Cómo preparar un campus de 658,000 pies cuadrados en una sola mesa en 3 meses
Jess Cheung
Especialista en Marketing de Producto
3 sep 2026
Jess Cheung
3 sep 2026
7 min
Nuestros equipos recibieron recientemente un nuevo campus en San José, un complejo de 15 acres que alberga múltiples unidades de negocio de nuestra empresa matriz en la bahía. Cuando llegó el momento de dejarlo operativo, el equipo global de empresa real sabía que necesitaban una herramienta lo suficientemente poderosa e integrada para mantener a más de 20 equipos de administración, planificación de espacios de trabajo, construcción, bienes raíces, etc., en línea y con más de 300 tareas completadas en un plazo de 3 meses.
Aunque se sugirió Asana para este proyecto de preparación operativa, el equipo pronto notó que la mejor herramienta de gestión de proyectos estaba justo a la vuelta de la esquina, dentro del espacio de trabajo que usaban día tras día en el trabajo. Base de Lark ayudó a nuestro propio servicio global de empresa a organizar las tareas en cada fase, mantener los hitos importantes en seguimiento automáticamente y mantenerse al día mediante la automatización.
El desafío: muchos equipos, tareas enormes, innumerables fechas límite
La preparación operativa consiste en desarrollar una rutina cíclica para todo. El equipo necesita inventar flujos y formas de trabajo lo suficientemente personalizables para que todas las máquinas, personas y la logística del campus funcionen juntas sin problemas, de modo que todos puedan entrar a la nueva oficina sintiéndose bienvenidos y apoyados.
Coordinar los esfuerzos de tantos equipos y gestionar un volumen tan grande de tareas puede ser una tarea abrumadora, especialmente con todos los diversos plazos que son imposibles de seguir usando calendarios. Tomar el edificio de los inquilinos anteriores, planificar la construcción y las compras, y asegurar la calidad durante todo el proceso, no es una tarea fácil. Sin las herramientas adecuadas, puede ser fácil que las tareas se pasen por alto o que los miembros del equipo se sientan abrumados.
“Recuerdo haber utilizado Asana en mi trabajo anterior para la gestión de proyectos,” dijo Chris, nuestro gerente regional de bienes raíces, “pero para este proyecto, necesitamos una herramienta de gestión de proyectos muy robusta que nos ayude a rastrear todo.” Asana no pudo cumplir con los requisitos del equipo en cuanto a la puntualidad de las actualizaciones de tareas y la necesidad de consolidar todo en una sola plataforma, y la colaboración podría desmoronarse si faltaba algún eslabón en la cadena. Entonces, el equipo descubrió la faceta de gestión de proyectos de Lark y encontró su respuesta en Base.
La solución: una base de proyecto personalizada para todos los equipos
“Creé esta tabla que quería literalmente en una hora en Base con la orientación de un colega en Lark. Una tabla completa, paneles, informes y flujos automatizados. Realmente se puede personalizar para todas las tareas de servicio empresarial con la apertura del nuevo campus.”
1. Divide la misión imposible en hitos y tareas tangibles
Al observar el proyecto de preparación operativa en su conjunto, parecía una misión imposible con todos los desafíos mencionados. Pero después de dividirlo en hitos a alcanzar y luego enumerar las tareas para completar con el fin de lograr cada hito, la gran misión comenzó a ser más digerible para cada equipo.
Para el equipo de servicios empresariales globales, los hitos eran identificadores para todos los miembros involucrados en el proyecto de preparación. Cada tarea, derivada de los hitos y asignada a individuos específicos, se vinculaba de regreso al hito mediante el enlace bidireccional en Base. De esta manera, el equipo podía rastrear el progreso de cada tarea y obtener una visión integral del avance general de un hito.
Al dividir este enorme proyecto en hitos y luego en tareas, los equipos bajo servicios empresariales globales finalmente pudieron ver cuánto tiempo tomaría completar un hito de principio a fin. Chris utilizó la vista de diagrama de Gantt para generar automáticamente las líneas de tiempo, luego usó una fórmula simple para calcular el progreso y la duración desde el propio diagrama de Gantt contando el día de inicio de la tarea más temprana y el día de finalización de la última tarea bajo ese hito.
“Queríamos estar al tanto de cuánto tiempo nos tomaría terminar un hito, por ejemplo, el diseño de la oficina. Y esto realmente nos ayudó a mostrarlo fácilmente simplemente extrayendo los datos de las vistas del equipo y cualquiera que sea esa tarea, y automáticamente se llenaba esta vista de Gantt para nosotros. Mágico.”
“Queríamos estar al tanto de cuánto tiempo nos tomaría terminar un hito, por ejemplo, el diseño de la oficina. Y esto realmente nos ayudó a mostrarlo fácilmente simplemente extrayendo los datos de las vistas del equipo y cualquiera que sea esa tarea, y automáticamente se llenaba esta vista de Gantt para nosotros. Mágico.”
2. Información unificada del proyecto para seguimiento, vistas personalizadas para la operación del equipo
Con hitos, tareas y equipos responsables establecidos y listos, Chris y el equipo ampliaron su Base hacia el centro del proyecto de preparación operativa. Se creó un resumen ejecutivo dentro de Base para brindar a los líderes de equipo una visión clara del avance, las tareas próximas y el progreso de cada equipo. Esto ayudó a los líderes a saber qué se avecinaba y a asignar sus recursos de manera significativa, además de permitirles conocer los detalles detrás de los números simplemente al hacer clic en los gráficos.
Cada equipo también pudo concentrarse fácilmente en sus tareas sin sentirse abrumado por tareas e información que no les correspondía, utilizando vistas personalizadas. “Pueden seguir fácilmente todas sus tareas y elementos de acción en los que se supone que deben trabajar mediante una vista personalizada, donde los registros están filtrados por equipo”, dice Chris. “Realmente teníamos una restricción de tiempo muy estricta para entregar San José y fue un corte duro, ya que los empleados entrarán al espacio el 12 de diciembre. Había muchos elementos de acción para nosotros, muchas partes en movimiento, y las diferentes vistas de equipo ayudaron a cada equipo a seguir el progreso ítem por ítem, tarea por tarea.”
Con vistas dedicadas, cada equipo podía obtener su propia lista detallada de tareas con descripciones, hitos asociados y miembros responsables del equipo, así como una bandera roja generada automáticamente en caso de retraso cuando se cumplían las condiciones. Estas vistas específicas para cada equipo permitieron que cada equipo responsable e individuo no solo viera fácilmente quién haría qué, sino también identificara las tareas retrasadas en una sola pantalla para poder ponerse al día lo antes posible.
3. Recordatorio con un solo clic para mantenerse proactivo en las tareas
Mantener a los equipos informados sobre los plazos y el trabajo entrante es la última línea de defensa para asegurar la entrega oportuna. Con Lark, ayudar a las personas responsables a mantenerse puntuales en estos tiempos está completamente automatizado y se puede activar con un solo clic.
"El hecho de que esté naturalmente vinculado a nuestro chat y que puedas configurar recordatorios eleva las cosas a otro nivel. Puede enviar notificaciones a los miembros del equipo cuando se acercan los elementos de acción o cuando están atrasados", dice Chris, "Fue increíble, especialmente cuando no tienes que recordarles manualmente ni pasar horas construyendo la integración."
El resultado
El equipo global de servicios empresariales en Lark pudo completar con éxito los preparativos para la fase 1 de nuestro campus de 658,000 pies cuadrados en San José a tiempo, y está listo para completar las fases 2 y 3 utilizando la misma Base. "Definitivamente seguiré eligiendo Base en lugar de Asana para nuestro próximo proyecto", dice Chris, "el nivel de facilidad de uso y la forma en que Base está integrado con todo el resto de nuestro trabajo es insuperable. Fue simplemente muy útil y tan fácil de activar, y definitivamente recomiendo que mis equipos utilicen Base para futuros proyectos en nuestra cartera de propiedades también."
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