เตรียมวิทยาเขตขนาด 658,000 ตารางฟุตบนโต๊ะเดียวภายใน 3 เดือน
Jess Cheung
ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดผลิตภัณฑ์
10 ก.ย. 2569
Jess Cheung
10 ก.ย. 2569
ใช้เวลาอ่าน 7 นาที
ทีมงานของเราเพิ่งต้อนรับวิทยาเขตใหม่ในซานโฮเซ ซึ่งเป็นพื้นที่ขนาด 15 เอเคอร์ที่รองรับหน่วยธุรกิจหลายแห่งของบริษัทแม่ของเราในอ่าว เมื่อถึงเวลาที่ต้องเตรียมความพร้อมในการดำเนินงาน ทีมองค์กรระดับโลกด้านอสังหาริมทรัพย์รู้ว่าพวกเขาต้องการเครื่องมือที่ทรงพลังและบูรณาการเพียงพอที่จะช่วยให้ทีมงานกว่า 20 ทีมในฝ่ายบริหาร การวางแผนสถานที่ทำงาน การก่อสร้าง อสังหาริมทรัพย์ ฯลฯ ดำเนินงานได้อย่างราบรื่น และทำงานมากกว่า 300 งานให้เสร็จภายใน 3 เดือน
แม้ว่า Asana จะถูกแนะนำสำหรับโครงการเตรียมความพร้อมในการดำเนินงานนี้ ทีมงานก็สังเกตเห็นว่าเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุดอยู่ใกล้แค่เอื้อมภายในพื้นที่ทำงานที่พวกเขาใช้ทุกวัน Lark's Base ช่วยให้องค์กรบริการองค์กรระดับโลกของเรา จัดระเบียบงานในแต่ละขั้นตอน รักษาหลักชัยสำคัญให้อยู่ในเส้นทางโดยอัตโนมัติ และติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่องด้วยการใช้ระบบอัตโนมัติ
ความท้าทาย: ทีมงานจำนวนมาก งานที่มหาศาล และกำหนดเวลาที่นับไม่ถ้วน
ความพร้อมในการปฏิบัติงานคือการพัฒนากิจวัตรที่เป็นวัฏจักรสำหรับทุกสิ่ง ทีมงานจำเป็นต้องคิดค้นกระบวนการและวิธีการทำงานที่ปรับแต่งได้เพียงพอเพื่อให้เครื่องจักร ผู้คน และโลจิสติกส์ทั้งหมดของวิทยาเขตทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ เพื่อให้ทุกคนสามารถก้าวเข้าสู่สำนักงานใหม่ด้วยความรู้สึกได้รับการต้อนรับและสนับสนุน
การประสานงานความพยายามของทีมงานจำนวนมากและการจัดการงานจำนวนมากเช่นนี้อาจเป็นงานที่น่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกำหนดเวลาต่าง ๆ ที่เป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามโดยใช้ปฏิทิน การรับอาคารจากผู้เช่าก่อนหน้า การวางแผนการก่อสร้างและการจัดซื้อ และการประกันคุณภาพตลอดกระบวนการ - ไม่มีงานใดที่ง่าย หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม งานอาจตกหล่นหรือสมาชิกในทีมอาจรู้สึกท่วมท้นได้ง่าย
“ฉันจำได้ว่าฉันเคยใช้ Asana ในงานก่อนหน้านี้สำหรับการจัดการโครงการ” คริส ผู้จัดการอสังหาริมทรัพย์ประจำภูมิภาคของเรา กล่าว “แต่สำหรับโครงการนี้ เราต้องการเครื่องมือจัดการโครงการที่มีความแข็งแกร่งมากเพื่อช่วยให้เราติดตามทุกอย่าง” Asana ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของทีมในเรื่องความทันเวลาของการอัปเดตงานและความจำเป็นในการรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวได้ และการทำงานร่วมกันอาจล้มเหลวหากขาดโหนดใดโหนดหนึ่งในสายงาน ทีมงานจึงค้นพบฟีเจอร์การจัดการโครงการของ Lark และพบคำตอบของพวกเขาบน Base
ทางออก: โครงการที่ปรับแต่งเฉพาะสำหรับทุกทีม
“ฉันสร้างตารางนี้ซึ่งฉันต้องการจริงๆ ภายในเวลาไม่ถึงชั่วโมงบน Base โดยมีคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงานที่ Lark ตารางทั้งหมด แดชบอร์ด รายงาน และกระบวนการอัตโนมัติทั้งหมดนี้ สามารถปรับแต่งได้จริงสำหรับงานบริการองค์กรทั้งหมดกับการเปิดวิทยาเขตใหม่”
1. แบ่งภารกิจที่เป็นไปไม่ได้ออกเป็นเป้าหมายย่อยและงานที่จับต้องได้
เมื่อมองโครงการความพร้อมในการปฏิบัติงานโดยรวม ดูเหมือนจะเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้ด้วยความท้าทายทั้งหมดที่กล่าวถึง แต่หลังจากแบ่งออกเป็นเป้าหมายสำคัญที่ต้องบรรลุ จากนั้นจึงระบุงานที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ภารกิจใหญ่ก็เริ่มดูเข้าใจง่ายขึ้นสำหรับแต่ละทีม
สำหรับทีมบริการองค์กรทั่วโลก เป้าหมายสำคัญเป็นตัวระบุที่ใช้ร่วมกันในสมาชิกทุกคนที่มีส่วนร่วมในโครงการความพร้อมนี้ งานแต่ละงานที่สืบทอดมาจากเป้าหมายสำคัญและมอบหมายให้บุคคลเฉพาะ จะเชื่อมโยงกลับไปยังเป้าหมายสำคัญโดยใช้ลิงก์สองทางใน Base ด้วยวิธีนี้ ทีมจะสามารถติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานและเห็นภาพรวมของความก้าวหน้าของเป้าหมายสำคัญได้อย่างครบถ้วน
โดยการแบ่งโครงการขนาดใหญ่นี้ออกเป็นเป้าหมายสำคัญและงาน ทีมภายใต้บริการองค์กรทั่วโลกจึงสามารถเห็นได้ในที่สุดว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการทำเป้าหมายสำคัญหนึ่งให้เสร็จสมบูรณ์ตั้งแต่ต้นจนจบ คริสใช้ประโยชน์จากมุมมองแผนภูมิแกนต์เพื่อสร้างไทม์ไลน์โดยอัตโนมัติ จากนั้นใช้สูตรง่ายๆ ในการคำนวณความก้าวหน้าและระยะเวลาจากภายในแผนภูมิแกนต์โดยนับวันเริ่มต้นของงานที่เร็วที่สุดและวันสิ้นสุดของงานสุดท้ายภายใต้เป้าหมายสำคัญนี้
“เราต้องการทราบว่าเราจะใช้เวลานานเท่าใดในการทำเป้าหมายสำคัญหนึ่งให้เสร็จ เช่น การออกแบบสำนักงาน และสิ่งนี้ช่วยให้เรานำเสนอได้ง่ายโดยเพียงดึงข้อมูลจากมุมมองของทีมและงานใดก็ตาม งานนั้นจะถูกเติมลงในมุมมองแผนภูมิแกนต์นี้โดยอัตโนมัติ มันเหมือนเวทมนตร์”
“เราต้องการทราบว่าเราจะใช้เวลานานเท่าใดในการทำเป้าหมายสำคัญหนึ่งให้เสร็จ เช่น การออกแบบสำนักงาน และสิ่งนี้ช่วยให้เรานำเสนอได้ง่ายโดยเพียงดึงข้อมูลจากมุมมองของทีมและงานใดก็ตาม งานนั้นจะถูกเติมลงในมุมมองแผนภูมิแกนต์นี้โดยอัตโนมัติ มันเหมือนเวทมนตร์”
2. ข้อมูลโครงการรวมเพื่อการติดตาม, มุมมองที่ปรับแต่งได้สำหรับการดำเนินงานของทีม
ด้วยการตั้งเป้าหมาย งาน และทีมที่รับผิดชอบพร้อมแล้ว คริสและทีมได้ขยาย Base ของพวกเขาไปยังศูนย์กลางโครงการความพร้อมในการปฏิบัติการ สรุปผู้บริหารถูกสร้างขึ้นภายใน Base เพื่อให้ผู้นำทีมเห็นภาพชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้า งานที่กำลังจะมาถึง และความก้าวหน้าของแต่ละทีม สิ่งนี้ช่วยให้ผู้นำทีมทราบว่าสิ่งใดกำลังจะเกิดขึ้นและจัดสรรทรัพยากรของพวกเขาอย่างมีความหมาย รวมถึงทำให้พวกเขารู้รายละเอียดเบื้องหลังตัวเลขได้อย่างง่ายดายเพียงแค่คลิกที่แผนภูมิ
แต่ละทีมยังสามารถมุ่งเน้นไปที่งานของตนได้อย่างง่ายดายโดยไม่ถูกครอบงำด้วยงานและข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขาโดยใช้มุมมองที่ปรับแต่งได้ “พวกเขาสามารถติดตามงานและรายการปฏิบัติการทั้งหมดที่พวกเขาควรทำได้อย่างง่ายดายโดยใช้มุมมองที่ปรับแต่งได้ ซึ่งบันทึกจะถูกกรองตามทีม” คริสกล่าว “เรามีข้อจำกัดด้านเวลาที่เข้มงวดมากในการส่งมอบที่ซานโฮเซ และเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก เนื่องจากพนักงานจะเข้าสู่พื้นที่ในวันที่ 12 ธันวาคม มีรายการปฏิบัติการมากมายสำหรับเรา มีหลายส่วนที่เคลื่อนไหว และมุมมองทีมที่แตกต่างกันช่วยให้แต่ละทีมติดตามความก้าวหน้าเป็นรายการเป็นงาน”
ด้วยมุมมองเฉพาะ ทีมแต่ละทีมสามารถรับรายการงานของตนเองพร้อมคำอธิบาย เป้าหมายที่เกี่ยวข้อง และสมาชิกทีมที่รับผิดชอบ รวมถึงธงแดงที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อมีความล่าช้าเมื่อเงื่อนไขเป็นไปตามที่กำหนด มุมมองเฉพาะทีมเหล่านี้ช่วยให้แต่ละทีมและบุคคลที่รับผิดชอบไม่เพียงแต่เห็นได้ง่ายว่าใครจะทำอะไร แต่ยังสามารถระบุงานที่ล่าช้าในหน้าจอเดียวเพื่อให้สามารถตามทันได้โดยเร็วที่สุด
3. การแจ้งเตือนด้วยคลิกเดียวเพื่อให้คุณมีความกระตือรือร้นในการทำงาน
การทำให้ทีมรับทราบกำหนดเวลาและงานที่เข้ามาเป็นเส้นทางป้องกันสุดท้ายเพื่อให้มั่นใจว่าส่งงานตรงเวลา ด้วย Lark การช่วยให้บุคคลที่รับผิดชอบรักษาความตรงต่อเวลาบนไทม์ไลน์เหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างเต็มที่และสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
“ข้อเท็จจริงที่ว่ามันเชื่อมโยงโดยธรรมชาติกับแชทของเราและคุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนได้ยกระดับสิ่งต่าง ๆ ขึ้นอีกขั้น มันสามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังสมาชิกทีมเมื่อมีรายการที่ต้องดำเนินการใกล้เข้ามาหรือรายการที่ต้องดำเนินการล่าช้า” คริสกล่าว “มันน่าทึ่งมาก โดยเฉพาะเมื่อคุณไม่ต้องคอยเตือนด้วยตนเองหรือใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสร้างการผสานรวม”
ผลลัพธ์
ทีมบริการองค์กรระดับโลกที่ Lark สามารถเตรียมความพร้อมสำหรับเฟส 1 ของแคมปัสซานโฮเซขนาด 658,000 ตารางฟุตได้สำเร็จตามกำหนดเวลา และพร้อมที่จะดำเนินการเฟส 2 และ 3 โดยใช้ Base เดียวกัน “ผมจะยังคงเลือก Base แทน Asana สำหรับโครงการถัดไปของเราอย่างแน่นอน” คริสกล่าว “ระดับความเป็นมิตรกับผู้ใช้และวิธีที่ Base เชื่อมโยงกับงานอื่น ๆ ของเราไม่สามารถเทียบได้ มันช่วยได้มากและง่ายต่อการเปิดใช้งานอย่างยิ่ง และผมขอแนะนำให้ทีมของผมใช้ Base สำหรับโครงการในพอร์ตโฟลิโอทรัพย์สินของเราในอนาคตด้วย”
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
อ่านต่อ
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.