Làm thế nào để chuẩn bị một khuôn viên rộng 658.000 sqft trên một bàn trong 3 tháng
Jess Cheung
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jess Cheung
5 thg 8, 2026
Đọc trong 7 phút
Nhóm của chúng tôi gần đây đã chào đón một khuôn viên mới tại San Jose, một khu phức hợp rộng 15 mẫu Anh chứa nhiều đơn vị kinh doanh của công ty mẹ tại khu vực vịnh. Khi đến lúc chuẩn bị vận hành, nhóm Enterprise toàn cầu biết họ cần một công cụ mạnh mẽ và tích hợp đủ để giữ cho hơn 20 nhóm thuộc các bộ phận hành chính, quy hoạch nơi làm việc, xây dựng, bất động sản, v.v., đi đúng hướng và hoàn thành hơn 300 nhiệm vụ trong vòng 3 tháng.
Mặc dù Asana được đề xuất cho dự án chuẩn bị vận hành này, nhóm nhanh chóng nhận ra công cụ quản lý dự án tốt nhất chính là công cụ ngay gần bên trong không gian làm việc mà họ sử dụng hàng ngày tại nơi làm việc. Base của Lark đã giúp dịch vụ Enterprise toàn cầu của chúng tôi tổ chức các nhiệm vụ trong từng giai đoạn, tự động giữ các mốc quan trọng đúng tiến độ và cập nhật thông tin kịp thời nhờ tự động hóa.
Thách thức: nhiều nhóm, nhiệm vụ khổng lồ, vô số hạn chót
Sẵn sàng vận hành là công việc phát triển một quy trình tuần hoàn cho mọi thứ. Đội ngũ cần sáng tạo các luồng và phương thức làm việc đủ linh hoạt để khiến tất cả máy móc, con người và logistics trong khuôn viên hoạt động cùng nhau một cách liền mạch, để mọi người có thể bước vào văn phòng mới với cảm giác được chào đón và hỗ trợ.
Phối hợp nỗ lực của nhiều đội nhóm và quản lý khối lượng công việc lớn như vậy có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt với tất cả các hạn chót khác nhau mà không thể theo dõi bằng lịch. Từ việc tiếp nhận tòa nhà từ người thuê trước, lên kế hoạch xây dựng và mua sắm, đến đảm bảo chất lượng xuyên suốt - không có nhiệm vụ nào là dễ dàng. Nếu không có công cụ phù hợp, các công việc có thể dễ dàng bị bỏ sót hoặc các thành viên trong nhóm có thể bị quá tải.
“Tôi nhớ đã sử dụng Asana trong công việc trước đây để quản lý dự án,” Chris, quản lý bất động sản khu vực của chúng tôi, nói, “nhưng với dự án này, chúng tôi cần một công cụ quản lý dự án rất mạnh mẽ để giúp theo dõi mọi thứ.” Asana không đáp ứng được yêu cầu của đội về tính kịp thời trong cập nhật công việc và nhu cầu tổng hợp mọi thứ vào một nơi, do đó sự cộng tác có thể bị gián đoạn nếu bất kỳ mắt xích nào trong chuỗi bị thiếu. Đội ngũ sau đó đã khám phá tính năng quản lý dự án của Lark và tìm thấy câu trả lời trên Base.
Giải pháp: một cơ sở dự án tùy chỉnh cho tất cả các nhóm
“Tôi đã tạo bảng này mà tôi muốn trong vòng chưa đầy một giờ trên Base với một số hướng dẫn từ một đồng nghiệp tại Lark. Một bảng hoàn chỉnh, bảng điều khiển, báo cáo và các luồng tự động hóa. Nó thực sự có thể được tùy chỉnh cho tất cả các nhiệm vụ dịch vụ Enterprise với việc khai trương khuôn viên mới.”
1. Chia nhiệm vụ bất khả thi thành các cột mốc và công việc cụ thể
Khi nhìn vào dự án sẵn sàng vận hành tổng thể, dường như đó là một nhiệm vụ bất khả thi với tất cả những thách thức đã đề cập. Nhưng sau khi chia nhỏ thành các mốc cần đạt được, rồi liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành để thực hiện mốc đó, nhiệm vụ lớn bắt đầu trở nên dễ tiếp cận hơn đối với từng nhóm.
Đối với nhóm dịch vụ Enterprise toàn cầu, các mốc là những điểm nhận diện cho tất cả các thành viên tham gia dự án sẵn sàng. Mỗi nhiệm vụ, được phân cấp từ các mốc và giao cho các cá nhân cụ thể, được liên kết trở lại mốc bằng liên kết hai chiều trong Base. Bằng cách này, nhóm có thể theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và có cái nhìn tổng thể về tiến trình chung của một mốc.
Bằng cách chia nhỏ dự án khổng lồ này thành các mốc rồi đến các nhiệm vụ, các nhóm thuộc dịch vụ Enterprise toàn cầu cuối cùng có thể thấy được mất bao lâu để hoàn thành một mốc từ đầu đến cuối. Chris đã tận dụng chế độ xem biểu đồ Gantt để tự động tạo dòng thời gian, sau đó sử dụng một công thức đơn giản để tính tiến độ và khoảng thời gian từ trong biểu đồ Gantt bằng cách đếm ngày bắt đầu của nhiệm vụ sớm nhất và ngày kết thúc của nhiệm vụ cuối cùng thuộc mốc này.
Bằng cách chia nhỏ dự án khổng lồ này thành các mốc rồi đến các nhiệm vụ, các nhóm thuộc dịch vụ Enterprise toàn cầu cuối cùng có thể thấy được mất bao lâu để hoàn thành một mốc từ đầu đến cuối. Chris đã tận dụng chế độ xem biểu đồ Gantt để tự động tạo dòng thời gian, sau đó sử dụng một công thức đơn giản để tính tiến độ và khoảng thời gian từ trong biểu đồ Gantt bằng cách đếm ngày bắt đầu của nhiệm vụ sớm nhất và ngày kết thúc của nhiệm vụ cuối cùng thuộc mốc này.
“Chúng tôi muốn luôn nắm được mất bao lâu để hoàn thành một mốc, ví dụ như thiết kế văn phòng. Và điều này thực sự giúp chúng tôi dễ dàng trình bày bằng cách chỉ cần lấy dữ liệu từ các chế độ xem của nhóm và bất kỳ nhiệm vụ nào, nó sẽ tự động điền vào chế độ xem Gantt cho chúng tôi. Thật kỳ diệu.”
“Chúng tôi muốn luôn nắm được mất bao lâu để hoàn thành một mốc, ví dụ như thiết kế văn phòng. Và điều này thực sự giúp chúng tôi dễ dàng trình bày bằng cách chỉ cần lấy dữ liệu từ các chế độ xem của nhóm và bất kỳ nhiệm vụ nào, nó sẽ tự động điền vào chế độ xem Gantt cho chúng tôi. Thật kỳ diệu.”
2. Thông tin dự án thống nhất để theo dõi, các chế độ xem tùy chỉnh cho hoạt động nhóm
Với các cột mốc, nhiệm vụ và các nhóm chịu trách nhiệm đã được thiết lập và sẵn sàng, Chris và nhóm đã mở rộng Base thành trung tâm dự án sẵn sàng vận hành. Một bản tóm tắt điều hành đã được tạo trong Base để cung cấp cho các trưởng nhóm cái nhìn rõ ràng về tiến độ hoàn thành, các nhiệm vụ sắp tới và tiến trình của từng nhóm. Điều này giúp các trưởng nhóm biết được những việc sắp diễn ra và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đồng thời cho phép họ biết chi tiết đằng sau các con số chỉ bằng cách nhấp vào các biểu đồ.
Mỗi nhóm cũng có thể tập trung vào các nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng mà không bị quá tải bởi các nhiệm vụ và thông tin không liên quan nhờ các chế độ xem tùy chỉnh. “Họ có thể dễ dàng theo dõi tất cả các nhiệm vụ và mục hành động mà họ cần làm việc thông qua một chế độ xem tùy chỉnh, nơi các bản ghi được lọc theo nhóm,” Chris nói, “Chúng tôi thực sự có một giới hạn thời gian chặt chẽ để bàn giao San Jose và đó là một mốc cứng, vì nhân viên sẽ vào không gian vào ngày 12 tháng 12. Có rất nhiều mục hành động cho chúng tôi, nhiều phần chuyển động, và các chế độ xem nhóm khác nhau đã giúp từng nhóm theo dõi tiến độ từng mục, từng nhiệm vụ.”
Mỗi nhóm cũng có thể tập trung vào các nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng mà không bị quá tải bởi các nhiệm vụ và thông tin không liên quan nhờ các chế độ xem tùy chỉnh. “Họ có thể dễ dàng theo dõi tất cả các nhiệm vụ và mục hành động mà họ cần làm việc thông qua một chế độ xem tùy chỉnh, nơi các bản ghi được lọc theo nhóm,” Chris nói, “Chúng tôi thực sự có một giới hạn thời gian chặt chẽ để bàn giao San Jose và đó là một mốc cứng, vì nhân viên sẽ vào không gian vào ngày 12 tháng 12. Có rất nhiều mục hành động cho chúng tôi, nhiều phần chuyển động, và các chế độ xem nhóm khác nhau đã giúp từng nhóm theo dõi tiến độ từng mục, từng nhiệm vụ.”Với các chế độ xem chuyên biệt, mỗi nhóm có thể nhận được danh sách nhiệm vụ riêng của mình kèm theo mô tả, các cột mốc liên quan và các thành viên chịu trách nhiệm, cũng như một cờ đỏ tự động được tạo ra khi có sự chậm trễ theo điều kiện đã định. Những chế độ xem riêng biệt này cho phép từng nhóm chịu trách nhiệm và cá nhân không chỉ dễ dàng thấy ai sẽ làm gì, mà còn xác định các nhiệm vụ bị trễ trên cùng một màn hình để có thể bắt kịp càng sớm càng tốt.
3. Nhắc nhở một lần nhấn để duy trì sự chủ động trong công việc
Giữ cho các nhóm luôn cập nhật về hạn chót và công việc sắp tới là hàng rào phòng thủ cuối cùng để đảm bảo giao hàng đúng hạn. Với Lark, việc giúp những cá nhân chịu trách nhiệm duy trì đúng tiến độ trên các mốc thời gian này được tự động hóa hoàn toàn và có thể được bật chỉ với một cú nhấp chuột.
“Thực tế là nó được liên kết tự nhiên với trò chuyện của chúng tôi và bạn có thể thiết lập các lời nhắc đã nâng mọi thứ lên một tầm cao mới. Nó có thể gửi thông báo đến các thành viên trong nhóm khi các mục hành động sắp đến hạn hoặc đã quá hạn,” Chris nói, “Điều đó thật tuyệt vời, đặc biệt khi bạn không phải nhắc nhở họ thủ công hoặc dành hàng giờ để xây dựng tích hợp.”
The result
Đội ngũ dịch vụ doanh nghiệp toàn cầu tại Lark đã hoàn thành thành công công tác chuẩn bị cho giai đoạn 1 của khuôn viên San Jose rộng 658.000 foot vuông đúng hạn, và sẵn sàng hoàn thành giai đoạn 2 và 3 sử dụng cùng Base. "Tôi chắc chắn sẽ vẫn chọn Base thay vì Asana cho dự án tiếp theo của chúng tôi," Chris nói, "mức độ thân thiện với người dùng và cách Base được tích hợp với tất cả công việc còn lại của chúng tôi là không thể đánh bại. Nó thực sự rất hữu ích và dễ dàng kích hoạt, và tôi chắc chắn khuyên các nhóm của mình sử dụng Base cho các dự án tương lai trong danh mục tài sản của chúng tôi."
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
