7 mẹo làm việc xuyên múi giờ
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jess Cheung
5 thg 8, 2026
Đọc trong 6 phút
Lực lượng lao động toàn cầu ngày nay đã bước vào trạng thái bình thường mới. Các nhóm bạn làm việc cùng trải rộng khắp các thành phố và quốc gia nhiều hơn bao giờ hết. Có thể bạn đã bắt đầu làm việc với những người mà chưa từng gặp mặt.
Tại sao sự hợp tác hiệu quả qua các múi giờ lại quan trọng ngày nay?
Làm việc từ xa (và kết hợp) có những ưu điểm riêng, và việc có một đội ngũ toàn cầu đồng nghĩa với việc bạn được làm việc cùng những người giỏi nhất và thông minh nhất trên khắp thế giới. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng ngày càng nhiều người phải đối mặt với những thách thức do trạng thái bình thường mới này mang lại. Áp lực khi phải tận dụng khoảng thời gian trùng khớp múi giờ quá ngắn để tổ chức các cuộc họp với đồng nghiệp. Lo lắng vì không thể phản hồi ngay lập tức. Việc giải thích quá mức một cách vô thức để tránh bị hiểu lầm. Và đôi khi là một hơi thở sâu trước khi mở các ứng dụng công việc vào buổi sáng và thấy vô số tin nhắn chưa đọc từ một múi giờ làm việc khi bạn đang ngủ.
Làm việc xuyên múi giờ rất khó, nhưng có những điều bạn có thể làm để giảm căng thẳng, giảm sự ngắt kết nối và bảo vệ bản thân khỏi nguy cơ kiệt sức. Các đội nhóm có thể vừa hiệu quả vừa tôn trọng nhau dù họ ở bất cứ đâu. Khi thực hiện tốt, sự hợp tác xuyên múi giờ trở thành một cuộc chạy tiếp sức không bị rơi gậy. Các đội có thể hoàn thành công việc với hiệu quả và chất lượng tốt hơn. Hơn nữa, họ sẽ cảm thấy gắn kết và được bao gồm ngay cả khi làm việc theo các lịch trình khác nhau.
Mẹo để biến sự hợp tác qua các múi giờ thành một cuộc đua tiếp sức thành công
Nhận biết sự khác biệt về múi giờ
Hãy thừa nhận điều đó. Sự thôi thúc muốn xóa sạch số lượng tin nhắn chưa đọc ngày càng tăng có thể khiến bạn thức đến nửa đêm không chỉ một lần. Sự do dự khi từ chối một cuộc họp ngoài múi giờ có thể cuối cùng khiến bạn phải đồng ý. Nhân viên cố gắng hợp tác hết mức có thể, nhưng họ cũng phải đối mặt với những chi phí.
Sự thật là, những người đối tác ở bên kia màn hình laptop có thể không biết rằng bên bạn đã là 11:00 tối trong khi ngày làm việc của họ mới bắt đầu. Việc cho những người làm việc cùng bạn biết múi giờ và giờ làm việc của bạn là một thói quen tốt. Bằng cách này, ranh giới được công nhận và ghi nhớ.
Để làm điều đó, bạn có thể cân nhắc
Để làm điều đó, bạn có thể cân nhắc- thêm giờ làm việc của bạn vào lịch
- ghi rõ múi giờ trong trạng thái của bạn
- công khai các khoảng nghỉ ăn và các khung thời gian khác trên lịch
- cung cấp giờ làm việc của bạn theo múi giờ của đồng nghiệp trong hồ sơ cá nhân, và
- thoải mái hơn khi nhấn nút "Từ chối" các cuộc họp đêm khuya đồng thời đề xuất một khung giờ mới
Đồng nghiệp của bạn đôi khi có thể quên sự khác biệt múi giờ, vì vậy bạn có thể cần nhắc họ thỉnh thoảng. Điều này cũng áp dụng cho lịch trình của họ. Cuối cùng, bạn và những người đối tác sẽ xây dựng được sự hiểu biết rõ ràng, lẫn nhau về thời gian sẵn sàng của nhau để tạo nền tảng vững chắc cho các hợp tác trong tương lai.
Xây dựng kỳ vọng hợp lý về phản hồi và thời gian hoàn thành
Bây giờ khi bạn đã biết múi giờ của nhau, đã đến lúc đánh giá khi nào ai đó có thể phản hồi tin nhắn, lời mời và bình luận cũng như mức độ phản hồi. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng rất quan trọng trong bất kỳ môi trường làm việc nào, và điều này càng quan trọng hơn khi làm việc qua các múi giờ khác nhau. Bạn không nên mong đợi giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp vào giữa đêm của họ và hy vọng sẽ nhận được kết quả hoàn hảo trong vòng 2 giờ. Ngay cả khi họ làm được điều đó, cũng không nên xem đó là điều hiển nhiên mà nên coi là ngoại lệ.
Trước khi chia sẻ thời hạn và kế hoạch giao hàng, bạn có thể thử tự hỏi một vài câu hỏi như dưới đây.
- Hiện tại đồng nghiệp của tôi đang ở múi giờ nào?
- Thông thường mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ này?
- Liệu người này có những sắp xếp nào khác trong ngày mà họ cần tham dự không? Tôi nên kiểm tra lịch của họ.
- Tôi có thể cho nhiệm vụ này thêm khoảng thời gian dự phòng không, liệu thời hạn này có quá gấp không?
Bạn không cần phải có câu trả lời chính xác cho mọi câu hỏi. Quá trình tìm câu trả lời sẽ giúp bạn xác định khi nào có thể nhận được phản hồi và đồng nghiệp có thể làm việc bao nhiêu với các nhiệm vụ bạn giao. Tất nhiên, những điều này thường có thể thương lượng, vì vậy hãy chắc chắn để lại không gian cho cuộc thảo luận, đặc biệt nếu những gì bạn yêu cầu là quan trọng và khẩn cấp.
Giao tiếp rõ ràng về mục tiêu, nhiệm vụ và thời hạn
"Hôm nay" của bạn đôi khi có thể là "ngày mai" của đồng nghiệp. Nếu bạn ngồi ở San Francisco trong khi đối tác của bạn sống ở New York, hạn chót lúc 6:00 chiều mà họ đưa ra có thể là 3:00 chiều đối với bạn. Giao tiếp rõ ràng là chìa khóa cho bất kỳ sự hợp tác thành công nào, và tầm quan trọng của nó càng nổi bật hơn khi bạn làm việc qua các múi giờ khác nhau.
Giao tiếp rõ ràng là điều không thể tránh khỏi khi truyền đạt mục tiêu, nhiệm vụ và hạn chót trong môi trường làm việc đa múi giờ. Bạn có ít thời gian để trò chuyện và thảo luận trực tiếp, vì vậy hãy chắc chắn cung cấp càng nhiều chi tiết và bối cảnh càng tốt. Bằng cách đó, đồng nghiệp của bạn có thể hành động dựa trên những thông tin đó với ít câu hỏi hơn.
Có một vài cách để đảm bảo bạn truyền đạt mục tiêu, nhiệm vụ và hạn chót một cách rõ ràng, tạo sự thuận tiện và mang lại sự yên tâm cho cả hai bên. Ví dụ:
- Nếu bạn đang yêu cầu ai đó làm điều gì đó mới, hãy đảm bảo tất cả tài liệu và tài liệu tham khảo dễ tìm và quyền truy cập vào các tài liệu này đã được cấp. Bạn có thể làm tất cả những việc sau: Ghim đồng nghiệp trong trò chuyện; gửi các liên kết trong một tin nhắn; chia sẻ một tài liệu tổng hợp mọi thứ.
- Yêu cầu đồng nghiệp hoàn thành mọi việc trong múi giờ của họ bằng cách cung cấp một danh sách kiểm tra. Bằng cách này, họ biết phải làm gì và kiểm tra những gì trước khi hoàn thành.
- Khi chia sẻ hạn chót, hãy chuyển đổi ngày và giờ sang múi giờ của đồng nghiệp để giúp họ hiểu thời gian còn lại. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc trước hạn chót. Công cụ sẽ làm việc nhắc nhở cả hai bên.
Giao tiếp rõ ràng qua các múi giờ có nghĩa là bạn cần đóng gói thông tin và chia sẻ trong một lần trao đổi nếu có thể. Bằng cách này, đồng nghiệp có thể hành động ngay lập tức và không cần phải chờ thêm một ngày chỉ để có được bối cảnh đầy đủ. Thay vì nhắn tin \"chào\" rồi chờ 24 giờ, nhân viên có thể tổ chức thông tin và nhiệm vụ thành các đoạn ngắn và gửi chúng cùng lúc.
Hãy suy nghĩ về mức độ quan trọng và tính cấp bách của bản cập nhật và hành động cho phù hợp
Có nhiều cách để giao tiếp tại nơi làm việc - trò chuyện, cuộc họp, bình luận trên tài liệu, bot tự động, email và nhiều hơn nữa. Mọi người thường sử dụng chúng một cách trực quan, nhưng làm việc qua các múi giờ đôi khi có thể dẫn đến việc sử dụng quá mức hoặc không đủ các kênh giao tiếp nhất định.
Khi các nhóm làm việc qua các múi giờ, giao tiếp thời gian thực qua IM (nhắn tin tức thì) và các cuộc họp có thể gặp khó khăn. Đôi khi chúng có thể bị sử dụng quá mức cho những vấn đề mà các nhóm có thể thảo luận và thống nhất một cách không đồng bộ. Việc cân nhắc về tính khẩn cấp và ưu tiên thể hiện sự tôn trọng thời gian và lịch trình của mọi người, đồng thời giúp bạn và đồng nghiệp chọn phương thức giao tiếp phù hợp hơn.
Dưới đây là một ma trận để tham khảo khi bạn không hoàn toàn chắc chắn về cách tính ưu tiên và tính khẩn cấp được áp dụng trong bối cảnh làm việc qua múi giờ. Bạn có thể thử các hướng dẫn này với các đối tác ở múi giờ khác.
- Quan trọng & nhạy cảm về thời gian: Gửi tin nhắn tức thì kèm theo các tài liệu tham khảo liên quan để cảnh báo đối tác ngay lập tức và đánh dấu tin nhắn của bạn là khẩn cấp, sau đó lên lịch một cuộc họp vào thời gian sớm nhất có thể của họ để thảo luận.
- Quan trọng nhưng không quá khẩn cấp: Hãy cân nhắc giao tiếp không đồng bộ trước, chẳng hạn như đọc và bình luận trên tài liệu trong múi giờ của bạn. Bằng cách này, đồng nghiệp sẽ vào cuộc họp với đầy đủ bối cảnh và nhóm có thể đi thẳng vào thảo luận và thống nhất các bước tiếp theo.
- Ít quan trọng nhưng nhạy cảm về thời gian: Sử dụng giao tiếp tự động, chẳng hạn như nhắc nhở tự động và quản lý nhiệm vụ, để giúp nhóm duy trì đúng tiến độ.
- Không quan trọng cũng không khẩn cấp: các nhóm có thể chọn giảm bớt hoặc tắt tiếng những thông tin như vậy.
Dành giờ cố định cho lịch trình linh hoạt
Làm việc qua các múi giờ có thể trở nên khó lường. Các nhóm sẽ cần sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn. Bên cạnh đó, lịch trình cố định có thể khiến một nhóm người trong một múi giờ nhất định phải thường xuyên làm việc muộn.
Do đó, việc cởi mở với các lịch làm việc khác nhau hoặc điều chỉnh ngày làm việc của bạn để phù hợp với các múi giờ khác nhau sẽ giúp tạo ra một điểm chung. Không ai cần phải là người thức khuya trong nhóm suốt thời gian, và các nhóm có thể luân phiên nhau đối mặt với thách thức về lịch trình.
Như một nhóm, mỗi người có thể tìm những ngày và giờ cụ thể để đáp ứng các nhu cầu như cuộc họp và trò chuyện tức thì. Ví dụ, nếu bạn ở Singapore trong khi đối tác của bạn ở LA, bạn có thể bắt đầu buổi sáng thứ Ba lúc 7:30 sáng thỉnh thoảng để tạo nhiều kết nối hơn trong thời gian thực.
Tương tự, bạn của bạn ở LA có thể bắt đầu muộn lúc 1:00 chiều vào mỗi thứ Năm để kết nối với bạn thuận tiện hơn. Khoảng thời gian chồng lấn giữa các múi giờ được mở rộng có nghĩa là có nhiều khung giờ hơn để kết nối, gắn kết và hợp tác để hoàn thành công việc ngay lập tức.
Hãy thể hiện sự trân trọng, công nhận và phản ứng một cách rõ ràng hơn
Chính đội ngũ, bao gồm những người đến từ các nền tảng, chuyên môn và văn hóa đa dạng, đã làm cho công việc xuyên múi giờ trở nên khả thi. Giao tiếp qua máy tính có thể giúp phá vỡ các rào cản về thời gian, địa điểm và cấp bậc. Tuy nhiên, khi làm việc qua các múi giờ, việc cảm nhận được tông giọng của nhau có thể khó khăn vì mọi thứ thường được truyền tải không đồng bộ.
Việc thể hiện sự trân trọng, công nhận và phản hồi đối với công việc cũng như sự hợp tác của nhau giúp giảm bớt sự thiếu hụt các tín hiệu xã hội. Các biểu hiện này có thể ở nhiều hình thức khác nhau. Nó có thể đơn giản như một biểu tượng cảm xúc ❤, một tin nhắn hoặc chính thức hơn là một lời khen ngợi gửi đến quản lý trực tiếp của đối tác. Việc được chào đón và công nhận khiến nhân viên cảm thấy được hòa nhập hơn, đặc biệt khi họ không ở cùng nhau về mặt thể chất và đôi khi cô đơn ở một quốc gia. Điều này tiếp thêm động lực để họ làm việc chăm chỉ hơn và hợp tác tốt hơn.
Hãy đảm bảo bạn có công cụ phù hợp
Tất cả những mẹo này sẽ giúp các nhóm làm việc qua các múi giờ duy trì năng suất trong khi tôn trọng lịch trình của nhau. Và các công cụ phù hợp chính là yếu tố thiết yếu để nhân viên làm việc qua các múi giờ có thể hoàn thành công việc. Hội nghị truyền hình, tin nhắn, tài liệu, lịch và nhiều hơn nữa đều có sẵn để hỗ trợ các nhóm làm việc theo lịch trình của họ và nhận biết thời gian biểu của các đồng nghiệp khác. Nghiên cứu của Gartner cho thấy các tổ chức sẽ tiếp tục bảo vệ các khoản đầu tư kỹ thuật số nhằm nâng cao hiệu quả trong chi tiêu CNTT của họ.
Các nhóm có nhân viên làm việc qua các múi giờ nên sử dụng các công cụ cho phép họ
- Dễ dàng so sánh và xác định sự khác biệt múi giờ, và
- Giao tiếp linh hoạt qua các kênh đồng bộ hoặc không đồng bộ
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách Lark có thể giúp các nhóm làm việc qua múi giờ của bạn vận hành một cuộc tiếp sức hoàn hảo mà không bị rơi gậy.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
