Ctrl+Alt+Delete: 5 quy trình dựa trên giấy mà nhân viên muốn loại bỏ
Jessica O
Chuyên gia Tạo nhu cầu Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jessica O
5 thg 8, 2026
Đọc trong 3 phút
Bạn có mệt mỏi vì bị ngập trong các quy trình dựa trên giấy tờ không? Bạn không phải là người duy nhất.
Nhân viên ở khắp mọi nơi đều cảm thấy bực bội với các phương pháp lỗi thời gây lãng phí thời gian và tiền bạc. Nghiên cứu cho thấy các quy trình tốt nhất để tự động hóa là những quy trình dựa trên giấy tờ. Dưới đây là danh sách 5 quy trình dựa trên giấy tờ hàng đầu mà nhân viên muốn loại bỏ:
- Bảng chấm công - Một doanh nghiệp với 50 nhân viên mất khoảng 40.000 đô la mỗi năm do trộm thời gian. Tự động hóa bảng chấm công có thể loại bỏ vấn đề này và tiết kiệm tiền.
- Hóa đơn - Các doanh nghiệp có hóa đơn tự động thấy chi phí xử lý hóa đơn giảm 29% và thời gian xử lý hóa đơn giảm 34%. Tự động hóa hóa đơn có thể dẫn đến tiết kiệm đáng kể.
- Đơn đặt hàng - Việc xử lý thủ công một đơn đặt hàng có thể tốn tới 100 đô la, trong khi tự động hóa quy trình này có thể giảm chi phí xuống dưới 10 đô la mỗi đơn hàng.
- Hợp đồng - Các doanh nghiệp chi trung bình 6.900 đô la chi phí lao động cho mỗi hợp đồng họ tạo ra. Tự động hóa quản lý hợp đồng có thể giảm đáng kể chi phí này và cải thiện sự tuân thủ hợp đồng.
- Mẫu biểu bộ phận nhân sự - Các bộ phận nhân sự dành tới 14% thời gian cho các công việc hành chính như điền mẫu. Tự động hóa các mẫu biểu bộ phận nhân sự như mẫu yêu cầu đi công tác, điều chỉnh lương, yêu cầu chi phí có thể giải phóng thời gian cho các công việc chiến lược hơn và nâng cao hiệu quả bộ phận nhân sự.
Tại sao các quy trình dựa trên giấy lại không tốt
Quy trình dựa trên giấy tờ giống như cỏ dại trong vườn của năng suất, làm ngạt thở sự phát triển và tiến bộ. Loại bỏ những quy trình này giúp giải phóng không gian vật chất và tinh thần cho nhân viên để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, như thúc đẩy đổi mới và tạo ra ý tưởng mới. Dưới đây là một số lý do tại sao quy trình dựa trên giấy tờ lại xấu:
- Môi trường - Quy trình dựa trên giấy tờ là một nhân tố chính gây ra nạn phá rừng và lãng phí. Chuyển sang số hóa có thể giúp giảm dấu chân carbon và bảo vệ cây cối.
- Mất Dữ Liệu - Việc tính toán thủ công, mất dữ liệu lịch sử và tài liệu bị chôn vùi trong kho hàng là điều quá phổ biến với quy trình dựa trên giấy tờ. Điều này có thể làm cho việc theo dõi và phân tích dữ liệu trở nên khó khăn và thậm chí có thể dẫn đến mất thông tin.
- Giết Chết Năng Suất - Xử lý tài liệu dựa trên giấy tờ mất thời gian và không hiệu quả. Nhân viên mất hàng giờ để điền vào mẫu, nộp chúng và chờ đợi chúng được xem xét. Điều này có thể cản trở năng suất nghiêm trọng và làm chậm hoạt động kinh doanh.
🐦 Lark: Tăng trưởng không để lại dấu vết giấy tờ
Với Lark, bạn có thể nói lời tạm biệt với các quy trình dựa trên giấy và chào đón một cách làm việc hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách Lark có thể giúp giảm bớt các quy trình dựa trên giấy:
- Hợp tác thời gian thực - Với Lark, các nhóm có thể cùng nhau làm việc trên các tài liệu và dự án một cách thời gian thực, loại bỏ nhu cầu phải in và chia sẻ tài liệu giấy. Điều này cũng cung cấp đầy đủ khả năng nhìn thấy tất cả các thay đổi được thực hiện, điều mà không thể với tài liệu giấy. Ví dụ, thay vì in hợp đồng và gửi đi để xem xét, nhân viên có thể cộng tác trên tài liệu một cách thời gian thực bằng cách sử dụng Lark, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình.
- Giao diện bảng điều khiển dữ liệu - Lark Base cung cấp cho các doanh nghiệp giao diện bảng điều khiển để dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu. Điều này loại bỏ nhu cầu phải thống kê dữ liệu thủ công từ giấy sang Excel rồi đến biểu đồ bảng điều khiển cho quản lý. Tính năng này tối ưu hóa việc theo dõi và phân tích dữ liệu, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả. Ví dụ, nhân viên có thể ký điện tử các đơn đặt hàng mua bằng Lark thay vì phải in chúng ra và ký thủ công. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.
- Quy trình tự động hóa - Các quy trình tự động hóa của Lark cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm sự phụ thuộc vào quy trình dựa trên giấy. Ví dụ, thay vì phải điền thủ công và nộp các mẫu đơn nhân sự, nhân viên có thể sử dụng các quy trình tự động hóa của Lark để hoàn thành và nộp mẫu đơn một cách điện tử, giải phóng thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Lưu trữ các quy trình và tài liệu dựa trên giấy trên Lark giúp chúng dễ dàng tìm kiếm, truy vết và bảo mật. Với các thiết lập quyền phù hợp, chẳng hạn như đánh dấu hợp đồng mật thành bảo mật và chỉ cấp quyền truy cập cho một số cá nhân được chọn, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ. Sự dễ sử dụng và bảo mật này chỉ là một cách khác mà Lark có thể giúp các doanh nghiệp tinh gọn hoạt động và tiết kiệm thời gian quý giá.
Kết luận
Các quy trình dựa trên giấy có thể gây cản trở nghiêm trọng đến năng suất, chiếm dụng không gian, thời gian và nguồn lực quý giá mà lẽ ra có thể được sử dụng hiệu quả hơn ở nơi khác. Tại Lark, chúng tôi tin rằng các doanh nghiệp nên nói lời tạm biệt với những cách làm cũ và đón nhận thời đại kỹ thuật số. Nền tảng của chúng tôi cung cấp sự cộng tác theo thời gian thực, các quy trình làm việc tự động và bảng điều khiển để dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu, tất cả đều giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả.
Một trong những khách hàng của chúng tôi thậm chí đã mô tả sự hài lòng khi cuối cùng dọn sạch được kho chứa, vốn đầy ắp các đống tài liệu dựa trên giấy.
Hãy nói lời tạm biệt với các quy trình truyền thống và chào đón cách làm việc hiệu quả hơn cùng Lark.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
