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我們的團隊最近迎來了位於聖荷西的一個全新校區，這是一個佔地15英畝的綜合體，承載著我們母公司在灣區的多個業務單位。當需要讓該校區運營準備就緒時，全球實體企業團隊知道他們需要一個強大且整合度高的工具，以便讓行政、工作場所規劃、建設、房地產等20多個團隊保持進度，並在3個月內完成超過300項任務。
雖然Asana曾被建議用於這個運營準備項目，但團隊很快發現，最好的專案管理工具就在他們每天工作中使用的工作空間附近。Lark的Base幫助我們的全球企業服務團隊組織每個階段的任務，自動保持重要里程碑的進度，並透過自動化保持最新狀態。
挑戰：多個團隊、龐大任務、無數截止日期
運營準備是為所有事務建立一個循環例行程序的工作。團隊需要發明足夠可定制的流程和工作方式，使校園內的所有機器、人員和物流能無縫協作，讓每個人都能感受到新辦公室的歡迎與支持。
協調眾多團隊的努力並管理大量任務可能是一項艱鉅的任務，尤其是面對無法用日曆追蹤的各種截止日期。從接手前任租戶的建築、規劃施工與採購，到整個過程的品質保證，沒有一件是輕鬆的事。若沒有合適的工具，任務很容易被遺漏，或讓團隊成員感到不堪負荷。
「我記得在之前的工作中使用過 Asana 進行專案管理，」我們的區域房地產經理 Chris 說，「但這個專案需要一個非常強大的專案管理工具來幫助我們追蹤所有事項。」Asana 無法滿足團隊對任務更新時效性及將所有內容整合於一處的需求，若缺少任何一環，協作可能會瓦解。團隊隨後發現了 Lark 的專案管理功能，並在 Base 找到了他們的解決方案。
解決方案：為所有團隊提供一個客製化的專案基礎
「我在 Lark 同事的指導下，花不到一小時就在 Base 上建立了這張我真正想要的表格。整個表格、儀表板、報告和自動化流程都完成了。隨著新校區的開放，它真的可以針對所有企業服務任務進行自訂。」
1. 將不可能完成的任務拆解成具體的里程碑和任務
當整體檢視營運準備專案時，面對所有提及的挑戰，似乎是一項不可能完成的任務。但在將其拆分為需達成的里程碑，並列出為實現該里程碑所需完成的任務後，這項宏大的任務開始對每個團隊變得更易理解。
對於全球企業服務團隊來說，里程碑是所有參與準備專案成員的識別標誌。每個任務皆由里程碑衍生並指派給特定個人，並透過 Base 中的雙向連結回溯至該里程碑。如此一來，團隊能追蹤每項任務的進度，並獲得里程碑整體進展的全貌。
透過將這個龐大專案拆分為里程碑及任務，全球企業服務團隊終於能看出完成一個里程碑從開始到結束需要多長時間。Chris 利用甘特圖視圖自動生成時間軸，接著使用簡單的公式，透過計算該里程碑下最早任務的開始日與最後任務的結束日，來計算進度與持續時間。
「我們希望隨時掌握完成一個里程碑所需的時間，例如辦公室設計。這真的幫助我們輕鬆展示，只要從團隊的視圖中提取資料，無論是什麼任務，都會自動填入這個甘特圖視圖。真是神奇。」
「我們希望隨時掌握完成一個里程碑所需的時間，例如辦公室設計。這真的幫助我們輕鬆展示，只要從團隊的視圖中提取資料，無論是什麼任務，都會自動填入這個甘特圖視圖。真是神奇。」
2. 統一的專案資訊以便追蹤，為團隊運作量身訂做的檢視方式
隨著里程碑、任務及負責團隊的設定完成，Chris 和團隊將他們的 Base 擴展為運營準備專案中心。在 Base 中建立了一份執行摘要，讓團隊領導能清楚掌握完成狀況、即將進行的任務以及各團隊的進度。這幫助團隊領導了解接下來的工作並有效分配資源，且只需點擊圖表即可了解數字背後的細節。
各團隊也能透過自訂視圖輕鬆專注於自己的任務，而不會被與自己無關的任務和資訊淹沒。Chris 表示：「他們可以使用自訂視圖輕鬆追蹤所有應該執行的任務和行動項目，這些紀錄會依團隊進行篩選。我們在交付 San Jose 專案時時間非常緊迫，這是一個硬性截止日期，因為員工將於 12 月 12 日進入太空。對我們來說有很多行動項目和多個環節在運作，不同的團隊視圖幫助每個團隊逐項、逐任務追蹤進度。」
透過專屬視圖，每個團隊都能獲得包含任務描述、相關里程碑及負責團隊成員的任務清單，且當符合條件時會自動產生延遲的紅旗警示。這些團隊專屬視圖不僅讓每個負責團隊和個人輕鬆看見誰負責什麼，也能在同一畫面識別延遲任務，從而盡快追趕進度。
3. 一鍵提醒，讓您主動掌控任務
讓團隊隨時掌握截止日期和即將到來的工作，是確保準時交付的最後防線。使用 Lark，幫助負責人員準時遵守這些時間表完全自動化，且只需一鍵即可啟用。
Chris 表示：「它自然地與我們的聊天連結，且可以設定提醒，這讓事情提升到另一個層次。當待辦事項即將到期或逾期時，它能推送通知給團隊成員，這真是太棒了，尤其是不需要手動提醒他們或花費數小時建立整合。」
結果
Lark 的全球企業服務團隊成功如期完成了我們位於聖荷西的 658,000 平方英尺校區第一階段的準備工作，並準備使用相同的 Base 完成第二和第三階段。Chris 表示：「我下一個專案肯定還是會選擇 Base 而非 Asana，Base 的使用者友善度以及與我們其他工作的整合方式無可匹敵。它非常實用且啟用簡單，我也強烈推薦我的團隊在未來的物業專案中使用 Base。」
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