Tương lai của công việc tại ByteDance: Chuyển đổi không gian với Lark
Swathi B.
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm B2B
20 thg 9, 2026
Swathi B.
20 thg 9, 2026
Đọc trong 5 phút
"Chúng tôi sử dụng Lark Base rất nhiều từ góc độ hoạt động hàng ngày. Chúng tôi có thể có được bức tranh rõ ràng về những gì đang diễn ra ở mỗi trong số 14 khu vực mà chúng tôi giám sát. Lợi ích lớn nhất là sử dụng Base để tạo một bảng điều khiển cho phép chúng tôi theo dõi hiệu suất hoạt động của danh mục đầu tư rộng lớn của mình. Bạn có thể hình dung dữ liệu - xem vấn đề là gì, xác định những bất thường từ số liệu và biểu đồ và điều đó thực sự giúp chúng tôi đưa ra một số quyết định nhất định." - Li Jingtao (Trưởng bộ phận APAC của Ban Quản trị)
Xem xét điều này: bạn có cuộc họp với khách hàng trên các châu lục, nhưng may mắn thay bạn có văn phòng ở mỗi khu vực bạn đến thăm. Bạn có quyền truy cập vào tiện nghi nhưng bây giờ bạn cần tìm cách để có được một bàn làm việc, đặt phòng họp, kết nối máy tính xách tay của bạn với hệ thống âm thanh hình ảnh hoặc chỉ cần có một tủ đồ để đựng đồ đạc của bạn. Thông thường, nhân viên sẽ phải xem qua sơ đồ tổ chức của công ty, tìm ra người cần email và yêu cầu các dịch vụ như đặt phòng họp hoặc tìm hiểu các quy trình vận hành chuẩn cho mỗi văn phòng.
Tại các địa điểm văn phòng của ByteDance, câu chuyện hoàn toàn khác. Bước vào bất kỳ văn phòng nào ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, nhân viên có thể mong đợi cùng một quy trình và dịch vụ. Dù là ở Nhật Bản hay Singapore, quy trình đặt tủ đồ hoặc phòng họp là như nhau. Việc tổ chức một cuộc họp tại văn phòng là một trải nghiệm tương tự, không gây phiền nhiễu và trơn tru ở bất cứ đâu. Nói Alan, một nhân viên của ByteDance "Khi tôi ở Hồng Kông, Singapore hoặc Tokyo, văn phòng trông và cảm thấy quen thuộc. Tôi thậm chí không cần suy nghĩ lần thứ hai khi đặt tiện nghi. Quy trình hoàn toàn giống nhau. Hệ thống thông minh biết tôi đang ở văn phòng nào và khi tôi đặt cuộc họp trên lịch Lark, nó tự động hiển thị các tùy chọn địa phương để đặt phòng.
Để tạo ra trải nghiệm tiêu chuẩn này và vận hành hiệu quả các văn phòng ở không chỉ 1 hoặc 2 mà là 14 khu vực bao gồm Singapore, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Úc và Kazakhstan, đội ngũ Quản trị của ByteDance sử dụng Lark.
Tóm tắt điều hành
Starter Services at Scale: About the ByteDance Administration Team
Đội ngũ Quản lý của ByteDance có mục tiêu cải thiện hiệu quả làm việc tại các văn phòng ở 14 khu vực và quản lý nhiều tiện ích như cây xanh, kiểm soát dịch hại, thực phẩm và dịch vụ ăn uống, đặt chỗ cơ sở vật chất, và giao tiếp nội bộ, cùng nhiều hạng mục khác.
Từ dự báo số lượng nhân viên hỗ trợ cần thuê đến lượng thực phẩm cần cung cấp hàng ngày, đội ngũ này đảm bảo rằng môi trường làm việc thuận lợi cho năng suất và dịch vụ nhân viên được tiêu chuẩn hóa trong khi không ngừng đẩy mạnh hiệu quả tại tất cả các văn phòng.
Đội Quản lý tại ByteDance là người dùng tích cực của Lark. Khi danh mục đầu tư của họ mở rộng, đội ngũ này liên tục suy nghĩ lại các quy trình làm việc và thử nghiệm các tính năng của Lark để số hóa quy trình, giảm can thiệp thủ công và thúc đẩy tự động hóa nhiều hơn.
Khi các quy trình làm việc được số hóa và quy trình tự động hóa, việc mở rộng quy trình trên nhiều khu vực trở nên đơn giản hơn nhiều. Nhân viên bổ sung không cần được đào tạo về các quy trình chuẩn và việc làm cho một số dịch vụ có thể truy cập được đơn giản như cấp quyền truy cập vào ứng dụng Lark cho nhân viên, ứng dụng này đã được sử dụng ở các văn phòng khác.
Trong quản lý phạm vi rộng lớn như vậy, đội Quản lý của ByteDance đã vượt qua 3 thách thức với Lark:
- Cung cấp dịch vụ đổi mới: Đội ngũ Quản lý muốn áp dụng công nghệ để cung cấp dịch vụ nhanh chóng và trơn tru cho nhân viên, bất kể họ đang ở đâu, sử dụng càng ít nhân sự càng tốt.
- Giám sát tiêu chuẩn hóa dịch vụ với hiệu quả: Trong quá trình hoạt động hàng ngày, Đội ngũ Quản lý hướng tới việc cung cấp dịch vụ nhất quán trên các khu vực khác nhau trong khi đảm bảo quá trình vẫn hiệu quả và không trở nên quá vất vả hay đơn điệu.
- Quản lý danh mục dịch vụ rộng lớn với hiệu quả: Với các văn phòng phân bố rải rác qua các khu vực, đội ngũ lãnh đạo muốn duy trì sự giám sát trong khi đảm bảo các hoạt động diễn ra trơn tru.
(1) Đổi mới Trên Nhiều Chiều: Giải Pháp Số cho Dịch Vụ Tủ Đồ Vật Lý
Trong môi trường văn phòng hiện đại, các không gian vật lý như bàn làm việc, phòng họp và tủ đựng đồ là rất cần thiết. Tuy nhiên, đội ngũ Quản trị đã cách mạng hóa cách chúng ta tương tác với những không gian này thông qua Lark Base, giúp các tiện nghi trở nên dễ tiếp cận hơn và các quy trình hiệu quả hơn.
Trước đây, việc đặt tủ đựng đồ là một quy trình phức tạp. Nhân viên phải yêu cầu tủ đựng đồ từ đội ngũ Quản trị địa phương, sau đó nhân viên văn phòng sẽ phân bổ tủ một cách thủ công, rồi thông báo mật mã mặc định của tủ và hướng dẫn sử dụng. Hệ thống này không chỉ tốn thời gian mà còn đòi hỏi nhiều công sức.
Lark Base đã biến quy trình này thành một trải nghiệm kỹ thuật số liền mạch. Giờ đây, nhân viên chỉ cần quét Mã QR để yêu cầu tủ đựng đồ qua một biểu mẫu trực tuyến. Ngay lập tức, một bot tại nơi làm việc xác nhận việc phân bổ tủ và gửi cho nhân viên hướng dẫn chi tiết về cách mở tủ và đặt mật khẩu riêng. Sự tự động hóa này không chỉ mang lại sự tiện lợi cho cá nhân mà còn cập nhật trạng thái sử dụng tủ theo thời gian thực trên Lark Base, đảm bảo hiệu quả vận hành. Việc sử dụng Lark Base đã rút ngắn toàn bộ quy trình từ hàng ngày xuống còn vài phút.
Hơn nữa, sự chuyển đổi số này cung cấp cái nhìn tổng quan về việc sử dụng tủ thông qua các bảng điều khiển theo thời gian thực. Điều này có nghĩa là chỉ với một hành động của nhân viên — điền vào biểu mẫu — đã khởi đầu một chuỗi các quy trình tự động. Lark Base không chỉ đơn giản hóa việc tiếp cận các tiện nghi văn phòng mà còn nâng cao quản lý và sử dụng tài nguyên văn phòng, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong cách chúng ta hình dung và tương tác với không gian làm việc vật lý.
(2) Điều hướng quản lý: Từ những hiểu biết cấp cao đến chi tiết cấp cơ sở
Trong thế giới phức tạp của các hoạt động hành chính, các nhà lãnh đạo đối mặt với nhiệm vụ khó khăn trong việc giám sát các hoạt động rộng lớn từ ngân sách và thanh toán hóa đơn đến quản lý hoạt động nơi làm việc. Việc dựa vào bảng tính, mặc dù hữu ích cho việc theo dõi, đã đáng kể cản trở khả năng thu thập thông tin cập nhật thời gian thực do nhu cầu cập nhật thủ công.
Với Lark Base, đội ngũ Quản trị đã tự động hóa và tối ưu hóa các hoạt động như theo dõi lô hàng, quản lý dữ liệu tài chính và ngân sách. Bằng cách tập trung dữ liệu từ các văn phòng ở 14 khu vực khác nhau vào một Base duy nhất, đội ngũ đã mở khóa một cấp độ mới về khả năng hiển thị và hiệu quả hoạt động.
Sự tập trung này đã cho phép lãnh đạo có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất hoạt động của tất cả các văn phòng. Lần đầu tiên, họ có thể dễ dàng xác định các dịch vụ nào được yêu cầu nhiều nhất và chi phí tăng ở đâu, tất cả thông qua các bảng điều khiển động. Điều này không chỉ cho phép ra quyết định thông minh hơn mà còn cải thiện đáng kể quản lý các bên liên quan bằng cách trình bày rõ ràng phạm vi và hiệu suất của đội ngũ Quản trị. Jingtao, Trưởng bộ phận khu vực APAC của Quản trị nói, "APAC là một danh mục rộng lớn khiến việc cung cấp cái nhìn toàn diện cho mọi người trở nên khó khăn. Với bảng tính, tất cả chỉ là những con số. Nhưng với Base, tôi có thể cung cấp một cái nhìn rõ ràng và trực tiếp giúp các bên liên quan quan trọng hiểu được quy mô danh mục và những gì đang xảy ra hàng tháng."
(3) Từ trực ca sang tự động: Chuyển đổi dịch vụ với ứng dụng Lark
Trước đây, đội ngũ ByteDance sử dụng dịch vụ trực ca để xử lý các yêu cầu tại nơi làm việc của nhân viên. Ví dụ, nếu một nhân viên muốn có thêm đồ ăn nhẹ trong phòng pantry hoặc một bàn bóng đá bàn ở tầng của họ, họ sẽ liên hệ trực tiếp với đại diện qua trò chuyện Lark. Đại diện sau đó sẽ truyền đạt thủ công yêu cầu đến các đồng nghiệp liên quan và cung cấp cập nhật lại cho nhân viên. Quá trình này, mặc dù hoạt động được, nhưng tốn nhiều công sức, cồng kềnh và không hiệu quả. Hơn nữa, tất cả các yêu cầu của nhân viên chủ yếu được ghi lại trên trò chuyện, khiến lãnh đạo khó có thể rút ra được những hiểu biết về tần suất và loại dịch vụ được yêu cầu.
Để tăng cường hiệu quả trong việc thu thập và phản hồi các yêu cầu tại không gian làm việc, đội ngũ Quản trị đã quyết định triển khai Hệ thống Phiếu Yêu cầu Không gian làm việc dưới dạng Ứng dụng Lark. Nhân viên giờ đây gửi yêu cầu qua Ứng dụng, tự động điền vào hệ thống phiếu tập trung. Dựa trên loại yêu cầu, hệ thống tự động phân công người phụ trách phù hợp và thông báo cho họ. Nhân viên nhận được cập nhật tiến trình và giải quyết tự động, khép lại vòng phản hồi một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Bằng việc sử dụng hệ thống phiếu yêu cầu, đội ngũ quản trị của ByteDance đã loại bỏ mô hình tổng đài thủ công truyền thống, giải phóng thời gian cho 3 nhân viên. Quy trình phân bổ phiếu tự động đã cải thiện hiệu quả lên 15%.
Không chỉ tự động hóa việc phân công và cập nhật yêu cầu, hệ thống phiếu mới còn cung cấp khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Lãnh đạo giờ đây có thể dễ dàng phát hiện xu hướng, xác định các trường hợp ngoại lệ và hiểu được các mô hình nhu cầu trên toàn bộ không gian làm việc.
Cụ thể, các quyền nâng cao của Lark đã cho phép lãnh đạo duy trì kiểm soát truy cập chi tiết. Chẳng hạn, nếu có vấn đề với phòng họp ở văn phòng Manila, đội Quản lý Philippines có thể được cấp quyền truy cập chỉ vào vấn đề đó, và ngăn không cho họ thấy thông tin về các vấn đề ở Singapore.
Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu này đã cho phép quản lý chủ động, cho phép các nhà lãnh đạo tìm hiểu chi tiết, giao nhiệm vụ để giải quyết các vấn đề, và đảm bảo theo dõi kịp thời thông qua các lời nhắc tự động. Quy trình làm việc này không chỉ tăng tốc độ và khả năng phản hồi của đội Quản lý mà còn trao quyền cho lãnh đạo với các công cụ để đưa ra quyết định thông minh, chia sẻ thông tin mục tiêu, và hành động ngay lập tức để duy trì một môi trường làm việc hiệu quả và năng suất.
Kết luận
Nhóm Quản lý APAC đã áp dụng các chức năng của Lark như Base và App để số hóa hoạt động ngày càng nhiều, giúp nhóm quản lý một danh mục đầu tư ấn tượng các văn phòng trên 14 khu vực. Điều còn ấn tượng hơn là khả năng của nhóm trong việc chuẩn hóa các dịch vụ hiện có và cung cấp các dịch vụ sáng tạo để tối đa hóa hiệu quả và tiện ích. Tóm lại, bằng cách trở thành người dùng năng lực của Lark, nhóm đã đạt được:
- Quyết định Tăng Cường: Với dữ liệu thời gian thực và bảng điều khiển trực quan, người ra quyết định giờ đây có thể truy cập thông tin quan trọng một cách dễ dàng, đưa ra quyết định thông minh nhanh hơn bao giờ hết.
- Hiệu quả Hoạt động: Các quy trình tự động và quản lý tập trung đã loại bỏ các nhiệm vụ thủ công mệt mỏi, cho phép Nhóm Quản lý tập trung vào các sáng kiến chiến lược và xuất sắc dịch vụ.
- Phân tích Sâu sắc: Khả năng của hệ thống vé ghi nhận xu hướng và phân tích điểm đau đã mở đường cho việc cải tiến dịch vụ chủ động và các giải pháp tùy chỉnh.
Mẫu Lark Base cho các đội bất động sản và quản trị
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
