7 mẹo để hợp tác xuyên biên giới hiệu quả cao
Ivy Yang
Quản lý Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ivy Yang
5 thg 8, 2026
Đọc trong 8 phút
Bạn có thể đang làm việc trong một vai trò toàn cầu, các thành viên trong nhóm của bạn trải dài khắp các quốc gia, hoặc công ty của bạn ưu tiên làm việc ảo. Điều này có nghĩa là công việc của bạn bao gồm sự hợp tác xuyên biên giới và xuyên múi giờ.
Thẳng thắn mà nói: hợp tác xuyên múi giờ thật khó chịu. Theo mặc định, nó thường biến thành các cuộc gọi vào đêm khuya hoặc sáng sớm, mất ngủ, bỏ bữa, kiệt sức, không có đời sống xã hội, sự đứt gãy trong giao tiếp, hoặc FOMO (nỗi sợ bị bỏ lỡ)...
Nhưng nếu được quản lý đúng cách, nó cũng có thể mang lại tiềm năng và lợi ích to lớn. Hãy nghĩ về nó như một cuộc đua tiếp sức. Khi thực hiện tốt, nó có thể làm cho tổ chức của chúng ta hiệu quả hơn nhiều, vì suốt ngày đêm, luôn có ai đó đang làm việc. Nó cũng có thể mang lại cho bạn nhiều thời gian tập trung không bị gián đoạn để hoàn thành công việc (khi các khu vực khác đang ngủ và không ai làm phiền bạn).
Vậy làm thế nào để chúng ta tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu những mặt hạn chế? Trước hết, chúng ta cần thừa nhận rằng hợp tác xuyên múi giờ là vô cùng thách thức, và nhận ra rằng cần phải thay đổi cách làm việc một cách có chủ ý. Nếu chúng ta không nỗ lực có ý thức để làm điều đó, nó sẽ dẫn đến hỗn loạn và kiệt sức. Để làm được điều đó, dưới đây là 7 mẹo hữu ích giúp bạn đạt được sự hợp tác xuyên biên giới tốt hơn.
Mẹo 1: Biến FOMO thành JOMO
Trước hết, chúng ta cần thay đổi tư duy.
Điều khó nhất trong hợp tác xuyên múi giờ không phải là giao tiếp hay hợp tác hiệu quả. Mà là sức khỏe tinh thần.
Không cùng múi giờ với đồng nghiệp tự nhiên tạo ra căng thẳng và FOMO (nỗi sợ bị bỏ lỡ).
Liệu có quyết định quan trọng nào được đưa ra khi tôi đang ngủ không?
Liệu tôi có bị bỏ quên trong một cuộc họp mà tôi nên tham dự không?
Để có sự hợp tác xuyên biên giới thành công, chúng ta phải biến FOMO thành JOMO (niềm vui khi bỏ lỡ).
Thay vì tập trung vào những gì bạn đang bỏ lỡ, hãy tập trung vào những gì bạn nhận lại được.
Bằng cách bỏ qua cuộc cuộc họp cập nhật trạng thái nhàm chán kéo dài 1 giờ và đọc ghi chú cuộc họp được ghi lại trên Lark Minutes, bạn chỉ mất 10 phút để bắt kịp — bạn đã lấy lại được 50 phút quý giá để làm điều gì đó hiệu quả hoặc sáng tạo hơn.
Bằng cách không bị gián đoạn hàng trăm lần mỗi ngày, bạn có thể lấy lại thời gian tập trung để làm việc sâu, và có thể cuối cùng viết được tài liệu chiến lược mà bạn luôn muốn viết.
Bằng cách luôn từ chối các cuộc họp, bạn đang mài giũa khả năng đánh giá điều gì thực sự xứng đáng với thời gian của bạn và điều gì không.
Bằng cách dành riêng thời gian “cho bản thân” mỗi ngày và không kiểm tra hay trả lời tin nhắn công việc trong thời gian đó, bạn đang bảo vệ sức khỏe của mình và nhắc nhở bản thân rằng “không gì quan trọng hơn sức khỏe của tôi”.
Càng khó khăn thì càng đáng giá. Mỗi ngày là một bài tập về sức mạnh tinh thần và kỷ luật bản thân. Theo thời gian, bạn sẽ có được sự an tâm, tập trung sắc nét hơn và hiểu rõ điều gì thực sự quan trọng. (Có người phải chi hàng nghìn đô la cho một khóa thiền 10 ngày mới đạt được điều đó!)
Mẹo 2: Làm cho các cuộc họp cực kỳ hiệu quả
Trong hợp tác xuyên biên giới, thời gian giao tiếp đồng bộ rất hiếm và quý giá. Chúng ta chỉ có vài giờ trùng khớp trong ngày giữa các quốc gia quốc tế. Nếu chỉ tính "giờ làm việc" (giả sử từ 9 giờ sáng đến 7 giờ tối), thì thực tế chúng ta chỉ có 1 giờ mỗi ngày. Ví dụ, từ 9 giờ sáng đến 10 giờ sáng ở Trung Quốc tương đương với 6 giờ chiều đến 7 giờ tối ở Bờ Tây. Tất nhiên, mọi người thường làm việc muộn hơn hoặc dậy sớm hơn để làm việc xuyên biên giới. Nhưng thật điên rồ khi bạn chỉ có một khoảng thời gian hẹp như vậy cho các cuộc họp.
Điều này có nghĩa là chúng ta nên trân trọng khoảng thời gian quý giá đó và làm cho các cuộc họp trở nên cực kỳ hiệu quả. Dưới đây là một vài mẹo:
- Tất cả các cuộc họp nên mặc định kéo dài 30 phút hoặc ngắn hơn. (Gợi ý: sử dụng tính năng đếm ngược của Lark trong các cuộc họp video để đảm bảo bạn tuân thủ đúng khung thời gian!)
- Mỗi cuộc họp phải có một (và chỉ một) người chủ trì và một chủ đề/mục tiêu rõ ràng. Người chủ trì nên đảm bảo mọi người tập trung vào chủ đề trong suốt thời gian họp và mạnh dạn nhắc nhở khi ai đó đi lệch hướng. Điều thực sự giúp mọi người cùng hiểu rõ là khi người trình bày chia sẻ tài liệu một cách kỳ diệu trong các cuộc họp, để tất cả cùng xem một tài liệu cùng lúc.
- Người chủ trì nên đảm bảo chuẩn bị tài liệu/cuộc họp trước, và luôn gửi tài liệu cho người tham gia trước (ít nhất 1 giờ). Khi tạo cuộc họp trên Lark, bạn có thể tạo một nhóm trò chuyện trực tiếp trong lời mời lịch để gửi tài liệu liên quan đến mọi người cùng một chỗ. 10 phút đọc trước bối cảnh cuộc họp thường giúp bạn tiết kiệm 30 phút thảo luận không hiệu quả. Không có tài liệu, không có cuộc họp.
- Chuẩn bị cho cuộc họp. Thời gian bạn dành để chuẩn bị cho cuộc họp nên tương đương với khoảng thời gian của cuộc họp * số người tham gia / 8. Ví dụ, nếu bạn là người chủ trì cuộc họp 1 giờ với 4 người, hãy dành ít nhất nửa giờ để chuẩn bị. Nếu bạn tổ chức một cuộc thảo luận lớn hơn, ví dụ cuộc họp 2 giờ với 8 người, hãy dành khoảng 2 giờ để chuẩn bị. Điều đó có thể bao gồm việc thu thập ý kiến của mọi người về chủ đề trước cuộc họp trên Tài liệu đám mây của Lark, xác định các chủ đề chung và những điểm bất đồng, và tập trung thảo luận trực tiếp vào những điểm bất đồng trong cuộc họp.
- Hãy lưu ý rằng có thể có đồng nghiệp ở múi giờ khác không thể tham dự. Luôn ghi lại các cuộc họp (trừ những trường hợp nhạy cảm) để đồng đội của bạn có thể xem bản ghi và bản chép lại Minutes của Lark. Gửi tóm tắt kết luận và các bước tiếp theo trong nhóm trò chuyện cuộc họp sau đó. Chỉ rõ nếu bạn khuyên đồng nghiệp nên xem Minutes hay không; nếu có, xem phần nào.
- Thêm: khi tạo cuộc họp trên Lark, đừng lo lắng về việc tính toán thủ công và điều chỉnh múi giờ của đồng đội. Xem múi giờ và lịch của mọi người cạnh nhau để tìm thời gian phù hợp!
Gợi ý 3: Hỏi “Điều này có đáng để tổ chức một cuộc họp không?”
Hợp tác thành công qua các múi giờ là việc tìm được sự cân bằng tốt giữa giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ, đồng thời tối đa hóa hiệu quả của từng hình thức.
Vì khoảng thời gian cho giao tiếp đồng bộ rất hẹp, giao tiếp không đồng bộ nên được ưu tiên sử dụng. Mọi người cần làm quen và nâng cao kỹ năng giao tiếp không đồng bộ.
Cuộc họp chỉ nên được tổ chức với một trong các mục đích sau: động não, thảo luận/tập tranh luận tương tác, giải quyết vấn đề, xây dựng mối quan hệ/niềm tin. Không nên dùng để cập nhật tình trạng hay giao tiếp một chiều. Điều đó sẽ là sự lãng phí thời gian quý giá.
Hãy xem lại cuộc họp gần đây nhất của bạn. Mọi người có đang tích cực trao đổi ý tưởng, tranh luận và phản biện lẫn nhau không? Có phải tất cả mọi người đều nói và tham gia, hay chỉ một hai người? Cuộc họp có liên quan đến việc truyền đạt cảm xúc hoặc xây dựng niềm tin không? Nếu câu trả lời cho cả ba câu hỏi đều là “không”, thì có lẽ đó không nên là một cuộc họp.
Nó có thể là:
- Một tin nhắn Lark: để cập nhật tình trạng, chia sẻ thông tin, câu hỏi nhanh hoặc phản hồi, trao đổi thông tin ngắn gọn
- Một tài liệu Lark: những thông tin chi tiết hơn được chia sẻ rộng rãi trong nhiều người (ví dụ: các nhóm chức năng chéo), ý tưởng nội dung hoặc bản thảo, đề xuất/gói dịch vụ
- Một bản Minutes Lark: giải thích trực quan các ý tưởng, giao tiếp một chiều bằng lời nói (ví dụ: đào tạo và chia sẻ thông tin, hoặc phản hồi về nội dung trực quan như bản trình bày/video)
Mẹo 4: Chuyền gậy
Chúng tôi đã đề cập rằng hợp tác hiệu quả xuyên biên giới giống như một cuộc chạy tiếp sức. Các vận động viên chạy tiếp sức làm gì? Họ chuyền gậy tiếp sức. Trong công việc hàng ngày, chúng ta cũng cần có ý thức \"chuyền gậy tiếp sức\".
Điều này có thể có nghĩa là gửi một đề xuất cho bên kia trước khi bạn kết thúc ngày làm việc, để đồng nghiệp của bạn có thể kiểm tra ngay khi họ thức dậy và cung cấp phản hồi trong ngày làm việc của họ.
Ví dụ, bạn đang ở Trung Quốc và muốn nhận phản hồi về một việc gì đó từ đồng nghiệp ở San Francisco. Bạn có thể gửi vào lúc 7 giờ tối thứ Hai, hoặc dành thêm chút thời gian để chỉnh sửa vào sáng hôm sau và gửi vào lúc 10 giờ sáng thứ Ba.
Nếu bạn gửi vào lúc 7 giờ tối thứ Hai, thì ở San Francisco sẽ là 4 giờ sáng, vì vậy đồng nghiệp sẽ xem ngay khi họ thức dậy vào sáng thứ Hai.
Nếu bạn quyết định dành thêm một giờ để làm việc trên tài liệu vào ngày hôm sau và gửi vào lúc 10 giờ sáng thứ Ba, thì ở San Francisco sẽ là 7 giờ tối. Đồng nghiệp có thể đã rời khỏi nơi làm việc và sẽ không trả lời cho đến sáng thứ Ba của họ.
Ngay cả khi bạn chỉ mất thêm 1-2 giờ để chỉnh sửa tài liệu, điều đó có nghĩa là đồng nghiệp của bạn chỉ có thể xem nó muộn hơn hẳn 24 giờ. Dự án của bạn sẽ bị trì hoãn một ngày đầy đủ. Điều đó có đáng không? Có lẽ là không. Việc thông minh hơn ở đây là cố gắng hoàn thành vào cuối ngày thứ Hai, hoặc gửi phiên bản hoàn thành 80% và chỉnh sửa trong khi chờ phản hồi.
Trong hợp tác xuyên múi giờ, mỗi bên cần có ý thức giao \"bài tập về nhà\" cho bên kia trước khi họ đi ngủ. Dù đó là yêu cầu phản hồi về một tài liệu, đặt câu hỏi trong trò chuyện, hay để lại phản hồi/bình luận để bên kia kiểm tra và chỉnh sửa. Và để tôn trọng múi giờ của đồng nghiệp khác, lên lịch gửi tin nhắn trong Lark để họ nhận được trong ngày làm việc của mình!
Mẹo 5: Giao tiếp nhiều hơn và chia sẻ những hiểu biết
Khi một nhóm làm việc trải rộng trên nhiều khu vực địa lý và múi giờ khác nhau, mọi người cần phải giao tiếp rất nhiều và ưu tiên giao tiếp quá mức. Nếu không, kết quả mặc định là không ai biết bạn đang làm gì hoặc bạn đang nghĩ gì, dẫn đến hiểu lầm và không đồng thuận.
Chúng ta không thể chỉ đi đến ai đó, vỗ vai họ và bắt đầu trò chuyện một cách tự phát. Một trong những lợi ích lớn nhất của hợp tác xuyên biên giới là mọi người có thể học hỏi những hiểu biết thu được từ các thị trường khác. Ví dụ, nếu điều gì đó đang hoạt động tốt ở Nhật Bản, có thể Singapore cũng sẽ hưởng lợi từ điều đó. Là thành viên trong nhóm địa phương, bạn có quyền truy cập vô song đến khách hàng địa phương, các cộng tác viên đa chức năng và những hiểu biết về thị trường. Dù là bài học rút ra từ một dự án hay phản hồi bạn nhận được từ khách hàng—hãy chia sẻ rộng rãi. Viết một bản tin nhỏ hàng ngày trong trò chuyện nhóm Lark.
Đừng chỉ chia sẻ cập nhật trạng thái. Hãy chia sẻ những hiểu biết.
Mẹo 6: Xử lý IM như email.
Mặc dù được gọi là "nhắn tin tức thì", thực tế thì hầu như không bao giờ là tức thì. Rất có thể, khi bạn gửi tin nhắn, người nhận đang ngủ.
Mọi người nên hiểu chung rằng "chúng ta không mong đợi người nhận trả lời ngay lập tức".
Điều đó có nghĩa là tin nhắn của bạn cần bao gồm nhiều bối cảnh hơn. Nó nên dự đoán trước các cuộc trao đổi qua lại mà bạn không có điều kiện để thực hiện. Hãy đặt mình vào vị trí của người nhận; tự hỏi bản thân "Họ cần biết gì để trả lời hiệu quả? Những bối cảnh hoặc thông tin nào khác sẽ hữu ích ở đây?" Và hãy đưa tất cả những điều đó vào tin nhắn của bạn.
Ví dụ, cuộc trò chuyện này mất 24 giờ:
Trong khi cuộc trò chuyện này chỉ mất 12 giờ ✅:
Trong khi cuộc trò chuyện này chỉ mất 12 giờ ✅:
Hãy làm cho nó ngắn gọn vì mọi người thường mất tập trung khi đọc những tin nhắn dài.
Hãy làm cho nó ngắn gọn vì mọi người thường mất tập trung khi đọc những tin nhắn dài.Cũng hãy nhớ rằng tin nhắn không bao gồm các tín hiệu bằng lời nói hoặc hình ảnh (như biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, giọng điệu), vì vậy bên kia có thể suy nghĩ quá nhiều hoặc hiểu sai tin nhắn của bạn. Nếu bạn nói điều gì đó cần một giọng điệu nhất định, hãy thử gửi tin nhắn thoại trong các cuộc trò chuyện Lark. Nếu bạn nói điều gì đó nên được truyền đạt bằng hình ảnh, hãy thử ghi lại một Minutes.
Mẹo 7: Hãy bảo vệ sức khỏe của chính bạn một cách quyết liệt
Đây là thực tế khi làm việc qua các múi giờ: mỗi sáng, bạn thức dậy với 100 tin nhắn chưa đọc và lòng bạn chùng xuống. Sau đó, bạn vội vã đến bàn làm việc để tham gia 4 cuộc gọi sáng liên tiếp mà không kịp tắm (rất biết ơn các tính năng làm mới trong các cuộc gọi video của Lark).
Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn có các cuộc họp kéo dài đến mức não bạn vẫn hoạt động khi bạn đang nằm trên giường. Bạn cũng suy nghĩ về điều gì đó đồng nghiệp đã nói trong cuộc họp hoặc trong tin nhắn. Tất cả những điều này khiến bạn không thể ngủ được.
Bạn bè mời bạn đi ăn tối hoặc tham dự sự kiện vào buổi tối, nhưng bạn phải từ chối vì cần làm việc vào buổi tối.
Nếu chúng ta không bảo vệ sức khỏe một cách nghiêm ngặt (và các hoạt động cơ bản như ăn uống và ngủ nghỉ), chúng ta gần như chắc chắn sẽ bị kiệt sức.
Cố gắng không kiểm tra điện thoại ngay trước khi đi ngủ hoặc ngay khi thức dậy (tôi biết; điều đó rất khó). Dành thời gian cho sức khỏe cá nhân, dù là tập giãn cơ, đọc sách hay dành thời gian bên gia đình. Và đừng để công việc chiếm mất thời gian ngủ của bạn (trừ những trường hợp rất khẩn cấp hoặc đặc biệt). Sức khỏe của bạn quan trọng hơn. Bật trạng thái "Không làm phiền" trên Lark. Chúng ta chỉ có thể làm việc hiệu quả nếu ngủ đủ giấc.
Lark có thể giúp bạn làm cho việc hợp tác xuyên biên giới trở nên dễ dàng cho đội ngũ toàn cầu của bạn. Quan tâm thử dùng miễn phí? Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
