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概述
你是否曾經遇過這樣的情況：為了一個簡單的五分鐘請求，必須詢問數十個人才能找到合適的人選？有了我們的範本，尋找任何任務的合適人選現在只需一瞥即可。
什麼是員工名錄範本？
員工名錄範本用於儲存所有員工的聯絡資訊、職稱、照片及其他相關資料的統一清單。
員工名錄範本用於儲存所有員工的聯絡資訊、職稱、照片及其他相關資料的統一清單。Lark 的員工名錄範本讓您的人力資源團隊能夠收集新進員工資料，根據就業狀態進行編輯，並隨著企業成長擴展使用規模。除了具備響應式設計和行動裝置友好外，還具備提升效率的自動化功能及可與多種資料來源整合的特性。
使用我們的員工名錄範本：遵循的5個步驟
步驟 1：自訂您的名錄
一旦您進入範本，即可設定欄位資訊，包含符合貴公司使用情境的欄位。以下是我們建議在員工名錄範本中包含的一些基本資訊：
- 員工編號
- 名字
- 姓氏
- 部門
- 職位
- 聘用類型
- 個人照片
- 電話號碼
- 電子郵件
- 起始日期
我們通常發現，在名錄中放置照片有助於員工將名字與面孔對應起來，並促進社群感。
步驟 2：利用表單簡化資料輸入
人資團隊面臨的最常見問題之一是如何有效收集資訊。這在較大型公司尤其困難——人資團隊無法逐一追蹤每位員工的資訊。
Lark 的員工名錄範本會自動轉換成線上表單，發送給員工。員工只需填寫資訊並提交表單，Lark 即會自動將資訊轉換並儲存至名錄中。
使用 Lark 實現帶有遊戲化元素的員工名錄範本，也能促進員工對表單的參與度。
步驟 3：自訂名錄存取權限以提升安全性與隱私
Lark 提供可自訂隱私設定的員工名錄範本。我們建議設定不同的存取權限，以控制員工個人資訊的可見度，讓員工能在無隱私疑慮的情況下使用名錄。例如：
- 所有員工皆可查看彼此的姓名、電子郵件地址及部門，以利商務溝通與協調
- 直屬主管可查看所負責團隊的詳細資料，包括生日、入職日期及其他偏好，以更了解並與團隊成員互動
- 團隊掌控員工名錄的編輯權限
步驟 4：自動化重要提醒
包括生日、工作週年、績效評估日期、合約結束日期等。這有助於您提前掌握聘用狀態變化並主動採取行動。此外，設定定期提醒以檢視並更新名錄，確保資訊清晰。
步驟 5：與專案管理整合
透過將員工名錄範本與專案管理工具整合，Lark 促進協作，將員工檔案連結至專案任務，方便指派與追蹤責任。
聽聽我們用戶的心聲
「作為行銷經理，我們不斷與不同的利害關係人合作，推動各種計畫、活動和專案。在使用 Lark 之前，我必須翻閱大量文件，並詢問至少三到四個人。透過 Lark 的員工名錄範本，我們能迅速找到合適的利害關係人。」
— Marcus Chen，行銷經理
「有史以來最棒的單一員工管理工具。」
— Whitney Brittingham，客戶成功經理
「這個範本非常容易使用；尤其是搭配表單自動化資料輸入，實際上幫我節省了數十小時的工作時間。」
— 匿名資深人力資源專業人士
為什麼您的企業應該採用員工名錄範本？
- 保持組織有序
員工名錄有助於您掌握人員配置狀況並提升人力資源的清晰度。透過集中管理所有員工的名單，您可以迅速了解誰能工作，誰無法工作。
- 幫助管理者更了解團隊
- 提升互動
名錄提供團隊成員的聯絡資訊，讓您在必要時能輕鬆聯繫。您也可以追蹤重要日期，如員工生日、工作週年、試用期等，以促進參與度。員工名錄對於遠端團隊的有效內部溝通尤其重要，能節省時間、提升協作並促進更良好的關係。
- 輕鬆查找資訊，節省時間
有了最新的名錄，您可以快速找到所需資訊，無需翻查多個來源或過時的 Excel 表格。
技巧與訣竅
- 在目錄中篩選、排序和分組資料，特別是當資料輸入量很大時。
- 包含代名詞、偏好稱呼和文化背景欄位，以促進多元與包容。
- 利用目錄展示他們的技能與專長，創造合作與指導的機會。
- 在員工目錄中加入同事互相認可與感謝彼此貢獻的系統，營造正向且支持的工作環境。
- 將目錄作為追蹤與推廣員工健康計畫的資源，例如健身挑戰或心理健康支持團體。
其他員工相關範本
- 員工評核範本：Lark 中的員工評核範本讓團隊能夠進行評估並提供有價值的回饋，促進員工成長。此範本便於團隊自訂、集中資料追蹤及協作回饋。
- 新進員工導入指南範本：新進員工導入指南範本透過詳細說明工作職責並連結團隊與公司文化，協助新員工順利融入。此範本確保導入流程一致性，透過組織流程節省時間，增進溝通並集中重要資源，為新進員工奠定成功基礎。
- 請假申請範本：請假申請範本簡化了員工請假管理流程，方便在 Lark 平台內追蹤與組織請假事宜。
結論
透過遵循上述四個步驟，您可以建立一個易於使用且靈活的員工名錄，利用這些資訊幫助您更好地進行團隊的入職與互動。如果您希望打造一個靈活且自動化的員工名錄範本，讓您的人力資源團隊和主管能夠充分運用。
在 Lark 中，人力資源團隊可以在 Lark Base 管理員工名錄，並透過將名錄連結至排班、休假計算、薪資發放等其他流程，使名錄功能更強大，從而提升人員管理效率。歡迎立即聯繫我們團隊，獲取如何達成的免費示範 🪄
常見問題
- 什麼是員工名錄範本？
員工名錄範本是用來收集員工相關資訊的範本，例如姓名、電話號碼、電子郵件、個人照片……。它被大大小小的公司用來促進組織內的溝通與資訊流通。
- 建立員工名錄的最佳方式是什麼？
建立員工名錄的一種方法是從零開始使用 Excel 或 Google 試算表製作。在 Lark，我們提供員工名錄範本，讓您可以直接使用。Lark 的員工名錄範本還包含表單和自動化等功能。
- 公司員工名錄應該包含哪些內容？
公司員工名錄會依照企業需求有所不同。大多數名錄包含員工編號、姓名、部門、職位、個人照片、電話號碼和電子郵件。有些則包含更進階的欄位，如入職日期、技能組合、有趣的事實……
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