閱讀約 15 分鐘
Google Sheets 專案管理範本已成為想要結構化但不複雜的團隊熟悉的起點。它們易於存取、免費使用，且足夠靈活以應付基本的規劃需求。許多團隊會從 Google Sheets 的專案管理範本開始，因為它感覺親切且可自訂。隨著時間推進，這些試算表往往會成長為共享的規劃中心。
隨著專案增加與協作提升，團隊開始注意到 Google Sheets 專案管理範本的優勢與限制。本指南探討免費範本、實用案例，以及試算表仍能良好運作的情況。同時也展望未來，當團隊逐漸考慮更具擴充性的工作空間（如 Lark）時，能在不強迫突然轉換的情況下進行。
什麼是 Google 試算表專案管理？
Google Sheets 專案管理是指使用試算表來規劃、追蹤並協調專案工作。團隊依靠列來記錄任務、欄來標示負責人與截止日期，並使用公式進行進度追蹤。Google Sheets 專案管理範本通常包含任務清單、時間表以及易於自訂的狀態指示器。
對許多團隊而言，Google Sheets 的專案管理範本在初期階段取代了更複雜的軟體。這些範本可即時共享並協作更新。雖然結構是手動的，但它讓團隊在不需學習新工具的情況下即可掌握專案狀況。這種簡單性正是 Google Sheets 專案管理試算表範本方法持續受歡迎的原因。
10 個可供探索的免費 Google 試算表範本
以下範本涵蓋常見的專案管理使用情境。每個選項都可作為 Google Sheets 使用者可依團隊規模與工作流程需求自訂的專案管理試算表範本。
發票範本
發票範本可協助團隊在專案交付的同時追蹤可計費的工作、成本及付款狀態。它們通常與任務追蹤器搭配使用，以將支出與里程碑連結。結合發票功能的 Google 試算表專案管理範本，非常適合自由工作者與服務團隊使用。當專案範圍變更時，需要手動更新。
中型公司用的簡易專案試算表
此範本著重於任務名稱、負責人、截止日期及目前狀態，能在不增加不必要複雜度的情況下提供清晰度。許多團隊將此作為 Google 試算表結構的基礎專案管理範本。它非常適合用於依賴性有限的營運追蹤。
適用於中小型團隊的直覺式甘特圖範本
甘特圖範本使用基於日期的長條圖來視覺化專案時間表與任務相依性。免費的 Google 試算表專案管理範本搭配甘特視圖有助於團隊理解任務的順序與持續時間。此範本需要持續手動更新才能保持準確。此格式更適合用於規劃，而非日常執行追蹤。
專案計畫範本
專案計畫範本將目標、里程碑、時間表與負責人整合在單一視圖中。像這樣的 Google 試算表專案管理範本有助於在早期階段促進利害關係人的一致性。團隊通常在啟動階段使用它。隨著執行進展，持續維護的需求也會增加。
彩色標記的看板試算表範本
看板試算表範本使用欄位來表示工作流程階段。具備看板視圖的 Google 試算表專案管理範本，能為任務移動提供清晰的視覺化效果。色彩標示可提升可讀性與優先順序判斷。任務移動仍需手動操作，且隨著數量增加可能變得耗時。
便利貼風格的看板儀表板
此版本透過格式與版面配置技巧模擬卡片式看板。團隊常選擇此 Google 試算表專案管理範本作為視覺化工具的免費替代方案。它能提升小型看板的互動性與清晰度。隨著卡片數量增加，效能可能會下降。
通用專案狀態報告範本
狀態報告範本可總結進度、風險、阻礙以及下一步行動。Google 試算表的專案管理試算表範本格式非常適合用於每週或每月更新。利害關係人可在無編輯權限的情況下檢視進度。報告需要手動彙整與更新。
詳細的專案時間表範本
時間軸範本可追蹤長期期間的各階段與里程碑。此 Google 試算表專案管理範本具備時間軸檢視功能，有助於團隊視覺化專案流程。它支援高層級的規劃與協調。詳細的相依性追蹤則需要額外的手動作業。
與預算相關的儀表板範本
預算儀表板可追蹤各專案的計劃成本與實際成本。這個 Google 試算表專案管理範本提供預算檢視，支援基本的財務監控。團隊通常會搭配任務與發票試算表使用。準確性取決於資料輸入的一致性。
資源分配範本
Google 試算表範本適合你嗎？
Google 試算表範本通常是想要結構化但不增加複雜度的團隊的首選。它們易於存取，大多數使用者都很熟悉，並且對於基本規劃來說具有足夠的彈性。然而，這並不代表它們適用於每個團隊在每個專案階段。以下是優點與限制的完整解析：
使用 Google 試算表範本的好處
- 普遍熟悉度： 大多數團隊成員已經知道如何使用試算表，免除了專門軟體訓練的需求，並能立即採用。
- 低進入門檻：您可以使用現有的範本在幾分鐘內建立專案追蹤器，非常適合「靈活」團隊或處於非常早期階段的專案。
- 零額外成本：由於它已包含在 Google Workspace 套件中，因此能提供高性價比的解決方案，無需在您的預算中新增支出項目。
- 完全靈活性：與僵化的專案管理軟體不同，試算表是一塊「空白畫布」，可讓您依照需求自訂欄位、顏色和版面配置。
- 即時協作：多位使用者可同時編輯同一份試算表，方便快速進行狀態同步並即時查看更新。
Google 試算表範本的限制
- 「管理稅」：由於沒有原生自動化功能，管理者必須手動更新狀態、日期和分配，這會耗費本應用於實際工作的時間。
- 缺乏動態依存關係：試算表無法「理解」任務之間的關係。如果某個任務延遲，必須手動移動每個後續日期，而不是讓時間線自動調整。
- 資料完整性風險：只要一次不小心刪除公式或輸入錯誤，就可能破壞整個追蹤器，導致難以維護「唯一真實來源」。
- 可擴展性問題： 隨著資料列數量與協作者增加，試算表往往會變得緩慢、延遲且視覺上雜亂，讓尋找關鍵資訊變得更加困難。
- 利害關係人可見度不足： 在試算表中建立高層級報告或甘特圖通常是手動且靜態的過程，無法提供複雜決策所需的即時互動洞察。
認識 Lark：更聰明的方式來管理專案、資料與團隊合作
隨著團隊超越基本試算表，他們常常需要更強大的結構，同時不失去靈活性。Lark將試算表風格的表格與內建協作功能、自動化以及資料關聯整合在同一個工作空間中。Lark Base專為處理不斷成長的資料集與連結的工作流程而設計，同時讓試算表使用者感到熟悉。它將資料組織在結構化表格中，並在工作擴展時減少人工維護。團隊可以在單一連結系統中管理邏輯、關聯和報告。
具備多種檢視的動態專案管理中心
Lark Base 提供統一的資料基礎，並透過多樣化的視圖（如 甘特圖、看板、表單及網格）進行可視化，確保在一個視圖中的更新能即時反映到整個專案。它透過四層級的任務層級結構及表單視圖的標準化資料輸入，促進有條理的管理，使團隊能在高層規劃與細節執行之間取得平衡。當有人填寫表單時，回覆會自動轉換為表格中的結構化紀錄，並可立即分配與排程。
可編輯的連結紀錄與情境化細節視圖
Lark Base 將已連結記錄視為表格之間的結構化關係。從記錄的詳細檢視中，使用者可以查看相關表格、開啟已連結的項目，並直接更新數值。變更可在不離開當前情境或切換檔案的情況下完成。權限會在來源表格層級持續生效。這使得建立如專案連結至任務或訂單連結至項目等關係更加容易。
以公式驅動的記錄層級邏輯（IF、IFS、MAP）
Lark Base 在記錄層級套用公式，而不是在單一儲存格，這改變了隨著表格擴展時邏輯的運作方式。像 IF 和 IFS 這類函數會在所有記錄中一致地評估任務狀態、預算限制或績效層級等條件。MAP 公式透過使用單一規則在多個值之間套用轉換，擴展了這種方法。由於公式與欄位綁定，新記錄會自動遵循相同的邏輯。這減少了手動複製和長期維護的需求。
自動化工作流程提升專案管理效能
Lark Base 工作流程透過執行複雜邏輯來自動化專案管理，例如根據專案優先級或類別自動分配任務給特定團隊成員。您可以建立分支審批路徑，將高預算申請送交多位管理者審核，或在截止日期被標記為「延遲」時立即觸發警示。此外，工作流程可以管理定期狀態報告，或使用循環節點在父專案階段標記為完成時，同步更新所有子任務。這些自動觸發器確保專案交接與溝通即時進行，維持有條理且高效率的團隊節奏，無需額外人工負擔。
具備篩選器與樞紐分析表的互動式儀表板
Lark Base 儀表板將結構化資料轉換為可互動的分析視圖。篩選器和樞紐分析表讓使用者能夠在多個維度中探索指標。團隊可以直接從儀表板深入查看底層記錄。隨著資料變化，彙總會自動更新。這創造了一種共享的即時報告體驗，而非靜態的試算表圖表。
具可擴展列數限制的資料處理能力
隨著資料量增加，Lark Base 支援可控擴展，每個資料表最多可達兩百萬列。當限制擴展時，底層引擎會自動升級以提升效能。公式計算速度更快，頁面載入更迅速。進階復原功能支援長期可靠性。這使得 Base 適用於超越傳統試算表的大型營運資料集。
Lark 的定價方案涵蓋整個套件，提供一個整合的生態系統，包括 Messenger、Mail、Calendar、Approval、Docs、Wiki、Meetings、OKR 等等。這些「方案」不僅針對單一工具，而是針對整個套件。這意味著您的 Base 資料表與工作流程可原生連接至整個系統。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 款強大工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可支援 500 位使用者。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。
- 企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限使用者數量，並包含更多自動化執行次數，以及進階的安全性、合規性與管理功能。
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
即用型 Lark 專案管理範本
Lark 提供現成的專案管理範本，協助團隊擺脫僅依賴試算表追蹤的方式，同時保持熟悉的工作流程。這些範本對於從 Google Sheets 專案管理範本過渡的團隊特別有用，因為它們保留了表格化的思維，同時加入了結構、自動化與協作功能。
多專案追蹤範本
將多個工作流程集中到單一儀表板中，以在不同部門或客戶之間保持高層級的可視性。此範本可讓您同時監控每個專案的進度、健康狀況以及負責人的責任歸屬。它透過將子任務連結到主要專案進行即時報告，取代了分散的試算表需求。
任務管理範本
透過依照優先順序、負責人及到期日來組織工作，並使用自動提醒取代人工跟進，以簡化日常作業。使用者可在網格、清單與甘特圖檢視之間切換，依照個人偏好來視覺化工作負載。內建的自動化功能會在任務逾期時即時向負責人發送通知，確保不會錯過任何截止日期。
專案路線圖圖表範本
在維持所有任務細節與相依關係的結構化資料表的同時，透過視覺化方式追蹤專案時間表與里程碑。互動式甘特圖檢視允許專案經理拖曳日期以調整時程，並自動更新底層試算表資料。這對於需要掌握關鍵路徑以確保成功交付的長期規劃而言，是理想的解決方案。
產品開發進度管理範本
從構思到上線，管理產品生命週期，並提供專用欄位以追蹤需求、版本管理及利害關係人核准。此範本透過提供共享的文件與進度更新空間，縮短技術團隊與產品經理之間的距離。它包含預先設定的工作流程，將功能推進至開發、測試及發佈階段。
看板板模板（含 AI）
使用視覺化卡片簡化工作流程，當卡片在不同的生產階段移動時，會自動更新中央主試算表。此模板運用 AI 來摘要任務描述或根據內容分類工單，減少團隊的手動資料輸入。它非常適合需要靈活且高度視覺化方式來管理持續工作週期的敏捷團隊。
設計專案管理模板
將創意資產、回饋與截止日期集中於一個高可視化的表格中，專為創意團隊的獨特需求設計。該模板支援大型圖片預覽與檔案附件，方便直接在記錄中審閱草稿並提供回饋。它協助創意主管管理資源負載，並確保所有設計需求均符合品牌標準。
員工任務追蹤範本
監控個人工作量與任務完成率，以確保資源分配均衡並防止整個團隊的過勞。管理者可使用儀表板來識別誰的工作量已超過負荷，以及誰有能力承擔新的計劃。此以試算表為基礎的方法，透過提供已完成工作與貢獻的清晰記錄，使績效評估更具客觀性。
專案問題追蹤範本
使用結構化的問題管理試算表來記錄、分類並解決專案阻礙或錯誤，該試算表可追蹤解決所需時間。它允許團隊為問題分配嚴重程度等級，並在登錄「高」優先級錯誤時自動通知相關技術人員。此範本確保任何瓶頸都不會被忽略，並提供過往問題解決方式的歷史記錄。
OKR 管理範本
透過連結紀錄，將團隊任務與高層目標及關鍵成果對齊，提供透明度以顯示日常工作如何推動公司目標。此範本讓每位員工都能看到其具體任務與組織整體戰略願景之間的關聯。它透過自動匯總各個關鍵成果的進度至主要目標，簡化季度檢視流程。
行銷內容行事曆範本
透過統一檢視，規劃並管理多渠道內容時程，涵蓋社群媒體、部落格與電子郵件的截止日期與行銷活動素材。行事曆檢視可清楚呈現發佈節奏，而試算表檢視則可詳細追蹤 SEO 關鍵字與績效指標。它能促進撰稿人、編輯與社群媒體經理在同一個統一工作空間中無縫協作。
Google 試算表 vs. Lark：何時該進行切換
Google 試算表在專案規模較小、更新不頻繁且協作需求輕量時運作良好。使用 Google 試算表建立的專案管理範本通常足以應付任務追蹤、簡單的時間表以及基本報告。然而，隨著團隊成長，試算表開始需要更多人工維護。版本控制、權限管理以及報告的準確性會變得更難持續維持。
當試算表開始拖慢工作進度而非支援工作時，通常就會發生轉換。團隊會尋求更好的結構、自動化以及連結資料的方式，同時不失去彈性。這時像Lark這樣的平台就會被納入考量。Lark 支援試算表式的思維，同時加入資料庫、自動化以及更自然隨著專案與團隊擴展而成長的協作功能。
結論
Google 試算表依然是專案管理的實用起點。採用 Google 試算表的專案管理試算表範本方法，能提供靈活性、可存取性以及零成本。對於小型團隊和簡單專案而言，這些優勢往往勝過其限制。範本能幫助團隊在投入專用工具之前先建立結構。
常見問題
Google 試算表的專案管理範本可以免費使用嗎？
是的，大多數 Google 試算表專案管理範本都可以免費存取並複製。免費的 Google 試算表專案管理範本通常包含任務清單、基本時間軸以及簡單的狀態追蹤。這些範本依賴標準試算表功能，而非內建的自動化功能。團隊可以立即開始使用，無需設定成本。隨著需求增加，一些團隊後來會考慮像 Lark 這樣的平台以獲得更多結構化的管理。
使用 Google 試算表進行專案管理有哪些限制？
Google 試算表缺乏原生的自動化與關聯式資料功能。當任務量與相依性增加時，Google 試算表中的專案管理範本會變得更難維護。團隊通常依賴手動公式與重複的試算表。隨著時間推進，報告的準確性可能會下降。這時團隊可能會逐步探索像 Lark 這樣提供更多結構化功能的工具。
Google 試算表能處理大型或複雜的專案資料嗎？
Google 試算表可以處理大型資料集，但隨著複雜度增加，效能往往會下降。含有大量公式的專案管理 Google 試算表範本需要仔細維護。載入時間和重新計算可能會明顯變慢。隨著資料增長，錯誤發生的機率也會提高。一些團隊後來會轉向像 Lark 這樣的平台，以獲得更好的擴充性。
哪一個 Google 試算表專案管理範本最適合小型團隊？
簡單的任務清單和看板式版面最適合小型團隊。免費的 Google 試算表專案管理範本，若公式極少，可減少維護工作量。清楚的責任歸屬與基本的狀態追蹤通常就足夠了。在這個階段，小型團隊重視速度與清晰度。隨著團隊擴大，像 Lark 這樣的工具可能提供更順暢的擴充。
團隊應該在什麼時候從 Google 試算表轉換為專用的專案管理工具？
當手動更新開始耗費過多時間時，團隊常會考慮進行轉換。隨著協作增加，Google 試算表中的專案管理範本可能會限制可見性。報告與權限也變得更難一致地管理。在這個時候，團隊會尋找能隨工作流程成長的解決方案。當試算表達到極限時，像 Lark 這樣的平台經常會被評估。
相關閱讀
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.