Quản lý kho hàng nhà hàng: mẫu miễn phí và mẹo sử dụng chúng
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jess Cheung
5 thg 8, 2026
Đọc trong 4 phút
Quản lý hàng tồn kho là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng đặc biệt là đối với những người trong ngành thực phẩm và đồ uống để giữ cho doanh nghiệp hoạt động ổn định. Với nhiều loại sản phẩm cần theo dõi, từ nguyên liệu đến hàng thành phẩm, quản lý hàng tồn kho hiệu quả là chìa khóa để giữ chi phí thấp và lợi nhuận cao.
Nếu không có quản lý hàng tồn kho đúng đắn, các nhà hàng có thể phải đối mặt với chi phí phát sinh do dư thừa hoặc thiếu hàng. Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia, một nhà hàng trung bình chi 17% tổng doanh thu của mình cho chi phí thực phẩm và đồ uống. Điều này có nghĩa là không có hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể khiến các nhà hàng mất tới 27% tổng doanh thu của họ.
Tại sao sử dụng mẫu bảng quản lý hàng tồn kho miễn phí lại là một ý tưởng tồi?
Nhiều nhà hàng và quán bar dựa vào Sheets để quản lý hàng tồn kho và bắt đầu với các mẫu bảng tồn kho ngẫu nhiên mà họ tìm thấy trên internet. Mặc dù ban đầu chúng có vẻ tiện lợi và miễn phí để sử dụng, những mẫu bảng tồn kho miễn phí này không được thiết kế với nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn trong tâm trí và có thể sau này tạo ra nhiều trở ngại hơn là lợi ích.
Dưới đây là ba lý do tại sao sử dụng các mẫu của Google Sheets hoặc Excel Sheets cho quản lý hàng tồn kho có thể không hiệu quả, và chúng tôi đề xuất gì thay vào đó, để bạn có thể bảo đảm cơ sở của hoạt động hàng ngày và tránh chi phí không cần thiết.
1. Tầm nhìn kém giữa các địa điểm dẫn đến sự khác biệt
Nếu bạn có nhiều địa điểm hoặc bộ phận cần truy cập cùng một thông tin, điều này có thể trở nên khó khăn vì các thay đổi có thể được quản lý trên các bảng tính khác nhau và không phải lúc nào cũng đồng bộ chính xác giữa các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán giữa các cửa hàng, gây thiệt hại về doanh thu do mất doanh số hoặc lãng phí sản phẩm do tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.
Chúng tôi khuyên bạn: Tạo một hệ thống kiểm kê thống nhất
Thay vì làm rối não các đội ngũ tiền tuyến của bạn với vô số phiên bản của Google Sheets, chúng tôi khuyên bạn nên xây dựng một hệ thống tổng hợp hàng tồn kho dễ dàng cho nhân viên cửa hàng để đồng bộ hóa các thay đổi hàng tồn kho tại cùng một nơi.
Bất cứ khi nào có hàng tồn kho mới đến nhà hàng của bạn, nhân viên cửa hàng của bạn nên có thể nhanh chóng nhập thay đổi và chỉ định vị trí cửa hàng của họ trên điện thoại và cung cấp cập nhật thông qua một biểu mẫu. Biểu mẫu nhập hàng tồn kho này, một khi được gửi đi, sẽ tự động thêm một dòng dữ liệu hàng tồn kho vào cơ sở dữ liệu của bạn.
Như vậy, mọi địa điểm đều có thể cập nhật các thay đổi hàng tồn kho một cách nhanh chóng mà không cần chuyển đổi giữa các Google Sheets khác nhau, và dữ liệu hàng tồn kho được tập trung cho toàn diện mà không cần sao chép hoặc dán nhiều bảng tính.
2. Thiếu tự động hóa tạo ra nhiều rắc rối hơn
Điều gì có thể xảy ra: Nhập liệu thủ công mất nhiều thời gian: không có sự tự động hóa như quét mã vạch và chọn thời gian, sẽ khó để đáp ứng nhu cầu hàng ngày trong việc quản lý hàng tồn kho một cách chính xác. Ngoài ra, việc theo dõi ngày hết hạn là thiết yếu để tuân thủ an toàn thực phẩm nhưng có thể khó khăn khi chỉ dựa vào bảng tính. Không có nhắc nhở tự động, có thể đã quá muộn cho nhân viên cửa hàng của bạn để phát hiện bất kỳ khuyết điểm thực phẩm nào.
Điều chúng tôi khuyên: tự động hóa ở những nơi bạn có thể
Khi xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho của riêng bạn, bạn nên cân nhắc làm thế nào để hệ thống dễ dàng cho đội ngũ theo dõi hàng tồn kho hàng ngày và tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên càng nhiều càng tốt.
Ví dụ, thay vì yêu cầu nhân viên cửa hàng của bạn nhập mã vạch vào một bảng Google lớn trên điện thoại, bạn có thể tạo một biểu mẫu cho các mục nhập hàng tồn kho và sử dụng tự động hóa để cho phép nhân viên cửa hàng của bạn quét mã vạch trực tiếp trên điện thoại của họ. Ngoài ra, hệ thống hàng tồn kho của bạn nên được kết nối với công cụ giao tiếp của bạn, để nhân viên của bạn có thể nhận được nhắc nhở về hàng tồn kho sắp đến ngày hết hạn và kiểm tra các lỗi một cách chủ động.
3. Khả năng báo cáo hạn chế
Điều gì có thể xảy ra: Với khả năng báo cáo hạn chế, có thể khó để có được một bức tranh rõ ràng về mức tồn kho của bạn vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này làm cho việc gói dịch vụ cho các đơn hàng tương lai hoặc dự đoán các tình huống thiếu hụt trở nên khó khăn.
Chúng tôi khuyên bạn: tìm kiếm tính năng trực quan hóa chỉ với một cú nhấp chuột trên quản lý dữ liệu hàng tồn kho
Nếu bạn là chủ nhà hàng hoặc quản lý cung ứng, chúng tôi chỉ có thể tưởng tượng được sự khó khăn khi phải xem qua một mẫu bảng kiểm kê với hơn 1.000 dòng dữ liệu hàng tồn kho mà không có biểu đồ tóm tắt.
Thay vì phụ thuộc vào một nhà phân tích để tạo ra các biểu đồ tròn và cột mỗi khi cần đánh giá việc sử dụng hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhà hàng của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một giải pháp quản lý hàng tồn kho có khả năng hiển thị trực quan. Nó nên đủ dễ sử dụng để bạn có thể tạo ra các hình ảnh trực quan, và kiểm tra mức tồn kho một cách thuận tiện.
Kết luận
Sử dụng Google Sheets hoặc Excel Sheets cho quản lý hàng tồn kho có thể có vẻ như là một giải pháp dễ bắt đầu, nhưng nó đi kèm với những thách thức riêng của nó có thể tốn thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp nếu không được giải quyết đúng cách. Thiếu các tính năng tự động hóa, khả năng báo cáo hạn chế, khó khăn trong việc theo dõi ngày hết hạn, và tầm nhìn kém qua nhiều địa điểm có thể làm tăng thêm công việc cho nhân viên cửa hàng của bạn và dẫn đến những sai lầm tốn kém nếu không được giải quyết đúng cách.
Cùng một lượng thời gian được sử dụng để thiết lập các mẫu bảng hàng tồn kho có thể được sử dụng để xây dựng một luồng quản lý hàng tồn kho thông minh, tự động giúp bạn theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác và bổ sung hàng trước khi kệ trống. Với Lark, các nhà hàng và quán bar có thể tận hưởng quản lý hàng tồn kho tự động, không mất công sức với một hệ thống được xây dựng thông qua kéo và thả đơn giản.
Bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về cách sử dụng Lark cho doanh nghiệp nhà hàng của mình? Hãy nói chuyện với các chuyên gia ngành của chúng tôi ngày hôm nay.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
