Como preparar um campus de 658.000 pés quadrados em uma única tabela em 3 meses
Jess Cheung
Especialista em Marketing de Produto
3 de set. de 2026
Jess Cheung
3 de set. de 2026
Leitura de 7 min
Nossas equipes recentemente receberam um novo campus em San Jose, um complexo de 15 acres que abriga várias unidades de negócios da nossa empresa-mãe na baía. Quando chegou a hora de deixá-lo operacionalmente pronto, a equipe global de Enterprise sabia que precisava de uma ferramenta poderosa e integrada o suficiente para manter mais de 20 equipes, incluindo administração, planejamento de local de trabalho, construção, imóveis, etc., alinhadas e mais de 300 tarefas concluídas em 3 meses.
Embora o Asana tenha sido sugerido para este projeto de prontidão operacional, a equipe logo percebeu que a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos estava bem próxima, dentro do espaço de trabalho que usavam diariamente no trabalho. O Base do Lark ajudou nosso próprio serviço global de Enterprise a organizar tarefas em cada fase, manter marcos importantes automaticamente em dia e se manter atualizado usando automação.
A dificuldade: muitas equipes, tarefas enormes, prazos incontáveis
A prontidão operacional é o trabalho de desenvolver uma rotina cíclica para tudo. A equipe precisa inventar fluxos e formas de trabalho personalizáveis o suficiente para fazer com que todas as máquinas, pessoas e logística do campus funcionem juntas perfeitamente, para que todos possam entrar no novo escritório sentindo-se bem-vindos e apoiados.
Coordenar os esforços de tantas equipes e gerenciar um volume tão grande de tarefas pode ser uma tarefa assustadora, especialmente com todos os prazos variados que são impossíveis de acompanhar usando calendários. Assumir o prédio dos grupos de usuários anteriores, planejar a construção e as compras, e garantir a qualidade ao longo de todo o processo - não é uma tarefa fácil. Sem as ferramentas certas, pode ser fácil que tarefas sejam esquecidas ou que membros da equipe fiquem sobrecarregados.
“Lembro de ter utilizado o Asana no meu emprego anterior para gerenciamento de projetos”, disse Chris, nosso gerente regional de imóveis, “mas para este projeto, precisamos de uma ferramenta de gerenciamento de projetos muito robusta para nos ajudar a acompanhar tudo.” O Asana não conseguiu atender aos requisitos da equipe quanto à pontualidade das atualizações das tarefas e à necessidade de consolidar tudo em um só lugar, e a colaboração poderia, portanto, desmoronar com qualquer elo da cadeia faltando. A equipe então descobriu a faceta de gerenciamento de projetos do Lark e encontrou sua resposta no Base.
A solução: uma base de projeto personalizada para todas as equipes
“Eu criei esta tabela que eu queria literalmente em uma hora no Base com alguma orientação de um colega da Lark. Uma tabela inteira, painel, relatórios e fluxos automatizados. Pode realmente ser personalizado para todas as tarefas de serviço Enterprise com a abertura do novo campus.”
1. Divida a missão impossível em marcos e tarefas tangíveis
Ao analisar o projeto de prontidão operacional como um todo, parecia uma missão impossível com todos os desafios mencionados. Mas, após dividi-lo em marcos a serem alcançados e listar as tarefas a serem concluídas para realizar cada marco, a grande missão começou a se tornar mais digerível para cada equipe.
Para a equipe global de serviços Enterprise, os marcos eram identificadores para todos os membros envolvidos no projeto de prontidão. Cada tarefa, derivada dos marcos e atribuída a indivíduos específicos, estava vinculada ao marco usando o link bidirecional no Base. Dessa forma, a equipe poderia acompanhar o progresso de cada tarefa e obter uma visão holística do progresso geral de um marco.
Ao dividir esse projeto enorme em marcos e depois em tarefas, as equipes da global Enterprise Service finalmente puderam ver quanto tempo levaria para completar um marco do início ao fim. Chris utilizou a visualização de gráfico de Gantt para gerar cronogramas automaticamente, depois usou uma fórmula simples para calcular o progresso e a duração dentro do Gantt, contando o dia de início da tarefa mais antiga e o dia de término da tarefa final sob esse marco.
“Queríamos estar informados sobre quanto tempo levaria para concluir um marco, por exemplo, o design do escritório. E isso realmente nos ajudou a mostrar isso facilmente, apenas puxando os dados das visualizações da equipe e qualquer que fosse a tarefa, ela automaticamente preenchia essa visualização de Gantt para nós. Mágico.”
“Queríamos estar informados sobre quanto tempo levaria para concluir um marco, por exemplo, o design do escritório. E isso realmente nos ajudou a mostrar isso facilmente, apenas puxando os dados das visualizações da equipe e qualquer que fosse a tarefa, ela automaticamente preenchia essa visualização de Gantt para nós. Mágico.”
2. Informações unificadas do projeto para acompanhamento, visualizações personalizadas para a operação da equipe
Com marcos, tarefas e equipes responsáveis definidas e preparadas, Chris e a equipe expandiram seu Base para o centro do projeto de prontidão operacional. Um resumo executivo foi criado dentro do Base para fornecer aos líderes das equipes uma visão clara do progresso, das tarefas futuras e do avanço de cada equipe. Isso ajudou os líderes a saber o que estava por vir e a alocar seus recursos de forma significativa, além de permitir que conhecessem os detalhes por trás dos números simplesmente clicando nos gráficos.
Cada equipe também pôde se concentrar facilmente em suas tarefas sem se sentir sobrecarregada por tarefas e informações que não lhes diziam respeito, usando visualizações personalizadas. “Eles podem acompanhar facilmente todas as suas tarefas e itens de ação que devem estar trabalhando usando uma visualização personalizada, onde os registros são filtrados pela equipe.” Diz Chris, “Tivemos um prazo muito apertado para entregar San Jose e foi um corte rigoroso, pois os funcionários entrarão no espaço em 12 de dezembro. Havia muitos itens de ação para nós, muitas partes em movimento, e as diferentes visualizações das equipes ajudaram cada equipe a acompanhar o progresso item por item, tarefa por tarefa.”
Com visualizações dedicadas, cada equipe podia obter sua própria lista detalhada de tarefas com descrições, marcos associados e membros responsáveis da equipe, além de uma bandeira vermelha gerada automaticamente em caso de atraso quando as condições eram atendidas. Essas visualizações específicas para cada equipe permitiram que cada equipe e indivíduo responsável não apenas vissem facilmente quem faria o quê, mas também identificassem tarefas atrasadas em uma única tela para poderem recuperar o atraso o mais rápido possível.
3. Lembrete com um clique para manter-se proativo nas tarefas
Manter as equipes informadas sobre prazos e trabalhos pendentes é a última linha de defesa para garantir a entrega pontual. Com o Lark, ajudar as pessoas responsáveis a manterem-se pontuais nesses prazos é totalmente automatizado e pode ser ativado com um clique.
“O fato de estar naturalmente ligado ao nosso chat e você poder configurar lembretes eleva tudo a outro nível. Ele pode enviar notificações para os membros da equipe quando as tarefas estão próximas do prazo ou atrasadas”, diz Chris, “Foi incrível, especialmente quando você não precisa lembrá-los manualmente ou passar horas construindo a integração.”
O resultado
A equipe global de serviços Enterprise da Lark conseguiu concluir com sucesso os preparativos para a fase 1 do nosso campus de 61.200 metros quadrados em San Jose dentro do prazo, e está pronta para completar as fases 2 e 3 usando o mesmo Base. "Eu definitivamente ainda escolherei o Base em vez do Asana para nosso próximo projeto", diz Chris, "o nível de facilidade de uso e a forma como o Base está integrado a todo o nosso trabalho é imbatível. Foi simplesmente muito útil e tão fácil de ativar, e eu definitivamente recomendo que minhas equipes utilizem o Base para projetos futuros em nosso portfólio de propriedades também."
Table of contents
Interessado no Lark?
Todas as suas ferramentas em um só lugar
Economize tempo e aumente a eficiência
Economize até 70% em custos de software
Table of contents
Interessado no Lark?
Todas as suas ferramentas em um só lugar
Economize tempo e aumente a eficiência
Economize até 70% em custos de software
Continue lendo
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.