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“我們從日常運營的角度大量使用Lark Base。我們能夠非常清楚地了解我們所監督的14個地區中每個地區的情況。最大的好處是利用Base創建一個儀表板，讓我們能夠監控我們廣泛投資組合的運營績效。你可以將數據可視化——看到問題所在，從數字和圖表中識別異常，這確實幫助我們做出某些決策。” — 李景濤（行政亞太區負責人）
試想一下：你與跨洲的客戶開會，但幸運的是你在每個你要拜訪的地區都有辦公室。你可以使用各種設施，但現在你需要弄清楚如何獲得一張辦公桌、預訂會議室、將筆記本電腦連接到視聽系統，或者只是找到一個儲物櫃來放置你的物品。通常，員工必須通過公司的組織架構圖，找出應該發郵件給誰，並申請預訂會議室等服務，或尋找每個辦公室的標準操作流程。
在字節跳動的辦公地點，情況完全不同。走進亞太地區的任何一個辦公室，員工都可以期待相同的流程和服務。無論是在日本還是新加坡，預訂儲物櫃或會議室的流程都是一樣的。在辦公室開會的體驗也同樣類似，既不打擾又順暢。字節跳動員工Alan說：“當我在香港、新加坡或東京時，辦公室的外觀和感覺都很熟悉。我甚至不會多想預訂設施的事。流程完全相同。系統智能地知道我在哪個辦公室，當我在Lark日曆上預訂會議時，它會自動顯示當地的會議室預訂選項。”
為了創造這種標準化的體驗，並在包括新加坡、日本、韓國、印度、澳大利亞和哈薩克斯坦在內的14個地區高效運營辦公室，字節跳動行政團隊使用了Lark。
執行摘要
大規模標準化服務：關於字節跳動管理團隊
字节跳动行政团队的目标是提升14个地区办公室的工作效率，并负责管理多项设施服务，如绿化、害虫防治、餐饮、设施预订及内部通讯等。
从预测需要招聘多少支持人员，到每日餐饮供应量的安排，该团队确保工作环境有利于生产力，同时标准化员工服务，并不断推动各办公室效率的提升。
字节跳动的行政团队是Lark的高级用户。随着其职责范围的扩大，团队不断重新思考工作流程，并尝试利用Lark的功能来实现流程数字化，减少人工干预，推动更多自动化。
随着工作流程数字化和流程自动化，跨多个地区推广流程变得更加简单。新增员工无需接受标准作业程序的培训，使某些服务的访问变得如同给予员工使用其他办公室已在使用的Lark应用一样简单。
在管理如此广泛的职责范围时，字节跳动行政团队通过Lark克服了三大挑战：
- 提供創新服務：行政團隊希望運用科技，無論員工身處何地，都能快速且順暢地提供服務，同時盡量減少人力配置。
- 以效率監控服務標準化：在日常運作中，行政團隊致力於在各地區提供一致的服務，同時確保流程保持高效率，避免過於繁瑣或單調。
- 有效管理多元服務項目：由於辦公室分布於不同地區，領導團隊希望能保持監督，同時確保運作順利進行。
(1) 跨維度創新：實體置物櫃服務的數位解決方案
在現代辦公環境中，實體空間如辦公桌、會議室和置物櫃是不可或缺的。然而，行政團隊透過 Lark Base 革新了我們與這些空間互動的方式，使設施更易取得，流程更有效率。
傳統上，預訂置物櫃是一個繁瑣的過程。員工必須向當地行政團隊申請置物櫃，接著由辦公室人員手動分配置物櫃，並告知置物櫃的預設密碼及使用說明。這個系統不僅耗時，且勞動強度大。
Lark Base 的出現，將此流程轉變為無縫的數位體驗。現在，員工只需掃描 QR 碼，透過線上表單申請置物櫃。系統即刻由工作機器人確認置物櫃分配，並向員工發送詳細的開櫃及設定密碼說明。此自動化不僅提升個人便利性，也即時更新 Lark Base 上置物櫃的使用狀態，確保營運效率。使用 Lark Base 將整個流程從數天縮短至數分鐘。
此外，這項數位轉型透過即時儀表板提供置物櫃使用概況。這表示員工填寫表單的單一動作，啟動了一連串自動化流程。Lark Base 不僅簡化了辦公設施的使用，也提升了辦公資源的管理與利用，標誌著我們對實體工作空間的想像與互動邁出重要的一步。
(2) 管理導航：從高層洞察到基層細節
在複雜的行政運作世界中，領導者面臨著監督廣泛活動的艱鉅任務，這些活動涵蓋從預算編制和帳單支付到管理工作場所運營。雖然試算表對於追蹤有幫助，但由於需要手動更新，嚴重阻礙了即時洞察的能力。
透過 Lark Base，行政團隊已自動化並簡化了批次追蹤、財務數據管理和預算編制等運作。將來自14個不同地區辦公室的數據集中到單一 Base 中，團隊解鎖了全新層次的運營可視性和效率。
這種集中化使領導層能夠全面掌握所有辦公室的績效。首次，他們能輕鬆識別哪些服務需求最高以及成本在哪些地方上升，這一切都透過動態儀表板實現。這不僅促進了更明智的決策，也大幅提升了利益相關者管理，清楚展示了行政團隊的範圍和績效。亞太區行政主管景濤表示：「亞太區範圍廣泛，讓人難以獲得整體視角。使用試算表時，看到的只是數字。但有了 Base，我能提供清晰且直接的視圖，讓重要利益相關者了解這個範圍有多大，以及每個月發生了什麼事。」
(3) 從待命到自動化：利用 Lark 應用程式轉變服務交付方式
過去，字節跳動團隊使用值班服務來處理員工的工作場所請求。例如，如果員工希望茶水間有更多零食或在他們所在樓層增設桌上足球桌，他們會透過 Lark 聊天直接與代表溝通。代表隨後會手動將請求轉達給相關同事，並向員工回報進度。這個流程雖然可行，但勞動密集、笨重且效率低下。此外，所有員工請求主要記錄在聊天中，讓管理層難以洞察請求的頻率和類型。
為了大幅提升收集和回應工作場所請求的效率，行政團隊決定部署一個作為 Lark 應用的工作場所工單系統。員工現在透過該應用提交請求，系統會自動將請求匯入集中管理的工單系統。根據請求類別，系統自動指派相關負責人並通知他們。員工會自動收到進度和解決狀態更新，迅速且有效地完成整個流程。
透過使用工單系統，字節跳動的行政團隊淘汰了傳統的手動接線模式，釋放了 3 名員工的時間。自動化的工單分配流程提升了 15% 的效率。
新工單系統不僅自動化了請求分配和更新，還提供強大的數據分析功能。管理層現在能輕鬆發現趨勢、識別異常，並了解整個工作場所的需求模式。
具體來說，Lark 的進階權限讓領導層能夠維持細緻的存取控制。例如，若馬尼拉辦公室的會議室出現問題，菲律賓行政團隊可以僅獲得該問題的存取權限，並被限制無法查看例如新加坡的相關問題資訊。
這種以數據為驅動的方式促進了主動管理，使領導者能深入了解細節，指派任務以解決問題，並透過自動提醒確保及時跟進。此工作流程不僅提升了行政團隊的速度與反應能力，也賦予領導層工具以做出明智決策、分享針對性資訊，並立即採取行動，維持一個高效且具生產力的工作環境。
結論
亞太區行政團隊採用 Lark 的功能，如 Base 和 App，逐步數位化其運營，這使團隊能夠管理遍及 14 個地區的眾多辦公室。更令人印象深刻的是，團隊能夠標準化現有服務並提供創新服務，以最大化效率和便利性。總而言之，通過成為 Lark 的高級用戶，團隊已實現：
- 提升決策能力：透過即時數據和視覺化儀表板，決策者現在能輕鬆獲取關鍵資訊，比以往更快做出明智決策。
- 運營效率：自動化流程和集中管理消除了繁瑣的手動任務，使行政團隊能專注於策略性計劃和卓越服務。
- 深入分析：工單系統記錄趨勢並分析痛點的能力，為主動改進服務和量身定制解決方案鋪平了道路。
適用於房地產及行政團隊的 Lark 基本範本
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