Menyiapkan kampus seluas 658.000 kaki persegi dalam satu meja dalam 3 bulan
Jess Cheung
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Jess Cheung
5 Agu 2026
Baca selama 7 menit
Tim kami baru-baru ini menyambut kampus baru di San Jose, sebuah kompleks seluas 15 hektar yang menampung beberapa unit bisnis dari perusahaan induk kami di teluk. Ketika saatnya untuk mempersiapkan operasionalnya, tim perusahaan global menyadari mereka membutuhkan alat yang kuat dan terintegrasi untuk menjaga lebih dari 20 tim di bidang administrasi, perencanaan tempat kerja, konstruksi, real estat, dan lain-lain tetap pada jalurnya serta menyelesaikan lebih dari 300 tugas dalam waktu 3 bulan.
Meski Asana disarankan untuk proyek kesiapan operasional ini, tim segera menyadari bahwa alat manajemen proyek terbaik ada di sekitar mereka dalam ruang kerja yang mereka gunakan setiap hari di tempat kerja. Base dari Lark membantu layanan perusahaan global kami mengatur tugas di setiap fase, menjaga tonggak penting tetap pada jalurnya secara otomatis, dan tetap terupdate menggunakan otomatisasi.
The challenge: banyak tim, tugas besar, dan tenggat waktu yang tak terhitung
Kesiapan operasional adalah pekerjaan mengembangkan rutinitas siklus untuk segala hal. Tim perlu menciptakan alur dan cara kerja yang cukup dapat disesuaikan agar semua mesin, orang, dan logistik di kampus dapat berjalan bersama dengan mulus, sehingga setiap orang dapat memasuki kantor baru dengan perasaan disambut dan didukung.
Koordinasi upaya dari begitu banyak tim dan mengelola volume tugas yang besar bisa menjadi tugas yang menakutkan, terutama dengan berbagai tenggat waktu yang mustahil dilacak menggunakan kalender. Mengambil alih bangunan dari penyewa sebelumnya, merencanakan konstruksi dan pembelian, serta jaminan kualitas sepanjang proses - tidak ada tugas yang mudah. Tanpa alat yang tepat, tugas bisa saja terlewat atau anggota tim menjadi kewalahan.
“Saya ingat menggunakan Asana di pekerjaan saya sebelumnya untuk manajemen proyek,” kata Chris, manajer real estat regional kami, “tetapi untuk proyek ini, kami membutuhkan alat manajemen proyek yang sangat kuat untuk membantu kami melacak semuanya.” Asana tidak dapat memenuhi kebutuhan tim terkait ketepatan waktu pembaruan tugas dan kebutuhan untuk mengkonsolidasikan semuanya dalam satu tempat, sehingga kolaborasi bisa saja gagal jika ada bagian yang hilang. Tim kemudian menemukan fitur manajemen proyek Lark dan menemukan jawabannya di Base.
Solusi: satu basis proyek yang disesuaikan untuk semua tim
“Saya membuat tabel ini yang saya inginkan secara harfiah dalam waktu satu jam di Base dengan beberapa panduan dari seorang rekan di Lark. Sebuah tabel lengkap, dasbor, laporan, dan alur otomatis. Ini benar-benar dapat disesuaikan untuk semua tugas layanan Perusahaan dengan pembukaan kampus baru.”
1. Pecah misi yang tampak mustahil menjadi tonggak dan tugas yang nyata
Saat melihat proyek kesiapan operasional secara keseluruhan, tampaknya itu adalah misi yang mustahil dengan semua tantangan yang disebutkan. Namun setelah memecahnya menjadi tonggak-tonggak yang harus dicapai, lalu mencantumkan tugas-tugas yang harus diselesaikan untuk mewujudkan tonggak tersebut, misi besar itu mulai menjadi lebih mudah dicerna oleh setiap tim.
Bagi tim layanan Perusahaan global, tonggak-tonggak tersebut adalah pengenal di antara semua anggota yang terlibat dalam proyek kesiapan. Setiap tugas, yang diturunkan dari tonggak-tonggak tersebut dan ditugaskan kepada individu tertentu, terhubung kembali ke tonggak menggunakan tautan dua arah di Base. Dengan cara ini, tim dapat melacak kemajuan setiap tugas dan mendapatkan gambaran menyeluruh tentang kemajuan keseluruhan sebuah tonggak.
Dengan memecah proyek besar ini menjadi tonggak-tonggak dan kemudian tugas-tugas, tim di bawah layanan Perusahaan global akhirnya dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tonggak dari awal hingga akhir. Chris memanfaatkan tampilan bagan Gantt untuk menghasilkan garis waktu secara otomatis, lalu menggunakan rumus sederhana untuk menghitung kemajuan dan durasi dari dalam Gantt dengan menghitung hari mulai dari tugas paling awal dan hari selesai dari tugas terakhir di bawah tonggak ini.
Dengan memecah proyek besar ini menjadi tonggak-tonggak dan kemudian tugas-tugas, tim di bawah layanan Perusahaan global akhirnya dapat melihat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tonggak dari awal hingga akhir. Chris memanfaatkan tampilan bagan Gantt untuk menghasilkan garis waktu secara otomatis, lalu menggunakan rumus sederhana untuk menghitung kemajuan dan durasi dari dalam Gantt dengan menghitung hari mulai dari tugas paling awal dan hari selesai dari tugas terakhir di bawah tonggak ini.
\"Kami ingin selalu mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tonggak, misalnya, desain kantor. Dan ini benar-benar membantu kami menampilkannya dengan mudah hanya dengan menarik data dari tampilan tim dan tugas apa pun itu, dan secara otomatis akan mengisi tampilan Gantt ini untuk kami. Sungguh ajaib.\"
\"Kami ingin selalu mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tonggak, misalnya, desain kantor. Dan ini benar-benar membantu kami menampilkannya dengan mudah hanya dengan menarik data dari tampilan tim dan tugas apa pun itu, dan secara otomatis akan mengisi tampilan Gantt ini untuk kami. Sungguh ajaib.\"
2. Informasi proyek terpadu untuk pelacakan, tampilan yang disesuaikan untuk operasi tim
Dengan tonggak pencapaian, tugas, dan tim yang bertanggung jawab telah ditetapkan dan siap, Chris dan tim memperluas Base mereka ke dalam pusat proyek kesiapan operasi. Sebuah ringkasan eksekutif dibuat di dalam Base untuk memberikan para pemimpin tim pandangan yang jelas tentang penyelesaian, tugas yang akan datang, dan kemajuan setiap tim. Ini membantu para pemimpin tim mengetahui apa yang akan datang dan mengalokasikan sumber daya mereka secara bermakna, serta memungkinkan mereka mengetahui detail di balik angka hanya dengan mengklik grafik.
Setiap tim juga dapat fokus pada tugas mereka dengan mudah tanpa merasa kewalahan oleh tugas dan informasi yang tidak terkait dengan mereka menggunakan tampilan yang disesuaikan. "Mereka dapat dengan mudah melacak semua tugas dan item tindakan yang seharusnya mereka kerjakan menggunakan tampilan yang disesuaikan, di mana catatan disaring berdasarkan tim," kata Chris, "Kami benar-benar memiliki batas waktu yang ketat untuk menyelesaikan San Jose dan itu adalah batas waktu yang keras, karena karyawan akan masuk ke ruang pada 12 Desember. Ada banyak item tindakan untuk kami, banyak bagian yang bergerak, dan tampilan tim yang berbeda membantu setiap tim melacak kemajuan item demi item, tugas demi tugas."
Setiap tim juga dapat fokus pada tugas mereka dengan mudah tanpa merasa kewalahan oleh tugas dan informasi yang tidak terkait dengan mereka menggunakan tampilan yang disesuaikan. "Mereka dapat dengan mudah melacak semua tugas dan item tindakan yang seharusnya mereka kerjakan menggunakan tampilan yang disesuaikan, di mana catatan disaring berdasarkan tim," kata Chris, "Kami benar-benar memiliki batas waktu yang ketat untuk menyelesaikan San Jose dan itu adalah batas waktu yang keras, karena karyawan akan masuk ke ruang pada 12 Desember. Ada banyak item tindakan untuk kami, banyak bagian yang bergerak, dan tampilan tim yang berbeda membantu setiap tim melacak kemajuan item demi item, tugas demi tugas."Dengan tampilan khusus, setiap tim dapat memperoleh daftar tugasnya sendiri dengan deskripsi, tonggak terkait, dan anggota tim yang bertanggung jawab, serta bendera merah yang dihasilkan secara otomatis saat terjadi keterlambatan jika kondisi terpenuhi. Tampilan khusus tim ini memungkinkan setiap tim dan individu yang bertanggung jawab tidak hanya dengan mudah melihat siapa yang akan melakukan apa, tetapi juga mengidentifikasi tugas yang tertunda dalam satu layar agar dapat mengejar ketertinggalan sesegera mungkin.
3. Pengingat satu klik untuk tetap proaktif dalam tugas
Menjaga tim tetap mengetahui tenggat waktu dan pekerjaan yang masuk adalah garis pertahanan terakhir untuk memastikan pengiriman tepat waktu. Dengan Lark, membantu individu yang bertanggung jawab agar tetap tepat waktu pada jadwal ini sepenuhnya otomatis dan dapat diaktifkan dengan satu klik.
“Faktanya, karena secara alami terhubung dengan obrolan kami dan Anda dapat mengatur pengingat, hal ini membawa semuanya ke tingkat yang lebih tinggi. Ini dapat mengirimkan notifikasi kepada anggota tim ketika item tindakan akan datang atau item tindakan sudah terlambat,” kata Chris, “Ini luar biasa, terutama ketika Anda tidak perlu mengingatkan mereka secara manual atau menghabiskan berjam-jam membangun integrasi.”
Hasil
Tim layanan perusahaan global di Lark berhasil menyelesaikan persiapan untuk fase 1 kampus San Jose seluas 658.000 kaki persegi tepat waktu, dan siap menyelesaikan fase 2 dan 3 menggunakan Base yang sama. "Saya pasti akan tetap memilih Base daripada Asana untuk proyek kami berikutnya," kata Chris, "tingkat kemudahan penggunaan dan cara Base terintegrasi dengan semua pekerjaan kami sangat luar biasa. Ini sangat membantu dan sangat mudah diaktifkan, dan saya pasti merekomendasikan tim saya menggunakan Base untuk proyek-proyek masa depan di portofolio properti kami juga."
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
