Cara Membuat Agenda Mesyuarat Pasukan yang Berkesan
Jessica O
Pakar Penjanaan Permintaan Produk
10 Sep 2026
Jessica O
10 Sep 2026
Bacaan 12 minit
Mesyuarat yang tidak produktif merupakan masalah dalam perniagaan. Ramai orang, termasuk Jeff Bezos, dengan pasukan dua-pizza dan Amazon 6-pager, telah mencuba cara unik untuk menangani masalah ini.
“Setiap mesyuarat yang tidak membangkitkan imaginasi dan rasa ingin tahu para hadirin adalah apa yang saya suka panggil PLO: Peluang yang Hilang Secara Kekal.” Ini adalah kata-kata daripada guru pengurusan lagenda dan penulis Tom Peters.
Cara terbaik untuk mengelakkan PLO adalah merancang mesyuarat pasukan anda dengan baik terlebih dahulu. Anda perlu masuk dengan idea yang jelas tentang apa yang anda ingin capai dan bagaimana anda menjangkakan untuk mencapainya. Dengan berbuat demikian, anda bukan sahaja akan meningkatkan produktiviti tetapi juga meningkatkan semangat seluruh pasukan anda.
Dan itu bermula dengan agenda. Tetapi bukan sebarang agenda — agenda mesyuarat pasukan yang dirangka dengan baik dan berkesan.
Anda mungkin berfikir bahawa lebih banyak butiran yang anda masukkan dalam agenda, lebih baik, tetapi itu hanyalah teater agenda. Dalam artikel ini, kami menunjukkan bagaimana anda boleh merancang dan menjalankan mesyuarat yang lebih berkesan tanpa perlu membayar yuran langganan mahal untuk pelbagai alat kolaborasi.
Apakah kepentingan mempunyai agenda mesyuarat pasukan?
Statistik mengenai produktiviti mesyuarat sebelum dan selepas sekatan COVID-19 sangat mendedahkan. Bilangan mesyuarat setiap minggu telah meningkat, begitu juga dengan bilangan peserta yang hadir. Walau bagaimanapun, mesyuarat menjadi lebih singkat, dan kita menghabiskan masa yang lebih sedikit di dalamnya. Selain itu, 37% mesyuarat dijalankan tanpa menggunakan agenda secara aktif.
Apa yang ramai orang terlepas pandang ialah bahawa agenda menyediakan pelan yang jelas yang menggariskan apa, mengapa, dan siapa dalam mesyuarat anda. Pasukan anda mendapat manfaat dalam cara berikut:
- Masa penyediaan: Jika anda mengedarkannya sebelum waktu mesyuarat, agenda anda akan memberi masa kepada pasukan anda untuk bersedia menghadiri mesyuarat. Ini sangat membantu jika anda menjangkakan setiap peserta membawa sesuatu yang khusus ke dalam mesyuarat.
- Struktur: Mesyuarat yang paling teruk dan tidak produktif adalah yang berjalan tanpa tujuan atau matlamat yang jelas. Agenda yang berkesan mengelakkan situasi tersebut.
- Kepercayaan: Agenda yang jelas dan dirancang dengan baik memberitahu pasukan anda bahawa anda menghargai masa dan sumbangan mereka.
- Kecekapan: Mengendalikan mesyuarat tanpa agenda adalah seperti membina rumah tanpa pelan — sangat tidak cekap dan mahal.
- Tanggungjawab: Menetapkan item tindakan dan tanggungjawab kepada ahli pasukan secara individu menjadikan mereka bertanggungjawab secara peribadi terhadap tugas tersebut.
- Hasil positif: Objektif yang jelas dan kehadiran peserta yang tahu sama ada mereka perlu berdebat atau membuat keputusan menghasilkan mesyuarat yang berjaya.
Apakah yang perlu anda sertakan dalam agenda untuk mesyuarat pasukan anda?
Apabila anda menyediakan agenda mesyuarat pasukan anda, anda harus sentiasa bermula dengan perkara asas:
- Tarikh, masa, dan lokasi mesyuarat
- Pautan ke mesyuarat (jika ia secara maya)
- Tujuan mesyuarat
- Senarai topik atau item agenda (dengan anggaran tempoh masa untuk setiap satu)
- Siapa yang akan hadir (dan item agenda yang mereka bertanggungjawab)
Item dua terakhir itulah yang membawa kita kepada butiran untuk agenda anda, yang harus sentiasa merangkumi perkara berikut:
- Item tindakan: Ini adalah item yang ditugaskan untuk tindakan oleh ahli pasukan tertentu (biasanya dengan tarikh akhir) semasa atau selepas mesyuarat pasukan.
- Item perbincangan: Ini adalah item yang perlu dibincangkan dan diputuskan oleh pasukan anda. Ia mungkin memerlukan penyelidikan atau kerja tambahan dan menjadi item tindakan.
- Item maklumat: Ini biasanya kemas kini yang menarik minat pasukan anda. Ia biasanya melibatkan item dan tugasan.
Memasukkan semua perkara penting ini dalam agenda anda mengelakkan peserta mesyuarat daripada berasa keliru atau hilang arah semasa mesyuarat.
Hasilnya, anda boleh mengendalikan mesyuarat dengan lancar tanpa melebihi masa atau membuat orang tertanya-tanya apa yang perlu dilakukan seterusnya.
Hasilnya, anda boleh mengendalikan mesyuarat dengan lancar tanpa melebihi masa atau membuat orang tertanya-tanya apa yang perlu dilakukan seterusnya.
3 contoh agenda mesyuarat pasukan untuk anda gunakan dalam mesyuarat anda yang seterusnya
Terdapat pelbagai jenis mesyuarat. Anda boleh mengadakan mesyuarat ulasan prestasi, mesyuarat kakitangan, mesyuarat semua tangan, mesyuarat pasukan kepimpinan, mesyuarat lembaga, atau mesyuarat tahap 10, sebagai contoh.
Kami telah memilih tiga contoh agenda mesyuarat untuk anda gunakan sebagai templat agenda mesyuarat. Mari kita lihat.
1. Agenda mesyuarat pasukan umum
Mesyuarat pasukan umum boleh mempunyai apa-apa tujuan. Contoh agenda di bawah mewakili mesyuarat pasukan projek biasa, di mana pengurus projek mempengerusikan sesi tersebut. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakan format ini untuk sebarang jenis mesyuarat pasukan.
Tarikh dan masa: [Tarikh
- Minta ahli pasukan yang berkaitan untuk menggariskan isu yang sedang dihadapi dan menerangkan rancangan serta kemajuan yang telah dicapai setakat ini. Mereka juga boleh melaporkan halangan (atau halangan yang berpotensi) dan membuka ruang untuk komen atau soalan.
- Ulangi proses ini untuk mana-mana item agenda tambahan.
Penutup (Pengurus Projek: [Nama], [Tempoh masa])
- Ulas semula sebarang keputusan yang telah dibuat oleh pasukan semasa mesyuarat.
- Tentukan item tindakan dan tugaskan bersama tarikh akhir kepada ahli tertentu.
- Terima komen dan soalan umum.
2. Agenda mesyuarat scrum harian
Matlamat mesyuarat scrum harian adalah untuk singkat — biasanya tidak lebih daripada 15 minit.
Terdapat tiga soalan standard yang ditanya kepada pasukan, dengan kira-kira lima minit diperuntukkan untuk mereka menjawab setiap satu. Idea ini adalah untuk mengadakan mesyuarat yang sangat fokus supaya ahli pasukan dapat menyelaraskan, melaporkan kemajuan mereka, dan menangani halangan.
Tarikh dan masa: [Tarikh] [Masa]
Tempoh: 15 minit
Peserta: [Nama ahli pasukan]
Agenda
Semalam (Scrum master: [Nama], 5 minit)
- Apa yang anda capai semalam? Berikan ulasan ringkas mengenai matlamat pasukan Scrum untuk hari tersebut, dan minta ahli pasukan melaporkan kejayaan yang dicapai pada hari sebelumnya.
Hari ini (Scrum master: [Nama], 5 minit)
- Apa yang anda rancangkan untuk diselesaikan hari ini? Dapatkan ringkasan ringkas daripada setiap ahli pasukan mengenai apa yang mereka rancangkan untuk hari bekerja ini.
Halangan (Scrum master: [Name], 5 minit)
- Adakah terdapat sebarang halangan yang anda hadapi? Adakan perbincangan pasukan mengenai sebarang rintangan, dengan fokus pada penyelesaian masalah dan membangunkan tindakan untuk mengatasi halangan tersebut.
Petua pro: Sesetengah scrum master akan menambah segmen untuk penyelarasan tugas (untuk memastikan semua orang berada pada halaman yang sama) dan penambahbaikan berterusan (untuk merancang penyesuaian dan pengoptimuman proses).
3. Agenda mesyuarat permulaan projek
Tujuan utama mesyuarat permulaan projek adalah untuk mengumpul maklumat yang diperlukan bagi menyediakan dokumen asas projek — biasanya piagam projek.
Tarikh dan masa: [Date] [Time]
Tempoh: [Duration of meeting]
Peserta: [Names of project team members and stakeholders]
Agenda
Pengenalan dan objektif (Pengurus Projek: [Name], [Duration])
- Pengurus projek memperkenalkan pasukan projek kepada pihak berkepentingan dan memberikan gambaran keseluruhan projek.
Peranan dan tanggungjawab (Pengurus Projek: [Name], [Duration])
- Pengurus projek mencatat peranan yang ditugaskan dan menggariskan tanggungjawab setiap orang.
Garis masa projek (Pengurus Projek: [Name], [Duration])
- Pasukan membincangkan bagaimana garis masa projek yang dicadangkan akan dicapai.
Sumber dan alat (Pembentang: [Name], [Duration])
- Sumber dan alat yang tersedia disenaraikan, dan permintaan untuk yang lain dipertimbangkan.
Pengurusan risiko (Pembentang: [Name], [Duration])
- Pasukan membincangkan risiko projek dan langkah-langkah kontingensi yang mungkin.
Sesi soal jawab dan langkah seterusnya
- Langkah ini membantu mendapatkan sokongan.
Item tindakan (Pengurus Projek: [Name], [Duration])
- Pasukan mengenal pasti item tindakan dari mesyuarat dan menetapkan tarikh akhir untuknya.
9 amalan terbaik untuk menyediakan agenda mesyuarat pasukan yang berkesan
Soalan pertama yang perlu anda tanya sebelum menyediakan agenda mesyuarat pasukan anda adalah sangat mudah: Bolehkah ini dilakukan melalui emel?
Jika jawapannya ya (atau mungkin), maka berhenti di situ, tulis emel anda, dan hantar. Tinggalkan mesyuarat untuk hari lain.
Namun, jika jawapannya adalah tidak dengan tegas, maka sudah tiba masanya untuk menyelami sembilan amalan terbaik berikut untuk mencipta agenda mesyuarat pasukan yang berkesan.
1. Jelas tentang tujuan mesyuarat
Apakah jenis mesyuarat ini? Apakah objektifnya? Mengapa ia mesti menjadi mesyuarat pasukan? Adakah ia sesi sumbang saran? Adakah kita perlu berkongsi maklumat penting dengan pasukan dan mendapatkan maklum balas? Adakah kita mencari penyelesaian untuk masalah tertentu?
Menjawab soalan-soalan ini memudahkan untuk menentukan tujuan mesyuarat dan membina senarai topik atau perkara yang perlu dikongsi, dibincangkan, atau diputuskan.
2. Senaraikan perkara perbincangan dan utamakan dengan sewajarnya
Setelah anda mempunyai senarai topik untuk perbincangan, tentukan yang mana paling penting. Pengetahuan pakar anda sendiri tentang kerja yang dilakukan oleh pasukan anda boleh membantu — atau anda boleh menggunakan strategi keutamaan.
Matlamat di sini adalah untuk memastikan pasukan anda dapat memberi tumpuan kepada setiap perkara penting dalam senarai anda semasa mesyuarat. Jadi, jika masa habis, kerja penting telah diselesaikan. Yang lain boleh dibawa ke mesyuarat seterusnya.
3. Hadkan kehadiran kepada ahli pasukan yang benar-benar perlu hadir
Mesyuarat yang berkesan mempunyai orang yang betul di meja. Dan mesyuarat yang lebih kecil membawa kepada keputusan yang lebih pantas dan pekerja yang lebih terlibat. Pertimbangkan faktor-faktor ini untuk memastikan anda mendapat nilai maksimum daripada mesyuarat pasukan anda.
Tetapi ada satu pertimbangan lain: “Peraturan 7.” Menurut peraturan ini, yang berdasarkan penyelidikan mengenai had otak kita oleh Profesor George A. Miller di Universiti Harvard, kita boleh menyimpan sehingga tujuh perkara dalam ingatan jangka pendek kita pada satu-satu masa. Jadi, pertimbangkan untuk mengehadkan mesyuarat penyelesaian masalah kepada tidak lebih daripada tujuh peserta atau masalah jika anda mahu ia berkesan.
4. Kongsi agenda terlebih dahulu
Satu cara untuk berkongsi draf agenda anda dengan pasukan adalah dengan menyertakannya dalam jemputan mesyuarat. Ini menjadikannya mudah diakses oleh semua.
Menyerahkan tugas dan tanggungjawab sebelum mesyuarat juga membantu memastikan mesyuarat berjaya. Dan berkongsi agenda lebih awal membolehkan pasukan menyediakan apa sahaja yang anda tetapkan untuk mereka uruskan.
Waktu untuk ini penting juga — satu peraturan am adalah memberi peserta tiga hari untuk bersedia.
Jika anda menggunakan Lark, anda boleh menggunakan Lark Docs untuk mengurus dan berkongsi agenda anda.
Ciri ini juga membolehkan pasukan anda bertanya soalan dan bekerjasama secara masa nyata mengenai item agenda sebelum mesyuarat bermula.
5. Aktif mencari input
Berkongsi agenda anda dan meminta input daripada pasukan anda boleh memotivasikan mereka untuk menyumbangkan idea, mengenal pasti isu lain yang boleh menambah nilai kepada mesyuarat, dan menyuarakan kebimbangan. Walau bagaimanapun, sejauh mana mereka menyumbang bergantung pada budaya pasukan anda dan individu yang terlibat.
Tentu saja, ini membawa risiko: jika seorang ahli pasukan mencadangkan perubahan dan anda memilih untuk tidak menggunakannya, itu mungkin menghalang mereka daripada membuat cadangan pada masa hadapan. Adalah penting untuk menyampaikan dengan jelas alasan anda tidak menggunakan idea tersebut jika itu keadaannya.
6. Kekalkan mesyuarat sependek mungkin sambil masih merangkumi semua perkara yang diperlukan
Menentukan tempoh mesyuarat boleh menjadi sukar. Lagipun, terdapat pelbagai pandangan mengenai perkara ini.
Donna McGeorge memulakan kerjaya sebagai penulis dan penceramah dengan sebuah buku mengenai mesyuarat 25 minit. Teknik Pomodoro oleh Francesco Cirillo adalah inspirasinya.
Tetapi 25 minit mungkin tidak mencukupi untuk merangkumi semua yang anda perlu dalam mesyuarat pasukan anda. Jadi, anggap ia hanya sebagai panduan. Biarkan kerja menentukan jumlah masa akhir.
7. Anggarkan masa yang diperlukan untuk setiap perkara
Lihat senarai tugasan anda untuk menentukan berapa banyak masa yang perlu diperuntukkan untuk setiap perkara. Dan jika jumlah masa yang diperlukan melebihi tempoh yang ditempah untuk mesyuarat, potong perkara yang kurang keutamaan. Ia boleh ditangani dalam mesyuarat kemudian atau melalui emel.
Akhir sekali, susun tugasan dalam agenda anda supaya perkara penting dibincangkan pada permulaan apabila semua orang masih segar. Anda juga boleh menggunakan pengelompokan tugasan untuk mengatur agenda anda ke dalam kumpulan tugasan yang serupa.
8. Tetapkan peranan dan tanggungjawab
Menyerahkan tugas boleh menjadi sukar. Anda perlu mengenal pasti siapa yang paling sesuai untuk mengendalikan setiap topik dan memastikan bahawa anda memberi taklimat kepada mereka tentang apa yang perlu dilakukan. Berita baiknya, bagaimanapun, adalah bahawa menetapkan tanggungjawab menjadikan mesyuarat “anda” menjadi mesyuarat “kami”.
Ia juga berguna untuk menggunakan perisian seperti Lark Suite untuk membuat agenda, mengendalikan peserta mesyuarat maya, dan merakam mesyuarat.
9. Dokumenkan keputusan yang dibuat
Kebanyakan mesyuarat mempunyai minit, yang biasanya merupakan transkrip mesyuarat yang telah disunting. Kini, anda boleh menggunakan alat perisian berasaskan AI seperti Lark Minutes, yang boleh menjana minit mesyuarat daripada rakaman. Apa yang perlu anda lakukan ialah menyerlahkan item tindakan dan keputusan utama sebelum berkongsi nota mesyuarat.
- Pengatur mesyuarat menyediakan dokumen dengan perkara perbincangan dan mengedarkannya.
- Pada permulaan mesyuarat, semua orang membaca nota mesyuarat dan menambah komen dalam Lark Suite.
- Pengatur menonjolkan komen-komen tersebut semasa berkongsi skrin.
Anda juga boleh menggunakan aplikasi nota mesyuarat untuk menjadikan mesyuarat anda lebih produktif dan melancarkan aliran kerja anda. Atau ambil langkah lebih jauh dengan memilih aplikasi nota AI untuk mengurangkan beban pentadbiran yang membosankan.
Soalan Lazim Biasa mengenai agenda mesyuarat pasukan
Bagaimana anda menyediakan agenda mesyuarat yang berkesan untuk pasukan maya?
Anda boleh menyediakan agenda mesyuarat yang berkesan untuk pasukan maya dengan menyusunnya supaya setiap orang berpeluang untuk menyatakan pendapat mereka — dan ini memerlukan masa persediaan.
Perincian dalam agenda mesyuarat juga penting. Setiap orang harus tahu bila mereka perlu menyumbang, apa yang perlu mereka sumbangkan, dan berapa lama masa yang mereka ada untuk berbuat demikian.
Berapa lama masa yang perlu diperuntukkan untuk setiap item agenda dalam mesyuarat pasukan?
Jawapan kepada soalan ini bergantung pada item itu sendiri, berapa ramai orang yang perlu memberi pandangan, dan sejauh mana kerumitannya.
Contohnya, bayangkan pasukan tujuh orang anda perlu mengadakan sesi sumbang saran. Anda boleh menjadualkan dua minit untuk setiap orang dan dua minit untuk penutup. Oleh kerana mereka tahu terlebih dahulu bahawa mereka hanya mempunyai dua minit setiap seorang, mereka boleh menyediakan sumbangan mereka dengan sewajarnya.
Bagaimana saya boleh memperbaiki mesyuarat pasukan saya?
Membuat agenda adalah permulaan yang baik untuk memperbaiki mesyuarat pasukan anda. Terlalu banyak mesyuarat boleh menjadi tidak produktif. Itulah sebabnya perkara boleh terlepas pandang.
Anda sentiasa mempunyai masa yang terhad dalam mesyuarat, jadi anda perlu memanfaatkan masa yang ada sebaik mungkin. Anda boleh melakukannya dengan berusaha — sambil memberi setiap orang peluang untuk bersuara — untuk mematuhi jadual agenda. Jika anda melakukannya dengan baik dan agenda disusun dengan ruang yang mencukupi, anda mungkin akan menamatkan mesyuarat lebih awal. Tiada apa yang meningkatkan semangat pasukan seperti mempunyai beberapa minit tambahan selepas mesyuarat yang sangat produktif.
Dan jika anda ingin memanfaatkan teknologi moden, pertimbangkan menggunakan pembantu mesyuarat AI untuk mengautomasikan tugas berulang.
Sederhanakan penyusunan agenda anda dengan Lark
Membangunkan agenda mesyuarat pasukan yang disusun rapi memerlukan kerjasama. Jadi, menggunakan alat seperti Lark untuk memudahkan proses ini sangat masuk akal — terutamanya jika anda mempunyai pasukan jarak jauh yang tersebar di seluruh dunia. Lark menawarkan sokongan pelanggan pelbagai bahasa 24/7.
Dengan Lark, anda boleh mengucapkan selamat tinggal kepada masalah seperti langganan yang mahal, data yang terpecah-pecah, silo maklumat, kos tersembunyi untuk latihan, dan keperluan menggunakan banyak alat yang berbeza.
Daftar dengan Lark hari ini untuk melihat sendiri apa yang boleh ia lakukan untuk anda dan pasukan anda.
Table of contents
Berminat dengan Lark?
Semua alat anda di satu tempat
Jimat masa dan tingkatkan kecekapan
Jimat sehingga 70% untuk kos perisian
Table of contents
Berminat dengan Lark?
Semua alat anda di satu tempat
Jimat masa dan tingkatkan kecekapan
Jimat sehingga 70% untuk kos perisian
Teruskan membaca
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.