Phương pháp PARA là gì? Ví dụ và mẹo [2026]
Alan Chan
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm Kỹ thuật
5 thg 8, 2026
Alan Chan
5 thg 8, 2026
Đọc trong 11 phút
Bộ não của bạn có khả năng xử lý nhiều thông tin hơn bạn nghĩ, nhưng nó sẽ trở nên lộn xộn nếu bạn không tổ chức mọi thứ đúng cách. Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi này: Bạn đã bao nhiêu lần cảm thấy quá tải đến mức không thể bắt đầu một việc gì đó, đặc biệt là trong cuộc sống công việc của mình?
Dù bạn có đồng ý hay không, thực tế là bộ não của bạn không được thiết kế để lưu trữ thông tin. Nó được tạo ra để tạo ra ý tưởng và giải quyết vấn đề, nhưng bạn phải tổ chức tất cả những điều này bên ngoài. Bỏ qua cảnh báo này có thể khiến bạn gặp rủi ro về năng suất thấp hơn và tiềm năng không được phát huy. Tin tốt là bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp để quản lý các dự án của mình và thực tế là bất kỳ thông tin kỹ thuật số nào; phương pháp PARA là một trong số đó.
Bài viết này sẽ xác định phương pháp PARA là gì và khi nào nên sử dụng nó. Bạn cũng sẽ khám phá các ví dụ về phương pháp PARA cho các nhóm khác nhau.
Phương pháp PARA là gì (và nó có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn như thế nào)?
PARA là một khung năng suất với bốn khía cạnh chính: Dự án, Lĩnh vực, Tài nguyên và Lưu trữ. Thuật ngữ này xuất phát từ Chương 5 của cuốn sách Xây dựng bộ não thứ hai của Tiago Forte, phát hành năm 2022. Huấn luyện viên và chuyên gia năng suất này sau đó đã phát hành cuốn sách thứ hai, có tên Phương pháp PARA, vào năm 2023.
Trong khi bạn có thể sử dụng một số chiến thuật năng suất như Kỹ thuật Pomodoro để đạt được các mục tiêu cụ thể, PARA là về việc tổ chức suy nghĩ của bạn và có thể tìm thấy thông tin khi bạn cần. Đây là một cách hiệu quả để quản lý nhiều dạng thông tin trong một nơi, cho phép bạn truy cập và hành động trên dữ liệu này một cách dễ dàng.
Trong khi bạn có thể sử dụng một số chiến thuật năng suất như Kỹ thuật Pomodoro để đạt được các mục tiêu cụ thể, PARA là về việc tổ chức suy nghĩ của bạn và có thể tìm thấy thông tin khi bạn cần. Đây là một cách hiệu quả để quản lý nhiều dạng thông tin trong một nơi, cho phép bạn truy cập và hành động trên dữ liệu này một cách dễ dàng.
Dự án
Phần “Dự án” trong Phương pháp PARA đề cập đến các hoạt động ngắn hạn có thời hạn. Những nỗ lực hiện tại này có một khởi đầu và kết thúc rõ ràng; trong khi dự án có thể kéo dài một tháng, bạn cũng có thể thực hiện chúng trong hơn 6 tháng nếu cần.
Mỗi dự án trong Phương pháp PARA nhằm tạo ra các sản phẩm giao hàng hoặc một kết quả cụ thể. Ví dụ, một chiến dịch quảng cáo cho một sản phẩm mới có thể cố gắng đạt được một số lượng nhất định các đơn hàng trước khi ra mắt và trong ngày phát hành.
Các ví dụ khác về dự án và các nỗ lực ngắn hạn bao gồm:
- Chiến dịch truyền thông xã hội trả phí;
- Thiết kế một trang web mới như một phần của việc đổi thương hiệu lớn của công ty;
- Chiến dịch bán hàng theo mùa (ví dụ, lên kế hoạch khuyến mãi Black Friday cho các sản phẩm của bạn).
Lĩnh vực
Phần “Areas” trong phương pháp tổ chức PARA dành cho các lĩnh vực bạn chịu trách nhiệm. Trong bối cảnh chuyên nghiệp, bạn sẽ sử dụng phần này của PARA để phác thảo những gì bạn giám sát – những việc bạn được kỳ vọng làm hàng ngày tại văn phòng.
Khi phác thảo phần “Areas”, hãy đi vào chi tiết càng nhiều càng tốt. Ví dụ, nếu bạn là quản lý nhân sự, trách nhiệm của bạn có thể bao gồm dẫn dắt quy trình tuyển dụng và hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập.
Nếu bạn cũng muốn tổ chức cuộc sống cá nhân, bạn có thể sử dụng phần này của PARA để suy nghĩ về các trách nhiệm ngoài giờ làm việc. Ví dụ, bạn có thể có trách nhiệm làm cha mẹ, bao gồm việc đón con đi học vài ngày trong tuần.
Resources
Phần “resources” đề cập đến các nguồn thông tin kỹ thuật số. Nội dung này có thể liên quan đến bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống của bạn cần được chú ý. Ví dụ, nếu bạn là quản lý mạng xã hội, bạn có thể tham khảo các khóa học về cải thiện tỷ lệ tương tác trên Instagram và các podcast về cách đo lường kết quả hiệu quả hơn.
Resources có thể bao gồm nhiều định dạng truyền thông khác nhau. Bài viết, trang web, video YouTube và podcast đều được tính.
Archives
Khi hoàn thành việc sử dụng tích cực các mục trong P, A hoặc R, bạn sẽ chuyển chúng vào kho lưu trữ để tham khảo trong tương lai. Bạn có thể chuyển bất cứ thứ gì không cần thiết trong cuộc sống hàng ngày vào phần này của phương pháp PARA – nhưng bạn luôn có thể tham khảo các tài liệu này khi cần.
Bạn có nên sử dụng phương pháp PARA không?
Nhiều nhân viên tri thức sẽ được lợi khi sử dụng Phương pháp PARA. Tuy nhiên, việc tối đa hóa tiềm năng của hệ thống này sẽ phụ thuộc nhiều vào cá nhân và cơ cấu tổ chức của bạn. Tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân và công ty, bạn có thể thấy việc tổ chức thông tin theo Phương pháp PARA là quá tải hoặc không đủ chính xác.
Ưu điểm của phương pháp PARA
Truy cập thông tin đơn giản
Áp dụng phương pháp PARA có nghĩa là bạn có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin của mình ở một nơi. Kết quả là, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian tìm kiếm những gì cần thiết và bắt đầu làm việc nhanh hơn nhiều. Bạn cũng sẽ tránh được sự mệt mỏi về tinh thần do phải chuyển đổi ngữ cảnh và tìm kiếm ở nhiều nơi, nghĩa là bạn có thể bắt đầu sớm hơn và duy trì sự tập trung lâu hơn.
Bạn không cần phải là chuyên gia về năng suất
Phương pháp PARA yêu cầu rất ít hoặc không cần hiểu biết trước về các chiến thuật năng suất, làm cho nó trở thành một công cụ dễ dàng để tổ chức kiến thức của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo các thư mục dễ nhận biết. Khi bạn đã hoàn thành các bước cơ bản, bạn có thể phát triển thêm theo thời gian mà không gặp nhiều khó khăn trong việc học.
Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất
Mặc dù Tiago Forte không thiết kế phương pháp PARA đặc biệt để đặt mục tiêu, nhưng nó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu vì bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng. Ví dụ, nếu điều gì đó không liên quan đến các lĩnh vực của bạn, bạn có thể giao cho người khác. Tương tự, việc phác thảo các dự án cá nhân sẽ giúp bạn đạt được kết quả cần thiết.
Tăng cường minh bạch trong nhóm
Việc truy cập đầy đủ thông tin có nghĩa là mọi người sẽ biết họ nên làm việc gì, và việc chia sẻ tài nguyên sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Vì những lý do này, các dự án sẽ tiến triển, và nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ sự minh bạch tăng lên. Theo thời gian, bạn sẽ xây dựng được sự tin tưởng và từ đó làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Nhược điểm của phương pháp PARA
Một số người có thể gặp khó khăn trong việc phân biệt các khía cạnh khác nhau
Đôi khi thật khó để xác định một việc nên thuộc phần nào trong các phần khác nhau của phương pháp PARA. Trong khi lưu trữ và tài nguyên thì dễ hiểu, dự án và lĩnh vực thì không. Ví dụ, hoàn thành một báo cáo về mặt kỹ thuật có thể là một dự án ngắn hạn (P) hoặc có thể thuộc lĩnh vực nếu nó được lặp lại định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng (A).
Tiếp cận vấn đề này bằng cách định nghĩa dự án là bất cứ việc gì có các nhiệm vụ, cùng với một điểm bắt đầu và kết thúc. Trong khi đó, lĩnh vực là các trách nhiệm vận hành liên tục không có ngày kết thúc cụ thể.
Ít chỗ cho mục tiêu và chỉ tiêu
Bởi vì phương pháp PARA được thiết kế để tổ chức thông tin, việc lưu trữ và xác định các mục tiêu dài hạn của bạn có thể gặp khó khăn. Nơi duy nhất thực sự để đặt mục tiêu và chỉ tiêu là trong phần lĩnh vực, nhưng phần này thiên về trách nhiệm hơn là mục tiêu.
Bạn có thể cần các phương pháp tổ chức bổ sung bên cạnh PARA để đạt được mục tiêu của mình. Hãy thử các khung khác nhau, chẳng hạn như thiết lập mục tiêu SMART. Mục tiêu và chỉ tiêu của bạn thực sự phù hợp với phần lĩnh vực trong PARA. Chúng là các trách nhiệm dài hạn.
Nhưng chính các dự án trong PARA mới là những thứ thúc đẩy tiến trình; chúng mang lại kết quả giúp đạt được mục tiêu và chỉ tiêu của bạn.
Khi nào nên sử dụng phương pháp PARA?
Sử dụng phương pháp PARA nếu bạn và nhóm của bạn cần một cách để tổ chức nhiều thông tin sao cho bạn dành ít thời gian tổ chức hơn và nhiều thời gian làm việc hơn. Dùng nó nếu bạn cảm thấy quá tải thông tin để “tách cái gì là quan trọng khỏi cái không” trong công việc hoặc cuộc sống cá nhân. Và nếu bạn có quá nhiều thông tin kỹ thuật số đến mức không thể tìm thấy khi cần sử dụng.
Ví dụ, nếu bạn là quản lý chịu trách nhiệm về marketing, bạn có thể đang quản lý nhiều nguồn nghiên cứu thị trường có thể được đặt trong phần tài nguyên của PARA. Quan trọng hơn, bạn có các trách nhiệm như phát triển chiến lược marketing, lập ngân sách, tăng nhận thức về thương hiệu của bạn, và những việc tương tự.
Bạn có thể có các dự án cần thực hiện để thực hiện những trách nhiệm đó. Ví dụ, bạn có thể có một dự án để làm mới thương hiệu cho một dòng sản phẩm. Bạn có thể xác định một hoặc nhiều dự án để thiết kế lại trang web, tạo logo bằng trình tạo logo AI, và chuẩn bị các chiến dịch ra mắt. Và bạn có các dự án đã hoàn thành hoặc tài liệu tiếp thị cũ mà bạn không còn sử dụng hàng ngày, nhưng có thể muốn tham khảo trong tương lai – những thứ đó có thể được lưu trữ trong kho lưu trữ.
Phương pháp PARA cũng là lựa chọn lý tưởng cho sinh viên có nhiều mô-đun khóa học và các chuyên gia đang học kỹ năng mới. Bạn có thể tổ chức thông tin của mình để dễ dàng truy cập khi cần, cùng với việc lưu trữ bất cứ thứ gì bạn không còn cần sau khi hoàn thành khóa học hoặc kỳ thi.
Khi nào bạn nên tránh sử dụng phương pháp PARA?
Bạn nên tránh sử dụng phương pháp PARA cho đến khi bạn đã phác thảo các mục tiêu cá nhân và nhóm tổng thể. Nếu bạn bỏ qua bước đó, bạn sẽ bỏ sót thông tin và cũng bao gồm những thứ không cần thiết.
Phương pháp PARA không dành cho quản lý nhiệm vụ; thay vào đó, nó dùng để tổ chức thông tin. Các dự án trong PARA có thể chứa các nhiệm vụ cấp cao. Nhưng để quản lý nguồn lực và tiến độ, bạn có thể cần phần mềm quản lý dự án có khả năng. Nhân tiện, bạn có thể ở trong ứng dụng Lark và làm tất cả những điều đó.
Các phương án thay thế phương pháp PARA
Mặc dù phương pháp PARA phổ biến với những người làm việc tri thức, nhưng nó không phù hợp với tất cả mọi người. Hãy thử hai phương án thay thế này nếu điều đó áp dụng với bạn.
ICOR
ICOR là một khung thời gian thực, viết tắt của input (đầu vào), control (kiểm soát), output (đầu ra), và refine (tinh chỉnh). Input có nghĩa là thu thập thông tin và xác định cách bạn sẽ sử dụng nó. Control đề cập đến các hành động hoặc suy nghĩ sẽ giúp bạn tiến lên với thông tin bạn đã thu thập. Output có nghĩa là thực hiện. Refine đề cập đến việc thử nghiệm và lặp lại sau khi bạn đã thử nghiệm.
Zettelkasten
Những người làm việc tri thức sử dụng Phương pháp Zettelkasten để tổ chức ghi chú, và từ này có nghĩa là “hộp ghi chú” trong tiếng Đức. Hãy nghĩ về Phương pháp Zettelkasten như việc tạo ra các thư mục khác nhau cho ghi chú của bạn, nhưng nó là một khung tổng quát hơn cho việc ghi chú so với PARA.
Có nhiều cách tiếp cận khác để quản lý thông tin trong cuộc sống của bạn, nhưng tất cả đều được thiết kế để giúp bạn quản lý thông tin kỹ thuật số. Tuy nhiên, PARA không chỉ thúc đẩy việc tổ chức thông tin mà còn khuyến khích hành động dựa trên thông tin đó.
Sử dụng Lark để thực hiện phương pháp PARA trong cuộc sống của bạn
Lark có khả năng thực hiện phương pháp này và lưu trữ tất cả thông tin, tài liệu, hình ảnh và bản ghi âm mà người dùng có thể cần. Mọi thứ bạn cần đều dễ dàng truy cập hơn, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Tiếp tục đọc để có hướng dẫn thân thiện với người dùng về cách triển khai phương pháp PARA với Lark.
Bước 1: Tải ứng dụng Lark
Để tải ứng dụng Lark, truy cập trang web và chọn hệ điều hành của bạn. Sau đó, làm theo hướng dẫn cho thiết bị cụ thể của bạn.
Bước 2: Tạo thư mục và thư mục con cho từng chữ cái của PARA
Sau khi tải Lark, tạo thư mục con và thư mục cho từng chữ cái của PARA. Chúng tôi sẽ lấy ví dụ về một quản lý mạng xã hội, nhưng hãy thay đổi tên thư mục và tập tin cho vai trò cụ thể của bạn.
- Đi tới Mới > Thư mục và tạo một thư mục.
- Đặt tên cho thư mục của bạn và chọn Tạo.
- Lặp lại Các bước thao tác 1 và 2 trong chủ đề này cho đến khi bạn đã tạo tất cả các thư mục của mình.
Bước 3: Tạo tài liệu
Bước tiếp theo của bạn là tạo tài liệu cho tất cả kiến thức bạn muốn lưu trữ trong các thư mục PARA của mình. Dưới đây là các bước để thực hiện.
1. Đi tới Mới > Tài liệu đám mây/Sheets.
2. Chọn một mẫu nếu bạn muốn. Chúng tôi đề xuất các mẫu sau đây như một điểm khởi đầu tốt:
2. Chọn một mẫu nếu bạn muốn. Chúng tôi đề xuất các mẫu sau đây như một điểm khởi đầu tốt:Nếu không, hãy nhấn Tài liệu đám mây mới/Sheets mới.
3. Phác thảo mọi thứ bạn cần trước khi chuyển sang tài liệu tiếp theo.
3. Phác thảo mọi thứ bạn cần trước khi chuyển sang tài liệu tiếp theo.
Hoàn thành các bước này mỗi khi bạn cần tạo tài liệu mới cho các thư mục PARA của mình.
Hoàn thành các bước này mỗi khi bạn cần tạo tài liệu mới cho các thư mục PARA của mình.
Bước 4: Cách lưu bản ghi cuộc họp Lark vào các thư mục PARA của bạn
Khi bạn tổ chức cuộc họp trong ứng dụng Lark, bạn có thể ghi âm và tự động chuyển ghi chú cuộc họp thành văn bản.
- Chọn Cuộc họp > Cuộc họp mới.
- Đi đến Ghi âm và nhấn Bắt đầu ghi âm.
- Khi bạn muốn kết thúc ghi âm, chọn Dừng ghi âm.
- Chọn Dừng khi cửa sổ hiện lên hỏi bạn có muốn dừng ghi âm không.
- Xuất văn bản của bạn dưới định dạng Tài liệu đám mây của Lark.
- Đi đến tài liệu của bạn và nhấn vào biểu tượng ba chấm > Di chuyển đến.
- Xác nhận thư mục mà bạn muốn di chuyển ghi chú cuộc họp của mình đến.
- Nếu cần, kéo và thả ghi chú của bạn vào một thư mục cụ thể hơn.
Bước 5: Nhập các ghi chú bên ngoài vào các thư mục PARA của bạn
Có thể bạn có các tài liệu phương pháp PARA quan trọng ở nơi khác, chẳng hạn như trong Tài liệu đám mây Google. Việc di chuyển tập tin và thư mục của bạn vào Lark giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng truy cập hơn.
Nhập chúng vào Lark bằng cách làm theo hướng dẫn dưới đây.
Bước 1: Đi đến Tải lên > Tải lên Tập tin/Tải lên Thư mục.
Bước 2: Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn tải lên và chọn Mở.
Bước 2: Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn tải lên và chọn Mở.
Bước 6: Chia sẻ tập tin và thư mục PARA của bạn với đồng nghiệp
Bạn có thể chia sẻ các tập tin và thư mục PARA của mình với đồng nghiệp hoặc, nếu cần, chuyển quyền sở hữu. Để chuyển quyền sở hữu, hãy vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tài liệu của bạn và chọn Chuyển quyền sở hữu.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chia sẻ, hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn Chia sẻ. Sau đó, nhập tên người dùng mà bạn muốn mời. Bạn cũng có thể thêm ghi chú, họ sẽ nhận được qua Lark Chat. Khi hoàn tất, hãy chọn Gửi.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chia sẻ, hãy nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn Chia sẻ. Sau đó, nhập tên người dùng mà bạn muốn mời. Bạn cũng có thể thêm ghi chú, họ sẽ nhận được qua Lark Chat. Khi hoàn tất, hãy chọn Gửi.
Một thư mục dự án mẫu trong Lark
Để bạn có ý tưởng về những gì có thể bao gồm trong khu vực Dự án của mình, hãy xem ví dụ này dành cho quản lý mạng xã hội. Bạn có thể thấy các dự án theo thời gian mà họ đang thực hiện, chẳng hạn như tái thương hiệu và chiến dịch ra mắt. Hơn nữa, bạn sẽ nhận thấy các ghi chú từ khóa đào tạo mà họ đang tham gia. Phần này, bao gồm cả các dự án đang hoạt động của bạn, cần được chú ý liên tục.
Một khu vực mẫu trong Lark
Cùng quản lý mạng xã hội đó đã trình bày trách nhiệm vai trò của họ trong một tài liệu Khu vực bên dưới. Bạn cũng có thể thêm trách nhiệm cá nhân của mình (ví dụ: quản lý tài chính) tại đây.
Bắt đầu với PARA
Phương pháp PARA là một cách dễ hiểu và vô cùng hiệu quả để tổ chức một lượng lớn thông tin. Xét đến sự bận rộn của các nơi làm việc hiện đại, việc đơn giản hóa thông tin kỹ thuật số của bạn trong bốn danh mục này có thể giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn và quan trọng hơn là hành động rõ ràng hơn.
Bạn có thể sử dụng PARA cùng với một số công cụ năng suất khác, nhưng hầu hết đều yêu cầu các công cụ liên quan bổ sung – mỗi công cụ chỉ phục vụ một mục đích và loại dữ liệu hạn chế. Một lợi ích lớn khi sử dụng Lark cho những việc này là nó đa chiều. Ví dụ, bạn không cần rời khỏi ứng dụng để tổ chức một cuộc họp video nhằm thảo luận về nội dung của các tập tin và thư mục của bạn. Bạn có thể làm điều đó ngay trong Lark. Nhóm của bạn cũng có thể nhắn tin cho nhau trong cùng một nền tảng và trả lời email, cùng nhiều tính năng khác. Việc chỉ sử dụng một ứng dụng giúp giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh và tăng sự tập trung.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
