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全球勞動力現今已進入新常態。您合作的團隊比以往任何時候都更遍及不同城市和國家。您可能已經開始與從未見過面的人一起工作。
為什麼在今天跨時區的有效協作如此重要？
遠端（及混合）工作有其優點，擁有一支全球團隊意味著你能與世界各地最優秀、最聰明的人才合作。然而，無可否認的是，越來越多人面臨這種新常態帶來的挑戰。必須抓住極短的時區重疊時間與對方開會的壓力。無法即時回應的焦慮。為了避免被誤解而不自覺地過度解釋。有時早晨打開工作應用程式，看到來自你睡覺時段的時區無數未讀訊息，還得深呼吸一口氣。
跨時區工作很困難，但你可以採取一些措施來減輕壓力、降低疏離感，並保護自己免於潛在的職業倦怠。團隊無論身處何地，都能保持高效且互相尊重。若執行得當，跨時區協作就像接力賽般不會掉棒。團隊能以更高效率和品質完成工作。此外，即使在不同的工作時間表下，他們仍會感受到彼此的連結與包容。
跨時區協作成功接力賽的秘訣
了解時區差異
讓我們坦白說。想要清空不斷增加的未讀訊息的衝動，可能不止偶爾讓你熬夜到午夜。對於跨時區會議的不願拒絕，最終可能會讓你答應參加。員工們盡力做到合作無間，但同時也必須面對成本問題。
事實上，坐在筆電另一端的對方可能根本不知道你那邊已經是晚上11點，而他們的工作日才剛開始。讓與你共事的人知道你的時區和可用時間，是個良好的做法。這樣一來，界線就會被認可並記住。
為此，你可以考慮
為此，你可以考慮- 將你的工作時間加入行事曆
- 在狀態中清楚表達你的時區
- 公開你的用餐時間和其他行事曆區塊
- 在個人檔案中以同事的時區顯示你的工作時間，並且
- 更自在地拒絕紅眼會議，並提出新的時間建議
你的同事有時可能會忘記時區差異，因此你可能需要不時提醒他們。對他們的行程也是同樣的道理。最終，你和對方會建立清楚且相互理解的可用時間，為未來的合作奠定堅實基礎。
建立合理的回應預期與時間表
既然你們已經了解彼此的時區，現在是時候評估對方何時能回覆訊息、邀請和評論，以及能回應的程度。在任何工作環境中，建立明確的期望都很重要，而跨時區工作時更是如此。你不應該期望在對方的午夜時分指派任務，並希望在兩小時內看到完美完成的成果。即使他們能做到，也不應視為理所當然，而應視為例外。
在分享交付時間和時程之前，你可以先問自己以下幾個問題。
- 我的同事現在是幾點？
- 完成這項任務通常需要多長時間？
- 這個人在他們的工作日中是否有其他安排需要參加？我應該查看他們的行事曆。
- 我可以給這項任務多少緩衝時間？這個截止日期是否太緊迫？
你不需要對每個問題都有確切答案。尋找答案的過程將幫助你了解何時能獲得回應，以及同事能在你分配的任務上投入多少工作量。當然，這些通常是可以協商的，因此請確保留有討論的空間，特別是當你所要求的事項重要且緊急時。
對目標、任務和截止日期的明確溝通
你的「今天」有時候意味著你同事的「明天」。如果你坐在舊金山，而你的對方住在紐約，他們所說的下午6點截止時間，對你來說可能是下午3點。清晰的溝通是任何成功合作的關鍵，當你跨越不同時區工作時，其重要性更為突出。
在跨時區環境中傳達你的目標、任務和截止時間時，明確的溝通是不可避免的。你用於即時聊天和討論的時間較少，因此務必提供盡可能多的細節和背景資訊。這樣，你的同事就能在較少疑問的情況下採取行動。
有幾種方法可以確保你清楚地傳達目標、任務和截止時間，提供便利並讓雙方安心。例如：
- 如果你向某人提出新的請求，請確保所有文件和參考資料都易於查找，且已授予這些文件的存取權限。你可以採取以下措施：在聊天中提醒同事；在一則訊息中發送連結；分享一份彙整所有內容的文件。
- 請同事在他們的時區內完成所有事項，並提供一份清單。這樣他們就知道在完成前需要做什麼和檢查什麼。
- 分享截止時間時，將日期和時間轉換為你同事的時區，幫助他們了解剩餘時間。你也可以在截止前設置提醒，工具會幫你們雙方提醒。
跨時區進行清晰溝通意味著您需要盡可能在一次交流中整理並分享資訊。這樣，同事們可以立即採取行動，而不必再等上一整天才能獲得完整的背景。員工們可以將資訊和任務整理成簡短段落，一次性發送，而不是先發送「嗨」然後等待24小時。
請考慮更新的重要性及時效性，並採取相應行動
在工作中有許多溝通方式——聊天、會議、文件評論、自動化機器人、電子郵件等等。人們通常能直覺地使用這些方式，但跨時區工作有時會導致某些渠道的過度使用或不足使用。
當團隊跨時區工作時，即時通訊（IM）和會議的即時溝通可能會面臨挑戰。有時這些方式可能被過度使用於團隊可以非同步討論和達成共識的事項。權衡緊急性和優先順序展現對每個人時間和行程的尊重，並幫助你和同事選擇更合適的溝通方式。
以下是一個矩陣，供你在不完全確定優先順序和緊急性如何在跨時區情境中發揮作用時參考。你可以嘗試與不同時區的對應人員一起使用這些指引。
- 重要且時間敏感：立即發送帶有相關參考資料的即時訊息以提醒對方，並將訊息標記為緊急，然後安排在對方最早可行的日期和時間召開會議進行討論。
- 重要但不那麼緊急：優先考慮非同步溝通，例如在自己的時區閱讀和評論文件。如此一來，同事們在會議中能帶著完整背景，團隊可以直接進入討論並對下一步達成共識。
- 不太重要但時間敏感：使用自動化溝通，例如自動提醒和任務管理，幫助團隊保持進度。
- 既不重要也不緊急：團隊可以選擇減少或靜音此類資訊。
為彈性時間表預留專門時段
跨時區工作可能會變得難以預測。團隊需要準備好應對潛在的突發狀況。此外，固定的工作時間表可能會讓某個時區內的一群人經常需要加班。
因此，對不同的工作時間表保持開放態度，或調整你的工作日以配合不同的時區，將有助於創造一個折衷方案。沒有人需要一直成為團隊中的夜貓子，團隊成員可以輪流應對時間表的挑戰。
作為一個團隊，每個人都可以找到特定的日子和時間來配合會議和即時聊天的需求。例如，如果你在新加坡，而你的對應人員在洛杉磯，你可以偶爾在星期二早上7:30開始工作，以便更多地進行即時連接。
同樣地，你在洛杉磯的夥伴可以在每週四下午1:00晚些時候開始工作，以更方便地與你聯繫。擴大的重疊時區時間窗口意味著有更多的時間段可以連接、建立關係並合作，當場完成工作。
更加表達感謝、認可與回應
正是由來自不同背景、專業和文化的人組成的團隊，使跨時區工作成為可能。電腦媒介的溝通有助於打破時間、地點和階層的障礙。然而，當跨時區工作時，由於大多數交流是非同步進行的，彼此的語氣往往難以感知。
表達對彼此工作和合作的感謝、認可與回應，有助於彌補社交線索的缺乏。表達方式可以多樣化，從簡單的❤表情符號、訊息，到正式向對方的直屬主管致謝皆可。被歡迎和認可讓員工感受到更多的歸屬感，尤其是在他們不在同一地點，甚至有時身處異國孤單時。這會激勵他們更加努力工作並提升合作效果。
確保你有合適的工具
所有這些建議將幫助跨時區的團隊在尊重彼此時間安排的同時保持高效。合適的工具是跨時區員工完成任何工作的基礎。視訊會議、即時通訊、文件、行事曆等工具皆可協助團隊依照各自的時間表工作，並了解其他同事的時間安排。Gartner 的研究顯示，組織將持續在資訊技術支出中保護以效率為導向的數位投資。
擁有跨時區員工的團隊應使用能讓他們
- 輕鬆比較並識別時區差異，
- 靈活使用同步或非同步通訊管道進行溝通
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