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人力配置是任何成功組織的支柱。然而，許多企業因人員流動率高、技能缺口及生產力不佳而面臨人力配置問題。
人手和人才的缺乏會迅速對企業造成嚴重影響。專案停滯不前，混亂的感覺隨之而來。
我們在此就是為了防止這種情況發生。
本文將引導您了解管理中人力配置的基本要素，從認識其重要性到掌握相關步驟。閱讀完後，您將擁有確保企業始終擁有合適人才的工具，從而順利運作並達成組織目標。
管理中的人員配置是什麼？
管理中的人員配置是指為組織的職位尋找並留住合適的人才。它包括：
- 招聘
- 培訓
- 留住員工
這些行動主要由人力資源經理、部門主管和高層領導負責。高層領導制定整體人員配置策略，使其與業務目標保持一致。部門主管確定團隊內的具體需求。人力資源團隊則監督整個人員配置過程。
讓我們來分解人員配置的組成部分：
- 人力規劃：根據業務目標和市場趨勢分析及預測人員需求。
- 招募：尋找並吸引候選人申請職缺。包括發布職缺廣告、參加就業博覽會以及與招募機構合作。
- 甄選：透過面試、評估和背景調查評估候選人，以尋找最適合每個職位的人選。
- 入職培訓：將新員工融入組織，並提供適當的培訓、資源和支持，協助他們順利轉換到新職務。
- 績效管理：定期評估員工表現並提供反饋，以促進成長和改進。
- 留任：透過具競爭力的薪資、福利、職涯發展機會及正向的工作環境，保持員工的投入與動力，並降低離職率。
- 接班規劃：透過識別和培養內部人才，為未來的領導需求做準備。
請注意，招募只是人員配置過程中的一部分。有時人員配置會與這個單一面向混淆。雖然招募在引進候選人方面很重要，但人員配置涵蓋員工在組織中的整個歷程。
有效人員配置的重要性是什麼？
有效的人員配置是良好管理的關鍵部分。它確保企業在順境與逆境中皆能運作，提升韌性，並為成長鋪路。
讓我們深入探討其好處。
涵蓋營運需求
企業的需求會隨時間變化，可能因季節性變動或特定專案而異。有效的人員配置能因應這些波動的需求，確保人力能夠擴增或縮減。
影響整個員工生命週期
人員配置的獨特之處在於它直接影響員工在公司中的所有階段。
從招募和入職的那一刻起，人員配置過程塑造了他們融入組織的方式。
有效的人員配置確保新員工獲得所需的培訓和支持，進而提升他們的表現和工作滿意度。之後，提供各種機會和良好的工作環境，能讓他們保持投入和積極性。
提供業務持續性
適當的人員配置確保合格的人員在適當的時間擔任適當的職務，這意味著運作更順暢且不中斷。
人員配置不足則相反，會導致關鍵職能出現空缺，造成延誤、錯誤及生產力下降。
人員配置不足則相反，會導致關鍵職能出現空缺，造成延誤、錯誤及生產力下降。顯然，員工會來來去去。昨天有效的方法今天可能不適用。但能迅速填補空缺並調整人員以應對變化的組織，才能保持競爭力。
有哪些不同類型的員工配置？
了解各種人員配置類型有助於您為獨特情況選擇最佳策略。
以下是一些常見的人員配置類型：
臨時轉正／合約轉正
臨時轉正或合約轉正指的是暫時聘用員工，並有可能之後轉為正式職位。可以將其視為試用性質的聘用。
這種人員配置方式讓公司能在做出長期承諾前評估候選人。他們可以先評估員工的表現，再決定是否永久聘用。
臨時轉正方法風險較低，且在調整員工數量時提供彈性。
短期人員配置
短期人員配置指的是為了應付即時且暫時的需求而聘用人員。比如在旺季增加人手、針對特定專案，或替代休假的員工。
短期人員配置方案通常持續數週或數月，適合工作量預期會短暫激增的情況。
直接聘用
直接聘用指的是從第一天起就將候選人直接招募並安置於正式職位的過程。
這些職務通常是長期且需要特定技能與專業知識，吸引尋求穩定職涯機會與工作保障的頂尖人才。
長期人員配置
長期人員配置指的是聘用員工擔任持續且正式的職務，可能包括臨時轉正或直接聘用。
長期人員配置對於建立穩定且具經驗的勞動力至關重要。它有助於公司的長期目標，涵蓋從招聘到留任的各個環節。若執行得當，這是最具變革性的員工配置方式。
長期人員配置對於建立穩定且具經驗的勞動力至關重要。它有助於公司的長期目標，涵蓋從招聘到留任的各個環節。若執行得當，這是最具變革性的員工配置方式。
專案型人員配置
專案型人員配置指的是在特定專案期間聘用員工。它涵蓋專案所需的技能和團隊成員，且不涉及長期承諾。專案完成後，聘用關係通常結束。
這種類型的人員配置非常適合專案需求波動大或需要較少見技能的公司。
季節性人員配置
公司利用季節性人員配置來應對假期、旅遊旺季或收成期間的工作量增加。這使得在工作較少的時期無法負擔全職員工的企業能持續運作。
零售、農業和餐飲業等產業經常依賴季節性員工。
實習計畫
實習計畫提供臨時職位，通常針對學生或應屆畢業生。目標是讓這些人獲得其專業領域的實務經驗。
實習為公司帶來具成本效益的新鮮人才，同時也是雇主與實習生雙方測試未來就業適配性的機會。
招聘的七個步驟
既然您已深入了解人員配置的意義，讓我們直接進入有效執行所需採取的具體步驟。
1. 勞動力規劃
首先，分析您的人員需求，並評估現有員工的技能缺口或短缺情況。
接著，與各部門主管溝通，了解他們團隊未來的需求及即將發生的變動。
根據這些資訊，制定一份人員配置計劃，明確規定每個職位的角色與職責。此計劃應與整體業務目標保持一致，並包含因應意外人員變動的應急方案。
您還應在此階段確定招聘流程的時間表與預算。
2. 招募
透過多種管道尋找優質候選人，例如：
- 求職網站
- 社群媒體
- 員工推薦計劃
- 專業人脈網絡
- 就業博覽會
- 產業活動（例如零售業招募）
有效的職缺發布與雇主品牌塑造是您的主要關注點。撰寫引人注目的職缺說明，清楚列出職務、職責及所需資格。
有效的職缺發布與雇主品牌塑造是您的主要關注點。撰寫引人注目的職缺說明，清楚列出職務、職責及所需資格。強調公司文化與價值觀，以及加入組織的獨特福利。在所有招募管道推廣您的雇主品牌，營造公司正面形象。
同時準備吸引人的活動資料與簡報，並利用招募軟體與候選人保持聯繫。
3. 選拔
申請者追蹤系統（ATS）能有效管理和篩選申請。為了保持一致性與公平性，請制定標準化的履歷審查流程。
篩選候選人並進行初步電話篩選，然後安排面試。您可以進行相關技能評估，並評估他們與公司文化的契合度。
背景調查對於核實工作經歷和推薦信至關重要。請確保您已取得必要的同意。第三方服務有助於簡化背景調查流程。
4. 入職培訓
迎新計劃介紹新員工公司政策、程序及文化。加入互動環節，如問答時間和團隊介紹，讓他們投入公司的成功。
安排新員工與經驗豐富的導師配對，提供持續的反饋與支持。
專家提示：在入職初期的幾個月內安排定期回訪，藉此解決任何疑問或問題。
5. 績效管理
建立能準確衡量績效的指標和關鍵績效指標（KPI），並在績效評估時參考這些指標。
範例包括：
- 任務完成率
- 錯誤率
- 客戶反饋
- 員工出勤率
在評估過程中提供建設性反饋，鼓勵成長與發展。對表現不佳的員工實施個別改進計劃。
績效管理確保所有員工都能獲得在其職務中出色表現所需的指導和資源。
績效管理確保所有員工都能獲得在其職務中出色表現所需的指導和資源。
6. 留任
留任始於並終於工作環境。積極的工作環境和公司文化能夠激勵團隊士氣。
認可員工的計劃——例如本月最佳員工獎或績效獎金——也有助益。吸引人的薪資或完善的福利方案同樣重要。
但除了薪酬之外，您還需要一個支持性且有回報的工作場所。提供團隊成長機會、開放溝通以及優先考量工作與生活的平衡，對確保員工忠誠度同樣至關重要。
7. 繼任規劃
積極的企業在繼任規劃方面能享受其成果，這是一項長期策略，旨在為高潛力員工打造成為未來領導者的管道。
這些員工需要具備職涯發展計劃，包括培訓和領導機會。這個過程的優點在於，當您提前充分準備內部候選人時，關鍵職位能順利填補。這將帶來連續性與穩定性，最終造就更快樂的團隊。
如果公司正在填補遠端職位，他們的人員配置方式是否需要改變？
簡短的回答是有時候。讓我們來看看幾種情況。
招聘遠端職位時
遠端招聘最大的不同之一是面試將透過像 Lark Meetings 這樣的虛擬平台在線上進行。
在招聘過程的早期階段，從非同步面試開始可能是合理的。候選人可以在自己的時間錄製對問題的回答。這提供了更多的靈活性，並有助於篩選候選人進入最終面試。
遠端員工入職時
詳細的文件對遠端新進員工至關重要。入職資料必須詳盡且易於在線上取得。
像 Lark Docs 這樣的工具可以儲存並分享這些文件，為新進員工提供所有啟動所需的資訊。你可以寄送數位歡迎包，內含所有這些資源，以及聯絡方式和登入資訊。
讓新員工從第一天起就感受到連結。將新員工與經驗豐富的團隊成員配對，確保他們獲得所需的支持，也會很有幫助。
人員配置流程的其他方面
適當的溝通管道能釐清遠端同事間的互動。協作工具維持團隊凝聚力和生產力，讓員工無論身在何處都能無縫合作。
績效評估方法應該更注重結果，而非工作時數。基於此，工作時間應該具彈性，讓新員工能夠培養健康的工作與生活平衡，並以最適合自己的方式工作。
績效評估方法應該更注重結果，而非工作時數。基於此，工作時間應該具彈性，讓新員工能夠培養健康的工作與生活平衡，並以最適合自己的方式工作。虛擬團隊建立活動是促進早期連結的絕佳方式。您可以設立虛擬水冷器頻道、舉辦知識競賽，或舉行其他非正式聚會。
利用 Lark 工具強化您的員工配置
你已經了解為什麼管理人員的配置對你的組織如此重要。你知道不同類型的人員配置、七個主要步驟，以及使遠端人員配置獨特的因素。
現在是時候帶來你知道可能實現的正面改變了。
你會需要適合這個流程的軟體。那麼，為什麼不使用一個超級應用程式，而不是試圖拼湊一套工具呢？
Lark 是一款多合一的生產力應用程式。無論你需要舉行視訊會議、分享文件，或是在團隊間溝通，Lark 都能做到這些及更多功能。
它也是全球團隊的必備工具，因為它提供即時翻譯聊天和文件交換、跨時區排程，以及會議記錄的自動轉錄功能。
Table of contents
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所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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