A Futuro do Trabalho na ByteDance: Transformando Espaços com Lark
Swathi B.
Especialista em Marketing de Produto B2B
10 de set. de 2026
Swathi B.
10 de set. de 2026
Leitura de 5 min
“Utilizamos muito o Lark Base na perspectiva operacional do dia a dia. Conseguimos ter uma visão muito clara do que está acontecendo em cada uma das 14 regiões que supervisionamos. O maior benefício é usar o Base para criar um painel que nos permite monitorar o desempenho operacional do nosso amplo portfólio. Você pode visualizar os dados - ver qual é o problema, identificar quais são as anormalidades nos números e gráficos, e isso realmente nos ajuda a tomar certas decisões.” - Li Jingtao (Líder da Região APAC da Administração)
Considere o seguinte: você tem reuniões com clientes em vários continentes, mas felizmente possui escritórios em cada uma das regiões que visita. Você tem acesso a comodidades, mas agora precisa descobrir como conseguir uma mesa, reservar uma sala de reuniões, conectar seu laptop ao sistema audiovisual ou simplesmente obter um armário para guardar suas coisas. Normalmente, os funcionários teriam que consultar o organograma da empresa, descobrir para quem enviar e-mail e solicitar serviços como reserva de salas de reuniões ou buscar processos operacionais padrão para cada escritório.
Nas localidades dos escritórios da ByteDance, a história é completamente diferente. Ao entrar em qualquer escritório na região Ásia-Pacífico, os funcionários podem esperar o mesmo processo e serviços. Seja no Japão ou em Singapura, o processo para reservar um armário ou uma sala de reuniões é o mesmo. Participar de uma reunião no escritório é uma experiência semelhante, discreta e tranquila em qualquer lugar. Diz Alan, um funcionário da ByteDance: “Quando estou em Hong Kong, Singapura ou Tóquio, o escritório parece e se sente familiar. Eu nem penso duas vezes para reservar comodidades. O processo é exatamente o mesmo. O sistema sabe inteligentemente em qual escritório estou e, quando marco uma reunião no calendário do Lark, ele automaticamente apresenta opções locais para reserva de salas.”
Para criar essa experiência padronizada e conduzir operações eficientes em escritórios não em 1 ou 2, mas em 14 regiões, incluindo Singapura, Japão, Coreia, Índia, Austrália e Cazaquistão, a equipe de Administração da ByteDance usa o Lark.
Resumo Executivo
Inicial Services at Scale: About the ByteDance Administration Team
A equipe de Administração da ByteDance tem como objetivo melhorar a eficiência no local de trabalho em escritórios de 14 regiões e supervisiona uma variedade de serviços, como áreas verdes, controle de pragas, alimentação e catering, reserva de instalações e comunicação interna, entre outros.
Desde prever quantos funcionários de suporte contratar até a quantidade de comida para o dia a dia, essa equipe garante que o ambiente de trabalho seja propício à produtividade e que os serviços aos funcionários sejam padronizados, enquanto constantemente ultrapassa os limites da eficiência em todos os escritórios.
A equipe de Administração da ByteDance é uma usuária avançada do Lark. À medida que seu portfólio se ampliava, a equipe estava constantemente repensando fluxos de trabalho e experimentando recursos do Lark para digitalizar processos, reduzir a intervenção manual e impulsionar mais automação.
Com a digitalização dos fluxos de trabalho e a automação dos processos, tornou-se muito mais simples escalar um processo em várias regiões. Não foi necessário treinar novos funcionários sobre os procedimentos operacionais padrão, e tornar certos serviços acessíveis era tão simples quanto conceder aos funcionários acesso a um aplicativo do Lark que já estava sendo usado em outros escritórios.
Ao gerenciar um escopo tão amplo, a equipe de Administração da ByteDance superou 3 desafios com o Lark:
- Fornecendo serviços inovadores: A equipe de Administração queria aplicar tecnologia para oferecer serviços de forma rápida e eficiente aos funcionários, independentemente de onde estivessem localizados, utilizando o mínimo possível de pessoal.
- Monitorando a padronização do serviço com eficiência: Durante a operação diária, a equipe de Administração buscava entregar serviços consistentes em várias regiões, garantindo que o processo permanecesse eficiente e sem se tornar excessivamente trabalhoso ou monótono.
- Gerenciando um amplo portfólio de serviços com eficácia: Com escritórios distribuídos por diversas regiões, a equipe de liderança queria manter a supervisão enquanto assegurava que as operações funcionassem sem problemas.
(1) Inovando em Diversas Dimensões: Soluções Digitais para Serviços de Armários Físicos
No ambiente moderno de escritório, espaços físicos como mesas, salas de reunião e armários são essenciais. No entanto, a equipe de Administração revolucionou a forma como interagimos com esses espaços por meio do Lark Base, tornando as comodidades mais acessíveis e os processos mais eficientes.
Tradicionalmente, reservar um armário é um processo complicado. Um funcionário precisava solicitar um armário à sua equipe local de Administração, seguido pela atribuição manual do armário pela equipe do escritório, que então comunicava o código padrão do armário e fornecia instruções de uso. Esse sistema não era apenas demorado, mas também exigia muito trabalho.
Surge o Lark Base, que transforma esse processo em uma experiência digital fluida. Agora, o funcionário simplesmente escaneia um código QR para solicitar um armário por meio de um formulário online. Instantaneamente, um bot do local de trabalho confirma a atribuição do armário e envia ao funcionário instruções detalhadas sobre como abrir o armário e definir sua própria senha. Essa automação vai além da conveniência para o indivíduo; também atualiza o status de utilização do armário em tempo real no Lark Base, garantindo eficiência operacional. O uso do Lark Base reduziu todo o processo de dias para minutos.
Além disso, essa transformação digital oferece uma visão geral da utilização dos armários por meio de painéis em tempo real. Isso significa que uma única ação do funcionário — preencher um formulário — inicia um efeito dominó de processos automatizados. O Lark Base não apenas simplifica o acesso às comodidades do escritório, mas também aprimora a gestão e a utilização dos recursos do escritório, marcando um avanço significativo na forma como imaginamos e interagimos com nossos espaços físicos de trabalho.
(2) Navegando na Gestão: De Insights de Alto Nível a Detalhes Práticos
No complexo mundo das operações administrativas, os líderes enfrentam a difícil tarefa de supervisionar atividades extensas que vão desde orçamentos e pagamentos de contas até a gestão das operações no local de trabalho. A dependência de planilhas, embora útil para acompanhamento, dificultava significativamente a obtenção de insights em tempo real devido à necessidade de atualizações manuais.
Com o Lark Base, a equipe de Administração automatizou e simplificou operações como o acompanhamento em lote, a gestão de dados financeiros e o orçamento. Ao centralizar dados de escritórios em 14 regiões diferentes em um único Base, a equipe desbloqueou um novo nível de visibilidade e eficiência operacional.
Essa centralização permitiu à liderança obter uma visão abrangente do desempenho em todos os escritórios. Pela primeira vez, eles puderam identificar facilmente quais serviços estavam mais em demanda e onde os custos estavam aumentando, tudo por meio de painéis dinâmicos. Isso não apenas permitiu uma tomada de decisão mais informada, mas também melhorou significativamente a gestão das partes interessadas ao mostrar com clareza o escopo e o desempenho da equipe de Administração. Jingtao, líder da Região APAC da Administração, diz: "APAC é um portfólio amplo, o que dificulta oferecer às pessoas uma visão holística. Com planilhas, são apenas números. Mas com o Base, posso fornecer uma visão clara e direta que permite aos stakeholders importantes entenderem o tamanho do portfólio e o que está acontecendo a cada mês."
(3) De plantão para automatizado: transformando a entrega de serviços com um aplicativo Lark
No passado, a equipe da ByteDance utilizava um serviço de plantão para lidar com solicitações dos funcionários no espaço de trabalho. Por exemplo, se um funcionário queria mais lanches na despensa ou uma mesa de pebolim no seu andar, ele se comunicava diretamente com um representante via chat do Lark. O representante então repassava manualmente a solicitação para os colegas responsáveis e fornecia atualizações ao funcionário. Esse processo, embora funcional, era trabalhoso, desajeitado e ineficiente. Além disso, todas as solicitações dos funcionários eram registradas principalmente no chat, dificultando para a liderança obter insights sobre a frequência e os tipos de serviços solicitados.
Para aumentar a eficiência na coleta e resposta às solicitações no espaço de trabalho, a equipe de Administração decidiu implantar um Sistema de Tickets para Espaço de Trabalho como um aplicativo do Lark. Agora, os funcionários enviam solicitações pelo aplicativo, que automaticamente preenche um sistema centralizado de tickets. Com base na categoria da solicitação, o sistema atribui automaticamente as pessoas responsáveis e as notifica. Os funcionários recebem atualizações automáticas sobre o progresso e a resolução, fechando o ciclo de forma rápida e eficiente.
Ao usar um sistema de tickets, a equipe de administração da ByteDance eliminou o modelo tradicional manual de atendimento, liberando o tempo de 3 funcionários. O processo automatizado de alocação de tickets melhorou a eficiência em 15%.
Mais do que apenas automatizar a atribuição e as atualizações das solicitações, o novo sistema de tickets oferece poderosas capacidades de análise de dados. A liderança agora pode facilmente identificar tendências, detectar exceções e compreender os padrões de demanda em todo o espaço de trabalho.
Especificamente, as permissões avançadas do Lark permitiram à liderança manter um controle de acesso detalhado. Por exemplo, se houvesse um problema com uma sala de reuniões no escritório de Manila, a equipe de Administração das Filipinas poderia receber acesso apenas a esse problema, sendo impedida de ver informações sobre problemas em, por exemplo, Cingapura.
Essa abordagem orientada por dados possibilitou uma gestão proativa, permitindo que os líderes se aprofundassem nos detalhes, atribuíssem tarefas para resolver os problemas e garantissem acompanhamentos pontuais por meio de lembretes automáticos. Esse fluxo de trabalho não apenas aumentou a velocidade e a capacidade de resposta da equipe de Administração, mas também capacitou a liderança com ferramentas para tomar decisões informadas, compartilhar informações direcionadas e agir imediatamente para manter um ambiente de trabalho produtivo e eficiente.
Conclusão
A adoção das funcionalidades do Lark, como Base e App, pela equipe de Administração da APAC para digitalizar cada vez mais suas operações capacitou a equipe a gerenciar um portfólio impressionante de escritórios em 14 regiões. O que é ainda mais impressionante é a capacidade da equipe de padronizar os serviços existentes e oferecer serviços inovadores para maximizar a eficiência e a conveniência. Em suma, ao se tornarem usuários avançados do Lark, a equipe alcançou:
- Tomada de Decisão Aprimorada: Com dados em tempo real e painéis visuais, os tomadores de decisão agora podem acessar informações cruciais com facilidade, tomando decisões informadas mais rapidamente do que nunca.
- Eficiência Operacional: Processos automatizados e gestão centralizada eliminaram tarefas manuais tediosas, permitindo que a equipe de Administração se concentre em iniciativas estratégicas e excelência no serviço.
- Análises Perspicazes: A capacidade do sistema de tickets de registrar tendências e analisar pontos críticos abriu caminho para melhorias proativas no serviço e soluções personalizadas.
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