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庫存管理是任何企業的重要部分，尤其對於餐飲業者而言，這是維持業務穩定運作的關鍵。從原料到成品，需追蹤多種產品，有效的庫存管理是降低成本並提高利潤的關鍵。
若缺乏適當的庫存管理，餐廳可能因過度囤貨或庫存不足而產生額外費用。根據美國國家餐廳協會的研究，平均餐廳在食品和飲料成本上花費總銷售額的17%。這表示，若沒有有效的庫存管理系統，餐廳可能損失高達總銷售額27%的成本。
為什麼使用免費的庫存管理表格範本是一個不好的主意？
許多餐廳和酒吧依賴試算表來管理庫存，並且通常從網路上找到隨機的庫存試算表範本開始使用。雖然這些免費的庫存試算表範本起初看似方便且免費，但它們並非針對您的庫存管理需求設計，日後可能會帶來更多阻礙而非助益。
以下是使用 Google 試算表或 Excel 試算表範本進行庫存管理可能效率不彰的三個原因，以及我們的建議，讓您能夠確保日常營運的基礎，並避免不必要的成本。
1. 各地點間能見度不足導致差異
如果您有多個地點或部門需要存取相同資訊，這可能會很困難，因為變更可能會在不同的工作表上管理，且不同版本的同一文件之間不一定能正確同步，這可能導致各店之間出現差異，進而因銷售損失或因庫存過多或不足而浪費產品，造成金錢損失。
我們建議：建立一個統一的庫存系統
每當有新庫存進入您的餐廳時，店鋪員工應能夠快速在手機上輸入變動並指定其店鋪位置，並透過表單提供更新。此庫存輸入表單一旦提交，將自動新增一筆庫存資料至您的資料庫中。
如此一來，每個地點都能迅速更新庫存變動，無需在不同的 Google 試算表間切換，且庫存資料集中管理，避免多份試算表的複製與貼上。
2. 缺乏自動化會帶來更多麻煩
可能發生的情況：手動輸入資料耗時費力：若沒有像條碼掃描和時間選擇這類自動化功能，要準確管理庫存的日常需求將變得困難。此外，追蹤有效期限對於食品安全合規至關重要，但僅依賴試算表可能會很困難。若沒有自動提醒，您的店員可能會太晚發現任何食品缺陷。
我們的建議：盡可能自動化
在建立您自己的庫存管理系統時，您應該考慮如何讓團隊能夠輕鬆地每日追蹤庫存，並盡可能自動化例行任務。
例如，與其讓您的店員在手機上的大型 Google 試算表中輸入條碼，不如建立一個庫存輸入表單，並利用自動化功能讓店員能直接用手機掃描條碼。此外，您的庫存系統應該與您的通訊工具連接，讓員工能收到即將到期庫存的提醒，並主動檢查缺陷。
3. 報告功能有限
可能發生的情況：由於報告功能有限，難以在任何特定時間清楚掌握庫存水平。這使得提前規劃未來訂單或預測潛在短缺變得困難。
我們建議：尋找能在庫存資料管理上方提供一鍵視覺化的功能
如果您是餐廳業主或供應管理人員，我們可以想像，面對一份包含超過1,000行原始庫存數據的庫存清單範本，卻沒有任何摘要圖表，會是多麼困難的事。
結論
使用 Google Sheets 或 Excel 表格進行庫存管理看似是一個容易上手的解決方案，但若未妥善處理，這些工具所帶來的挑戰可能會讓企業付出時間和金錢的代價。缺乏自動化功能、報告能力有限、難以追蹤有效期限，以及多地點間的能見度不足，都可能增加店員的工作負擔，並導致昂貴的錯誤。
用於建立庫存表格範本的相同時間，可以用來打造一套自動化且智慧的庫存管理流程，幫助您準確追蹤庫存並在貨架空缺前及時補貨。透過 Lark，餐廳和酒吧能享受由簡單拖放操作所建構的自動化、輕鬆的庫存管理系統。
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