buruh restoran merangkumi jumlah yang anda bayar dalam bentuk gaji, upah, faedah, dan cukai gaji untuk pekerja anda.
Kos buruh langsung termasuk pekerja barisan hadapan dan kakitangan dapur, manakala kos buruh tidak langsung melibatkan HR dan pekerja lain yang menyokong operasi.
Menjalankan laporan kos buruh boleh memberikan anda pandangan terperinci mengenai keperluan kakitangan anda. Anda mungkin menemui corak kekurangan atau lebihan kakitangan serta variasi bermusim.
Laporan ini juga menunjukkan bagaimana tip diuruskan, sama ada ia dimasukkan ke dalam bil, ditambah ke dalam tabung bersama, atau diberikan terus kepada individu.
Kos bangunan dan penyelenggaraan
Jalankan laporan individu untuk menjejaki keperluan bangunan dan penyelenggaraan anda dari masa ke masa. Ia harus merangkumi sewa, utiliti, cukai harta, serta penyelenggaraan dan pembaikan peralatan. Anda juga boleh menjejaki keputusan pemeriksaan perniagaan dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
.
Dengan angka-angka ini di tangan, anda boleh merancang untuk peningkatan, penggantian peralatan, dan jika berminat, pengembangan perniagaan.
Kos pemasaran
Laporan pemasaran menunjukkan pecahan usaha pemasaran, pelaksanaan, dan hasil anda.
Kumpulkan pandangan mengenai kempen yang berjaya dan tidak berjaya supaya anda boleh membuat sebarang perubahan yang diperlukan.
Kos HR dan gaji
Semak kos HR dan gaji anda untuk melihat di mana anda boleh membuat penyesuaian. Kos anda akan berbeza bergantung pada sama ada anda menggaji kakitangan di tapak, menjalankan proses sendiri, atau mengalih keluar.
Semak ketepatan laporan anda dan cari sebarang ketidakkonsistenan. Ini amat penting untuk pelaporan cukai dan kemungkinan audit.
Anda sudah tahu bahawa menguruskan buku akaun hanyalah sebahagian daripada memiliki restoran. Semak kami untuk lebih banyak petua.
Dengan prosedur pembukuan enam langkah ini dalam fikiran, mari kita tinjau alat menyeluruh yang boleh anda gunakan untuk sokongan.
Bagaimana Lark dapat membantu dengan pembukuan untuk restoran
Platform komprehensif Lark menawarkan ruang kerja bersatu untuk restoran menguruskan buku mereka dengan lebih cekap. Berikut adalah beberapa ciri berguna yang perlu dipertimbangkan:
Lark Base
Lark Base berfungsi sebagai pangkalan data literal untuk operasi restoran anda.
Dengan ini, anda boleh mengesan inventori, pesanan, perbelanjaan, dan hasil, serta menetapkan tugasan, memantau status mereka, dan memeriksa penyelesaiannya dengan sekilas pandang. Memandangkan Lark Base berintegrasi dengan Square, anda mempunyai cara mudah untuk membuat laporan jualan harian dari sistem POS anda. Cipta papan pemuka untuk melihat jualan harian anda dan mendapatkan pandangan berharga tentang operasi anda.
Lark Attendance
Aplikasi Lark Attendance membantu mempermudah proses gaji pekerja anda. Penyelia boleh mengurus dan mengesan kehadiran pekerja, termasuk ketidakhadiran, cuti, dan kerja lebih masa. Selain itu, mereka boleh menetapkan syif pekerja dengan mudah, sama ada jadual syif tetap atau fleksibel.
Tarik laporan untuk melihat ringkasan kehadiran pekerja, termasuk cuti dan penyelesaian syif. Pengurus boleh mengenal pasti dan menyokong pekerja yang bekerja lebih masa atau yang tiba-tiba sering mengambil cuti sakit dengan cepat.
Pekerja boleh menggunakan aplikasi Attendance untuk mencatat masuk dan keluar syif mereka melalui WiFi atau GPS pada peranti mereka. Mereka juga boleh dengan mudah memohon dan memeriksa permohonan cuti, yang boleh diluluskan oleh pengurus mereka dengan satu klik.
Lark Docs
Dengan Lark Docs, anda boleh mencipta dan mengurus dokumen dari senarai semak pemeriksaan kedai hingga ringkasan pembayaran mingguan.
Bekerjasama dengan rakan sekerja dan pekerja anda dengan berkongsi dokumen anda dalam aplikasi Chats. Dan jika anda sudah mencipta dokumen yang anda suka dalam Word atau Excel, anda boleh mengimportnya ke Lark.
Ini buktinya
Walaupun mengambil masa dan tenaga untuk melaksanakan proses baru, hasilnya sering kali sangat berbaloi.
Mama Lou’s adalah sebuah restoran Itali di Filipina yang berbangga menyediakan menu yang lazat dengan sentuhan Filipina. Seperti banyak restoran lain, Mama Lou’s menghadapi cabaran dalam komunikasi, pengembangan, dan pelaporan jualan harian.
Dengan bantuan , Mama Lou’s berjaya mempermudah operasi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Contohnya, mereka menggunakan Lark Moments untuk pengurus memuat naik maklum balas pelanggan harian. Presiden restoran juga dapat mengenal pasti dan menyelesaikan isu serta kebimbangan pelanggan dengan cepat, menghasilkan ulasan konsisten 4 daripada 5 bintang.
Lihat .
Soalan Lazim untuk pembukuan restoran
Jom kita lihat jawapan kepada beberapa soalan biasa berkaitan pembukuan restoran.
Apa yang dilakukan oleh pembukuan restoran?
Seorang pembukuan restoran menyelenggara rekod kewangan yang tepat mengenai perbelanjaan dan pendapatan perniagaan. Mereka menjalankan laporan jualan harian dan bertanggungjawab untuk akaun yang perlu dibayar serta gaji pekerja. Mereka juga menyediakan penyata kewangan secara berkala untuk analisis lanjut.
Berapa jam sebulan diperlukan untuk melakukan pembukuan bagi restoran kecil?
Walaupun jumlah masa mungkin berbeza bergantung pada saiz dan skala perniagaan anda, konsensus umum adalah bahawa pembukuan mengambil masa antara 10 hingga 20 jam sebulan.
Perkhidmatan automatik boleh menjimatkan masa dan tenaga yang banyak dalam tugas ini. Sebagai contoh, pertimbangkan untuk melabur dalam sistem POS yang kukuh yang menghasilkan laporan jualan harian. Jika anda menggunakan Square, platform ini mudah diintegrasikan dengan Lark untuk analisis data yang terperinci.
Apa itu lejar am restoran?
Lejar am restoran adalah borang yang digunakan untuk merekod semua transaksi kewangan perniagaan.
Kod biasanya digunakan untuk menjejak perbelanjaan berulang. Tetapkan nombor atau kod untuk setiap jenis perbelanjaan, seperti sewa, utiliti, atau yuran lesen, supaya lebih mudah untuk disemak.
Apa itu akaun T?
Akaun T adalah rujukan tidak formal kepada rekod kewangan yang menggunakan teknik pembukuan entri berganda. Ia mendapat nama panggilan kerana bentuknya menyerupai huruf “T.”
Judul akaun disenaraikan di atas garis mendatar. Debit direkodkan di satu sisi garis menegak dan kredit di sisi yang lain untuk pandangan yang cepat dan mudah. Apa perisian pembukuan restoran yang terbaik?
Para pembukuan restoran mempunyai banyak pilihan apabila berkaitan dengan perisian pembukuan.
QuickBooks adalah pilihan universal untuk perniagaan kecil. Platform ini membolehkan pengguna mengatur dan membayar bil, mengurus perbelanjaan, dan menjejak inventori di satu lokasi pusat. adalah pilihan POS yang popular direka untuk restoran. Perniagaan boleh bermula secara percuma, dan sistem POS boleh disesuaikan mengikut jenis restoran (contohnya, kedai roti, restoran mewah, atau trak makanan).
Bagaimanakah anda merekodkan jualan restoran?
Melabur dalam sistem POS yang kukuh dengan keupayaan ringkasan jualan harian untuk ketepatan tertinggi dan kecekapan terbaik.
Dengan , anda boleh dengan mudah menukar jualan harian anda dari sistem POS dan mendapatkan pandangan data masa nyata dalam satu platform menyeluruh.
Dapatkan data yang boleh diambil tindakan — dan hasil — dengan Lark
Dengan panduan langkah demi langkah untuk pembukuan restoran ini, anda mempunyai segala yang diperlukan untuk mencipta sistem yang lancar dan cekap bagi perniagaan anda.
Mengapa tidak memudahkan lagi dengan Lark?
Lark mempunyai semua aplikasi yang anda perlukan untuk mencipta aliran kerja, menyemak data, mengurus kehadiran pekerja, dan membina senarai semak untuk kekal pada landasan. Anda juga boleh memanfaatkan templat percuma Lark, yang menawarkan sokongan untuk pengurusan inventori dan penjejakan pesanan, penetapan matlamat, dan banyak lagi.
tentang Lark dan bagaimana ia boleh mengubah keupayaan pembukuan restoran anda hari ini.