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你今天工作時切換工作內容多少次？
你可能花時間回覆 Slack 聊天訊息。也許你還做了回饋筆記，並投入一部分時間在專案創建或目標設定上。
如果你管理團隊或公司，可能還花時間分析數據，與同事在 Zoom 通話中解決問題，並審查即將到來的預算。
所有這些任務都需要不同程度的專注力和心理能量。問題在於不斷切換工作內容會佔用你大量寶貴的時間、專注力和心理能量。基本上，這會消耗你的生產力。
這種現象稱為工作內容切換。
解決這個問題可以幫助你提升生產力，有更多時間促進業務成長，並減少壓力感。
什麼是上下文切換？
人類大腦天生就是問題解決者。因此，當你同時給它多個問題時，它會試圖一次解決所有問題。
然而，當我們面對需要全神貫注的複雜任務時，多工處理並不奏效。事實上，它會導致生產力下降。這是當今這個高度連結且充滿干擾的世界中常見的問題。我們都被數十個任務的應用程式和工具淹沒。如果我們不注意自己的注意力狀況，很快就會迷失在噪音中。
「情境切換」這個概念指的就是多工處理的這一陰暗面。這個術語起源於電腦科學領域，用來定義中央處理器（CPU）如何從一個程序狀態「切換」到另一個程序狀態。後來，我們開始用它來解釋我們如何從一個任務或應用程式跳轉到另一個。
就像電腦在狀態切換時會有輕微的時間成本一樣，我們每次從一個應用程式或任務轉換到另一個時，也都要付出重新集中注意力的時間代價。
每個人都在某種程度上面臨情境切換的問題。然而，這通常對經理和主要決策者影響最大，因為他們花費大量時間在不同任務之間跳轉，同時協助不同的團隊成員。
每個人都在某種程度上面臨情境切換的問題。然而，這通常對經理和主要決策者影響最大，因為他們花費大量時間在不同任務之間跳轉，同時協助不同的團隊成員。
持續切換工作內容如何偷走數小時的生產力
由於這些互補的過程，每次切換時我們都會失去一些注意力。
然而，事實並非如此。當我們在切換時失去專注力，就會失去心理能量以及持續專注於下一個任務的能力。結果是：生產力下降。
這個問題有多嚴重？
讓我們來看看細節。
失去的秒數累積起來
別急。員工每天在應用程式和網站之間切換的平均次數是1,200次。
自己算算看。那就是40分鐘的空白時間。
對遠端和混合團隊的影響更大
如果在辦公室裡突然切換情境是常態，那麼在家辦公呢？遠端工作者還得應付一整套新的因素，包括家務、吵鬧的鄰居、吠叫的狗以及家人的需求。
壓力增加
這是合理的。隨著時間流逝，未完成的任務不斷堆積，恐懼感也隨之增加——壓力便接管了你的情緒。
情緒健康下降
隨著浪費的時間增加，而待辦事項幾乎無法完成，很容易陷入挫折的狀態。這種對自己的持續失望可能演變成嚴重的心理健康問題，例如憂鬱症或焦慮症。
認知能力下降
如前所述，每當你從一項任務切換到另一項任務時，都會付出時間成本。但過度切換還會帶來一種認知負擔。你可能會被平時能輕鬆應付的任務淹沒，結果甚至可能出現理解簡單資訊的困難。
8個減少情境切換並提升專注力的技巧
情境切換有其相當多的負面影響。幸運的是，像其他任何反效果的習慣一樣，它是可以被減少的。
以下的時間管理技巧在對抗情境切換問題時能帶來顯著的差異：
1. 使用時間區塊法
我們清單上的第一個建議是，嗯，列出清單。將所有任務寫下，並依據專案、創造力需求或完成任務所需的專注時間來分類。接著，將分類後的任務批次組合成「時間區塊」。
在你的行程中，先劃出一段專注深度工作的時間。你可以從每個任務30分鐘開始，當你準備好時再增加時間。重點是讓你進入深度專注模式。
善用你的休息時間。站起來伸展。去洗手間。喝杯咖啡或一杯水。看看窗外。然後繼續工作。
2. 控制非緊急的通訊
我們的手機、平板和電腦是很棒的工具，但在注意力持續時間方面，它們也可能成為致命武器。此外，它們特別設計用於多工處理。因此，我們必須判斷通知或訊息是否足夠緊急，值得我們的注意。
在你的行程中設定特定時間查看非緊急訊息，並且嚴格遵守。
3. 安排休息時間
既然您已撥出時間專注工作並查看通知，安排當天的工作時，請再記得一件事：在每項任務之間留出一些空間。
當我們需要完成的事情很多時，將一天劃分成時間區塊可能是一項挑戰。但如果在工作時段內塞滿任務，卻沒有留出彈性時間，也可能導致挫折感。
在生產力的目標是盡可能有效利用時間完成工作時，留出一些無活動的空間聽起來似乎適得其反。然而，完全不留應變空間反而可能帶來更多負面影響。
4. 陳述您的願景
如果您不知道自己要去哪裡，很可能會誤以為自己一直在前進，但事實並非總是如此。
這就是為什麼方向很重要——它幫助您分辨有意義的工作與無意義的事物。
簡而言之，六頁報告通常包含介紹、目標、原則、業務狀況、經驗教訓、策略優先事項及附錄。其重點在於說明您要前往何處，以及為何認為這是最佳方向。
5. 設定界限
與撥出時間回覆訊息和查看通知類似，設定界限意味著讓團隊知道何時是聯繫您的最佳時機。簡單來說，就是告訴他們您何時會有空。
即使您喜歡與團隊保持密切聯繫，對溝通管道和回應時間設定期望，也能減輕您的負擔——尤其是當您目前經常被不斷湧入的通知打斷時。
6. 整理你的工作空間
先為重要工作分配一段時間。然後，利用一些休息時間來整理你的工作空間。
「我們掃寺廟的庭院和花園，擦拭寺廟建築。我們這樣做並不是因為髒亂。我們掃除灰塵是為了去除世俗的慾望。我們擦洗污垢是為了擺脫執著。」
整理能讓我們的心靈煥然一新。重點是給你一個休息的時刻，而不是跳轉到另一個應用程式或分心的活動。
7. 練習4-4呼吸法
有這麼多種呼吸練習和冥想流派，為什麼選擇這個？
因為這個練習非常簡單。深度工作結束後，一手放在胸口，另一手放在腹部。透過鼻子慢慢吸氣四秒，讓空氣進入肺部。然後，停頓四秒。平靜地呼氣四秒，再次停頓四秒。重複此練習8到10分鐘。
8. 使用超級應用程式
如前所述，切換應用程式可能是現代職場中最常見的情境切換例子。
超級應用程式將不同應用程式中最重要的功能集中在一個地方。大多數超級應用程式的唯一問題是，使用它們需要花費相當的時間來熟悉。
Lark的設計是為了充分利用手機螢幕，使其介面非常易於使用。此外，其整合的功能涵蓋了我們在眾多應用程式中會找到的功能。
從一個讓你規劃一天行程（包含任務和優先順序）的介面，到幫助你創造整合協作體驗的方法和工具，Lark 將為你帶來先機。
不僅如此，Lark 還允許你設定優先等級、任務負責人、預估完成時間和狀態更新。此外，只需一鍵，你就能查看團隊成員的行程並確認他們的空閒時間，他們也能看到你的行程。
憑藉眾多功能，Lark 是一款多合一應用程式，能防止情境切換，並使你的流程更快速、更簡單且更直覺。
對抗 Lark 的情境切換
在當今世界，眾多干擾阻礙了我們的個人發展並導致生產力下降，直接影響企業成長。
作為專案經理或決策者，請考慮情境切換的負面影響。這對您和團隊的心理專注力、精力水平及注意力持續時間都是不利的。
使用 Lark 來減少干擾的影響。規劃更佳的行程，與團隊保持持續溝通，隨時掌握團隊目標，並在一個應用程式中處理所有活動。
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節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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