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你的大腦能處理的資訊量比你想像的還多，但如果你不妥善整理，一切將會變得混亂。問問自己這個問題：你有多少次感到不堪負荷，以至於無法開始做事，尤其是在工作時？
無論你是否同意，事實是你的大腦並非用來儲存資訊的。它的設計目的是產生想法和解決問題，但你必須將所有這些外部組織起來。忽視這個警告可能會導致生產力下降和潛能無法發揮。好消息是，你可以使用多種方法來管理你的專案，事實上，任何數位資訊都可以；PARA 方法就是其中之一。
本文將說明什麼是 PARA 方法以及何時使用它。你還將發現不同團隊使用 PARA 方法的範例。
什麼是PARA方法（以及它如何讓你更有條理）？
PARA 是一個生產力框架，包含四個關鍵面向：專案、領域、資源和檔案。這個詞源自 Tiago Forte 於 2022 年出版的《打造第二大腦》一書的第五章。這位生產力教練與專家於 2023 年又出版了第二本書，名為《PARA 方法》。
雖然你可能會使用一些生產力技巧，例如番茄鐘技術來達成特定目標，但 PARA 是關於組織你的思緒，並能在需要時找到資訊。這是一種有效管理多種資訊於同一處的方法，讓你能輕鬆存取並執行這些資料。
雖然你可能會使用一些生產力技巧，例如番茄鐘技術來達成特定目標，但 PARA 是關於組織你的思緒，並能在需要時找到資訊。這是一種有效管理多種資訊於同一處的方法，讓你能輕鬆存取並執行這些資料。
專案
PARA 方法中的「專案」指的是有截止期限的短期活動。這些當前的工作有明確的開始與結束；專案可能持續一個月，也可以根據需要延長至六個月以上。
PARA 方法中的每個專案都旨在產出交付成果或特定結果。例如，一個新產品的廣告活動可能目標是在預售和發售當天達成一定的銷售量。
其他專案和短期工作的例子包括：
- 付費社群媒體活動；
- 作為重大公司品牌重塑一部分的新網站設計；
- 季節性促銷活動（例如，規劃黑色星期五的產品促銷）。
領域
PARA 組織方法中的「領域」部分是指你的責任範圍。在專業環境中，你會使用 PARA 的這一部分來概述你所監督的事項——你每天在辦公室中被期望完成的工作。
在概述「領域」部分時，請盡可能詳盡。例如，如果你是人力資源經理，你的職責可能包括主導招聘流程以及協助新員工入職。
如果你也想組織個人生活，可以利用 PARA 的這部分來思考你在辦公室外的責任。例如，你可能有育兒責任，這可能包括每週幾天接孩子放學。
資源
「資源」部分指的是數位資訊來源。這些內容可以涉及你生活中任何需要關注的領域。例如，如果你是社群媒體經理，你可能會參考提升 Instagram 互動率的課程，以及關於更有效衡量成果的播客節目。
資源可以涵蓋多種媒體格式。文章、網站、YouTube 影片和播客節目都算在內。
檔案庫
當你完成對 P、A 或 R 中項目的積極使用後，會將它們移至檔案庫以備未來參考。你可以將目前日常生活中不需要的任何項目移至 PARA 方法的這部分——但你隨時可以參考這些文件以應對未來需求。
你應該使用PARA方法嗎？
許多知識工作者將會從使用PARA方法中受益。然而，最大化該系統的潛力在很大程度上取決於個人及您的組織結構。根據您的個人和公司需求，您可能會覺得透過PARA方法組織資訊過於繁複或不夠精確。
PARA方法的優點
簡單存取資訊
實施PARA方法意味著您可以輕鬆在一處存取所有資訊。因此，您將節省大量尋找所需資料的時間，並能更快開始工作。您也能避免因切換情境和在多處尋找資訊所帶來的心理疲勞，這表示您可以更早開始並保持更長時間的專注。
不需要成為生產力專家
PARA方法幾乎不需要事先了解生產力策略，使其成為組織知識的簡易工具。您只需建立易於辨識的資料夾。完成這些基本步驟後，您可以隨著時間推移逐步擴充，且學習曲線不會太陡峭。
優先處理最重要的任務
雖然Tiago Forte並未特別為設定目標設計PARA方法，但它有助於您專注於重要事項，進而促進目標達成。例如，若某件事不屬於您的領域，您可以將其委派給他人。同樣地，列出您的個別專案將幫助您交付所需成果。
提升團隊透明度
完整的資訊存取意味著每個人都知道自己應該從事的工作，且資源共享將變得更加容易。基於這些原因，專案將持續推進，您的團隊也能從增加的透明度中受益。隨著時間累積，您將建立信任，並進而更有效地合作。
PARA方法的缺點
有些人可能難以區分各種面向
有時候很難界定某件事應該歸屬於 PARA 方法的哪個部分。雖然「檔案」和「資源」比較容易理解，但「專案」和「領域」則不然。例如，完成一份報告技術上可以是短期專案（P），也可以是領域中的一部分，如果它是定期重複的，例如每月一次（A）。
解決這個問題的方法是將專案定義為包含任務，且有開始和結束的事項。另一方面，領域則是持續的運營責任，沒有明確的結束日期。
目標與宗旨的空間有限
由於 PARA 方法是為了組織資訊而設計，儲存和確定長期目標可能會有困難。唯一真正可以放置目標與宗旨的地方是在領域部分，但該部分較偏向責任而非目標。
你可能需要搭配其他組織方法來達成目標。嘗試不同的框架，例如 SMART 目標設定。你的目標與宗旨其實很適合放在 PARA 的領域中，因為它們是長期的責任。
但在 PARA 中，是你的專案推動進展；它們交付成果，幫助實現你的目標與宗旨。
何時應該使用 PARA 方法？
如果你和你的團隊需要一種組織大量資訊的方法，讓你們能花更少時間整理，更多時間執行，就可以使用 PARA 方法。如果你感覺資訊過載，需要「將重要資訊與雜訊分開」來處理工作或個人生活，也適合使用此方法。還有，如果你擁有大量數位資訊，卻找不到想用的資料時。
例如，若你是負責行銷的經理，可能會接觸到多個市場調查來源，這些都可以放在 PARA 的資源中。更重要的是，你有許多責任，例如制定行銷策略、預算編列、提升品牌知名度等。
您可能有專案需要執行這些職責。例如，您可能有一個專案是重新品牌化某個產品線。您可能會定義一個或多個專案來重新設計網站，使用AI 標誌生成器創建標誌，並準備推廣活動。您也可能有已完成的專案或較舊的行銷資料，這些資料您不再每日使用，但未來可能會參考——這些可以放入檔案庫中。
PARA 方法也是擁有多個課程模組的學生和學習新技能的專業人士的理想選擇。您可以組織資訊以便隨時輕鬆存取，並將完成課程或考試後不再需要的資料歸檔保存。
何時應避免使用 PARA 方法？
在您尚未列出整體個人及團隊目標之前，應避免使用 PARA 方法。如果跳過這一步，您將遺漏資訊，且可能包含不必要的內容。
PARA 方法並非用於任務管理；它是用來組織資訊。PARA 中的專案可能包含高階任務，但若要管理資源和進度，您可能需要功能強大的專案管理軟體。順帶一提，您可以留在 Lark 應用程式中完成所有這些工作。
PARA 方法的替代方案
雖然 PARA 方法在知識工作者中很受歡迎，但並非適用於所有人。如果您覺得不適合，可以嘗試以下兩種替代方案。
ICOR
ICOR 是一個即時框架，代表輸入、控制、輸出和精煉。輸入指獲取資訊並決定如何使用。控制指幫助您利用所獲資訊前進的行動或思考。輸出指實施。精煉指在實驗後進行測試和迭代。
Zettelkasten
知識工作者使用Zettelkasten方法來組織筆記，這個詞本身在德語中意指「筆記盒」。可以將Zettelkasten方法視為為你的筆記建立不同的資料夾，但它更像是一種筆記的通用框架，而非PARA。
生活中還有其他幾種管理資訊的方法，但它們都是為了幫助你管理數位資訊而設計的。然而，PARA不僅促進資訊的組織，還強調對資訊的行動。
使用 Lark 在你的生活中實踐 PARA 方法
Lark 具備實施此方法並儲存使用者可能需要的所有資訊、文件、圖片和錄音的適當功能。您所需的一切變得更加容易取得，進而提升生產力。
繼續閱讀，了解如何使用 Lark 來實施 PARA 方法的使用者友善操作指南。
步驟 1：下載 Lark 應用程式
步驟 2：為每個 PARA 字母建立資料夾及子資料夾
下載 Lark 後，為每個 PARA 字母建立子資料夾和資料夾。我們將以社群媒體經理為例，但請依您的具體職務更改資料夾和檔案名稱。
- 前往新增 > 資料夾並建立資料夾。
- 為您的資料夾命名，然後選擇建立。
- 重複本主題中的步驟 1 和 2，直到您建立所有資料夾。
步驟 3：建立文件
接下來，為您希望儲存在 PARA 資料夾中的所有知識建立文件。以下是操作步驟。
1. 前往新增 > 文件/試算表。
2. 如果想的話，可以選擇一個範本。我們建議以下範本作為良好的起點：
2. 如果想的話，可以選擇一個範本。我們建議以下範本作為良好的起點：- 專案計畫
- 路線圖
否則，點選 新文件/新試算表。
3. 在進入下一份文件前，先列出你所需的所有內容。
3. 在進入下一份文件前，先列出你所需的所有內容。
每次需要為你的 PARA 資料夾建立新文件時，都請完成這些步驟。
步驟 4：如何將 Lark 會議錄音儲存到你的 PARA 資料夾
當你在 Lark 應用程式主持會議時，可以錄製音訊並自動轉錄會議記錄。
- 選擇 會議 > 新會議。
- 前往錄音並點選開始錄音。
- 當您想結束錄音時，選擇停止錄音。
- 當跳出視窗詢問您是否停止錄音時，請選擇停止。
- 以 Lark Docs 格式匯出您的文字。
- 前往您的文件，點擊<strong>三點圖示 > 移動至</strong>。
- 確認您想將會議筆記移動到哪個資料夾。
- 如有需要，將您的筆記拖放到更具體的資料夾中。
步驟 5：將外部筆記匯入您的 PARA 資料夾
您可能在其他地方有重要的 PARA 方法文件，例如 Google 文件。將您的檔案和資料夾移動到 Lark 可以節省時間並使存取更方便。
請依照以下說明將它們匯入 Lark。
步驟 1：前往<strong>上傳 > 上傳檔案/上傳資料夾</strong>。
步驟 2：選擇您想上傳的檔案或資料夾，然後選擇<strong>開啟</strong>。
步驟 2：選擇您想上傳的檔案或資料夾，然後選擇<strong>開啟</strong>。
步驟 6：與同事分享您的 PARA 檔案和資料夾
您可以與同事分享您的 PARA 檔案和資料夾，或者在需要時轉移擁有權。要轉移擁有權，請前往文件旁的三點圖示，然後選擇轉移擁有權。
或者，如果您想分享，請點選三點圖示並選擇分享。接著，輸入您想邀請的使用者名稱。您也可以新增備註，對方將透過 Lark 聊天收到。完成後，選擇傳送。
或者，如果您想分享，請點選三點圖示並選擇分享。接著，輸入您想邀請的使用者名稱。您也可以新增備註，對方將透過 Lark 聊天收到。完成後，選擇傳送。
Lark 中的專案資料夾範例
為了讓您了解專案區域可以包含哪些內容，請參考這個社群媒體經理的範例。您可以看到他們正在進行的時限專案，例如品牌重塑和啟動活動。此外，您還會注意到他們正在參加的訓練課程筆記。這部分，包括您的進行中專案，都需要持續關注。
Lark 中的區域範例
同一位社群媒體經理在下面的區域文件中列出了他們的職責。您也可以在此新增您的個人職責（例如，管理您的財務）。
開始使用PARA
PARA 方法是一種易於理解且非常有效的組織大量資訊的方式。考慮到現代工作場所的繁忙，將您的數位資訊簡化為這四個類別，可以幫助您思考更清晰，更重要的是，行動更明確。
您可以將 PARA 與其他多種生產力工具搭配使用，但大多數工具都需要額外的相關工具——每個工具的用途和資料類型都有限。使用 Lark 的一大優點是它具有多維度功能。例如，您不需要離開應用程式就能舉行視訊會議，討論檔案和資料夾的內容。您可以直接在 Lark 中完成這些。您的團隊也能在同一平台內互相傳訊息並回覆電子郵件，還有更多功能。只使用一個應用程式可以減少情境切換，並有助於提升專注力。
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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