Trung tâm blog So sánh Bán hàng & CRM Quản lý dự án AI & Tự động hóa Cộng tác nhóm Quản lý nhân sự Bán lẻ Thực phẩm & Đồ uống Công nghệ & IT Tiếp thị Tin tức Lark

Hướng Dẫn Nhật Ký RAID: Nó Là Gì và Cách Sử Dụng [Cập Nhật 2026]

Andrew Lee

Chuyên gia Tiếp thị Giải pháp

5 thg 8, 2026

Andrew Lee

Chuyên gia Tiếp thị Giải pháp

5 thg 8, 2026

Dùng Lark miễn phí

Đọc trong 13 phút

Không chắc RAID log là gì? Hoặc có thể bạn cần triển khai một cái, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Nếu đúng như vậy, bạn đã đến đúng chỗ rồi đấy.

RAID log là một cách tổ chức thông tin dự án cho những vấn đề phát sinh trong bất kỳ dự án nào – những vấn đề có thể làm gián đoạn tiến độ nếu không được quản lý đúng cách. Vì vậy, đây là cách tổ chức và quản lý các mục không được tạo ra trong phạm vi, lịch trình và ngân sách, nhưng có thể ảnh hưởng đến một hoặc tất cả những yếu tố đó.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích những gì cần có để tạo một RAID log, cùng với một số lợi ích và hạn chế khi sử dụng chúng. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn cách tạo một RAID log đơn giản cho doanh nghiệp hoặc dự án của bạn chỉ trong vài phút.

Định nghĩa nhật ký RAID: Giải thích từng chữ một

Nhật ký RAID là một công cụ quản lý dự án theo dõi bốn lĩnh vực quan trọng trong một dự án nhất định. Từ viết tắt RAID đại diện cho (lưu ý hai từ viết tắt kép cho A và D):

Rủi ro

Action Items (hoặc Assumptions)

Issues

Dependencies (hoặc Decisions)

“Nhật ký” là nơi các lĩnh vực này được ghi chép và quản lý, một nhiệm vụ thường do người quản lý dự án dẫn dắt. Ban đầu được tạo ra trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, đây là một tài liệu động cần được cập nhật nhiều lần trong suốt dự án. Nó thậm chí có thể được sử dụng trong cuộc họp hậu dự án để xác định các bài học kinh nghiệm từ các dự án trước và áp dụng chúng cho các dự án tương lai.

Thông tin đưa vào nhật ký đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm đánh giá rủi ro, biên bản cuộc họp, các dự án trước đây và các biểu mẫu tiếp nhận khách hàng. Mức độ chi tiết cần thiết phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án.

Rủi ro

Rủi ro dự án là các sự kiện có thể xảy ra trong tương lai có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dự án của bạn, chẳng hạn như nguồn lực hạn chế, rủi ro về quy định và các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến thị trường nói chung.

Tóm tắt từng rủi ro riêng biệt trong nhật ký RAID, ghi lại người chịu trách nhiệm quản lý nó, và xem xét khả năng rủi ro xảy ra cũng như mức độ nghiêm trọng ảnh hưởng đến dự án.

Bạn cũng nên phát triển một gói dịch vụ để giảm khả năng mỗi rủi ro trở thành vấn đề và thiết lập các ngày đánh giá để theo dõi tiến triển của rủi ro. Tốt nhất là xác định một giải pháp trong tương lai, chẳng hạn như một kế hoạch giảm thiểu, trước khi rủi ro biến thành một vấn đề nghiêm trọng và chia sẻ nó với phần còn lại của nhóm. Nhưng đôi khi, tất cả những gì bạn có thể làm là chấp nhận rủi ro hoặc chuyển giao nó cho bên thứ ba, như một công ty bảo hiểm.

Giả định hoặc Mục hành động

Đây là một trong hai từ viết tắt kép của chúng tôi. Nhật ký RAID của bạn có thể sử dụng giả định, mục hành động hoặc cả hai, tùy thuộc vào kế hoạch dự án của bạn. Sử dụng giả định nếu dự án của bạn phức tạp và có nhiều điều chưa biết cần được tài liệu hóa. Ngoài ra, sử dụng mục hành động để ghi lại các mục phát sinh và cần được giao nhiệm vụ cũng như giải quyết trong bất kỳ dự án nào.

Giả định là gì?

Giả định dự án là điều quan trọng về dự án mà bạn tin là đúng. Nó có những hậu quả quan trọng đối với dự án tùy thuộc vào việc nó có thực sự đúng hay không. Ví dụ, việc một thành viên trong nhóm có giao phần quan trọng của dự án đúng hạn hay không có thể ảnh hưởng đến phần còn lại của dự án. Giả định của bạn trong trường hợp đó là phần đó sẽ được giao đúng hạn.

Hãy tài liệu hóa từng giả định một cách riêng biệt, cùng với lý do bạn đưa ra giả định đó. Ngoài ra, tài liệu hóa thông tin nào sẽ bác bỏ giả định và dự án sẽ thay đổi như thế nào nếu giả định đó sai.

Mục hành động là gì?

Hành động trong bối cảnh RAID đồng nghĩa với mục hành động, một phần quen thuộc trong quản lý dự án. Khác với các mục phạm vi, lịch trình hoặc ngân sách được lên kế hoạch từ trước, mục hành động phát sinh trong bất kỳ dự án nào.

Ghi lại từng mục hành động, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Quản lý dự án nên xác nhận các mục hành động đã được hoàn thành, đảm bảo nhóm đi đúng tiến độ và giúp họ loại bỏ bất kỳ trở ngại nào gây ra việc ghi chú mục hành động ngay từ đầu.

Vấn đề

Vấn đề khác với rủi ro ở chỗ rủi ro tiềm ẩn là những trở ngại có thể xảy ra hoặc không, trong khi vấn đề là những sự cố đã phát sinh và trở thành hiện thực. Các vấn đề chính thường làm chậm tiến độ giao hàng, gián đoạn các quy trình đang diễn ra hoặc có thể buộc dự án phải sử dụng thêm nguồn lực.

Đối với mỗi vấn đề, ghi lại mức độ nghiêm trọng trong nhật ký vấn đề, thời điểm bắt đầu, người chịu trách nhiệm xử lý và thời điểm dự kiến giải quyết (nếu có thể). Điều này rất hữu ích nếu các vấn đề trong tương lai phát sinh do một vấn đề ban đầu, vì nhóm của bạn có thể xem lại nhật ký vấn đề để xác định nguyên nhân gốc rễ.

Phụ thuộc hoặc Quyết định

Nhật ký RAID của bạn có thể sử dụng phụ thuộc, quyết định hoặc cả hai, tùy thuộc vào dự án của bạn.

Phụ thuộc là gì?

Phụ thuộc trong nhật ký RAID thường là các sự kiện thay vì phụ thuộc công việc nội bộ. Tuy nhiên, chúng có thể ảnh hưởng đến các nhiệm vụ và kết quả dự án. Ví dụ, các giao hàng từ nhà cung cấp XYZ phải đến trước ngày 15 tháng 2 để khởi động dự án đúng tiến độ.

Ghi lại người chịu trách nhiệm cho mỗi phụ thuộc và thời điểm hoàn thành. Bạn rất có thể cần sự đồng thuận từ các bên liên quan khác trong dự án để không ai bị buộc phải chịu trách nhiệm về một phụ thuộc mà họ không kiểm soát.

Biểu đồ Gantt thường được sử dụng để có cái nhìn tổng quan trực quan về các phụ thuộc nhiệm vụ chính. Đây là điều bạn có thể dễ dàng tạo, xem và chỉnh sửa bên trong Lark.

Các phụ thuộc trong nhật ký RAID thường phát sinh trong quá trình dự án và do đó không thể dự đoán trước như các phụ thuộc công việc, vốn được nhận biết trong quá trình lập kế hoạch lịch trình.

Quyết định là gì?

Các công ty cũng có thể sử dụng nhật ký RAID để ghi lại các quyết định dự kiến trong tương lai, chẳng hạn như sử dụng nhà thầu phụ A hay nhà thầu phụ B. Tuy nhiên, các quyết định phát sinh trong bất kỳ dự án nào mà không được dự đoán trước. Đây là loại quyết định có thể được lưu giữ trong nhật ký RAID.

Ví dụ, nếu một nguồn lực quan trọng bị trì hoãn do một dự án khác, cần phải đưa ra quyết định về cách lấp đầy khoảng trống đó. Trong trường hợp này, các quyết định có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án nên được ghi lại và quản lý, vì vậy hãy ghi lại các quyết định quan trọng, không phải mọi quyết định nhỏ nhặt.

Kho lưu trữ các quyết định trong quá khứ trở nên đặc biệt hữu ích nếu bạn cần xem lại tài liệu để hiểu quá trình suy nghĩ đằng sau một quyết định cụ thể hoặc nếu bạn cần xác định nguồn gốc của một lỗi.

Những lợi ích và hạn chế của việc sử dụng nhật ký RAID là gì?

Giống như bất kỳ công cụ quản lý dự án nào, việc sử dụng nhật ký RAID cũng có những ưu điểm và nhược điểm.

A list of benefits of using a RAID log in your organization

Tăng cường tổ chức và khả năng hiển thị

Xem xét rằng nhật ký RAID là nơi ghi lại các mục có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án nếu không được giải quyết, đây là một công cụ then chốt. Đây là cách tuyệt vời để giữ cho nhóm được tổ chức vì những việc quan trọng này có nhiều khả năng được xử lý hơn nếu được ghi chép lại thay vì để ngẫu nhiên. Và, với điều kiện được cập nhật thường xuyên, nhật ký có thể trở thành kho lưu trữ trung tâm của thông tin dự án cho nhóm.

Cải thiện kế hoạch quản lý dự án

Bằng cách cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc để tổ chức một lượng lớn dữ liệu, RAID giúp bạn suy nghĩ một cách chiến lược và logic hơn. Nó ngăn bạn nhầm lẫn giữa các vấn đề với các mục hành động, và giữ chúng trong tầm nhìn, thay vì bị lãng quên. Mặc dù việc ghi chép đôi khi được coi là gánh nặng, loại tài liệu chia sẻ này giúp bạn kiểm soát dự án tốt hơn và trí nhớ tập thể của nhóm. Bộ não của chúng ta không được thiết kế để làm kho lưu trữ kỹ thuật số.

Có một số điểm chồng chéo ở đây giữa nhật ký RAID và sổ đăng ký rủi ro — cái sau là nơi các rủi ro tiềm ẩn thường được dự đoán và quản lý cho các dự án phức tạp. Một dự án cụ thể có thể sử dụng một trong hai, hoặc sử dụng nhật ký RAID nhưng chỉ duy trì rủi ro trong sổ đăng ký rủi ro.

Chi phí cơ hội

Nhật ký RAID chỉ là một công cụ hiệu quả nếu nó được cập nhật thường xuyên. Nếu không, thông tin sẽ trở nên lỗi thời — điều này có thể gây nhầm lẫn cho các bên liên quan không tham gia dự án thường xuyên. Hoặc tệ hơn, nó có thể gây nhầm lẫn cho người quản lý dự án.

Việc cập nhật nhật ký gây ra chi phí cơ hội. Thời gian các thành viên trong nhóm dành để cập nhật phần của họ trong nhật ký có thể được sử dụng hiệu quả hơn ở nơi khác (chẳng hạn như thúc đẩy dự án tiến triển) thay vì chỉ ghi chép. Điều này đặc biệt đúng trong bối cảnh khởi nghiệp, nơi sự tồn tại thường phụ thuộc vào khả năng lặp lại nhanh hơn đối thủ cạnh tranh.

Không tương thích với phần còn lại của hệ thống của bạn

Nếu bạn đang sử dụng một hệ thống công nghệ lớn, có thể sẽ gặp vấn đề nếu công cụ nhật ký RAID của bạn không tích hợp với phần còn lại của hệ thống. Ví dụ, nếu bạn cần chuyển dữ liệu giữa Google Tài liệu đám mây và công cụ RAID của mình, nhưng các công cụ đó không tích hợp sẵn, việc chuyển dữ liệu thủ công có thể rất tốn thời gian. Không chỉ vậy, việc có thể bao gồm các loại dữ liệu khác nhau trong nhật ký là điều bắt buộc, điều này thường liên quan đến việc sử dụng nhiều ứng dụng riêng biệt.

Lark có chương trình Tài liệu đám mây riêng được tích hợp trong bộ phần mềm của mình, và việc chia sẻ Tài liệu đám mây trong Lark hoặc mời người khác cùng cộng tác cập nhật nhật ký RAID rất đơn giản. Vì vậy, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hoặc ứng dụng.

Dễ bị lạc trong chi tiết

Thách thức lớn nhất với RAID là bạn dễ bị cám dỗ ghi chép mọi thứ một cách hoàn hảo và mất tập trung vào bức tranh tổng thể. Mặt khác, nếu bạn không ghi chép đủ, nhật ký gần như không có giá trị. Thường thì rất khó để biết trước lượng thông tin bao nhiêu là quá nhiều và bao nhiêu là quá ít.

Để giảm thiểu vấn đề này, hãy thống nhất về những thông tin nào nên được ghi chép và những thông tin nào không nên. Điều này sẽ thay đổi tùy theo từng dự án.

Giữ cho các nhóm dự án, nhiệm vụ và tiến độ của bạn đi đúng hướng

Tạo nhật ký RAID trong Lark

Nếu bạn muốn tạo một nhật ký RAID trong Lark, hãy làm điều có lợi cho bản thân và đừng bắt đầu từ con số không! Thay vào đó, hãy sử dụng một trong hơn 100 mẫu mà Lark cung cấp – trong đó có một mẫu RAID được thiết kế riêng:

Hãy làm theo các hướng dẫn có nội dung “Sử dụng mẫu này,” và bạn sẽ được đưa đến phiên bản mẫu mà bạn có thể chỉnh sửa trong tài khoản Lark của mình:

Tiếp theo, thêm dữ liệu của bạn. Nếu bạn có dữ liệu có sẵn, chẳng hạn như bảng tính, hãy nhấp vào biểu tượng màu xanh đậm ở bên phải để sử dụng tính năng “So sánh và nhập Excel.”

Điều này sẽ mở ra menu này, cho phép bạn nhập bảng Excel chỉ với một cú nhấp chuột:

Nếu bạn lo lắng rằng mình đã nhập dữ liệu hai lần, biểu tượng màu tím nhỏ ở thanh bên phải sẽ giúp bạn kiểm tra các mục nhập trùng lặp một cách tiện lợi.

Khi bạn cập nhật nhật ký RAID để phù hợp với mục đích của mình, bạn có thể muốn thông báo cho các thành viên khác trong nhóm mỗi khi có thay đổi. Lark sẽ cho phép bạn làm điều này mà không cần phải sử dụng đến một ứng dụng bên thứ ba như Slack. Nhấp vào “Tự động hóa” trong thanh điều hướng trên cùng:

Điều này sẽ mở ra cửa sổ này:

Bây giờ hãy nhấp vào chỗ có chữ, “Khi một bản ghi thay đổi → Gửi một thông báo Lark.”

Lark sẽ cho phép bạn làm rõ trong những điều kiện nào bạn muốn thông báo cho các đồng nghiệp cụ thể trong nhóm dự án của bạn:

Notification and messaging interface in Lark

Giao diện người dùng linh hoạt để bạn không gửi quá nhiều thông báo làm phiền đồng nghiệp nhưng cũng không để những thay đổi quan trọng bị bỏ sót.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này của Lark để gửi thông báo trong các trường hợp sau:

Khi một nút được nhấn

Khi một bản ghi mới được thêm vào

Vào thời điểm kích hoạt của một bản ghi

Hoặc vào một thời gian đã lên lịch mỗi ngày

Nếu bạn muốn quay lại và xem những thay đổi đã được thực hiện, Lark cũng cho phép bạn làm điều đó. Nhấp chuột phải vào một bản ghi cụ thể:

Nhấp vào “Xem lịch sử bản ghi”:

Bây giờ bạn có thể xem tất cả dữ liệu của bản ghi đó ở một nơi, cùng với lịch sử các thay đổi đã thực hiện. Thậm chí còn có tùy chọn chia sẻ nếu bạn cần chia sẻ bản ghi cụ thể này với đồng nghiệp. Do phạm vi giải pháp mà Lark cung cấp, bạn thậm chí có thể thảo luận về nhật ký này trong một cuộc gọi video mà không cần rời khỏi nền tảng.

Khi bạn đã có tất cả dữ liệu và tự động hóa được thiết lập, Lark cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để trực quan hóa dữ liệu của mình. Ví dụ, một cái nhìn về các loại mục của bạn theo cột Kanban:

Đây là chế độ xem lịch:

Và biểu đồ Gantt rất hữu ích để trực quan hóa các phụ thuộc:

Hãy thử mẫu nhật ký RAID miễn phí của chúng tôi

Những câu hỏi thường gặp về nhật ký RAID

Bạn có nên sử dụng nhật ký RAID trong Agile không?

Bạn có thể sử dụng nhật ký RAID để giữ cho các dự án Agile được tổ chức tốt, đặc biệt khi ghi chép các mục hành động và khi có các nhóm dự án lớn hơn. Việc này cũng giúp nhóm học hỏi từ những thất bại của các lần lặp trước đó.

Các dự án Agile thường không sử dụng tài liệu nhiều vì họ tập trung vào việc lặp nhanh thay vì tạo ra một bản ghi chép mọi thứ họ làm. Nhật ký RAID đôi khi không được sử dụng trong khung Scrum vì các yếu tố khác của Scrum cung cấp chức năng tương tự. Ví dụ, các phụ thuộc được xử lý trong các cuộc họp đứng hàng ngày như các trở ngại.

Ai sử dụng nhật ký RAID?

Bất kỳ doanh nghiệp nào, lớn hay nhỏ, đều có thể sử dụng nhật ký RAID. Nhưng trên thực tế, các doanh nghiệp sử dụng chúng nhiều nhất thường là các Enterprise, lớn, vừa và nhỏ.

Thành viên nhóm sử dụng nhật ký RAID nhiều nhất là quản lý dự án bận rộn. Tuy nhiên, lưu ý rằng nhật ký vẫn cần được duy trì bởi các nhóm dự án, ngay cả khi người quản lý dự án là người dẫn đầu.

Những thực hành tốt nhất cho nhật ký RAID là gì?

Cập nhật nhật ký RAID là điều quan trọng nhất cần nhớ khi bạn sử dụng nhật ký RAID. Nó nên được cập nhật trong suốt vòng đời dự án. Quan trọng hơn, hãy đảm bảo rằng các mục được hoàn thành, không chỉ được ghi chép. Chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi mục hành động, vấn đề, rủi ro và phụ thuộc, và đảm bảo những người đó quản lý các mục tương ứng của họ.

Ngay cả sau khi dự án kết thúc, hãy xem lại nhật ký RAID của bạn. Nó có thể là nguồn học hỏi quan trọng cho các dự án tương lai. Quá nhiều doanh nghiệp tạo nhật ký RAID trong giai đoạn lập gói dịch vụ dự án rồi sau đó quên mất chúng. Tính hữu ích của chúng đòi hỏi phải SỬ DỤNG chúng.

Thêm vào đó, hãy đảm bảo mức độ chi tiết phù hợp. Quá nhiều cập nhật chiến thuật có thể làm cho các bên liên quan không tham gia dự án hàng ngày cảm thấy quá tải. Mặt khác, quá ít chi tiết có thể không cung cấp đủ bối cảnh để đưa ra các quyết định quan trọng.

Làm thế nào để khuyến khích các thành viên trong nhóm điền vào nhật ký RAID của họ?

Các thành viên trong nhóm không có nhật ký RAID cá nhân riêng. Nhưng họ phải quản lý, hoàn thành và cập nhật bất kỳ mục nào mà họ sở hữu.

Để khuyến khích họ làm điều này, hãy truyền đạt lý do tại sao nhật ký lại quan trọng. Cho họ biết rằng họ sở hữu một số mục nhất định, và làm rõ trách nhiệm của họ trong việc thực hiện quyền sở hữu đó. Các vấn đề được giải quyết khi chúng được sở hữu, hành động và kết quả được truyền đạt. Điều tương tự cũng đúng với các mục hành động – chúng tồn tại vì việc không hành động có thể làm chậm hoặc ngăn tiến trình.

Để giúp điều này xảy ra, hãy làm cho việc cập nhật các mục trong nhật ký trở nên dễ dàng nhất có thể. Mỗi thành viên trong nhóm nên biết họ chịu trách nhiệm cho những mục nào trong nhật ký và khi nào mỗi mục đến hạn. Nhóm đang trông đợi họ để làm cho mọi việc diễn ra, và bạn không muốn họ phải chờ kết quả. Việc chờ đợi đồng nghĩa với mất thời gian và chi phí.

Hãy thử mẫu nhật ký RAID miễn phí của chúng tôi

Không chỉ RAID – sử dụng và chia sẻ thông tin kỹ thuật số với Lark

Vậy nên, nhật ký RAID là một cách tổ chức thông tin kỹ thuật số cần thiết để quản lý dự án. Một vài cách khác để tổ chức và sử dụng hiệu quả thông tin kỹ thuật số bao gồm:

PARA để phân loại và truy cập thông tin kỹ thuật số của bạn, đặc biệt dành cho những người làm việc về kiến thức

Phương pháp của Amazon trong việc thẩm định ý tưởng phát triển sản phẩm

Phương pháp của Amazon để trình bày ý tưởng và tổ chức các cuộc họp

Lark có thể đáp ứng những phương pháp này, và nhiều hơn nữa, để triển khai và sử dụng thông tin kỹ thuật số. Nó cung cấp cho bạn phương tiện để ghi lại, sử dụng, chia sẻ, nhắn tin về nó, tổ chức các cuộc họp hiệu quả về nó, tự động tạo ghi chú cuộc họp, và dịch tất cả trong thời gian thực cho các đội nhóm quốc tế mà không cần rời khỏi ứng dụng. Không gặp phải những ảnh hưởng về năng suất và ngân sách do một hệ thống công nghệ yêu cầu chuyển đổi ngữ cảnh. Nhưng, quay lại chủ đề chính ở đây.

Hãy tạo một nhật ký RAID hôm nay

Một nhật ký RAID hiệu quả là cách tuyệt vời để giữ mọi thứ có tổ chức và theo dõi các rủi ro, giả định, vấn đề, các mục hành động và các phụ thuộc tất cả trong một nơi, chia sẻ và thảo luận trực tiếp. Nó sẽ giúp bạn thực hiện các dự án hiệu quả hơn và đảm bảo dữ liệu dự án quan trọng được hiển thị cho các thành viên nhóm phù hợp.

Nếu bạn muốn tạo một nhật ký RAID ngay hôm nay, mẫu của Lark giúp việc này trở nên cực kỳ dễ dàng. Nhưng đừng chỉ nghe lời chúng tôi. Đăng ký dùng thử miễn phí Lark ngay hôm nay và tự mình trải nghiệm!

Andrew Lee

Chuyên gia Tiếp thị Giải pháp

Andrew Lee là Chuyên gia Tiếp thị Giải pháp chuyên về kết quả khách hàng và các trường hợp sử dụng theo ngành cụ thể. Anh hợp tác với các bên liên quan để xây dựng các cẩm nang, câu chuyện thành công và các nội dung dựa trên dữ liệu giúp người mua thấy được giá trị nhanh hơn.