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當您開設餐廳時，成為小企業主的夢想成真了。
精心打造顧客喜愛的完美菜單。與頂尖的廚房和服務人員合作，他們和您一樣相信您的願景。每天早晨將招牌翻轉為「營業中」，迎接當天的第一批用餐客人。
然而，會計和簿記方面的工作可能就不那麼夢幻了。
事實是，若沒有穩固的餐廳簿記解決方案，您將面臨薪資錯誤、供應商付款延遲以及庫存管理不善等問題。所有這些因素都會影響您的信譽、聲譽和盈餘。
我們在此協助您簡化這些事務。
在本文中，我們將先區分簿記與會計，然後直接帶您進入我們逐步建立有效餐廳簿記系統的指南。
如何設置您的餐廳簿記系統
在開始之前，重要的是要了解簿記與會計的不同之處。
雖然兩者常常有所重疊，但簿記是行政和交易層面的工作。餐廳簿記包括記錄您的業務財務交易，如購買、退貨和訂單，此外還要登錄來自顧客和供應商的收據與付款。
會計雖然包含簿記，但也需要從更宏觀的財務角度來審視。簿記和其他數據被用來獲取洞見並據此採取行動。
有了這些基礎，我們來深入了解完整餐廳簿記系統的六個步驟。
步驟一：建立每日銷售報告
您的第一步是建立餐廳每日銷售報告。完成這份每日記錄能讓您即時了解餐廳的經營狀況。您可以一目了然地知道業務的收入或贈送金額，並能比較不同時間的表現。
您的每日報告應包含現金和信用卡付款的明細。分別記錄這些付款方式符合資金進入銀行帳戶的流程，因為信用卡通常需要兩到三天的處理時間。
根據您的業務需求，您也可以記錄不同類型的銷售。例如，您可以分別記錄食品和飲料銷售，並進一步區分含酒精與非酒精飲料的銷售額。
無論您選擇哪種系統，請確保其一致性以確保準確性。
好消息是，許多每日銷售報告現在來自銷售點（POS）系統。
步驟二：與強大的POS系統同步
如果您為您的業務投資一套全面且自動化的POS系統，長遠來看，您將節省時間、金錢和精力。
過去POS系統僅限於收銀機，但現今的選項通常包含交易本身以外的功能。
過去POS系統僅限於收銀機，但現今的選項通常包含交易本身以外的功能。當顧客刷信用卡或員工將現金銷售輸入電子收銀機後，系統會產生該筆銷售的詳細資料，為您的業務提供可行的長期洞察。
自動化也提升了準確性與效率。由於資訊是自動產生，您不必面對繁瑣的資料輸入工作。
根據您選擇的POS系統，您可以自訂銷售類別以符合您的業務需求。例如，您可以將銷售分類如下：
- 餐飲銷售
- 含酒精與非酒精飲料銷售
- 開胃菜、主菜與甜點銷售
- 午餐、快樂時光與晚餐銷售
- 現金、信用卡與禮品卡付款
許多強大的POS系統也包含追蹤其他數據點的選項，包括：
- 庫存
- 訂單
- 支出
- 顧客資訊
- 菜單項目表現
- 每日餐廳表現
自訂POS系統以符合您的特定需求，您的每日銷售報告將自動生成。
步驟3：建立您的應付帳款
餐廳簿記的另一個重要部分是建立一套完善的應付帳款系統。
及時且準確地支付供應商有助於建立信任並維持關係。您還必須確保系統能及時匯款支付維護、修理、翻新、許可及其他服務費用，以保持您的業務合法且合規。
選擇一種您能持續使用的一致付款方式。以下是一些常見選項及其優缺點：
支票
以支票付款的一大優點是可以避免交易和便利費用。您也可能更容易管理現金流，因為支票通常需要幾天時間才能處理完成。
缺點是供應商必須等待較長時間才能收到款項，這不利於促進您與他們的良好商業關係。大量購買支票的成本也可能很高。
線上帳單支付
線上帳單支付是設定定期付款給供應商、公用事業提供者及其他定期服務的穩健且安全的選擇。
不過，並非所有企業都能接受這種付款方式，這可能意味著您需要在系統中新增另一種付款方法。
請確保您的系統能記錄定期付款，以免因資金不足而產生費用。線上帳單支付通常也需要幾天時間處理，因此若選擇此方法，您必須密切掌握時間。
ACH 轉帳
部分 ACH 轉帳，如線上帳單支付，是銀行對銀行的轉帳，因此通常不會產生交易費用。
其他如 PayPal 和 Venmo 則會對交易加收便利費。這些交易也需要幾天時間處理，雖然您可以透過支付更多費用來加快處理速度。ACH 轉帳同時安全且不易遭受詐騙。
信用卡
由於信用卡付款需要幾天時間處理，請確保您及時支付供應商及其他服務提供者。請確認他們是否因這種付款方式而產生費用，因為您可能想改用其他選項。專用的企業卡能幫助區分商務支出與個人消費，並提供更好的追蹤功能。
使用信用卡若未每月全額還款，可能會產生高額利息。
步驟 4：管理您的員工薪資
您已記錄銷售額並支付帳單。現在，是時候照顧您的員工了。
管理員工薪資包含許多環節。如果您不了解相關法規和要求，可能會犯下代價高昂的錯誤。
準確且及時的付款有助於維持員工滿意度。畢竟，沒有人願意為不記錄工時並按時支付薪資的企業工作。
準確且及時的付款有助於維持員工滿意度。畢竟，沒有人願意為不記錄工時並按時支付薪資的企業工作。在薪資管理中，您需要負責：
- 追蹤員工的出勤狀況及其正常工時
- 追蹤員工的加班、缺勤及請假申請
- 管理員工薪資差異，例如人力資源人員可能領取固定薪資，而服務人員則按時薪計酬
- 扣繳工資扣押款項
- 選擇一致且可靠的付款方式
執行合規的薪資作業還包括從每筆薪資中繳納適用稅款。雇主需負責繳納薪資稅，其中包括用於醫療保險、社會安全及失業保險的員工薪資比例。您也可能需要扣繳依州或地區規定的所得稅。
此外，如果您提供健康或退休福利，也必須考慮這些扣款。
最後，請持續關注與小費及員工報告相關的法規，以確保遵守勞動及就業法律。
步驟5：定期對帳所有帳戶
餐廳簿記中的這個步驟並不像聽起來那麼令人畏懼。
對帳就是將帳戶進行比較，以發現任何不準確、不一致或錯誤。這個過程也讓您能夠全面了解每月支出情況。
任何有期初和期末餘額的帳戶都應該納入對帳過程。這些包括以下項目：
任何有期初和期末餘額的帳戶都應該納入對帳過程。這些包括以下項目：- 銀行帳戶
- 信用卡
- 商業貸款
- 信用額度
- 薪資負債（或您尚未支付但欠款的金額）
將您書寫的支票、信用卡收據及其他付款方式與銀行帳戶核對，以確保記錄的準確性。
計劃在對帳單發出且易於取得時，每月進行帳戶調節。如此一來，若有任何問題，您可以立即處理，避免問題擴大。此外，若能及早發現並報告可疑交易，您將減少詐欺責任。
調節帳戶可能帶來以下結果：
- 更正不正確的帳簿記錄
- 發現遺失的支票
- 找出錯誤的存款
- 定位現金不符
- 識別詐欺交易
- 注意訂單與庫存的差異
使用自動化且整合的會計工具來簡化流程、提高準確度並節省時間（及減少挫折）。這些系統也有助於確保稅務申報的更高準確性與合規性。
步驟6：檢視您的財務報告（並進行必要的調整）
穩健的餐廳簿記系統的最後一步是檢視財務報告。
每週執行這些報告，以掌握餐廳的財務狀況，並在需要時進行調整。
以下是必須檢視的關鍵報告：
會計科目表
您的會計科目表將所有帳戶集中列出，是總帳的重要組成部分，清楚顯示您的業務如何賺取和支出資金。
會計科目表通常分為五大類帳戶：
- 收入
- 費用
- 負債
- 資產
- 權益
您也可以在每種類別中設置子帳戶。例如，費用帳戶可細分為食材成本、租金、水電費、設備維護、人事等。
銷貨成本（COGS）
銷貨成本是指為準備和提供餐點所花費的食材、原料及包裝的總金額。此指標也包含食物浪費和腐壞，以提高準確性。
銷貨成本的計算方式是將期初存貨與購買存貨相加，再減去期末存貨。隨著時間推移，這份財務報告能提供寶貴資訊，例如季節性價格變動或供應鏈變化如何影響您的淨利。
勞動成本
餐廳的勞動成本包括您支付給員工的工資、薪金、福利和薪資稅。
直接勞動成本包括前線員工和廚房人員，而間接勞動成本則涉及人力資源及其他支援營運的員工。
運行勞動成本報告可以讓您深入了解人員配置需求。您可能會發現人手過多或不足的模式，並揭示季節性變化。
這些報告還顯示小費的管理方式，無論是包含在帳單中、加入共同基金，或直接給予個人。
建築與維護成本
運行個別報告以追蹤您的建築和維護需求。這些應包括租金、水電費、房產稅以及設備維護和修理。您也可以追蹤商業檢查結果並做出必要調整。
掌握這些數據後，您可以規劃升級、設備更換，若有興趣，也能規劃業務擴展。
行銷成本
行銷報告顯示您的行銷活動、執行及結果的細項。
收集成功與失敗活動的見解，以便您做出必要調整。
人力資源與薪資成本
檢查您的HR和薪資成本，看看在哪裡可以進行調整。您的成本會因為是否在現場配置人員、自己執行流程或外包而有所不同。
檢查報告的準確性，尋找任何不一致之處。這對於稅務申報和潛在審計尤其重要。
記住這個六步驟的記帳程序，讓我們來檢視一個您可以用來支援的綜合工具。
Lark 如何協助餐廳進行簿記管理
Lark 的綜合平台提供一個統一的工作空間，讓餐廳能更有效率地管理帳務。以下是幾個值得考慮的實用功能：
Lark Base
Lark Base 是您餐廳營運的實際資料庫。
透過它，您可以追蹤庫存、訂單、支出和收入，並指派任務、監控任務狀態，且一目了然地檢查任務完成情況。
透過它，您可以追蹤庫存、訂單、支出和收入，並指派任務、監控任務狀態，且一目了然地檢查任務完成情況。由於 Lark Base 與 Square 整合，您可以輕鬆從 POS 系統建立每日銷售報告。建立儀表板以查看每日銷售狀況，並獲得營運的寶貴洞察。
Lark Attendance
Lark Attendance 應用程式有助於簡化員工薪資流程。主管可以管理並追蹤員工出勤，包括缺勤、請假和加班。此外，無論班表是固定還是彈性，都能輕鬆設定員工班次。
匯出報告以查看員工出勤摘要，包括請假和班次完成情況。經理能迅速辨識並支援加班或突然頻繁請病假的員工。
員工可透過裝置上的 WiFi 或 GPS 使用 Attendance 應用程式打卡上下班。他們也能輕鬆申請及查看請假申請，經理只需一鍵即可核准。
Lark Docs
使用 Lark Docs，您可以建立並管理文件，從店鋪檢查清單到每週付款摘要皆可涵蓋。
透過 Chats 應用程式與同事及員工協作分享文件。如果您已經有喜歡的 Word 或 Excel 文件，也可以匯入至 Lark。
這是證明
雖然實施新流程需要時間和精力，但結果通常非常值得。
Mama Lou’s 是一家位於菲律賓的義大利餐廳，以提供帶有菲律賓風味的美味菜餚為傲。像許多餐廳一樣，Mama Lou’s 面臨溝通、擴展和每日銷售報告的挑戰。
例如，他們利用 Lark Moments 讓經理們發布每日顧客反饋。餐廳總裁也能迅速識別並解決顧客問題和疑慮，促成穩定的四星（滿分五星）評價。
餐廳簿記常見問題解答
讓我們來看看關於餐廳簿記的一些常見問題的答案。
餐廳簿記員的工作是什麼？
餐廳簿記員負責維護準確的業務支出和收入的財務記錄。他們會運行每日銷售報告，並負責應付帳款和員工薪資。他們還會定期準備財務報表以供進一步分析。
為一家小型餐廳做簿記每月需要多少小時？
雖然總時間可能因您的業務規模和範圍而異，但普遍共識是簿記每月需要10到20小時。
自動化服務可以為企業節省大量時間和精力。例如，考慮投資一套強大的POS系統來生成每日銷售報告。如果您使用Square，該平台可輕鬆與Lark整合以進行詳細數據分析。
餐廳的一般分類帳是什麼？
餐廳的一般分類帳是用來記錄所有業務財務交易的表格。
通常會使用代碼來追蹤經常性支出。為每種支出類型分配一個編號或代碼，例如租金、水電費或許可費，以便於審查。
什麼是T字帳？
T字帳是對使用複式簿記技術的財務記錄的非正式稱呼。它因形狀類似字母“T”而得名。
帳戶標題列在水平線上方。借方記錄在垂直線的一側，貸方記錄在另一側，方便快速查看。
帳戶標題列在水平線上方。借方記錄在垂直線的一側，貸方記錄在另一側，方便快速查看。
最佳的餐廳簿記軟體是什麼？
餐廳簿記員在簿記軟體方面有許多選擇。
如何記錄餐廳銷售？
投資一套具備每日銷售摘要功能的穩定 POS 系統，以達到最高的準確性和最大效率。
透過 Lark 獲取可行的數據與成果
透過這份逐步指南，您擁有建立餐廳簿記系統所需的一切，讓您的業務流程更流暢、高效。
為何不使用 Lark 讓事情變得更簡單呢？
Lark 擁有您所需的所有應用程式，能協助您建立工作流程、檢視數據、管理員工出勤，並製作清單以保持進度。您還可以利用 Lark 的免費範本，這些範本支援庫存與訂單追蹤、目標設定等多項功能。
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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