Tại sao các nhà điều hành F&B hàng đầu đang chuyển sang công nghệ để thành công trong vận hành

Lark Team

9 thg 9, 2026

Lark Team

9 thg 9, 2026

Dùng Lark miễn phí

Đọc trong 10 phút

Hãy hỏi bất kỳ barista nào điều gì tạo nên một tách cà phê ngon, và có khả năng họ sẽ nói rằng tất cả nằm ở khâu rang. Nhưng nếu hỏi những người đang mở rộng các chuỗi cà phê được yêu thích nhất Đông Nam Á, bạn sẽ nhận được câu trả lời rất khác. Đối với những nhà lãnh đạo như Au Soon Yong, Giám đốc điều hành nhóm của OneCreators (đội ngũ đứng sau Gigi Coffee), và Rangga Hady Tama, Tổng Giám đốc của Tanamera Coffee, bí quyết để có một tách cà phê tuyệt hảo không chỉ là những gì được cho vào cốc, mà là các hệ thống mang lại nó.

Trong The Brew-print: How Modern Coffee Chains Keep Growing, một hội thảo trực tuyến gần đây do Lark tổ chức, Soon Yong và Pak Rangga đã chia sẻ một cái nhìn thẳng thắn về cách công nghệ thực sự là yếu tố hỗ trợ đằng sau mỗi tách cà phê tuyệt vời. Họ chia sẻ quan điểm về những thách thức vận hành mà các chuỗi cà phê đang phát triển phải đối mặt, khám phá những gì thực sự cần thiết để mở rộng kinh doanh qua các biên giới, và lý do tại sao công nghệ là điều thiết yếu để làm cho sự phát triển đó trở nên khả thi.

Khám phá cách Lark giúp các nhà lãnh đạo F&B phát triển thông minh hơn

Đặt lịch trình trình diễn

The overlooked challenge of expansion is ensuring consistent experience

Giống như hầu hết các doanh nghiệp thực phẩm và đồ uống, các chuỗi cà phê hoạt động trong môi trường tốc độ cao và hiệu quả cao, nơi thời gian phản hồi nhanh là rất quan trọng. Điều làm cho họ trở nên đặc biệt là nhu cầu thường dựa trên thói quen, có nghĩa là khách hàng mong đợi hương vị giống nhau mỗi lần mua một tách cà phê. "Việc sao chép các cửa hàng rất dễ, nhưng việc sao chép trải nghiệm thì khó. Sự nhất quán trong trải nghiệm mà bạn có ở các cửa hàng khác nhau tạo nên sự khác biệt," Soon Yong chia sẻ. Tăng trưởng không chỉ là mở thêm nhiều cửa hàng, mà còn là duy trì trải nghiệm nhất quán, giá trị thương hiệu và hoạt động nội bộ ở quy mô lớn. Trong nỗ lực đạt được sự đồng nhất đó cả về cà phê lẫn trải nghiệm, "Công nghệ đóng vai trò rất quan trọng," Soon Yong khẳng định.

Công nghệ như một yếu tố thúc đẩy thay đổi

Khi Gigi Coffee phát triển nhanh chóng, việc mở rộng mà không có cấu trúc rõ ràng sẽ dẫn đến thảm họa. Và đó chính là lúc công nghệ phát huy vai trò. Ở quy mô này, các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) không chỉ là hướng dẫn mà trở thành trụ cột vận hành của tổ chức. Nhưng ngay cả những SOP tốt nhất cũng vô dụng nếu chúng bị khóa trong các bìa hồ sơ hoặc chôn vùi trong các thư mục. Đó là lý do cả Gigi Coffee và Tanamera Coffee đều sử dụng Lark để biến các SOP lộn xộn thành các tài liệu dễ tiếp cận, kết nối khoảng cách giữa trụ sở chính và các đội ngũ tuyến đầu. Từ việc đào tạo nhân viên mới đến triển khai các chương trình khuyến mãi mới, mọi thứ đều được ghi chép và có thể tìm kiếm, giúp giảm ma sát và giữ cho mọi người đồng thuận.

Khả năng đạt được những thành công nhỏ cũng là một phần quan trọng trong hành trình này. “Điều quan trọng khi thực hiện các dự án chuyển đổi số thành công là có thể chứng minh những thành công nhỏ,” ông Soon Yong chia sẻ. “Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn tạo ra những câu chuyện thành công nhỏ dọc đường. Khi đó, dự án sẽ nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan khác.” Trong việc áp dụng chuyển đổi số, Gigi Coffee và Tanamera Coffee chứng minh rằng các SOP truyền thống có thể được hiện đại hóa và mở rộng một cách liền mạch trên toàn bộ hoạt động.

Nguồn: linkedin.com

Công nghệ như một công cụ hỗ trợ giao tiếp

Mở rộng hoạt động vào các thị trường khu vực tất yếu mang lại sự phức tạp, với những thách thức trong giao tiếp thường đứng đầu. Trước khi có các nền tảng như Lark, các nhóm phải dựa vào một loạt công cụ rời rạc: WhatsApp để trò chuyện, Google Sheets cho hoạt động, Zoom cho các cuộc họp, và email để cập nhật. Điều này dẫn đến quy trình làm việc bị phân mảnh, phê duyệt bị trì hoãn và tin nhắn bị bỏ lỡ. “Trước đây, chúng tôi có nhiều kênh—email, trò chuyện, bảng tính và báo cáo thủ công,” Pak Rangga giải thích. “Rất khó để truy tìm thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng.” Cấu trúc rời rạc này không chỉ tạo ra sự nhầm lẫn mà còn làm chậm quá trình ra quyết định và khiến các nhóm tuyến đầu cảm thấy không đồng bộ. Để khắc phục điều đó, cả hai công ty đã triển khai hệ thống tập trung, nơi mọi thứ, từ bản ghi nhớ nội bộ đến video đào tạo và thậm chí bảng hiệu suất cửa hàng, đều được lưu trữ ở một nơi. “Chúng tôi muốn đảm bảo rằng nếu cập nhật một danh sách kiểm tra, hoặc có điều gì thay đổi, mọi người đều có thể thấy ngay lập tức,” Soon Yong chia sẻ. “Nó có sẵn khi di chuyển và luôn được cập nhật.” Với Lark, trụ sở chính có thể phát đi thông báo, trưởng nhóm có thể phê duyệt đổi ca, và nhân viên tuyến đầu có thể ghi nhận sự cố theo thời gian thực, trên nhiều địa điểm và ngôn ngữ khác nhau. Khi giao tiếp liền mạch, công việc cũng vậy. “Khi các hệ thống không hoạt động riêng lẻ, các nhóm di chuyển nhanh hơn trong khi vẫn giữ cùng một nhịp,” Soon Yong nói.

Nguồn: eatdrinkkl.com

Bạn muốn xem cách Tanamera Coffee trao quyền cho các nhóm của mình với Lark? Đọc câu chuyện đầy đủ của họ tại đây.

Công nghệ như một yếu tố thúc đẩy văn hóa

Có lẽ vai trò bị bỏ qua nhiều nhất của công nghệ trong ngành F&B không phải là cách nó tăng cường hiệu quả vận hành, mà là cách nó định hình văn hóa. Các chuỗi cà phê hiện đại phụ thuộc nhiều vào các đội ngũ trẻ trung, năng động ở tuyến đầu. Đây là những barista thế hệ Z không chỉ muốn một công việc mà còn muốn có mục đích, sự linh hoạt và được công nhận. Giữ họ gắn bó đòi hỏi nhiều hơn chỉ là các hệ thống trả lương và công cụ lập lịch. Các nền tảng phù hợp nên làm cho công việc trở nên tương tác, thú vị và có ý nghĩa. “Chúng tôi tập trung vào văn hóa, cách giúp đội ngũ phát triển và cách chúng tôi có thể công nhận thành tích của họ,” ông Pak Rangga nói. Khi thảo luận về cách Tanamera nghiêm túc trong phát triển nhân tài, ông Pak Rangga chia sẻ rằng chuỗi cà phê hợp tác với Hiệp hội Cà phê Đặc sản Indonesia, đăng ký barista tham gia các cuộc thi và hội thảo nhằm nâng cao kỹ năng đồng thời làm giàu trải nghiệm của họ như một phần của đội ngũ.

Tại Gigi Coffee, một công cụ đã tạo ra sự khác biệt là Lark Moments, một tính năng hoạt động như một mạng xã hội nội bộ nơi nhân viên có thể chia sẻ thành công, đăng cập nhật và ăn mừng thành tích. Dù là một barista thành thạo kỹ năng latte art mới hay một đội nhóm đạt mục tiêu doanh số hàng tuần, những khoảnh khắc đó đều được mọi người từ trụ sở chính, đồng nghiệp và thậm chí các cửa hàng khác nhìn thấy. “Chúng tôi sử dụng Moments để tạo động lực và giữ chân các thành viên trẻ,” ông Soon Yong nói. “Đó là không gian để họ thể hiện bản thân, nhận được sự công nhận và cảm thấy là một phần của cộng đồng lớn hơn.” Trò chơi hóa cũng là một phần quan trọng trong phương trình này. Gigi Coffee thường xuyên tổ chức các thử thách nội bộ, như sản xuất nội dung TikTok hấp dẫn, và tôn vinh người chiến thắng trong toàn tổ chức. Những hoạt động này xây dựng tình đồng đội, khuyến khích cạnh tranh lành mạnh và giúp barista cảm thấy mình là người xây dựng thương hiệu, không chỉ là nhân viên.

A future built on tech-enabled teams

Đối với các nhà lãnh đạo như Soon Yong và Pak Rangga, công nghệ đã trở thành hệ thống thần kinh của các tổ chức của họ, kết nối các phòng ban, bảo tồn kiến thức và trao quyền cho các đội để đi nhanh mà không mất liên kết hoặc bản sắc. Công nghệ cũng xây dựng niềm tin. Khi các nhóm có thể truy cập dữ liệu, cung cấp phản hồi và tham gia vào các vai trò và vị trí, sự minh bạch trở thành một phần của văn hóa. Như Pak Rangga nói, "nếu công nghệ làm cho cuộc sống của các nhóm của bạn dễ dàng hơn, và họ có thể thấy rằng, thì nó tự nhiên trở thành một phần của văn hóa". Cho dù đó là dẫn tới sự chuyển đổi thông qua những chiến thắng nhỏ, phá vỡ silo thông qua giao tiếp liền mạch, hoặc nuôi dưỡng một văn hoá được công nhận, những công ty như cà phê Gigi và cà phê Tanamera đang chỉ ra công nghệ hoạt động như người nhân tạo, xác định lại cách cà phê được pha chế, phân phối và có kinh nghiệm, bởi cả khách hàng và những đội đứng sau quầy.