การทำแผนผังกระบวนการ: คำจำกัดความ ตัวอย่าง และเครื่องมือ
Ryan Tanner
ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดผลิตภัณฑ์
10 ก.ย. 2569
Ryan Tanner
10 ก.ย. 2569
ใช้เวลาอ่าน 18 นาที
กระบวนการเป็นตัวขับเคลื่อนทุกบริษัท—แต่หากขาดการมองเห็น ก็อาจทำให้เกิดความสับสนและไม่มีประสิทธิภาพได้ การทำแผนผังกระบวนการ คือการนำเสนอขั้นตอนการทำงาน งาน และความรับผิดชอบในรูปแบบภาพ เพื่อให้ทีมเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าการทำงานดำเนินไปตั้งแต่ต้นจนจบอย่างไร
ตั้งแต่การทำให้การดำเนินงานเป็นมาตรฐาน การระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพ ไปจนถึงการปรับปรุงความร่วมมือ การทำแผนผังกระบวนการมอบแผนงานให้ทีมเพื่อความมีประสิทธิภาพ ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าการทำแผนผังกระบวนการคืออะไร ประโยชน์ของมัน และตัวอย่างการใช้งานอย่างมีประสิทธิผลของทีม นอกจากนี้เรายังจะสำรวจแพลตฟอร์มสมัยใหม่—เช่น Lark—ที่ทำให้แผนผังกระบวนการมีความโต้ตอบ ร่วมมือกันได้ และอัปเดตได้ง่ายเมื่อขั้นตอนการทำงานมีการเปลี่ยนแปลง
แผนผังกระบวนการคืออะไร?
ในแก่นแท้ การทำแผนผังกระบวนการคือการนำเสนอภาพของวิธีที่งาน การตัดสินใจ และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องโต้ตอบกันภายในขั้นตอนการทำงาน แผนผังกระบวนการจะระบุขั้นตอน ข้อมูลนำเข้า ผลลัพธ์ และความรับผิดชอบ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าการทำงานควรดำเนินไปอย่างไร
สิ่งนี้แตกต่างจากการทำแผนผังเวิร์กโฟลว์: การทำแผนผังกระบวนการจะแสดงภาพรวมใหญ่ (บทบาท การตัดสินใจ การส่งต่อ) ในขณะที่การทำแผนผังเวิร์กโฟลว์มักเน้นไปที่การปฏิบัติงานในระดับรายละเอียดของงาน ทั้งสองอย่างช่วยให้มีความชัดเจนและการควบคุม
ประโยชน์ของการทำแผนผังกระบวนการ
การทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้บริษัทมองเห็นว่าการทำงานเกิดขึ้นอย่างไร และเปิดเผยโอกาสในการปรับปรุง นอกเหนือจากการบันทึกอย่างง่ายแล้ว ยังช่วยขับเคลื่อนประสิทธิภาพ ความรับผิดชอบ และการขยายตัวในระยะยาว
- ช่วยเพิ่มความชัดเจนและความโปร่งใส: แผนผังกระบวนการให้ข้อมูลอ้างอิงในรูปแบบภาพที่แยกเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจน ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่างานเชื่อมโยงกันอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และจุดที่มีการส่งต่อเกิดขึ้น
- ระบุจุดติดขัดและความซ้ำซ้อน: ด้วยการทำแผนภาพทุกขั้นตอน ความไม่มีประสิทธิภาพจะมองเห็นได้ชัด ทีมสามารถสังเกตการทำงานซ้ำซ้อน ระยะเวลารอคอยที่ยาวนาน หรือขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และปรับกระบวนการให้มีความคล่องตัวเพื่อลดความล่าช้าและต้นทุน
- เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความรับผิดชอบ: อุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแลได้รับประโยชน์จากเครื่องมือทำแผนภาพกระบวนการเนื่องจากสามารถกำหนดความรับผิดชอบได้อย่างชัดเจนและบันทึกจุดตัดสินใจ ซึ่งสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้และทำให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามมาตรฐานทั้งภายในและภายนอก
- สนับสนุนการฝึกอบรมและการเริ่มงาน: พนักงานใหม่มักประสบปัญหากับขั้นตอนที่ซับซ้อน แผนภาพกระบวนการทำหน้าที่เป็นคู่มือภาพ ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจขั้นตอนการทำงานได้ง่ายขึ้น ลดระยะเวลาเรียนรู้ และปฏิบัติงานได้อย่างสม่ำเสมอ
- ช่วยให้เกิดการทำงานอัตโนมัติและการปรับให้เหมาะสม: เมื่อมีการทำแผนผังกระบวนการแล้ว บริษัทสามารถใช้ การทำแผนผังกระบวนการ ในเครื่องมืออย่าง Lark Base เพื่อทำงานซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ ซึ่งจะเปลี่ยนแผนภาพแบบคงที่ให้เป็นเวิร์กโฟลว์แบบไดนามิกที่ปรับให้เหมาะสมและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ประเภทของแผนผังกระบวนการ
เครื่องมือทำแผนผังกระบวนการแต่ละชนิดใช้รูปแบบที่แตกต่างกันในการบันทึกเวิร์กโฟลว์ ตั้งแต่คู่มือภาพที่เรียบง่ายไปจนถึงแผนภาพที่มีรายละเอียดสูง การเลือกประเภทที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ—ไม่ว่าจะเป็นความชัดเจน การปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือการปรับให้เหมาะสม
- Basic แผนผังลำดับขั้นตอน: แผนภาพเชิงเส้นที่เรียบง่ายซึ่งแสดงแต่ละขั้นตอนตามลำดับ เหมาะสำหรับเวิร์กโฟลว์ที่ตรงไปตรงมาซึ่งความชัดเจนสำคัญกว่าความซับซ้อน
- แผนภาพ Swimlane: จัดขั้นตอนให้อยู่ใน “เลน” ตามแผนกหรือบทบาท ซึ่งช่วยให้ความรับผิดชอบชัดเจนและเน้นจุดที่มีการส่งต่อระหว่างทีม
- แผนภาพ SIPOC: สรุปผู้จัดหา ปัจจัยนำเข้า กระบวนการ ผลลัพธ์ และลูกค้าในภาพรวม เหมาะสำหรับการทำความเข้าใจขอบเขตก่อนลงรายละเอียดการทำแผนภาพ
- BPMN (Business Process Model and Notation): ใช้สัญลักษณ์มาตรฐานสำหรับการทำแผนผังธุรกิจที่ซับซ้อน ทำให้ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตีความกระบวนการได้อย่างสอดคล้องกัน
- แผนผังเวิร์กโฟลว์: ให้มุมมองรายละเอียดในระดับงาน พร้อมการพึ่งพาและจุดตัดสินใจ เหมาะเมื่อทีมต้องการเห็นขั้นตอนการดำเนินงานอย่างชัดเจน
ตัวอย่างการทำแผนผังขั้นตอน
การเห็นตัวอย่างการทำแผนผังกระบวนการธุรกิจที่ใช้งานจริงช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าทีมสามารถนำวิธีนี้ไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ในโลกความเป็นจริงได้อย่างไร ด้านล่างนี้เป็นห้าสถานการณ์ที่แผนผังกระบวนการช่วยสร้างโครงสร้าง ความรับผิดชอบ และประสิทธิภาพ
- แผนผังกระบวนการรับพนักงานใหม่ – การจ้างงาน → ปฐมนิเทศ → การฝึกอบรม
เส้นทางการเริ่มงานโดยทั่วไปประกอบด้วยการจ้างงาน การลงนามสัญญา การปฐมนิเทศ การตั้งค่า IT และการฝึกอบรมเบื้องต้น แผนผังกระบวนการช่วยให้มั่นใจว่าไม่มีขั้นตอนใดถูกละเลย ช่วยให้ฝ่าย HR มอบประสบการณ์ที่สม่ำเสมอแก่พนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังช่วยให้ชัดเจนถึงความรับผิดชอบระหว่างฝ่าย HR, IT และผู้จัดการ ลดความล่าช้าในช่วงการปรับตัวของพนักงาน
- การทำแผนผังกระบวนการขาย – การสร้างลูกค้าเป้าหมาย → การคัดกรอง → การปิดการขาย
ขั้นตอนการขายมักเกี่ยวข้องกับการสร้างลูกค้าเป้าหมาย การคัดกรอง การดูแลลูกค้า การเจรจา และการปิดการขาย การทำแผนผังกระบวนการช่วยให้ทีมขายมีคู่มือมาตรฐาน เพื่อให้การติดตามลูกค้าเป็นไปอย่างสม่ำเสมอและลดการสูญเสียในขั้นตอนการขาย นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุจุดติดขัด เช่น การเจรจาที่หยุดชะงักหรือการตอบสนองที่ล่าช้า และปรับปรุงเพื่อเพิ่มอัตราการปิดการขาย
- ขั้นตอนการสนับสนุนลูกค้า – การรับเรื่อง → การส่งต่อ → การแก้ไขปัญหา
กระบวนการสนับสนุนมักจะดำเนินตามขั้นตอนการรับตั๋ว การจัดหมวดหมู่ การส่งต่อ (หากจำเป็น) และการแก้ไขปัญหา การทำแผนผังกระบวนการนี้ช่วยให้ทีมกำหนด SLA ที่ชัดเจน ทำให้เส้นทางการส่งต่อมีความราบรื่น และมั่นใจได้ว่าข้อซักถามจากลูกค้าจะไม่สูญหาย นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มการมองเห็นระหว่างทีม เพื่อให้ผู้จัดการสามารถติดตามเวลาการตอบกลับและความพึงพอใจของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- แผนผังกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ – การระดมความคิด → การสร้างต้นแบบ → การเปิดตัว
ตั้งแต่การระดมความคิดและการวิจัยตลาด ไปจนถึงการสร้างต้นแบบ การทดสอบ และการเปิดตัว การพัฒนาผลิตภัณฑ์เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวหลายส่วน แผนผังกระบวนการช่วยให้ทีมผลิตภัณฑ์ ทีมวิศวกรรม และทีม QA มีความสอดคล้องกันในสิ่งที่จะทำต่อไปและผู้ที่รับผิดชอบ โครงสร้างนี้ช่วยลดการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน รักษาโครงการให้เป็นไปตามกำหนด และมั่นใจได้ว่าฟีเจอร์จะถูกส่งสู่ตลาดพร้อมการตรวจสอบคุณภาพ
- กระบวนการอนุมัติด้านการเงิน/ใบแจ้งหนี้ – การร้องขอ → คำอนุมัติ → การชำระเงิน
กระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ทั่วไปจะเริ่มจากการส่งคำขอไปจนถึงการลงนามโดยผู้จัดการ การตรวจสอบโดยฝ่ายการเงิน และการชำระเงินขั้นสุดท้าย การทำแผนผังกระบวนการนี้ช่วยลดความล่าช้าโดยการระบุความรับผิดชอบในการอนุมัติอย่างชัดเจนและกำหนดเส้นตาย นอกจากนี้ยังช่วยเสริมความสอดคล้องตามข้อกำหนดโดยสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าการอนุมัติถูกติดตามและการชำระเงินดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ
เครื่องมือและซอฟต์แวร์สำหรับการทำแผนผังกระบวนการ
1. Lark: เครื่องมือสร้างแผนผังขั้นตอนการทำงานแบบร่วมมือและมีความยืดหยุ่น
Lark เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันแบบครบวงจรที่รวมการส่งข้อความ การประชุม เอกสาร การจัดการโครงการ และการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ไว้ในศูนย์กลางเดียว แตกต่างจากเครื่องมือทำแผนผังกระบวนการแบบแยกส่วน Lark เชื่อมโยงแผนผังเข้ากับการปฏิบัติจริงโดยตรง ทำให้ทีมไม่เพียงแค่ ออกแบบเวิร์กโฟลว์ แต่ยังสามารถดำเนินการได้จริง ด้วยฟีเจอร์อย่าง Lark Base, Docs, Wiki, Tasks, Approvals และ Messenger ทำให้ทุกขั้นตอนมีความชัดเจนและมีความรับผิดชอบ ทีมสามารถมองเห็นกระบวนการแบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งรักษาการสื่อสารและการดำเนินการไว้ในพื้นที่ทำงานเดียวกัน สิ่งนี้ทำให้ Lark ทรงพลังเป็นพิเศษสำหรับบริษัทที่ต้องการให้การทำแผนผังกระบวนการเชื่อมต่อไปสู่ผลลัพธ์ได้อย่างราบรื่น
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการการทำแผนผังกระบวนการที่เชื่อมโยงโดยตรงกับการดำเนินงาน
จุดเด่น:
- ออกแบบมาเพื่อการทำแผนผังกระบวนการโดยเน้นความร่วมมือเป็นหลัก เพื่อให้ทีมไม่เพียงแค่ออกแบบเวิร์กโฟลว์ แต่ยังสามารถลงมือปฏิบัติได้จริง
- ด้วย Lark Base ทีมสามารถมองเห็นกระบวนการในรูปแบบตาราง คัมบัง หรือมุมมองแกนต์ พร้อมด้วยการเชื่อมโยงและการกำหนดความรับผิดชอบ
- Lark Docs และ Wiki ช่วยให้คุณสามารถบันทึกเวิร์กโฟลว์ที่ทำแผนผังไว้ ฝังภาพ และสร้างคู่มือกระบวนการที่เข้าถึงได้ง่าย
- Lark Tasks เปลี่ยนขั้นตอนที่กำหนดไว้ให้เป็นงานที่ชัดเจนพร้อมกำหนดเวลา ในขณะที่ Lark Approvals เพิ่มโครงสร้างให้กับการอนุมัติด้านการเงิน ทรัพยากรบุคคล หรือโครงการ
- Messenger, ปฏิทิน และ Meetings เชื่อมโยงทุกการสนทนา การตรวจสอบ และตารางเวลาโดยตรงกับกระบวนการที่กำหนดไว้
- แทนที่จะใช้แผนผังแบบคงที่ Lark มอบพื้นที่ทำงานที่มีชีวิตซึ่งการทำแผนผังกระบวนการไหลต่อเนื่องไปสู่การดำเนินงานและการปรับปรุงได้อย่างราบรื่น
ข้อจำกัด:
- Lark โดดเด่นเมื่อกระบวนการมีการพัฒนาและต้องการการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ดังนั้นอาจรู้สึกว่าเป็นภาระเพิ่มเติมสำหรับบริษัทที่มีกระบวนการทำงานคงที่และไม่เปลี่ยนแปลง
- แผน Starter: แผนฟรีตลอดไปที่รวมเครื่องมือทรงพลัง 11 รายการสำหรับผู้ใช้สูงสุด 20 คน มาพร้อมพื้นที่จัดเก็บข้อมูล 100GB การทำงานอัตโนมัติ 1,000 ครั้ง การแปลด้วย AI และอื่นๆ
- แผน Pro: $12/ผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บรายปี) สำหรับผู้ใช้สูงสุด 500 คน รวมทุกอย่างใน Starter พร้อมการโทรกลุ่มสำหรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 500 คน พื้นที่จัดเก็บข้อมูล 15TB การทำงานอัตโนมัติ 50,000 ครั้ง และอื่นๆ
- แผนองค์กร: ติดต่อฝ่ายขาย เพื่อขอราคาที่กำหนดเอง รองรับผู้ใช้ไม่จำกัด และรวมการทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติม รวมถึงคุณสมบัติด้านความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการจัดการขั้นสูง
2. Microsoft Visio: การสร้างแผนภาพแบบดั้งเดิม
Microsoft Visio เป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำแผนผังกระบวนการที่มีชื่อเสียงและใช้กันมานานสำหรับองค์กรที่ต้องการไดอะแกรมแบบมืออาชีพและละเอียด ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างผังงาน ไดอะแกรม BPMN และแผนผังโครงสร้างบริษัทด้วยสัญลักษณ์การทำแผนผังกระบวนการที่แม่นยำ Visio มักถูกใช้ในอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามมาตรฐานสูง ซึ่งการทำให้เป็นมาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญ ในฐานะส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Microsoft จึงเชื่อมต่อได้ดีกับ Office และ Teams ทำให้เป็นตัวเลือกหลักสำหรับบริษัทที่ลงทุนใช้โซลูชันของ Microsoft อยู่แล้ว แม้ว่าจะทรงพลัง แต่ก็ไม่เหมาะนักสำหรับการทำงานร่วมกันแบบคล่องตัวและการอัปเดตแบบเรียลไทม์
แหล่งที่มาของภาพ: microsoft.com
เหมาะสำหรับ: แผนภาพกระบวนการที่มีรายละเอียดพร้อมสัญลักษณ์มาตรฐาน
จุดเด่น:
- มีคลังสัญลักษณ์การทำแผนผังกระบวนการมาตรฐานที่หลากหลาย
- ปรับแต่งได้สูงสำหรับตัวอย่างการทำแผนผังกระบวนการธุรกิจที่ซับซ้อน
- ผสานการทำงานกับแอป Microsoft Office ได้อย่างราบรื่น
- รองรับแม่แบบเฉพาะของ Visio สำหรับการสร้างแผนภาพอย่างมืออาชีพ
- เหมาะสำหรับการจัดทำเอกสารแบบคงที่ของขั้นตอนการทำงานโดยละเอียด
ข้อจำกัด:
- มีความซับซ้อนในการเรียนรู้สำหรับผู้เริ่มต้น
- ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการทำแผนผังขั้นตอนการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ราคา:
- แผน 1: 5.00 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บเงินรายปี): เวอร์ชันเว็บสำหรับการสร้างแผนภาพและการทำงานร่วมกัน
- แผน 2: $15.00 ต่อผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บรายปี): รวมแอปบนเดสก์ท็อปและความสามารถขั้นสูง
- การซื้อครั้งเดียว (เดสก์ท็อป): Visio Starter 2024 ~ $309.99; Visio Pro 2024 ~ $579.99
3. Lucidchart: การทำแผนผังขั้นตอนออนไลน์
Lucidchart เป็นซอฟต์แวร์การทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจบนเบราว์เซอร์ที่ออกแบบมาเพื่อความเรียบง่ายและความสะดวกในการทำงานร่วมกัน ใช้กันอย่างแพร่หลายโดยทีมงานระยะไกลและทีมแบบไฮบริดที่ต้องการเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการแบบภาพอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องติดตั้งแอปบนเดสก์ท็อป Lucidchart ช่วยให้ผู้ใช้สามารถลากและวางรูปร่าง สร้างผังงาน และแชร์ไดอะแกรมได้ทันทีผ่านลิงก์ แนวทางแบบคลาวด์เป็นหลักทำให้เป็นที่นิยมในทีมที่ให้ความสำคัญกับการเข้าถึงจากอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างไรก็ตาม มันเหมาะสำหรับการออกแบบไดอะแกรมมากกว่าการจัดการการดำเนินงาน
แหล่งที่มาของภาพ: lucidchart.com
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการเครื่องมือสร้างแผนภาพบนเว็บ
จุดเด่น:
- อินเทอร์เฟซการสร้างแผนภาพแบบลากและวางที่ใช้งานง่าย
- ทำงานบนระบบคลาวด์และเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์
- มีเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการพร้อมใช้งาน
- การแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมที่ทำงานกระจายตัว
- การผสานรวมได้อย่างง่ายดายกับแอป เช่น Slack และ Google Drive
ข้อจำกัด:
- มีฟีเจอร์การจัดการหรือการดำเนินโครงการที่จำกัด
- มีประสิทธิภาพน้อยกว่าในการจัดการการทำแผนผังกระบวนการที่ซับซ้อน
ราคา:
- แผนฟรี: การเข้าถึง Basic ฟีเจอร์จำกัด
- บุคคล (ชำระเงิน): 9 ดอลลาร์สหรัฐ/เดือน (เรียกเก็บรายปี) สำหรับเอกสารและรูปร่างไม่จำกัด
- ทีม / องค์กร: ระดับสูงกว่า (ราคากำหนดเอง) สำหรับการทำงานร่วมกันเต็มรูปแบบ ความปลอดภัย การผสานรวม และอื่นๆ
4. Asana: การทำแผนผังตามลำดับงาน
Asana เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดในฐานะแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ แต่ยังสามารถใช้เป็นโซลูชันการทำแผนผังกระบวนการทำงานได้ด้วย ทีมสามารถสร้างบอร์ดและไทม์ไลน์แบบภาพที่แผนงานตั้งแต่ต้นจนจบ สิ่งนี้ทำให้มีประโยชน์สำหรับการทำแผนผังกระบวนการขาย ซึ่งลูกค้านำผ่านขั้นตอนการคัดกรองและปิดการขาย Asana เชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์ที่ทำแผนผังไว้โดยตรงกับการมอบหมายงาน ทำให้ทีมมีทั้งการมองเห็นและความรับผิดชอบ แม้ว่าจะเหมาะสำหรับโครงการที่มีโครงสร้าง แต่ก็ขาดความยืดหยุ่นสำหรับแผนผังกระบวนการแบบอิสระ
แหล่งที่มาของภาพ: asana.com
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ใช้งาน Asana เพื่อการจัดการโครงการอยู่แล้ว
จุดเด่น:
- การจัดการงานในตัวที่เชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์
- บอร์ดแบบภาพ รายการ และไทม์ไลน์แบบแกนต์
- เหมาะสำหรับกระบวนการที่มีโครงสร้าง เช่น การทำแผนผังกระบวนการขาย
- ความรับผิดชอบที่ชัดเจนผ่านการกำหนดเจ้าของงานและเส้นตาย
- ทำงานร่วมกับ Slack, Google Workspace และเครื่องมืออื่นๆ
ข้อจำกัด:
- ความยืดหยุ่นจำกัดสำหรับตัวอย่างการทำแผนผังกระบวนการแบบอิสระ
- มุ่งเน้นไปที่งานโครงการมากกว่าการจัดทำเอกสารกระบวนการแบบแยกเดี่ยว
ราคา:
- ฟรี / Basic: ฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน
- Premium (Starter): 10.99 ดอลลาร์สหรัฐ/ผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บรายปี) หรือ 13.49 ดอลลาร์สหรัฐ/เดือน (รายเดือน)
- Business / Advanced: 24.99 ดอลลาร์สหรัฐ/ผู้ใช้/เดือน เมื่อเรียกเก็บรายปี (หรือ 30.49 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน)
5. Miro: กระดานไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน
Miro เป็นแพลตฟอร์มไวท์บอร์ดดิจิทัลที่มักใช้สำหรับการระดมความคิดและกระบวนการทำแผนที่เส้นทางลูกค้า มันมีพื้นที่ทำงานแบบเปิดที่ทีมสามารถมองเห็นไอเดีย ทำแผนที่กระบวนการ และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ Miro เป็นที่นิยมอย่างยิ่งสำหรับการจัดเวิร์กช็อปและการออกแบบในระยะเริ่มต้น ซึ่งโครงสร้างไม่สำคัญเท่ากับการแสดงออกอย่างอิสระ ด้วยเทมเพลตสำหรับผังงาน การทบทวนย้อนหลัง และการทำแผนที่กระบวนการ HR มันช่วยให้ทีมสอดคล้องกันในเชิงภาพ อย่างไรก็ตาม มันไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับการดำเนินกระบวนการที่มีโครงสร้าง
แหล่งที่มาของภาพ: miro.com
เหมาะสำหรับ: การระดมความคิดและการออกแบบเวิร์กโฟลว์ในระยะเริ่มต้น
จุดเด่น:
- ประสบการณ์ไวท์บอร์ดที่มีการโต้ตอบสูงและดึงดูดความสนใจ
- ยอดเยี่ยมสำหรับเวิร์กช็อปและการระดมความคิดแบบเรียลไทม์
- รองรับการทำแผนผังขั้นตอนงานด้านทรัพยากรบุคคลและแผนผังการเดินทางด้วยเทมเพลต
- ผืนผ้าใบที่ยืดหยุ่นสำหรับการป้อนข้อมูลเชิงสร้างสรรค์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย
- ส่งเสริมความร่วมมือระหว่างแผนกและบทบาทต่างๆ
ข้อจำกัด:
- อาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็วเมื่อมีเนื้อหามากเกินไป
- ขาดคุณสมบัติที่มีโครงสร้างสำหรับการทำแผนผังขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ
ราคา:
- แผนฟรี: รวมกระดานและคุณสมบัติที่จำกัด
- Starter / ทีม: 8 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บรายปี) หรือ 10 ดอลลาร์สหรัฐ/เดือน (เรียกเก็บรายเดือน)
- Business: 16 ดอลลาร์สหรัฐต่อผู้ใช้/เดือน (เรียกเก็บรายปี)
- องค์กร: กำหนดราคาตามความต้องการสำหรับองค์กรขนาดใหญ่
6. Figma: การทำแผนที่เชิงภาพและเชิงสร้างสรรค์
แม้ว่า Figma จะเป็นเครื่องมือออกแบบเป็นหลัก แต่ก็ถูกใช้งานมากขึ้นในฐานะเครื่องมือทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจสำหรับทีมสร้างสรรค์ แคนวาสที่สามารถทำงานร่วมกันได้ช่วยให้ทั้งนักออกแบบและผู้ที่ไม่ใช่นักออกแบบสามารถสร้างแผนผังการทำงานได้อย่างชัดเจน Figma มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการที่ต้องการความสวยงามและความเป็นมืออาชีพ วิธีการทำงานผ่านเบราว์เซอร์ทำให้สามารถแชร์และแก้ไขร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ คล้ายกับ Google Docs แต่สำหรับงานออกแบบ อย่างไรก็ตาม Figma ขาดคุณสมบัติสำหรับการจัดทำเอกสารกระบวนการอย่างเป็นทางการหรือสำหรับอุตสาหกรรมที่มีข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบสูง
แหล่งที่มาของภาพ: figma.com
เหมาะสำหรับ: ทีมออกแบบที่ต้องการทำแผนผังขั้นตอนการทำงานในเชิงภาพ
จุดเด่น:
- ใช้งานง่ายและคุ้นเคยสำหรับผู้ใช้ที่เน้นการออกแบบ
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่มีประสิทธิภาพในเบราว์เซอร์
- สามารถสร้างเทมเพลตการทำแผนผังขั้นตอนการทำงานแบบกำหนดเองสำหรับเวิร์กโฟลว์เชิงภาพ
- ง่ายต่อการแชร์ลิงก์กับทีมเพื่อรับข้อเสนอแนะ
- เหมาะอย่างยิ่งสำหรับตัวอย่างการทำแผนผังกระบวนการที่สร้างสรรค์และดูเป็นมืออาชีพ
ข้อจำกัด:
- ไม่เหมาะสำหรับเอกสารกระบวนการอย่างเป็นทางการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- ขาดคุณสมบัติขั้นสูงสำหรับเวิร์กโฟลว์หรือระบบอัตโนมัติ
ราคา:
- ฟรี / Starter: แผนฟรีสำหรับบุคคลที่มีฟีเจอร์จำกัด
- Professional: ประมาณ $15 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน (เหมาะสำหรับทีมขนาดเล็ก)
- องค์กร / Enterprise: ประมาณ $45 ต่อผู้ใช้ต่อเดือนหรือมากกว่าสำหรับฟีเจอร์และการควบคุมขั้นสูง
วิธีที่ Lark สนับสนุนการทำแผนผังกระบวนการ
ด้านล่างนี้ เราอธิบายว่าความสามารถแต่ละอย่างของ Lark ช่วยให้คุณเปลี่ยนจากแผนผังขั้นตอนแบบคงที่ไปสู่เวิร์กโฟลว์ที่มีชีวิตและสามารถดำเนินการได้อย่างไร — พร้อมตัวอย่างที่ใช้ได้จริงและเคล็ดลับที่คุณสามารถนำไปใช้ได้ทันที
Lark Base: จัดทำแผนผังขั้นตอนในตาราง มุมมองคัมบัง หรือมุมมองแกนต์
Lark Base คือที่ซึ่งแผนภาพเชิงภาพถูกแปลงเป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง สร้าง “Process Map” Base (ตาราง) พร้อมช่องข้อมูล เช่น ชื่อขั้นตอน, เจ้าของ, SLA, ข้อมูลนำเข้า, ข้อมูลส่งออก, การพึ่งพา (lookup), สถานะ และความพยายามโดยประมาณ สลับระหว่างมุมมองตาราง, Kanban และ Gantt เพื่อดูขั้นตอนเดียวกันในรูปแบบรายการตรวจสอบ (ตาราง), กระดานส่งต่อ (Kanban) หรือไทม์ไลน์ (Gantt)
ตัวอย่าง: สำหรับแผน onboarding ของฝ่าย HR ให้สร้างแถวสำหรับ “Offer,” “Contract,” “IT setup,” “Orientation” โดยแต่ละแถวมีเจ้าของและ SLA ใช้ Gantt เพื่อตรวจสอบลำดับขั้นตอน และใช้ Kanban เพื่อจัดการการส่งต่อระหว่าง HR, IT และผู้จัดการฝ่ายสรรหา
Lark Docs และ Wiki: จับภาพ อธิบาย และฝังเวิร์กโฟลว์ที่ทำการแมปแล้ว
Lark Docs และ Lark Wiki มีเนื้อเรื่อง กฎ และภาพที่อธิบายแผนที่ของคุณ วางแผนภาพ ฝังภาพหน้าจอหรือแผ่นงานสด และเขียน SOP เกณฑ์การตัดสินใจ และกฎข้อยกเว้นไว้ข้างแผนที่เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทและเหตุผล ประวัติการแก้ไขและความคิดเห็นช่วยเก็บบันทึกการตรวจสอบอย่างชัดเจนว่าใครเปลี่ยนเอกสารกระบวนการและเมื่อใด
ตัวอย่าง: สร้างหน้า Wiki สำหรับกระบวนการคำอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่มีภาพ SIPOC ขั้นตอนการทำงานทีละขั้น รายชื่อผู้อนุมัติ และลิงก์ไปยังตาราง Base ที่ติดตามใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน
งาน Lark: เปลี่ยนขั้นตอนที่กำหนดไว้ให้เป็นงานที่สามารถมอบหมายและติดตามได้
Lark Tasks ช่วยปิดช่องว่างระหว่างการรับรู้และการลงมือทำ จากขั้นตอนที่กำหนดไว้ คุณสามารถสร้างงาน (และงานย่อย) กำหนดผู้รับผิดชอบ ตั้งวันครบกำหนด เพิ่มไฟล์แนบ (สเปค แบบฟอร์ม) และใช้งานที่เกิดซ้ำสำหรับขั้นตอนที่ทำซ้ำได้ งานมีสถานะและความคืบหน้าเพื่อให้การดำเนินงานมองเห็นได้และตรวจสอบได้
ตัวอย่าง: ในแผนการปล่อยผลิตภัณฑ์ แต่ละขั้นตอนการตรวจสอบ (การอนุมัติจาก QA การตรวจสอบความปลอดภัย รายการตรวจสอบการปล่อย) จะกลายเป็นงานที่มีรายการตรวจสอบและผู้รับผิดชอบ หากการตรวจสอบล้มเหลวจะสร้างงานติดตามผลโดยอัตโนมัติ
การอนุมัติ Lark: บังคับใช้การลงนามและสร้างเส้นทางการตรวจสอบ
Lark คำอนุมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีขั้นตอนใดดำเนินต่อไปโดยไม่มีการอนุมัติอย่างเป็นทางการ คุณสามารถสร้างเทมเพลตสำหรับคำขอประมาณงบ การจ้างงาน HR หรือการเริ่มต้นใช้งานผู้ขาย และกำหนดกฎการส่งต่อสำหรับผู้อนุมัติ แต่ละคำอนุัติจะถูกติดตามและบันทึกเวลา เพื่อให้มีเส้นทางการตรวจสอบสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ตัวอย่าง: ในแผนผังค่าใช้จ่ายลงทุน คำขอที่มีมูลค่าเกิน 50,000 ดอลลาร์จะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายการเงินและผู้บริหารใน Lark Approval โดยอัตโนมัติ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว Base สามารถกระตุ้นงานการจัดซื้อและการแจ้งเตือนในปฏิทิน Lark ได้
แนวทางที่ให้ความสำคัญกับความร่วมมือเป็นอันดับแรก: รักษาการสื่อสารให้เชื่อมโยงกับกระบวนการ
การเก็บการสนทนาและการจัดตารางเวลาไว้ข้างแผนที่จะช่วยป้องกันการสูญเสียบริบท ใช้ในแผ่นงาน/Docs สำหรับการสนทนาระดับเซลล์หรือย่อหน้า หรือเริ่มเธรดLark Messengerเกี่ยวกับระเบียน Lark Base เฉพาะ เพื่อให้การโต้ตอบไปมาถูกเชื่อมโยงกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง จัดตารางการประชุมตรวจสอบจากแผนที่ แนบLark Docsหรือแผ่นงาน Larkที่เกี่ยวข้อง และใช้Lark Mailเมื่อจำเป็นต้องสื่อสารกับทีม — ทั้งหมดนี้ในขณะที่คงลิงก์กลับไปยังกระบวนการสด
ตัวอย่าง: ระหว่างการปล่อยเวอร์ชัน ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะปักหมุดรายการตรวจสอบการปล่อยเวอร์ชันใน Messenger จัดลำดับความสำคัญของปัญหาในเธรด (เชื่อมโยงกับงานใน Base) กำหนดเวลาการตรวจสอบก่อนปล่อยเวอร์ชันผ่าน ปฏิทิน Lark และส่งอีเมลถึงผู้ขายภายนอกพร้อมแผนการเผยแพร่ที่อนุมัติแล้ว — ทุกคนสามารถติดตามการตัดสินใจย้อนกลับไปยังขั้นตอนที่กำหนดไว้ได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำแผนผังกระบวนการ
การสร้างแผนผังกระบวนการเป็นเพียงขั้นตอนแรก — คุณค่าที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อแผนผังนั้นช่วยนำทางการดำเนินงาน การปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยให้แผนผังของคุณชัดเจน มีประสิทธิภาพ และสามารถนำไปใช้ได้จริงด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือสมัยใหม่อย่าง Lark
- กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน: ก่อนวาดแผนที่ ให้ชัดเจนว่าคุณต้องการบรรลุอะไร—ไม่ว่าจะเป็นการเร่งความเร็วของคำอนุมัติ การลดต้นทุน หรือการปรับปรุงความร่วมมือ ใน Lark คุณสามารถตั้งเป้าหมายเหล่านี้ใน Lark Docs และเชื่อมโยงไปยัง แดชบอร์ด Base เพื่อการติดตาม
- มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เหมาะสม: แผนผังกระบวนการจะถูกต้องที่สุดเมื่อมีข้อมูลจากผู้ที่ปฏิบัติงานจริง ด้วย Lark Messenger และการประชุม คุณสามารถรวบรวมความคิดเห็นได้แบบเรียลไทม์และทำให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องกันระหว่างทีม
- ทำให้แผนที่เรียบง่ายและอ่านง่าย: แผนภาพที่ซับซ้อนเกินไปจะติดตามได้ยาก ควรมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนสำคัญ การส่งต่อ และการตัดสินใจ Lark Base ช่วยทำให้เรียบง่ายขึ้นโดยแสดงกระบวนการในรูปแบบตาราง คัมบัง (Kanban) หรือ มุมมองแกนต์ (Gantt) ตามความต้องการของผู้ชม
- ใช้สัญลักษณ์มาตรฐานอย่างสม่ำเสมอ: หากคุณใช้ ผังงาน (flowcharts) หรือ BPMN ให้ยึดใช้สัญลักษณ์ที่ตกลงกันไว้เพื่อให้แผนที่เข้าใจได้ง่าย คุณสามารถฝังข้อมูลอ้างอิงภาพใน Lark Docs หรือ Wiki เพื่อให้ทุกคนใช้ภาษาการทำแผนที่เดียวกัน
- ตรวจสอบและปรับปรุงแผนที่อย่างสม่ำเสมอ: กระบวนการมีการพัฒนา และแผนที่ก็ควรปรับตามไปด้วย กำหนดการตรวจสอบซ้ำใน Lark ปฏิทิน และอัปเดตเวิร์กโฟลว์ใน Base เพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลง วิธีนี้จะช่วยให้แผนที่ของคุณมีความทันสมัยและทีมของคุณสอดคล้องกับความเป็นจริง
- เชื่อมโยงแผนที่กับเครื่องมือการดำเนินงาน: แผนที่กระบวนการที่ดีที่สุดไม่ใช่แค่เก็บไว้ในเอกสาร แต่ต้องนำไปสู่การปฏิบัติจริง โดยการเชื่อมโยงขั้นตอนกับ Lark Tasks หรือ Approvals คุณจะมั่นใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์ที่วางแผนไว้จะกลายเป็นผลลัพธ์ที่สามารถติดตามได้จริง
บทสรุป
การทำแผนที่กระบวนการไม่ใช่แค่การวาดไดอะแกรม แต่เป็นการสร้างความชัดเจน ค้นหาความไม่มีประสิทธิภาพ และส่งเสริมความร่วมมือที่ดีขึ้นระหว่างทีม เมื่อทำอย่างถูกต้อง จะช่วยให้เห็นได้ชัดว่าใครทำอะไร เมื่อไร และทำไม เปลี่ยนความสับสนให้กลายเป็นประสิทธิภาพ แต่แผนที่แบบคงที่เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ เพราะมีความเสี่ยงที่จะล้าสมัยหรือถูกละเลยหากไม่เชื่อมโยงกับการดำเนินงาน
นี่คือจุดที่ Lark สร้างความแตกต่าง ด้วย Base, Docs, Wiki, Tasks และคำอนุมัติ แผนผังกระบวนการสามารถเคลื่อนย้ายได้อย่างราบรื่นจากการออกแบบไปสู่การดำเนินการ โดยมี Messenger และปฏิทินสนับสนุนการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการต้อนรับพนักงานใหม่ในฝ่าย HR การอนุมัติด้านการเงิน หรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ Lark ทำให้มั่นใจว่ากระบวนการที่คุณวางแผนไว้สามารถนำไปปฏิบัติได้ ตรวจสอบได้ และปรับเปลี่ยนได้ง่ายเสมอ
คำถามที่พบบ่อย
แผนผังกระบวนการมีอยู่ 5 ประเภทอะไรบ้าง?
ประเภทที่พบได้บ่อยห้าประเภท ได้แก่ แผนผังลำดับขั้น แผนผังสระว่ายน้ำ แผนผังสายคุณค่า แผนผัง SIPOC และโมเดล BPMN ซึ่งมีตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงแบบละเอียดมาก ด้วย Lark Docs และ Wiki คุณสามารถบันทึกและฝังประเภทใดก็ตามที่คุณใช้ และเชื่อมโยงโดยตรงไปยัง Base เพื่อดำเนินการ
ฉันสามารถสร้างแผนผังกระบวนการใน Excel หรือ Visio ได้หรือไม่?
ใช่ Excel และ Visio อนุญาตให้คุณวาดแผนผังการไหลของกระบวนการหรือไดอะแกรม BPMN แต่โดยทั่วไปแล้วจะเป็นแบบคงที่ ใน Lark Base แผนผังกระบวนการของคุณเป็นแบบไดนามิก—คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองตาราง คัมบัง และแกนต์ เพื่อให้มั่นใจว่าแผนผังของคุณจะไม่เพียงแค่อยู่ในไฟล์ แต่ยังขับเคลื่อนการดำเนินการได้จริง
ความแตกต่างระหว่างการทำแผนผังกระบวนการกับการทำแผนผังเวิร์กโฟลว์คืออะไร?
การทำแผนผังกระบวนการจะแสดงภาพรวม (ขั้นตอน บทบาท การตัดสินใจ) ในขณะที่การทำแผนผังเวิร์กโฟลวมักจะเจาะลึกไปถึงการดำเนินงานในระดับงาน ใน Lark คุณสามารถบันทึกภาพรวมของกระบวนการใน Docs จากนั้นจัดการการดำเนินงานเวิร์กโฟลวอย่างละเอียดใน Base และ Tasks
Lark แตกต่างจากเครื่องมือการทำแผนผังกระบวนการแบบดั้งเดิมอย่างไร
เครื่องมือแบบดั้งเดิมเช่น Visio หรือ Lucidchart มุ่งเน้นไปที่ไดอะแกรมแบบคงที่ Lark ผสมผสานการทำแผนผังเข้ากับการดำเนินงาน—Docs สำหรับการสร้างภาพ Base สำหรับการติดตาม Tasks สำหรับการมอบหมาย และ Approvals สำหรับการบังคับใช้การอนุมัติ—เพื่อให้แผนผังของคุณกลายเป็นเวิร์กโฟลวที่มีชีวิตแทนที่จะเป็นไดอะแกรมครั้งเดียว
มีเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการฟรีให้ใช้หรือไม่?
ใช่ เครื่องมือหลายตัวมีเทมเพลตฟรี รวมถึง Microsoft และ Lucidchart แต่ด้วย Lark Docs และ Base คุณยังจะได้รับเทมเพลตการทำแผนผังกระบวนการที่สามารถปรับแต่งได้ ซึ่งสามารถเชื่อมโยงกับงานและเวิร์กโฟลว์จริงได้ทันที ช่วยประหยัดเวลาในการตั้งค่า
ฉันควรเลือกเครื่องมือการทำแผนผังกระบวนการที่เหมาะสมอย่างไร?
หากคุณต้องการเพียงแผนภาพแบบคงที่ เครื่องมืออย่าง Visio หรือ Lucidchart ก็ใช้งานได้ดี แต่ถ้าคุณต้องการการทำงานร่วมกัน ระบบอัตโนมัติ และการดำเนินการแบบเรียลไทม์ Lark คือทางเลือกที่ชาญฉลาดกว่า เพราะมันรวมการออกแบบกระบวนการ การจัดทำเอกสาร และการจัดการงานไว้ในศูนย์กลางเดียว
การอ่านที่เกี่ยวข้อง
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
Table of contents
สนใจ Lark ไหม?
รวมทุกเครื่องมือไว้ในที่เดียว
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพ
ประหยัดค่าซอฟต์แวร์สูงสุดถึง 70%
อ่านต่อ
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.