Ưu tiên giao tiếp không đồng bộ: cái gì, tại sao và làm thế nào
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jess Cheung
5 thg 8, 2026
Đọc trong 9 phút
Làm việc từ xa đã trở thành chuẩn mực mới. Việc với tay qua phòng làm việc của bạn để trò chuyện nhanh với đồng nghiệp ngay bên cạnh bạn đã trở thành dĩ vãng đối với nhiều người trong lực lượng lao động ngày nay. Điều này cũng có nghĩa là giao tiếp tại nơi làm việc bắt đầu không phụ thuộc vào thời gian và không gian.
Trong chuẩn mực mới này, giao tiếp không đồng bộ trở thành cách để kết nối với đồng nghiệp của bạn ngày này qua ngày khác. Blog này sẽ chia sẻ định nghĩa của giao tiếp không đồng bộ, những lợi ích mà nó mang lại, và làm thế nào bạn có thể thành thạo nó để làm cho việc làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn (và nếu có thể, thú vị hơn).
Giao tiếp không đồng bộ là gì?
Giao tiếp không đồng bộ là việc chia sẻ thông điệp, cập nhật và thông tin mà không cần phản hồi ngay lập tức. Điều này có nghĩa là những người bạn đang giao tiếp không cần phải "có mặt" theo thời gian thực, và cả hai bên đều có thể hoàn thành và chia sẻ nhiều việc trong thời gian và không gian riêng của họ.
Giao tiếp không đồng bộ là nền tảng cho việc làm việc từ xa, nơi mà việc có mặt cùng một lúc có thể gặp khó khăn. Nó cho phép chúng ta giao tiếp theo nhịp độ của riêng mình, thay vì cảm thấy áp lực phải trả lời mọi thứ ngay khi chúng đến.
Giao tiếp không đồng bộ không phải là điều mới mẻ đối với con người. Việc viết thư trên giấy và gửi chúng qua bưu điện thực sự là giao tiếp không đồng bộ, khi không có công nghệ hoặc phương tiện vận chuyển giúp mọi người có mặt và tập hợp tại cùng một nơi một cách dễ dàng. Chúng ta không bị thách thức bởi không gian và thời gian từ ngày hôm qua; chúng ta đã xây dựng sự kiên nhẫn của mình trên việc trao đổi thông tin từ lâu bằng cách chờ đợi một người đưa thư đến.
Ngay cả với các kênh đồng bộ tại nơi làm việc như cuộc gọi âm thanh và cuộc gọi video, các phương thức không đồng bộ vẫn được sử dụng rộng rãi. Gửi email, đồng viết một báo cáo trên tài liệu dựa trên web, lên lịch gửi tin nhắn văn bản vào buổi sáng của ai đó, hoặc nhận các cập nhật dự án và nhắc nhở tự động dựa trên hạn chót.
Ngay cả với các kênh đồng bộ tại nơi làm việc như cuộc gọi âm thanh và cuộc gọi video, các phương thức không đồng bộ vẫn được sử dụng rộng rãi. Gửi email, đồng viết một báo cáo trên tài liệu dựa trên web, lên lịch gửi tin nhắn văn bản vào buổi sáng của ai đó, hoặc nhận các cập nhật dự án và nhắc nhở tự động dựa trên hạn chót.
Tại sao nên ưu tiên giao tiếp không đồng bộ: 5 lợi ích bạn nên biết
Biểu đạt tốt hơn: Dành thời gian suy nghĩ trước khi vội vàng đưa ra phản hồiChúng ta đều có những lúc biết rằng mình có thể nói tốt hơn khi nhìn lại, nhưng thông điệp đã được gửi đi rồi. Bởi vì giao tiếp không đồng bộ không phụ thuộc vào thời gian, không có sự thúc giục phải phản hồi ngay lập tức. Điều này có nghĩa là bạn có thể dành thời gian để đọc qua mọi thứ, đảm bảo rằng bạn hiểu câu hỏi một cách chính xác và soạn một đoạn văn ngắn gọn xử lý tốt mọi nhu cầu một cách rõ ràng và súc tích.Thậm chí khi bạn nhấn nút trả lời quá nhanh đôi khi, nhiều công cụ (bao gồm cả Lark) bây giờ cho phép bạn quay lại và chỉnh sửa tin nhắn hoặc bình luận của mình, tạo không gian để cải thiện trong cửa sổ không đồng bộ của riêng bạn.Thêm tính bao trùm: Cho phép những người nhút nhát lên tiếngKhi ngồi cùng một cuộc họp và trao đổi ý tưởng trực tiếp, mọi người có cách hành xử khác nhau. Bạn có những người hướng ngoại biểu đạt mình một cách đam mê, trong khi một số người có thể bắt đầu trở nên im lặng. Mặc dù cuộc họp là tuyệt vời cho các cuộc trò chuyện trực tiếp, chúng có thể làm hại đến sự đa dạng của các tiếng nói và ý tưởng mà nhóm có thể nhận được: không phải ai cũng được dành đủ thời gian và không gian để phản ứng và lên tiếng.Giao tiếp không đồng bộ giảm bớt áp lực xã hội khi phải lên tiếng trước đám đông và lo lắng về việc không thể biểu đạt bản thân một cách rõ ràng. Thay vào đó, mọi người có thể sử dụng các phương pháp không đồng bộ, chẳng hạn như bình luận trên tài liệu, chia sẻ phản hồi bằng điểm đạn hoặc đoạn văn, hoặc đôi khi chỉ cần nhấn một cái ngón tay cái lên để thể hiện sự đồng thuận.Giữ nguyên bản: Bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì vì tất cả đều được lưu lại
Nỗi sợ bị bỏ lỡ khiến nhiều người sử dụng trò chuyện tức thì gần như một cuộc họp trực tiếp tại nơi làm việc, vì họ lo lắng có thể bỏ lỡ các cập nhật hoặc tin nhắn quan trọng và gây trì hoãn bất cứ việc gì. Nhưng vẻ đẹp của giao tiếp không đồng bộ thực sự nằm ở khả năng lưu giữ toàn bộ thông tin. Bởi vì giao tiếp diễn ra độc lập với thời gian, mọi thứ từ tin nhắn, email đến tài liệu đều được lưu lại để mọi người có thể truy xuất đầy đủ trong giờ làm việc của riêng mình. Thêm vào đó, với công cụ phù hợp, bạn có thể ghim các tài liệu, trò chuyện và bảng tính quan trọng lên trên không gian làm việc của mình để cho các nhóm biết nên đọc gì trước.
Ít phải chờ đợi: Tăng năng suất nhóm
Tất cả chúng ta đều nhận được một lời chào "Hi" từ ai đó qua trò chuyện rồi đôi khi không nghe thêm gì nữa. Thời gian đang trôi, nhưng không có đủ thông tin để bạn hành động. Với giao tiếp đồng bộ (hoặc khi bạn cố gắng giao tiếp theo thời gian thực qua các kênh không đồng bộ), có thể có thời gian chờ để thu thập bối cảnh, và đôi khi bạn phải tự mình làm công việc tẻ nhạt là ghép nối các mảnh thông tin lại với nhau.
Với giao tiếp không đồng bộ, mật độ thông tin bạn chia sẻ sẽ cao hơn. Để đối tác của bạn có thể hành động độc lập, bạn cần cung cấp tất cả thông tin cần thiết cùng lúc, thay vì gửi từng phần nhỏ trong nhiều ngày. Và sự tăng năng suất thực sự hoạt động theo cả hai chiều - bạn không phải chờ đối tác phản hồi thêm câu hỏi vì tất cả thông tin đã được đóng gói và chia sẻ; bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và tối ưu hóa quản lý thời gian của chính mình.
Với giao tiếp không đồng bộ, mật độ thông tin bạn chia sẻ sẽ cao hơn. Để đối tác của bạn có thể hành động độc lập, bạn cần cung cấp tất cả thông tin cần thiết cùng lúc, thay vì gửi từng phần nhỏ trong nhiều ngày. Và sự tăng năng suất thực sự hoạt động theo cả hai chiều - bạn không phải chờ đối tác phản hồi thêm câu hỏi vì tất cả thông tin đã được đóng gói và chia sẻ; bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và tối ưu hóa quản lý thời gian của chính mình.
An tâm: Ít áp lực phải luôn có mặt
Giao tiếp không đồng bộ là phương thức hợp tác cho các đội ngũ phân tán ngày nay, đặc biệt là khi họ làm việc qua các múi giờ khác nhau hoặc thích nghi với các lịch trình làm việc khác nhau. Hơn nữa, nó còn được nhiều người hiểu là một tín hiệu, một thái độ và một tư duy. Bằng cách cho phép và khuyến khích giao tiếp không đồng bộ tại nơi làm việc, bạn cũng mang lại cho mọi người trong đội ngũ sự bình tâm. Các đội ngũ qua các múi giờ biết rằng họ không cần phải túc trực 24/7 để trả lời mọi thứ ngay khi họ nhận được; ngoài ra, họ cũng sẽ có các giải pháp để duy trì kết nối khi việc trao đổi thông tin không diễn ra theo thời gian thực, và thiết lập các kỳ vọng hợp lý về thời điểm nhận phản hồi từ ai. Cân bằng công việc - cuộc sống tốt hơn, một đội ngũ hạnh phúc hơn và kết quả mạnh mẽ hơn.
Cách tận dụng async: 5 điều bạn nên bắt đầu thực hành
Bây giờ hãy cùng xem cách các nhóm có thể tận dụng giao tiếp không đồng bộ để đạt được sự hợp tác nhóm hiệu quả và không căng thẳng như chúng ta vừa hình dung ở trên.
Giao tiếp không đồng bộ không thể hoàn thiện ngay trong một đêm. Thực tế, nó đòi hỏi cả nhóm phải luyện tập trong một khoảng thời gian và cần được triển khai từng bước một. Dưới đây là một số mẹo mà nhóm có thể cân nhắc áp dụng từng bước.
Lưu ý rằng giao tiếp đồng bộ vẫn cần thiết trong nhiều tình huống. Để tìm hiểu thêm về cách lựa chọn giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, hãy đọc thêm tại đây.
1. Khuyến khích làm việc theo phương pháp bất đồng bộ đầu tiên
Để bắt đầu một nhóm làm việc với giao tiếp không đồng bộ và cuối cùng làm cho nó trở thành một phần của nhịp độ làm việc, không có cách nào tốt hơn là dẫn dắt bằng chính tấm gương của mình. Điều này giúp giảm bớt rất nhiều sự do dự và việc đọc suy nghĩ của "người quản lý của tôi sẽ nghĩ gì về tôi nếu tôi không trả lời ngay lập tức", khi các quản lý bắt đầu thúc đẩy và thực hành giao tiếp không đồng bộ bởi chính họ.Đây là một số hành động mà các quản lý có thể thử ở giai đoạn đầu triển khai.
- PSA: Thông báo các nỗ lực để tận dụng giao tiếp không đồng bộ, bao gồm ý nghĩa của nó đối với nhóm, lợi ích của việc áp dụng nó, và các ví dụ về khi nào và làm thế nào để sử dụng giao tiếp không đồng bộ. Thực hành tốt là đưa ra các ví dụ và khung để giúp nhân viên đưa ra những quyết định tốt nhất.
- Khuyến khích viết tốt: trong giao tiếp không đồng bộ, khả năng giải thích mọi thứ một cách có tổ chức, biểu cảm bằng văn bản trở nên quan trọng hơn để nhóm hiểu ý bạn khi bạn không trực tuyến để giải thích thêm. Điều này có thể bắt đầu với những mẹo đơn giản, chẳng hạn như viết thành câu hoàn chỉnh, sử dụng từ ngữ đơn giản thay vì thuật ngữ chuyên môn, và tận dụng các thứ như điểm đạn, in đậm, và hơn thế nữa trên các tin nhắn bạn gửi để nhấn mạnh những điều nhóm cần chú ý.
- Đặt ví dụ, từ từ: bắt đầu quét các tình huống nơi hội nghị truyền hình, cuộc gọi và các giao tiếp đồng bộ khác được sử dụng, và bắt đầu thay thế chúng bằng định dạng không đồng bộ từ từ. Bạn không cần phải thay thế một cuộc họp kiểu trình bày với việc đọc và bình luận tài liệu 100% cho mọi người qua đêm. Thay vào đó, cuộc họp này có thể trở thành hỗn hợp. Những người có sẵn có thể tham gia, sau đó đọc và bình luận về tài liệu theo tốc độ của họ, với các tác giả trả lời bình luận theo tốc độ của họ nữa. Nhóm có thể sử dụng 10 phút để thảo luận về phản hồi đáng được giải quyết, và các thành viên nhóm không thể tham gia phiên trực tiếp có thể chọn bình luận về tài liệu một cách chủ động và bắt kịp bản ghi cuộc họp.
2. Giao tiếp biểu cảm
Trong giao tiếp thời gian thực, bạn thường có thể sử dụng các công cụ như chia sẻ màn hình, bảng trắng và nhiều hơn nữa để làm rõ các điểm của mình và có thể nhận phản hồi từ đội của bạn bằng lời nói và phi ngôn ngữ. Khi chuyển sang giao tiếp không đồng bộ, giao tiếp cần được biểu đạt rõ ràng hơn với hình ảnh, định dạng và phản ứng được viết rõ ràng. Thêm vài phút suy nghĩ và viết sẽ giúp bạn và đội của bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trao đổi qua lại sau này.
- Mọi thứ trong một tin nhắn: Thay vì gửi các tin nhắn từng chút một, bạn có thể đưa chúng vào một đoạn văn hoàn chỉnh với tất cả thông tin, như bối cảnh, câu hỏi và thời hạn, trong một tin nhắn. Đối với các mục phức tạp, bạn có thể giải thích thêm một cách trực quan bằng cách sử dụng ảnh chụp màn hình có chú thích, ghi hình màn hình, sơ đồ tư duy, v.v. (Xem cách bạn có thể làm điều này trên Lark tại đây)
- Phản ứng quan trọng: Gần như không thể nhận biết các dấu hiệu xã hội khi giao tiếp không đồng bộ; chúng ta đều có lúc tự hỏi tại sao ai đó lại sử dụng dấu chấm thay vì dấu chấm than ở cuối câu "làm tốt lắm". Có nhiều cách để làm cho phản ứng và phản hồi trở nên cụ thể và công khai hơn, và không nhất thiết phải được gõ ra. Đôi khi, một biểu tượng cảm xúc đơn giản có thể làm được việc đó!
3. Lên kế hoạch cho thời gian giao tiếp không đồng bộ
Tại thời điểm này, đội ngũ đã quen hơn với giao tiếp không đồng bộ. Với việc giảm cuộc họp và giảm áp lực giao tiếp trực tiếp, bạn có thể cân nhắc sử dụng lịch của mình theo một cách khác. Một lịch làm việc tại thời điểm này ít hơn là một nơi để lên lịch và di chuyển lời mời cuộc họp và nhiều hơn là một kế hoạch thời gian cho bản thân và một nơi để đội của bạn có thể hỏi.
- Gói dịch vụ thời gian để tập trung: Bạn có thể cân nhắc bắt đầu ngày của mình bằng cách xem lại công việc và thời hạn từ các cuộc trò chuyện không đồng bộ và bắt đầu chặn thời gian trên lịch cho các nhiệm vụ này. Như vậy, đội của bạn cũng có thể có ý tưởng tốt hơn về khả năng của bạn chỉ bằng cách nhìn vào lịch.
- Đặt thời hạn rõ ràng để người khác cũng có thể lên kế hoạch: thay vì nói "hãy hoàn thành công việc này càng sớm càng tốt", bạn có thể rõ ràng hơn về thời hạn mà đội cần đạt được. Ví dụ, "Chúng ta cần nộp tài liệu vào ngày 14 tháng 1, và đội này có ba ngày từ bây giờ để sửa đổi tài liệu dựa trên các bình luận đã để lại." Điều này cho đội của bạn không gian để lên kế hoạch cho công việc của riêng họ, trong giờ làm việc của họ.
- Tận dụng thời gian giữa các kế hoạch: bất chấp tất cả kế hoạch và phối hợp trong giao tiếp không đồng bộ, sẽ có một số thời gian giữa khi bạn cần chờ đợi phản hồi để tiến xa hơn. Những khoảng thời gian này rất tốt cho công việc linh tinh, lập kế hoạch nhanh cho các nhiệm vụ tiếp theo, hoặc chỉ là một khoảng nghỉ ngắn (chúng ta đều có thể sử dụng một số điều đó để làm mới).
4. Sử dụng tính năng tắt tiếng và từ chối một cách hào phóng
Với thực hành trên, các nhóm mà bạn tham gia hoặc làm việc cùng nên có thể bắt đầu biến giao tiếp không đồng bộ thành thói quen và chia sẻ tư duy ưu tiên không đồng bộ. Khi đã có tư duy và thói quen đồng thuận, đã đến lúc giảm bớt áp lực phải luôn có mặt và phản hồi kịp thời.
Bạn có thể bắt đầu từ chối những "cuộc gọi nhanh" thường kéo dài hơn một giờ và chia sẻ nhận xét của mình trong 5 phút trên tài liệu. Bạn cũng có thể tắt tiếng các nhóm trò chuyện và thông báo không ưu tiên, chỉ kiểm tra lại khi cần thiết (và luôn có thể bật tiếng lại khi vấn đề trở nên quan trọng hơn sau đó).
5. Chọn công cụ phù hợp, như mọi khi
Tất cả những ý tưởng tuyệt vời và mẹo ở đây cần công cụ phù hợp giúp bạn luyện tập một cách chính xác. Khi lựa chọn không gian làm việc số mà bạn và đội của bạn bắt đầu cuộc đua tiếp sức này của sự hợp tác, hãy chắc chắn bạn tìm kiếm những giá trị này trong nền tảng mà bạn sử dụng:
- Giúp các đội thể hiện và trình bày hiệu quả: Văn bản và tài liệu định dạng phong phú và khả năng thêm chú thích dễ dàng, để bạn có thể chia sẻ bối cảnh và nhiệm vụ với đồng nghiệp một cách rõ ràng và chi tiết. Ngoài ra, khả năng lên lịch gửi tin nhắn và nhắc nhở vào thời điểm thích hợp để tiếp tục cuộc trò chuyện, mà không làm phiền thời gian nghỉ ngơi của nhau.
- Làm cho cuộc họp hiệu quả hơn: Các giải pháp họp với sự hỗ trợ như tự động chuyển văn bản, dịch thuật thời gian thực, và khả năng bình luận về bản ghi trong cuộc họp để thảo luận mở rộng, giúp các đội nắm bắt cuộc họp theo thời gian riêng của họ, nhưng biết phải làm gì như thể họ tham gia vào đó theo thời gian thực.
- Làm cho các mục hành động dễ quản lý và có trách nhiệm: Công cụ lập kế hoạch và quản lý nhiệm vụ để chia sẻ nhắc nhở và phân công cho từng cá nhân, giữ cho đội ngũ theo dõi và hoàn thành dự án đúng hạn mà không cần nhắn tin qua lại.
Kết luận
Trong khi có các nền tảng độc lập cho từng mẹo mà chúng tôi cung cấp, Lark ở đây để tiết kiệm cả thời gian và chi phí do việc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau và giúp các đội nhóm thực hành giao tiếp không đồng bộ tại nơi làm việc từ trong một ứng dụng.
Hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách Lark có thể giúp bạn tiên phong trong giao tiếp không đồng bộ và điều hành một cuộc đua tiếp sức thành công.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
