เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงาน: วิธีสร้างของคุณเองและเพิ่มประสิทธิภาพฝ่ายทรัพยากรบุคคล
Jess Cheung
ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดผลิตภัณฑ์
10 ก.ย. 2569
Jess Cheung
10 ก.ย. 2569
ใช้เวลาอ่าน 5 นาที
ภาพรวม
คุณเคยประสบกับสถานการณ์ที่ต้องถามคนหลายสิบคนเพื่อหาคนที่เหมาะสมเพียงเพื่อขอความช่วยเหลือสั้นๆ 5 นาทีหรือไม่? ด้วยเทมเพลตของเรา การหาคนที่เหมาะสมสำหรับงานใดๆ ตอนนี้เป็นเรื่องง่ายเพียงแค่เหลือบมองเท่านั้น
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานคืออะไร?
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานใช้สำหรับเก็บรายชื่อรวมของข้อมูลติดต่อ ตำแหน่งงาน รูปถ่าย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ของพนักงานทั้งหมด
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานใช้สำหรับเก็บรายชื่อรวมของข้อมูลติดต่อ ตำแหน่งงาน รูปถ่าย และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ของพนักงานทั้งหมดเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของ Lark ช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลของคุณรวบรวมข้อมูลพนักงานใหม่ แก้ไขตามสถานะการจ้างงาน และขยายขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ นอกจากจะตอบสนองและเหมาะกับการใช้งานบนมือถือแล้ว ยังมีระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและฟีเจอร์การเชื่อมต่อเพื่อเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลหลากหลายประเภท
จากการวิจัยโดยบริษัทสหรัฐอเมริกา Gartner พบว่าการสื่อสารที่ไม่ดีเป็นสาเหตุของความผิดพลาดในองค์กรถึง 70% สถิติเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการลดอุปสรรคในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงาน (แหล่งที่มา).
วิธีใช้แม่แบบไดเรกทอรีพนักงานของเรา: 5 ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตาม
ขั้นตอนที่ 1: ปรับแต่งไดเรกทอรีของคุณ
เมื่อคุณเข้าถึงเทมเพลตแล้ว คุณสามารถกำหนดค่าช่องข้อมูลเพื่อรวมช่องข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงกับกรณีการใช้งานของบริษัทคุณ นี่คือข้อมูลพื้นฐานบางส่วนที่เราแนะนำให้รวมไว้ในเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของคุณ:
- รหัสพนักงาน
- ชื่อ
- นามสกุล
- แผนก
- ตำแหน่ง
- ประเภทการจ้างงาน
- รูปโปรไฟล์
- หมายเลขโทรศัพท์
- อีเมล
- วันที่เริ่มงาน
โดยทั่วไปเราพบว่าการใส่รูปภาพในไดเรกทอรีช่วยให้พนักงานสามารถเชื่อมโยงใบหน้ากับชื่อและส่งเสริมความรู้สึกของชุมชน
ขั้นตอนที่ 2: ทำให้การกรอกข้อมูลเป็นเรื่องง่ายด้วยแบบฟอร์ม
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่ทีมทรัพยากรบุคคลเผชิญคือวิธีการรวบรวมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นปัญหาโดยเฉพาะกับบริษัทขนาดใหญ่ - ทีมทรัพยากรบุคคลไม่สามารถตามหาข้อมูลของพนักงานแต่ละคนได้ทั้งหมด
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของ Lark จะเปลี่ยนเป็นแบบฟอร์มออนไลน์โดยอัตโนมัติเพื่อส่งให้พนักงาน พนักงานเพียงกรอกข้อมูลและส่งแบบฟอร์ม จากนั้น Lark จะเปลี่ยนข้อมูลนั้นเป็นไดเรกทอรีเพื่อจัดเก็บโดยอัตโนมัติ
การใช้ Lark เพื่อสร้างแม่แบบไดเรกทอรีพนักงานที่มีองค์ประกอบเกมมิฟิเคชันสามารถส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานกับแบบฟอร์มได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งการเข้าถึงไดเรกทอรีเพื่อความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่ดียิ่งขึ้น
Lark มีแม่แบบไดเรกทอรีพนักงานที่สามารถปรับแต่งการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวได้ เราแนะนำให้ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกันเพื่อควบคุมการมองเห็นข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ไดเรกทอรีได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัว ตัวอย่างเช่น:
- พนักงานทุกคนสามารถเห็นชื่อ อีเมล และแผนกของกันและกันเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจและการประสานงาน
- ผู้จัดการสายงานสามารถเห็นรายละเอียดของทีมที่รับผิดชอบ รวมถึงวันเกิด วันเริ่มงาน และความชอบอื่นๆ เพื่อให้รู้จักและมีส่วนร่วมกับสมาชิกในทีมได้ดียิ่งขึ้น
- ทีมงานควบคุมสิทธิ์การแก้ไขไดเรกทอรีพนักงาน
ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำคัญโดยอัตโนมัติ
รวมถึงวันเกิด วันครบรอบการทำงาน วันที่ทบทวนผลการปฏิบัติงาน วันที่สัญญาจะสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งช่วยให้คุณติดตามสถานะการจ้างงานและดำเนินการล่วงหน้าได้ นอกจากนี้ ควรตั้งค่าการแจ้งเตือนซ้ำเพื่อทบทวนและอัปเดตไดเรกทอรีให้ชัดเจนอยู่เสมอ
ขั้นตอนที่ 5: การผสานรวมกับการจัดการโครงการ
โดยการผสานรวมแม่แบบไดเรกทอรีพนักงานกับเครื่องมือการจัดการโครงการ Lark ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันโดยเชื่อมโยงโปรไฟล์พนักงานกับงานในโครงการ ทำให้สามารถมอบหมายและติดตามความรับผิดชอบได้อย่างง่ายดาย
ฟังจากผู้ใช้ของเรา
“ในฐานะผู้จัดการฝ่ายการตลาด เราต้องร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ สำหรับโครงการ กิจกรรม และโปรเจกต์ต่างๆ อยู่เสมอ ก่อนใช้ Lark ฉันต้องผ่านเอกสารจำนวนมากและถามคนอย่างน้อย 3-4 คน ด้วยเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของ Lark เราสามารถระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว”
— Marcus Chen, ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
“เครื่องมือจัดการพนักงานเดี่ยวที่ดีที่สุดที่เคยต้องการ”
— Whitney Brittingham, ผู้จัดการฝ่ายความสำเร็จของลูกค้า
“เทมเพลตนี้ใช้งานง่ายมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับแบบฟอร์มที่ช่วยอัตโนมัติการป้อนข้อมูล มันช่วยประหยัดเวลาทำงานของฉันไปหลายสิบชั่วโมงเลยทีเดียว”
— ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลที่ไม่ประสงค์ออกนาม
ทำไมธุรกิจของคุณควรนำเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานมาใช้?
- จัดระเบียบให้เป็นระบบ
ไดเรกทอรีพนักงานช่วยให้คุณติดตามสถานการณ์บุคลากรและเพิ่มความชัดเจนด้านทรัพยากรบุคคล ด้วยการมีรายชื่อพนักงานทั้งหมดในที่เดียว คุณสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครพร้อมทำงานและใครไม่พร้อม
- ช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจทีมของตนได้ดีขึ้น
โดยการรู้ข้อมูลพื้นฐานของสมาชิกในทีมทั้งหมดผ่านไดเรกทอรี ผู้จัดการสามารถรู้จักทีมของตนได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานในแนวหน้า ที่พนักงานอาจเป็นพนักงานพาร์ทไทม์แต่จำเป็นต้อง เข้ารับการอบรมในระยะเวลาสั้นๆ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการร้านสามารถรู้จักพนักงานขายพาร์ทไทม์ใหม่และแนะนำอย่างอบอุ่นได้ทันที
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น
ไดเรกทอรีให้ข้อมูลติดต่อของสมาชิกในทีมเพื่อให้คุณสามารถติดต่อได้ง่ายเมื่อจำเป็น คุณยังสามารถติดตามวันที่สำคัญ เช่น วันเกิดพนักงาน วันครบรอบการทำงาน ช่วงทดลองงาน และอื่นๆ เพื่อ ส่งเสริมการมีส่วนร่วม ไดเรกทอรีพนักงานมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพในทีมระยะไกล ช่วยประหยัดเวลา ปรับปรุงความร่วมมือ และส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีขึ้น
- ประหยัดเวลาโดยการค้นหาข้อมูลได้ง่าย
ด้วยไดเรกทอรีที่อัปเดตอยู่เสมอ คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องค้นหาจากแหล่งข้อมูลหลายแห่งหรือแผ่นงาน Excel ที่ล้าสมัย
อินทราเน็ตที่ดีที่สุดทั้งสิบแห่งในปี 2020 ซึ่งได้รับการเสนอชื่อโดย Nielsen Norman Group มีไดเรกทอรีพนักงานบนหน้าแรก (แหล่งที่มา).
เคล็ดลับและเทคนิค
- กรอง จัดเรียง และจัดกลุ่มข้อมูลในไดเรกทอรี โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลจำนวนมาก
- รวมช่องข้อมูลสำหรับสรรพนาม ชื่อที่ต้องการใช้ และภูมิหลังทางวัฒนธรรม เพื่อส่งเสริมความหลากหลายและการยอมรับ
- ใช้ไดเรกทอรีเพื่อแสดงทักษะและความเชี่ยวชาญของพนักงาน สร้างโอกาสในการร่วมมือและการให้คำปรึกษา
- ผนวกระบบให้เพื่อนร่วมงานรับรู้และชื่นชมผลงานของกันและกันในไดเรกทอรีพนักงาน เพื่อส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและสนับสนุนกัน
- ใช้ไดเรกทอรีเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับติดตามและส่งเสริมโครงการสุขภาพพนักงาน เช่น การท้าทายการออกกำลังกาย หรือกลุ่มสนับสนุนสุขภาพจิต
แม่แบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน
- เทมเพลตการประเมินพนักงาน: เทมเพลตการประเมินพนักงานใน Lark ช่วยให้ทีมสามารถทำการประเมินและให้ข้อเสนอแนะที่มีคุณค่าสำหรับการเติบโตของพนักงาน เทมเพลตนี้ทำให้ทีมสามารถปรับแต่งได้ง่าย ติดตามข้อมูลได้อย่างเป็นศูนย์กลาง และให้ข้อเสนอแนะแบบร่วมมือกัน
- เทมเพลตคู่มือการเริ่มงาน: เทมเพลตคู่มือการเริ่มงานช่วยในการเริ่มงานของพนักงานใหม่โดยระบุรายละเอียดบทบาทงานและเชื่อมโยงพวกเขากับทีมและวัฒนธรรมของบริษัท เทมเพลตนี้รับประกันประสบการณ์การเริ่มงานที่เป็นมาตรฐาน ประหยัดเวลาโดยการจัดระเบียบกระบวนการ เพิ่มการสื่อสาร และรวบรวมทรัพยากรสำคัญไว้ในที่เดียว เพื่อเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จ
- เทมเพลตคำขอลาหยุด: เทมเพลตคำขอลาหยุดช่วยให้ง่ายต่อการจัดการการลาของพนักงาน โดยสามารถติดตามและจัดระเบียบได้อย่างง่ายดายภายในแพลตฟอร์มของ Lark
บทสรุป
โดยการปฏิบัติตามสี่ขั้นตอนที่ระบุไว้ข้างต้น คุณสามารถสร้างไดเรกทอรีพนักงานที่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่น ซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มงานและมีส่วนร่วมกับทีมของคุณได้ดีขึ้นโดยใช้ข้อมูลเหล่านั้น หากคุณกำลังมองหาการสร้างเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานที่ยืดหยุ่นและอัตโนมัติซึ่งทีม HR และผู้จัดการบุคคลของคุณสามารถใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่
ใน Lark ทีม HR สามารถจัดการไดเรกทอรีพนักงานบน Lark Base และทำให้ไดเรกทอรีมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเชื่อมต่อกับกระบวนการอื่น ๆ เช่น ตารางกะ การคำนวณวันหยุด การจ่ายเงิน และอื่น ๆ เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการบุคคล ติดต่อทีมของเราได้วันนี้เพื่อรับการสาธิตฟรีเกี่ยวกับวิธีการบรรลุเป้าหมายนี้ 🪄
คำถามที่พบบ่อย
- เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานคืออะไร?
เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานคือเทมเพลตสำหรับรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล รูปโปรไฟล์… ใช้ในบริษัททั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารและการไหลของข้อมูลภายในองค์กร
- วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างไดเรกทอรีพนักงานคืออะไร?
วิธีหนึ่งในการสร้างไดเรกทอรีพนักงานคือการสร้างโดยใช้ Excel หรือ แผ่นงาน Google Sheets ตั้งแต่เริ่มต้น ที่ Lark เรามีเทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานให้คุณใช้ได้ทันที เทมเพลตไดเรกทอรีพนักงานของ Lark ยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น แบบฟอร์มและระบบอัตโนมัติ
ไดเรกทอรีพนักงานของบริษัทอาจแตกต่างกันไปตามความต้องการของธุรกิจ ไดเรกทอรีส่วนใหญ่จะมีรหัสพนักงาน ชื่อ แผนก ตำแหน่ง รูปโปรไฟล์ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมล บางไดเรกทอรีอาจมีช่องข้อมูลขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น วันที่เริ่มงาน ทักษะ ข้อมูลสนุกๆ...
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
อ่านต่อ
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.