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薪資部門打來電話了。員工出勤紀錄再次出錯，讓他們感到沮喪，而你的員工也因此印象不佳。
填寫員工出勤資訊本已繁瑣且耗時，但更大的問題是這過程容易出錯。你需要投資合適的追蹤工具，以安全、準確且符合法規的方式簡化流程。
本文說明正確追蹤員工出勤的最重要原因，並分享範本與軟體解決方案，協助你優化團隊的出勤管理。
為什麼你應該追蹤員工的出勤情況？
準確且合規地追蹤員工出勤情況至關重要。透過這樣做，您可以：
確保工作量公平分配
正確的追蹤可確保管理者在團隊成員間公平分配工作量。您也可以檢查加班時數，確保員工不會過度工作。
分析員工生產力
透過準確的員工出勤追蹤器，您還可以分析員工的生產力。具體來說，您可以了解哪些員工正在工作、他們的上班時間，以及他們在工作日完成了多少工作。
主動解決問題
追蹤員工出勤能提升您在問題變得嚴重前，識別出勤或缺勤問題的能力。
監控疲勞徵兆
了解員工的工作時數也讓您能追蹤他們的上班時間，並監控是否有疲勞的跡象。
透過出勤追蹤監控員工的工作時間，是您展現對他們整體福祉支持的其中一種方式。
迅速處理請求
當員工的有薪假期（PTO）和請假申請被快速處理和回應時，您會注意到生產力和士氣的提升。立即處理PTO申請能透過支持正向的工作與生活平衡來提升士氣。
此外，當您追蹤員工的請假申請並確保隨時有足夠人手在場時，您的業務運作也會更加順暢。
有效完成薪資作業
一個強大的員工出勤追蹤系統能確保員工準確且及時領到薪水。
提升顧客體驗
顧客會注意到員工匆忙、分心或不專心的情況。
過度勞累的員工將無法給予顧客應有的關注，也無法持續提供高品質的產品。因此，顧客滿意度會下降，您可能會看到負面評論、顧客流失或推薦減少的影響。
透過有效的追蹤流程，您可以更好地管理工作負荷，避免分心或疲憊的員工影響顧客體驗。
減輕管理層負擔
員工經常請假或未出勤，會給管理層帶來負擔。他們必須努力填補空缺，花更多時間分配任務和責任給其他員工，或尋找臨時替代人選。
一個高效的員工出勤追蹤系統不僅節省管理者的時間和精力，還能減少他們與那些經常出勤（因此被要求承擔更多工作）的員工之間的摩擦。
既然你已了解員工出勤追蹤器的重要性，讓我們來看看最有效率的選擇。
如何追蹤員工的出勤情況
範本與軟體是輕鬆實施員工出勤追蹤系統的兩種最佳方式。讓我們來看看它們各自的特點。
1. 員工出勤追蹤範本
如果您正在尋找一個可自訂且使用者友善的解決方案，建議考慮實施出勤追蹤範本。
範本是具有預先格式化版面的試算表，有助於簡化資料輸入。您選擇的範本類型將取決於您的業務需求以及您想要追蹤的資訊。
直接主管、經理、團隊領導及人力資源人員通常會追蹤員工出勤狀況。
以下是幾個員工出勤追蹤範本的範例：
每日員工出勤追蹤表
這種類型的出勤表僅按日追蹤員工出勤。以下是啟用此表的方法：
- 為每位您要追蹤的員工建立一列。
- 在左側欄位，填入他們的姓名、職稱、部門及其他相關資訊。
- 下一欄將顯示他們的出勤狀況。建立簡單代碼以表示「出勤」、「事假」、「病假」、「休假」及「未到場」。
- 接著，新增兩欄：一欄為「上班時間」，另一欄為「下班時間」。如果員工有休息時間，您可能還想新增最後一欄「休息時間」。
每月員工出勤追蹤表
若想獲得員工出勤的更廣泛視角，您可能會選擇改為每月追蹤。該追蹤器會自動統計員工的缺勤率，讓您清楚了解誰在辦公室，誰又因何原因缺席。
- 確定月份和年份。
- 為每位員工建立一列。
- 在左側欄位中，填入員工姓名、職稱、部門及其他相關資訊。
- 為該月份的每一天新增欄位。
- 使用您偏好的代碼來表示員工是否出勤、請假或未出現。
每日班次出勤追蹤器
班次制出勤追蹤器適合管理多個班次的人員使用。
- 確定當天日期。
- 為每位員工建立一列。
- 在左側欄位中，填入員工姓名、職稱、部門及相關資訊。
- 新增欄位以對應相關班次。您可以依班次類型（例如：日班、交接班、夜班）或班次時間（例如：上午8點至晚上8點、晚上8點至上午8點等）來指定。
- 使用您偏好的代碼來表示員工出勤時間。若您願意，也可以將其他欄位標示為「未排班」並使用灰階顯示或代碼標示。
員工請假出勤追蹤器
您也可能想要另外追蹤員工的請假申請。
- 確認所涉及的年份。
- 為每位員工建立一列。
- 在左側欄位中，加入員工的姓名、職稱、部門及其他相關資訊。
- 為您追蹤的每種假別新增欄位，例如病假、休假、事假、陪審團假或家庭醫療假（FMLA）。
- 在每個員工的每個欄位中，新增「已用假期」和「可用假期」的子列。這些子列將在最後一欄產生每月總計以供檢視。
出勤追蹤範本的優點
- 追蹤範本易於實施與使用，學習曲線低。
- 管理者與人資人員可透過共享的雲端系統快速存取範本。
- 範本可自訂且具彈性，適用於任何類型的追蹤系統。
- 範本是小型或預算有限的企業追蹤員工出勤的<強調>經濟實惠選擇。
使用出勤追蹤範本的挑戰
使用追蹤範本確實存在挑戰：
- 所需的手動輸入是<強調>耗時的。
- 手動輸入資料更容易出現<強調>人為錯誤和不準確。
- 存放於雲端系統的範本可能更容易遭受<強調>資料外洩。
- 使用者無法透過範本取得<強調>進階功能和分析。
如何設定員工出勤追蹤範本
設定員工出勤追蹤範本快速且簡單，尤其是有多種免費選擇可用時。
<強調>Lark的員工出勤表易於設定、監控及維護。透過它，您可以：
- 監控員工每個排定工作日或班次的準時情況。
- 透過監控加班並避免過勞，確保遵守勞動及就業法規。
- 計算每位員工的工時及請假時間以便薪資核算。
- 快速辨識曠職或其他出勤相關問題的跡象。
- 維持準確紀錄以供績效評估、紀律處分或稽核使用。
- 只需幾個點擊即可簡化出勤管理（並節省寶貴時間）。
以下是開始使用Lark 員工出勤表的方法：
以下是開始使用Lark 員工出勤表的方法：1. 在右上角點擊藍色的「使用範本」按鈕，註冊 Lark 帳號。
2. 一旦您註冊後，您將在 Lark Base 上看到 Lark 出勤表範本。再次點擊「使用範本」以將其複製到您的工作區。
3. 根據您的業務需求自訂範本。
使用 Lark 的出勤表，您只需幾個簡單步驟即可開始運作。您將擁有維護準確且合規的員工出勤記錄所需的一切。
2. 員工出勤追蹤軟體
雖然範本是快速且簡便的員工出勤追蹤方式，但它們有其限制。如果您尋求更優的解決方案，請考慮員工出勤追蹤軟體。
Lark 出勤應用程式讓人資人員和管理者能管理班表、記錄出勤、審核請假及加班申請，並獲得數據驅動的洞察。員工則可使用出勤應用程式打卡上下班、查看出勤紀錄，並提交請假、加班或更正申請。
需要更多證明嗎？以下是 Lark 出勤應用程式成為最佳員工出勤追蹤方式的原因：
出勤追蹤軟體的優點
此應用程式為管理者和員工提供多項明顯好處：
- 管理者從一開始就設定公司員工出勤規則。
- 雇主和員工皆可即時管理及檢視現場及遠端出勤狀況。
- 員工可透過多種方式打卡上下班。
- 請假和加班申請皆透過應用程式提交、審核，並獲得批准或拒絕。
- 管理者可根據所需的出勤資料即時自訂並匯出報告。
出勤追蹤軟體的功能
Lark 出勤應用程式還包含多項功能，簡化出勤追蹤流程：
- 建立員工打卡規則。
- 設定員工上下班的地點與 GPS 規則。
- 啟用拍照打卡方式。
- 提供行動裝置或桌面打卡系統。
- 製作、審核並批准出勤更正、請假、加班、出差等申請。
- 根據您的監控和審核需求，新增多位管理員。
- 根據需要匯出出勤資料、假期餘額及加班累計。
出勤追蹤類型
Lark 出勤應用程式讓您輕鬆追蹤不同類型的員工出勤，包括以下幾種：
- 固定班次出勤
- 大小班出勤
- 遠端或外勤出勤
- 自由班次出勤
- 快速出勤
紀錄與統計報告
Lark 出勤讓您能夠存取員工出勤資料，並根據您的業務需求產生報告。透過它，您可以：
- 透過篩選特定時間範圍、出勤群組、部門、已離職或調動員工，或僅限現職員工，自訂您的出勤報告設定。
- 產生每日統計，包括每位員工的職務說明、部門及直屬主管的最新資訊。
- 收集出勤時間、結果及任何備註的資訊。例如，您將看到員工是否申請了出勤更正。
- 檢視員工出勤時長統計，包括應出勤時長、實際時長及可計薪時長。監控遲到、嚴重遲到及早退等問題。
- 查看例外狀況，如請假類型及時長、出差天數、換班天數及次數、外派及加班時長等。
- 產生員工每月統計，包括應出勤天數、實際工作時長及例外狀況。
- 查看整個團隊的出勤數據。
- 為遠端或全球員工設定不同的時區規則。
- 發送工時表驗證請求，讓員工能快速完成並提交修正（如有需要）。
如何設定 Lark 出勤追蹤功能
建立您的 Lark 帳號後，請依照以下步驟開始管理出勤。
1. 在桌面版中，點擊右上角的 Lark 個人頭像，然後選擇「管理控制台」。
2. 從左側選單選擇「工作場所」，接著點擊「應用管理」。在此找到並點選出勤應用程式。
2. 從左側選單選擇「工作場所」，接著點擊「應用管理」。在此找到並點選出勤應用程式。
3. 該應用程式會自動包含所有成員或員工。若您想限制存取範圍，請點擊「設定」，並更改範圍以選擇您想要的員工數量。
3. 該應用程式會自動包含所有成員或員工。若您想限制存取範圍，請點擊「設定」，並更改範圍以選擇您想要的員工數量。4. 在主要應用頁面點擊「前往應用管理控制台」以設定您的出勤管理員。
5. 您現在可以使用此頁面左側選單完成以下操作。
5. 您現在可以使用此頁面左側選單完成以下操作。- 為群組或班次設定出勤規則。
- 查看出勤報告，包括每日及每月統計數據。
- 管理請假及加班申請。
- 確定必須擁有存取權限的出勤管理員。
以下是更詳細完成這些操作的方法：
設定出勤規則
1. 建立新的出勤群組。
2. 填寫群組的基本資訊，包括群組名稱及相關部門。
2. 填寫群組的基本資訊，包括群組名稱及相關部門。3. 繼續至班次選擇，您可以從固定班次、排班班次或自由班次選項中選擇。您可以保留每個選項的預設設定或依需求調整。
依照班次完成提示，請注意建立群組後無法更改班次類型。
4. 指定群組的出勤方式。您可以選擇透過 GPS 或 WiFi 打卡上下班。
若希望成員有選擇權，您可以為每個群組設定多種出勤方式。
5. 若您需要額外規則，請前往出勤設定。例如，若您的公司提供遠端工作選項，您可以在此設定。
完成資訊後，點擊「確認」以讓員工取得存取權限。
查看出勤資料
前往「出勤管理」，然後選擇「出勤統計」。
1. 設定篩選條件，包括時間範圍和出勤群組。
2. 選擇「每日統計」或「每月彙總」。
3. 查看每位員工的基本資料，包括姓名、員工類型、到職日期、狀態、直屬主管、部門，以及員工編號和聯絡資訊。
4. 查看出勤資訊：
出勤時間為每筆打卡記錄產生的時間。
出勤結果提供額外資訊，例如員工休假或非工作日的「無需出勤」狀態。
出勤備註包含遲到、早退及員工申請更正的相關資訊。
5. 查看時數統計：
應出勤時數或工作時數不會因請假、加班或換班而改變。
實際出勤時數反映打卡上下班時間。
應付時數結合應出勤與實際時數，確保員工的薪資準確。例如，若員工比應出勤時間晚一小時打卡，該非工作時數不會自動計薪。
6. 例外統計包括請假時數、請假類型、換班天數及次數、外勤及加班時數、更正紀錄，以及無打卡紀錄。
您也可以自訂出勤報告。
1. 在右上角選擇「報告設定」以查看可用選項。
2. 選擇（或取消選擇）您想要的欄位，然後點擊「儲存」。
3. 透過點擊並拖曳欄位，調整欄位順序至您偏好的位置。
3. 透過點擊並拖曳欄位，調整欄位順序至您偏好的位置。4. 將滑鼠移至每個欄位上，點擊「編輯」圖示以進行欄位編輯。
5. 確認無誤後，點擊「確認」以儲存您的變更。
5. 確認無誤後，點擊「確認」以儲存您的變更。
管理員工請假與加班
在出勤管理頁面，選擇「請假管理」及「請假類型」以管理員工請假。
1. 點擊「新增請假類型」，並選擇適合的範本來建立請假類型。
2. 按照步驟建立您想要的請假類型。例如，若您想選擇「一般請假」，首先選擇一般範本，並在編輯頁面完成設定，接著新增有限請假的累計規則並設定請假規則。
2. 按照步驟建立您想要的請假類型。例如，若您想選擇「一般請假」，首先選擇一般範本，並在編輯頁面完成設定，接著新增有限請假的累計規則並設定請假規則。您也可以設定年假、看護假及補休等請假類型。
3. 在請假類型頁面右側選擇「編輯」以更改請假規則。
您也可以排序及關閉不同的請假類型。此外，透過出勤管理選擇「請假管理」再點選「請假餘額」來管理請假餘額。
您也可以排序及關閉不同的請假類型。此外，透過出勤管理選擇「請假管理」再點選「請假餘額」來管理請假餘額。
檢視並更新休假餘額，或直接從 Excel 文件匯出資料。
檢視並更新休假餘額，或直接從 Excel 文件匯出資料。
確定出勤管理員
在管理員設定中，點擊顯眼的藍色按鈕「新增管理員」。接著，選擇每個人在群組中的管理範圍與權限。
管理和追蹤員工出勤的最佳做法
既然您已了解如何將員工出勤追蹤系統納入您的組織，以下是一些未來應該記住的最佳實踐：
建立強大且緊密連結的公司文化
感受到與工作場所連結並相信自己所做的工作有意義的員工，願意待在那裡。這表示他們較不可能因缺席而讓團隊成員或同事陷入困境。
確保您有開放的門戶政策，讓員工能夠自在地溝通任何與缺勤相關的需求或疑慮。
訓練主管、經理及人資人員掌握出勤追蹤
確保這些人員了解出勤指引、後果及執行程序。
了解這些期望不僅能簡化出勤管理流程，也能減少經理們在此上花費的時間與精力。
對您的出勤政策保持透明
員工應該知道何時需要打卡上下班及用餐休息時間。他們也應該有明確且易於使用的方式來報告臨時缺勤。
設定明確的指引，說明員工若持續遲到、提前打卡離開或完全未出勤，會有什麼後果。
員工應該知道何時以及如何申請休假，無論是度假、家庭醫療假（FMLA）或陪審團義務。他們也應該了解是否有某些時段無法申請休假（例如季節性繁忙期），或是否有建議的通知期限。
評估您的帶薪休假政策是否影響員工缺勤率
鼓勵您的員工也利用這些應得的休假時間。過度工作和壓力會降低生產力並削弱士氣。
為出勤記錄優異的員工提供獎勵和表彰計劃
您可以將員工獎勵計劃與員工連續工作天數或工時數掛鉤。
保持這種表彰簡單且具體。不要低估手寫或口頭的「謝謝」或送給喜愛商店或餐廳的禮品卡的力量。
促進員工福祉與士氣
實施這些策略，並配合完善的出勤追蹤系統，您的組織出勤問題很快就可能成為過去式。
提升您的員工出勤追蹤效率，盡在 Lark
現在您已了解員工出勤追蹤範本和軟體的基本知識，便能評估它們的功能、優點與挑戰，從而為您的業務需求做出最佳決策。
但為何不選擇一個能提供更多功能的解決方案呢？
使用 Lark，您可以在一個簡便的平台上提升生產力與效率。將您的 Excel 工時表轉移至 Lark Base，或使用 Lark 出勤應用程式，立即從數據中獲得可行的洞察。例如，您將能即時發現員工缺勤是否出現趨勢。
您還將擁有一個包含 Messenger、文件、會議和行事曆（以及更多功能）於一處的綜合平台。
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想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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