El futuro del trabajo en ByteDance: transformando espacios con Lark
Swathi B.
Especialista en Marketing de Producto B2B
10 sep 2026
Swathi B.
10 sep 2026
5 min
“Utilizamos Lark Base mucho desde una perspectiva operativa diaria. Podemos tener una imagen muy clara de lo que sucede en cada una de las 14 regiones que supervisamos. El mayor beneficio es utilizar Base para crear un panel que nos permite monitorear el desempeño operativo de nuestra amplia cartera. Puedes visualizar los datos, ver cuál es el problema, identificar cuáles son las anomalías a partir de los números y gráficos, y eso realmente nos ayuda a tomar ciertas decisiones.” - Li Jingtao (Líder de la Región APAC de Administración)
Considera esto: tienes reuniones con clientes en varios continentes, pero afortunadamente tienes oficinas en cada una de las regiones que visitas. Tienes acceso a servicios, pero ahora necesitas averiguar cómo conseguir un escritorio, reservar una sala de reuniones, conectar tu laptop al sistema audiovisual o simplemente obtener un casillero para guardar tus cosas. Normalmente, los empleados tendrían que revisar el organigrama de la empresa, descubrir a quién enviar un correo electrónico y solicitar servicios como la reserva de salas de reuniones o consultar los procesos operativos estándar para cada oficina.
En las ubicaciones de las oficinas de ByteDance, la historia es completamente diferente. Al entrar a cualquier oficina en la región de Asia Pacífico, los empleados pueden esperar el mismo proceso y servicios. Ya sea en Japón o Singapur, el proceso para reservar un casillero o una sala de reuniones es el mismo. Tener una reunión en la oficina es una experiencia similar, sin complicaciones y fluida en cualquier lugar. Dice Alan, un empleado de ByteDance: “Cuando estoy en Hong Kong, Singapur o Tokio, la oficina se ve y se siente familiar. Ni siquiera pienso dos veces en reservar servicios. El proceso es exactamente el mismo. El sistema sabe inteligentemente en qué oficina estoy y cuando reservo una reunión en el calendario de Lark, automáticamente muestra opciones locales para reservar salas.”
Para crear esta experiencia estandarizada y operar de manera eficiente en oficinas no de 1 o 2, sino de 14 regiones incluyendo Singapur, Japón, Corea, India, Australia y Kazajistán, el equipo de Administración de ByteDance utiliza Lark.
Resumen Ejecutivo
Estándarización de Servicios a Gran Escala: Acerca del Equipo de Administración de ByteDance
El equipo de Administración de ByteDance tiene como objetivo mejorar la eficiencia en el lugar de trabajo en oficinas de 14 regiones y supervisa una variedad de servicios como áreas verdes, control de plagas, alimentos y catering, reservación de instalaciones y comunicaciones internas, entre otros.
Desde pronosticar cuántos empleados de apoyo contratar hasta la cantidad de alimentos para el catering diario, este equipo asegura que el lugar de trabajo sea propicio para la productividad y que los servicios para empleados estén estandarizados, mientras impulsa constantemente la eficiencia en todas las oficinas.
El equipo de Administración en ByteDance es un usuario avanzado de Lark. A medida que su portafolio se amplió, el equipo estuvo en constante replanteamiento de los flujos de trabajo y experimentación con las funciones de Lark para digitalizar procesos, reducir la intervención manual y fomentar una mayor automatización.
Al digitalizar los flujos de trabajo y automatizar los procesos, se volvió mucho más sencillo escalar un proceso en múltiples regiones. No fue necesario capacitar al personal adicional en los procedimientos operativos estándar, y hacer ciertos servicios accesibles fue tan simple como otorgar a los empleados acceso a una aplicación de Lark que ya se utilizaba en otras oficinas.
Al gestionar un alcance tan amplio, el equipo de Administración de ByteDance superó 3 desafíos con Lark:
- Proporcionar servicios innovadores: El equipo de Administración quería aplicar tecnología para ofrecer servicios de manera rápida y fluida a los empleados, sin importar dónde se encontraran, utilizando la menor cantidad de personal posible.
- Monitorear la estandarización del servicio con eficiencia: Durante la operación diaria, el equipo de Administración buscaba entregar servicios consistentes en diversas regiones, asegurando que el proceso se mantuviera eficiente y sin volverse excesivamente laborioso o monótono.
- Gestionar un amplio portafolio de servicios con efectividad: Con oficinas dispersas en varias regiones, el equipo de liderazgo quería mantener supervisión mientras aseguraba que las operaciones funcionaran sin contratiempos.
(1) Innovando a través de dimensiones: soluciones digitales para servicios de casilleros físicos
En el entorno moderno de oficina, los espacios físicos como escritorios, salas de reuniones y casilleros son esenciales. Sin embargo, el equipo de Administración ha revolucionado la forma en que interactuamos con estos espacios a través de Lark Base, haciendo que las comodidades sean más accesibles y los procesos más eficientes.
Tradicionalmente, reservar un casillero era un proceso engorroso. Un empleado tenía que solicitar un casillero al equipo local de Administración, seguido de la asignación manual de un casillero por parte del personal de la oficina, quienes luego comunicaban el código predeterminado del casillero y proporcionaban instrucciones de uso. Este sistema no solo consumía mucho tiempo, sino que también requería mucho trabajo.
Con Lark Base, este proceso se transforma en una experiencia digital fluida. Ahora, un empleado simplemente escanea un código QR para solicitar un casillero mediante un formulario en línea. Al instante, un bot del lugar de trabajo confirma la asignación del casillero y envía al empleado instrucciones detalladas sobre cómo abrir el casillero y establecer su propia contraseña. Esta automatización va más allá de la conveniencia para el individuo; también actualiza el estado de utilización del casillero en tiempo real en Lark Base, asegurando la eficiencia operativa. El uso de Lark Base ha reducido todo el proceso de días a minutos.
Además, esta transformación digital proporciona una visión general de la utilización de los casilleros a través de paneles en tiempo real. Esto significa que una sola acción por parte de un empleado —llenar un formulario— inicia un efecto dominó de procesos automatizados. Lark Base no solo simplifica el acceso a las comodidades de la oficina, sino que también mejora la gestión y utilización de los recursos de la oficina, marcando un avance significativo en cómo concebimos e interactuamos con nuestros espacios físicos de trabajo.
(2) Navegando la gestión: de perspectivas generales a detalles específicos
En el complejo mundo de las operaciones administrativas, los líderes enfrentan la ardua tarea de supervisar actividades extensas que van desde la elaboración de presupuestos y el pago de facturas hasta la gestión de las operaciones en el lugar de trabajo. La dependencia de las hojas de cálculo, aunque útil para el seguimiento, dificultaba significativamente la obtención de información en tiempo real debido a la necesidad de actualizaciones manuales.
Con Lark Base, el equipo de Administración ha automatizado y optimizado operaciones como el seguimiento por lotes, la gestión de datos financieros y la elaboración de presupuestos. Al centralizar los datos de oficinas en 14 regiones diferentes en una sola Base, el equipo desbloqueó un nuevo nivel de visibilidad y eficiencia operativa.
Esta centralización permitió a la dirección obtener una visión integral del desempeño en todas las oficinas. Por primera vez, pudieron identificar fácilmente qué servicios tenían mayor demanda y dónde los costos estaban aumentando, todo a través de paneles dinámicos. Esto no solo permitió una toma de decisiones más informada, sino que también mejoró significativamente la gestión de los interesados al mostrar con claridad el alcance y desempeño del equipo de Administración. Jingtao, líder regional de Administración para APAC, dice: "APAC es un portafolio amplio que dificulta ofrecer a las personas una visión holística. Con las hojas de cálculo, todo son solo números. Pero con Base, puedo ofrecer una vista clara y directa que permite a los interesados importantes comprender cuán grande es el portafolio y qué sucede cada mes."
(3) De llamada a automatizado: Transformando la prestación de servicios con una aplicación de Lark
En el pasado, el equipo de ByteDance utilizaba un servicio de guardia para manejar las solicitudes de los empleados en el lugar de trabajo. Por ejemplo, si un empleado quería más bocadillos en la despensa o una mesa de futbolín en su nivel, se comunicaba directamente con un representante a través del chat de Lark. El representante luego transmitía manualmente la solicitud a los colegas correspondientes y proporcionaba actualizaciones al empleado. Este proceso, aunque funcional, era laborioso, torpe e ineficiente. Además, todas las solicitudes de los empleados se registraban principalmente en el chat, lo que dificultaba que la dirección obtuviera información sobre la frecuencia y los tipos de servicios solicitados.
Para potenciar la eficiencia en la recopilación y respuesta a las solicitudes en el lugar de trabajo, el equipo de Administración decidió implementar un Sistema de Tickets para el Lugar de Trabajo como una aplicación de Lark. Ahora, los empleados envían sus solicitudes a través de la aplicación, que automáticamente llena un sistema centralizado de tickets. Según la categoría de la solicitud, el sistema asigna automáticamente a las personas responsables y las notifica. Los empleados reciben actualizaciones automáticas sobre el progreso y la resolución, cerrando el ciclo de manera rápida y eficiente.
Al usar un sistema de tickets, el equipo de administración de ByteDance eliminó el modelo tradicional manual de centralita, liberando el tiempo de 3 empleados. El proceso automatizado de asignación de tickets ha mejorado la eficiencia en un 15%.
Más que solo automatizar la asignación de solicitudes y actualizaciones, el nuevo sistema de tickets ofrece potentes capacidades de análisis de datos. La dirección ahora puede identificar fácilmente tendencias, detectar casos atípicos y comprender los patrones de demanda en todo el lugar de trabajo.
Específicamente, los permisos avanzados de Lark permitieron a la dirección mantener un control de acceso detallado. Por ejemplo, si había un problema con una sala de reuniones en la oficina de Manila, al equipo de Administración de Filipinas se le podía otorgar acceso únicamente a ese problema, impidiéndoles ver información sobre problemas en, por ejemplo, Singapur.
Este enfoque basado en datos permitió una gestión proactiva, lo que permitió a los líderes profundizar en los detalles, asignar tareas para resolver problemas y asegurar seguimientos oportunos mediante recordatorios automáticos. Este flujo de trabajo no solo mejoró la rapidez y capacidad de respuesta del equipo de Administración, sino que también brindó a la dirección herramientas para tomar decisiones informadas, compartir información específica y actuar de inmediato para mantener un lugar de trabajo productivo y eficiente.
Conclusión
El equipo de Administración de APAC ha adoptado funcionalidades de Lark como Base y App para digitalizar cada vez más sus operaciones, lo que ha permitido gestionar una impresionante cartera de oficinas en 14 regiones. Lo que resulta aún más impresionante es la capacidad del equipo para estandarizar los servicios existentes y ofrecer servicios innovadores que maximizan la eficiencia y la conveniencia. En resumen, al convertirse en usuarios avanzados de Lark, el equipo ha logrado:
- Mejora en la Toma de Decisiones: Con datos en tiempo real y paneles visuales, los responsables de la toma de decisiones ahora pueden acceder fácilmente a información crucial, tomando decisiones informadas más rápido que nunca.
- Eficiencia Operativa: Los procesos automatizados y la gestión centralizada han eliminado tareas manuales tediosas, permitiendo que el equipo de Administración se enfoque en iniciativas estratégicas y en la excelencia del servicio.
- Análisis Perspicaces: La capacidad del sistema de tickets para registrar tendencias y analizar puntos críticos ha abierto el camino para mejoras proactivas en el servicio y soluciones personalizadas.
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