7 tips untuk bekerja lintas zona waktu
Jess Cheung
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Jess Cheung
5 Agu 2026
Baca selama 6 menit
Tenaga kerja global saat ini telah memasuki norma baru. Tim yang Anda ajak bekerja sama tersebar di berbagai kota dan negara lebih dari sebelumnya. Anda mungkin telah mulai bekerja dengan orang-orang tanpa pernah bertemu langsung dengan mereka.
Mengapa kolaborasi efektif lintas zona waktu penting saat ini?
Bekerja jarak jauh (dan hybrid) memiliki kelebihannya, dan memiliki tim global berarti Anda dapat bekerja dengan yang terbaik dan terpintar di seluruh dunia. Namun, tidak dapat disangkal bahwa semakin banyak orang menghadapi tantangan yang dibawa oleh normal baru ini. Tekanan untuk memanfaatkan tumpang tindih zona waktu yang terlalu singkat untuk rapat dengan rekan. Kecemasan karena tidak dapat merespons secara real time. Penjelasan berlebihan tanpa sadar agar tidak disalahpahami. Dan terkadang, menarik napas dalam-dalam sebelum membuka aplikasi kerja di pagi hari dan melihat banyak pesan yang belum dibaca dari zona waktu yang aktif saat Anda sedang tidur.
Bekerja lintas zona waktu memang sulit, tetapi ada hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi stres, mengurangi keterputusan, dan melindungi diri dari potensi kelelahan. Tim dapat tetap produktif dan saling menghormati di mana pun mereka berada. Jika dilakukan dengan baik, kolaborasi lintas zona waktu menjadi seperti lomba estafet tanpa kehilangan tongkat. Tim mampu menyelesaikan pekerjaan dengan efisiensi dan kualitas yang lebih baik. Selain itu, mereka akan merasa bersama dan termasuk meskipun bekerja dengan jadwal yang berbeda.
Tips untuk mengubah kolaborasi lintas zona waktu menjadi perlombaan estafet yang sukses
Acknowledge perbedaan zona waktu
Mari kita akui. Keinginan untuk menghapus jumlah pesan belum dibaca yang terus bertambah mungkin membuat Anda terjaga hingga tengah malam lebih dari sekadar sesekali. Keraguan untuk menolak rapat di luar zona waktu Anda akhirnya bisa membuat Anda berkata ya. Karyawan berusaha sebaik mungkin untuk bersikap kolaboratif, tetapi mereka juga harus menghadapi konsekuensi.
Faktanya, rekan kerja Anda di sisi lain laptop mungkin bahkan tidak tahu bahwa di sisi Anda sudah pukul 11:00 malam saat hari mereka baru saja dimulai. Praktik yang baik adalah memberi tahu mereka yang bekerja dengan Anda tentang zona waktu dan jam kerja Anda. Dengan cara ini, batasan tersebut diakui dan diingat.
Untuk melakukannya, Anda bisa mempertimbangkan
Untuk melakukannya, Anda bisa mempertimbangkan- menambahkan jam kerja Anda ke kalender
- menyatakan zona waktu Anda dalam status
- membuat waktu istirahat makan dan blok kalender lainnya menjadi publik
- memberikan jam kerja Anda dalam zona waktu rekan kerja di profil pribadi Anda, dan
- menjadi lebih nyaman untuk mengklik "Tolak" pada rapat larut malam sambil mengusulkan waktu baru
Rekan kerja Anda mungkin terkadang lupa perbedaan zona waktu, jadi Anda mungkin perlu mengingatkan mereka dari waktu ke waktu. Hal yang sama berlaku untuk jadwal mereka juga. Pada akhirnya, Anda dan rekan kerja akan membangun pemahaman bersama yang jelas tentang ketersediaan masing-masing untuk menetapkan dasar yang kuat bagi kolaborasi di masa depan.
Bangun ekspektasi yang wajar dalam tanggapan dan jadwal waktu
Sekarang setelah Anda mengetahui zona waktu satu sama lain, saatnya untuk mengevaluasi kapan seseorang dapat merespons pesan, undangan, dan komentar serta sejauh mana. Menetapkan ekspektasi yang jelas sangat penting dalam lingkungan kerja mana pun, dan ini menjadi lebih penting lagi saat bekerja lintas zona waktu. Anda tidak boleh mengharapkan rekan kerja Anda untuk mengerjakan tugas pada tengah malam mereka dan berharap melihatnya selesai dengan sempurna dalam waktu 2 jam. Bahkan ketika mereka berhasil melakukannya, hal itu tidak boleh dianggap biasa. Melainkan sebuah pengecualian.
Sebelum membagikan jadwal pengiriman dan tenggat waktu, Anda bisa mencoba mengajukan beberapa pertanyaan seperti di bawah ini kepada diri sendiri.
- Jam berapa saat ini di tempat rekan saya?
- Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas ini?
- Apakah ada pengaturan lain yang harus dihadiri orang ini selama hari mereka? Saya harus memeriksa kalender mereka.
- Apakah ada waktu tambahan yang bisa saya berikan untuk tugas ini, apakah tenggat waktunya terlalu ketat?
Anda tidak perlu memiliki jawaban pasti untuk setiap pertanyaan. Proses mencari jawaban akan membantu Anda mengetahui kapan Anda bisa mendapatkan respons dan seberapa banyak rekan kerja Anda dapat mengerjakan tugas yang Anda bagikan. Tentu saja, hal-hal ini sering dapat dinegosiasikan, jadi pastikan Anda memberikan ruang untuk diskusi, terutama jika apa yang Anda minta penting dan mendesak.
Komunikasi eksplisit tentang tujuan, tugas, dan tenggat waktu
"Hari ini" Anda terkadang berarti "besok" rekan kerja Anda. Jika Anda berada di San Francisco sementara rekan Anda tinggal di New York, tenggat waktu pukul 6:00 sore yang mereka miliki bisa berarti pukul 3:00 sore bagi Anda. Komunikasi yang jelas adalah kunci keberhasilan kolaborasi apa pun, dan pentingnya semakin terlihat saat Anda bekerja lintas zona waktu.
Komunikasi yang eksplisit tidak dapat dihindari saat menyampaikan tujuan, tugas, dan tenggat waktu dalam pengaturan lintas zona waktu. Anda memiliki waktu yang lebih sedikit untuk obrolan dan diskusi secara langsung, jadi pastikan memberikan sebanyak mungkin detail dan konteks. Dengan begitu, rekan kerja Anda dapat bertindak dengan lebih sedikit pertanyaan.
Ada beberapa cara untuk memastikan Anda mengkomunikasikan tujuan, tugas, dan tenggat waktu dengan jelas, memberikan kemudahan, dan memberikan ketenangan pikiran bagi kedua belah pihak. Misalnya:
- Jika Anda meminta sesuatu yang baru dari seseorang, pastikan semua dokumen dan referensi mudah ditemukan dan izin untuk dokumen tersebut sudah diberikan. Anda dapat melakukan semua hal ini: Pin rekan kerja Anda di obrolan; kirim tautan dalam satu pesan; bagikan dokumen yang mengumpulkan semuanya.
- Mintalah rekan kerja Anda menyelesaikan apa pun di zona waktu mereka dengan menyediakan daftar periksa. Dengan cara ini mereka tahu apa yang harus dilakukan dan diperiksa sebelum menyelesaikannya.
- Saat membagikan tenggat waktu, konversikan dari tanggal dan waktu ke zona waktu rekan kerja Anda untuk membantu mereka memahami waktu yang tersisa. Anda juga dapat mengatur pengingat sebelum tenggat waktu. Alat tersebut akan melakukan pekerjaan mengingatkan Anda berdua.
Berkomunikasi dengan jelas di berbagai zona waktu berarti Anda perlu mengemas informasi dan membagikannya dalam satu kali pengiriman jika memungkinkan. Dengan cara ini, rekan kerja dapat segera bertindak dan tidak perlu menunggu sehari lagi hanya untuk mendapatkan konteks lengkap. Alih-alih mengirim pesan \"hai\" dan kemudian menunggu 24 jam, karyawan dapat mengatur informasi dan tugas dalam paragraf pendek dan mengirimkannya sekaligus.
Pikirkan betapa penting dan sensitif waktu pembaruan tersebut dan bertindaklah sesuai dengan itu
Ada banyak cara untuk berkomunikasi di tempat kerja - obrolan, rapat, komentar pada dokumen, бот otomatis, email, dan lainnya. Orang biasanya dapat menggunakannya secara intuitif, tetapi bekerja lintas zona waktu terkadang dapat menyebabkan penggunaan berlebihan atau kurangnya penggunaan saluran tertentu.
Ketika tim bekerja lintas zona waktu, komunikasi waktu nyata melalui IM (pesan instan) dan rapat bisa menjadi tantangan. Kadang-kadang mereka mungkin digunakan berlebihan untuk hal-hal yang bisa didiskusikan dan diselaraskan secara asinkron. Mempertimbangkan urgensi dan prioritas menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan jadwal semua orang serta membantu Anda dan rekan kerja memilih metode komunikasi yang lebih baik.
Berikut adalah matriks yang dapat dijadikan referensi ketika Anda tidak 100% yakin bagaimana prioritas dan urgensi berperan dalam pengaturan lintas zona waktu. Anda dapat mencoba panduan ini dengan rekan Anda di zona waktu yang berbeda.
- Penting & sensitif waktu: Kirim pesan instan bersama dengan referensi relevan untuk memberi tahu rekan Anda segera dan tandai pesan Anda sebagai mendesak, lalu jadwalkan rapat pada tanggal dan waktu paling awal yang memungkinkan untuk membahasnya.
- Penting tetapi tidak terlalu mendesak: Pertimbangkan komunikasi asinkron terlebih dahulu, seperti membaca dan mengomentari dokumen di zona waktu Anda sendiri. Dengan cara ini, rekan kerja datang ke rapat dengan konteks penuh dan tim dapat langsung masuk ke diskusi dan penyelarasan langkah selanjutnya.
- Kurang penting tetapi sensitif waktu: Gunakan komunikasi otomatis, seperti pengingat otomatis dan manajemen tugas, untuk membantu tim tetap sesuai jadwal.
- Tidak penting maupun mendesak: tim dapat memilih untuk mengurangi atau membisukan informasi tersebut.
Cadangkan jam khusus untuk jadwal yang fleksibel
Bekerja lintas zona waktu bisa menjadi tidak terduga. Tim perlu siap menghadapi kemungkinan kontinjensi. Selain itu, jadwal tetap mungkin membuat sekelompok orang dalam zona waktu tertentu harus sering lembur.
Oleh karena itu, bersikap terbuka terhadap jadwal kerja yang berbeda atau menyesuaikan hari kerja Anda untuk mengakomodasi zona waktu yang berbeda akan membantu menciptakan titik tengah. Tidak ada yang perlu selalu menjadi burung hantu malam dalam kelompok, dan tim dapat bergiliran menghadapi tantangan jadwal tersebut.
Sebagai sebuah tim, setiap orang dapat menemukan hari dan jam tertentu untuk mengakomodasi kebutuhan seperti rapat dan obrolan instan. Misalnya, jika Anda berada di Singapura sementara rekan Anda di LA, Anda bisa memulai Selasa pagi pukul 7:30 sesekali untuk membuat lebih banyak koneksi secara real-time.
Demikian pula, rekan Anda di LA bisa mulai terlambat pukul 1:00 siang setiap Kamis untuk terhubung dengan Anda lebih mudah. Jendela waktu tumpang tindih yang diperluas berarti lebih banyak slot untuk terhubung, berinteraksi, dan berkolaborasi agar pekerjaan selesai secara langsung.
Jadilah lebih ekspresif dalam mengungkapkan penghargaan, pengakuan, dan reaksi
Tim yang terdiri dari orang-orang dengan latar belakang, keahlian, dan budaya yang beragamlah yang memungkinkan kerja lintas zona waktu. Komunikasi yang dimediasi komputer dapat membantu menghilangkan hambatan waktu, lokasi, dan hierarki. Namun, sulit untuk merasakan nada satu sama lain saat bekerja lintas zona waktu karena semuanya lebih sering disampaikan secara asinkron.
Mengekspresikan apresiasi, pengakuan, dan reaksi terhadap pekerjaan dan kemitraan satu sama lain membantu mengurangi kurangnya isyarat sosial. Ekspresi dapat berupa berbagai format. Bisa sesederhana emoji ❤, pesan, hingga seformal pengakuan kepada manajer lini rekan kerja Anda. Diterima dan diakui membuat karyawan merasa lebih termasuk, terutama ketika mereka tidak bersama secara fisik dan terkadang sendirian di suatu negara. Hal ini memberi semangat lebih untuk bekerja lebih keras dan berkolaborasi lebih baik.
Pastikan Anda memiliki alat yang tepat
Semua tips ini akan membantu tim yang tersebar di berbagai zona waktu tetap produktif sambil menghormati jadwal satu sama lain. Dan alat yang tepat adalah kunci utama bagi karyawan di berbagai zona waktu untuk menyelesaikan pekerjaan apa pun. Video konferensi, messenger, dokumen, kalender, dan lainnya tersedia untuk membantu tim bekerja sesuai jadwal mereka dan menyadari jadwal rekan kerja lainnya. Penelitian Gartner menunjukkan bahwa perusahaan akan terus melindungi investasi digital yang didorong oleh efisiensi dalam pengeluaran TI mereka.
Tim dengan karyawan yang bekerja di berbagai zona waktu harus menggunakan alat yang memungkinkan mereka
- Membandingkan dan mengidentifikasi perbedaan zona waktu dengan mudah, dan
- Berkomunikasi menggunakan saluran sinkron atau asinkron dengan fleksibilitas
Hubungi kami hari ini untuk pelajari lebih lanjut tentang bagaimana Lark dapat memungkinkan tim lintas zona waktu Anda menjalankan perlombaan estafet yang sempurna tanpa kehilangan tongkat estafet.
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
