WhatsApp có thể là lựa chọn hàng đầu cho tin nhắn cá nhân, nhưng nó không đáp ứng được khi đến việc giao tiếp chuyên nghiệp. Đừng hiểu lầm - giao diện thân thiện, khả năng sử dụng trên nhiều nền tảng và miễn phí đã làm cho ứng dụng này trở nên phổ biến. Nhưng về nhu cầu kinh doanh, WhatsApp giống như một cái búa. Nó hữu ích cho một nhiệm vụ cụ thể nhưng không đủ linh hoạt và thích ứng để đáp ứng yêu cầu của một doanh nghiệp.
Dưới đây là 6 lý do khiến WhatsApp tốt cho bạn bè và không tốt cho công việc ↓
Nguồn: Forbes
Sử dụng WhatsApp cho giao tiếp kinh doanh có thể rủi ro vì bạn không biết ai có thể đang đọc tin nhắn của bạn. Mặc dù WhatsApp sử dụng mã hóa để bảo vệ tin nhắn của bạn, nhưng điều này không đảm bảo rằng chúng an toàn khỏi con mắt tò mò.
Mất hoặc bị đánh cắp thiết bị di động của bạn cũng có thể rủi ro. Điều này có thể dẫn đến việc mất tất cả dữ liệu mà không có lớp bảo mật nào. Sự thiếu an ninh này có thể là vấn đề đối với các doanh nghiệp cần bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Là một công cụ được thiết kế cho việc sử dụng cá nhân, WhatsApp có thể không có các tính năng bảo mật và riêng tư tiêu chuẩn trong các ứng dụng giao tiếp nhân viên chuyên nghiệp. Điều này có thể là vấn đề đối với các doanh nghiệp phải tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu và cần đảm bảo rằng giao tiếp của họ là an toàn.
Quan trọng là cần cân nhắc cẩn thận rủi ro và lợi ích của việc sử dụng WhatsApp hoặc bất kỳ công cụ nào khác cho giao tiếp kinh doanh. Mặc dù nó có thể tiện lợi, nhưng không phải lúc nào nó cũng là lựa chọn an toàn hoặc phù hợp nhất.
Lark đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định quốc tế và các tiêu chuẩn ngành liên quan để bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Lark cũng đã đạt được một số chứng chỉ quốc tế về tuân thủ an ninh và bảo mật, chứng minh cam kết của chúng tôi về tuân thủ an ninh và bảo vệ quyền riêng tư.
Việc nhận chức
Việc sử dụng WhatsApp để giao tiếp kinh doanh có thể tốn nhiều thời gian và rắc rối, đặc biệt là khi thêm nhân viên mới vào các nhóm trò chuyện.
Để bắt đầu, bạn cần phải:
Lấy số điện thoại của từng nhân viên
Thêm họ vào Danh bạ
Thêm họ vào tất cả các nhóm trò chuyện liên quan một cách thủ công.
Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng nhóm, quy trình này có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Ngay cả khi nhân viên có thể tham gia vào các nhóm bằng cách sử dụng liên kết mời, bạn vẫn cần phải tìm người quản lý nhóm cho mỗi nhóm để thêm họ. Những bước này có thể gây phiền toái và khiến việc đưa nhân viên mới vào hệ thống trở nên khó khăn.
Việc từ chức
Việc loại một nhân viên ra khỏi các nhóm trò chuyện hoặc thu hồi quyền truy cập vào các hệ thống của công ty có thể là một quá trình dài. Đặc biệt nếu nhân viên đó là thành viên của nhiều nhóm hoặc có quyền truy cập vào nhiều hệ thống. Rất dễ để bỏ sót ai đó hoặc quên thu hồi quyền truy cập của họ, điều này có thể tạo ra rủi ro về an ninh.
Những người làm việc cũ vẫn có quyền truy cập vào thông tin kinh doanh cũng có thể tạo ra rủi ro an ninh. Họ có thể truy cập vào thông tin nhạy cảm hoặc bí mật mà họ không còn quyền truy cập. Điều này có thể làm giảm an ninh của doanh nghiệp và đặt công ty vào nguy cơ bị vi phạm dữ liệu hoặc các sự cố an ninh khác.These factors highlight the limitations of using WhatsApp for business communication and the importance of having a robust user management feature.
Những yếu tố này nêu rõ hạn chế của việc sử dụng WhatsApp để giao tiếp kinh doanh và tầm quan trọng của việc có một tính năng quản lý người dùng mạnh mẽ.
Đưa vào và loại ra khỏi hệ thống người dùng một cách tự động, dễ dàng và có tổ chức với Lark
Với Lark, việc đưa nhân viên mới vào hệ thống là một việc rất dễ dàng. Khi một thành viên mới tham gia tổ chức, họ sẽ được thêm thành công vào phòng ban liên quan và các nhóm trò chuyện của toàn công ty. Điều này loại bỏ nhu cầu phải can thiệp thủ công. Tính năng Trò chuyện Tổ chức của Lark cũng rõ ràng hiển thị nhóm mà mỗi nhân viên là một phần. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm ra đúng nhóm và giao tiếp với đúng người.
Khi một nhân viên rời khỏi tổ chức của bạn, Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Lark giúp dễ dàng loại họ ra khỏi hệ thống. Chỉ cần đặt trạng thái của họ là "Đã từ chức", và họ sẽ mất quyền truy cập vào tất cả lịch sử trò chuyện và dữ liệu. Tuy nhiên, nhân viên hiện tại vẫn sẽ có thể truy cập vào các cuộc trò chuyện trước đó với nhân viên đã rời đi, cung cấp một hồ sơ liên lạc để tham khảo.
Sử dụng WhatsApp như một công cụ để giao tiếp kinh doanh có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các công ty cần gửi và lưu trữ các tập tin lớn. WhatsApp giới hạn tài liệu đến 100 MB và video đến 16 MB, điều này có thể không đủ cho các doanh nghiệp thường xuyên gửi các tập tin lớn.
Ví dụ, một công ty thiết kế đồ họa thường gửi hình ảnh độ phân giải cao và các tập tin thiết kế có thể thấy rằng WhatsApp không phù hợp với nhu cầu của họ.
Ngoài ra, WhatsApp không cung cấp nhiều không gian lưu trữ cho phương tiện truyền thông, vì vậy người dùng có thể phải thường xuyên xóa tập tin để dành chỗ cho những cái mới. Điều này có thể không tiện và có thể không phù hợp với các doanh nghiệp cần lưu trữ và truy cập một lượng lớn phương tiện truyền thông.
Tối đa hóa khả năng gửi tập tin của bạn với Lark - Lark giúp bạn dễ dàng gửi và lưu trữ các tập tin lớn - lên đến 100GB! Bạn cũng có thể gửi video trực tiếp trong trò chuyện nếu chúng ngắn hơn năm phút và nhỏ hơn 300 MB. Nếu video của bạn dài hơn hoặc lớn hơn, không vấn đề - bạn vẫn có thể gửi chúng như một tập tin đính kèm trong trò chuyện.
Trên WhatsApp, tất cả các tin nhắn xuất hiện trong một chuỗi dài. Không có các chuỗi hoặc danh mục riêng biệt cho các loại nội dung khác nhau (email, trò chuyện), làm cho việc tìm kiếm và tham chiếu thông tin quan trọng trở nên khó khăn. Ngoài ra, việc xử lý nhiều nhóm trò chuyện trên WhatsApp có thể gây rối, đặc biệt là đối với các đội lớn. Nếu đội của bạn sử dụng ứng dụng này như hình thức giao tiếp chính của họ (điều mà họ có thể làm) bạn sẽ không có cách nào để tìm kiếm thông qua các cuộc trò chuyện cũ. Các chi tiết quan trọng như điều khoản hợp đồng và các tài liệu khác có thể bị chôn vùi trong những cuộc trò chuyện này.
Tìm chính xác những gì bạn cần với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của Lark. Bạn có thể thực hiện tìm kiếm nhanh hoặc tìm kiếm tin nhắn lịch sử, sự kiện, email, và Thêm tại các vị trí cụ thể như Tin nhắn, Tài liệu, hoặc Email.
Trong khi WhatsApp có sẵn trên máy tính để bàn và di động, nó không tích hợp với các công cụ kinh doanh khác như phần mềm họp video hoặc lịch. Mặc dù WhatsApp cho phép thực hiện cuộc gọi video với tối đa năm người, điều này có thể không đủ cho các doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp với nhóm lớn hơn. Ngoài ra, WhatsApp không có cách để chia sẻ màn hình của bạn trong quá trình cuộc gọi video, điều này có thể là một tính năng quan trọng cho các bài thuyết trình hoặc minh họa.
Do đó, các doanh nghiệp cần tổ chức cuộc họp lớn hơn hoặc chia sẻ màn hình có thể vẫn cần sử dụng thêm phần mềm như Zoom. Ngoài ra, bạn có thể cần sử dụng một công cụ riêng biệt như Google Docs để xem xét các tài liệu và một ứng dụng lịch để lên lịch cuộc họp.
Với tất cả những ứng dụng khác nhau này, sẽ khó để giữ mọi thứ được tổ chức và tích hợp. Trong tình huống này, WhatsApp không phải là một giải pháp toàn diện cho giao tiếp và hợp tác kinh doanh.
Bạn cũng biết rằng việc chuyển đổi ứng dụng quá mức có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tập trung không? Nghiên cứu đã chỉ ra rằng nó có thể tăng sản xuất cortisol (hormone căng thẳng chính) trong não và dẫn đến hiệu quả giảm.
Trải nghiệm Lark: trải nghiệm người dùng gắn kết & thanh lịch trên tất cả các thiết bị
Ngoài việc thiếu tích hợp với các công cụ khác, WhatsApp có thể khiến bạn khó khăn để biết khi nào ai đó đang nhắn tin cho bạn về công việc so với việc chỉ đơn giản là đi chơi hoặc ngược lại!
Trên WhatsApp, giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp của bạn đều bị trộn lẫn. Điều này có thể khiến bạn khó phân biệt công việc với cuộc sống cá nhân và dẫn đến sự thiếu cân đối giữa công việc và cuộc sống.
Ví dụ, vào cuối tuần, bạn có thể cảm thấy bắt buộc phải kiểm tra các thông báo WhatsApp của mình, không biết chúng có phải từ sếp của bạn hay gia đình. Sự kết nối liên tục này có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của bạn và can thiệp vào khả năng của bạn để ngắt kết nối với công việc.
"WhatsApp của tôi ... thực sự là 91% trò chuyện liên quan đến công việc và nó làm phiền tôi ngay cả vào cuối tuần ... nó bị trộn vào cuộc sống cá nhân của tôi và tôi ghét nó ...." @Andrew Risley Để duy trì sự cân đối lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cá nhân, quan trọng là phải có các kênh riêng biệt cho giao tiếp kinh doanh và cuộc trò chuyện cá nhân.
Sử dụng Lark cho giao tiếp kinh doanh của tổ chức bạn có thể giữ tất cả các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc ở một nơi, chỉ lưu WhatsApp dành cho giao tiếp cá nhân. Sự tách biệt giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng khỏe mạnh và tập trung vào công việc. Khi nghỉ ngơi từ công việc, chỉ cần bật tính năng "Không làm phiền" trên Lark để ngắt kết nối và nạp lại năng lượng.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn biết rằng giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để thành công. Trong khi WhatsApp có thể là một lựa chọn nhanh chóng và dễ dàng cho tin nhắn cá nhân, nó không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho giao tiếp chuyên nghiệp. Dung lượng lưu trữ hạn chế, thiếu an ninh, và thiếu tổ chức và tích hợp đều có thể cản trở doanh nghiệp của bạn.
Chọn email hoặc một ứng dụng cộng tác tất cả trong một như Lark cho giao tiếp mượt mà, hiệu quả của nhóm bạn.
Mục lục
