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會議記錄不僅僅是筆記；它們是會議中討論、決策和後續步驟的正式紀錄。掌握如何撰寫會議記錄是一項重要技能，能夠改變團隊的溝通與責任感。無論您是經驗豐富的專業人士還是會議管理的新手，學習實用策略並準備可靠的範本，都能讓這項工作變得更加輕鬆且具影響力。
在本指南中，我們將探討什麼是會議記錄、為何它們重要，並帶您一步步了解如何清晰且有效地記錄會議成果！
會議記錄是什麼？
不要將「minutes」一詞混淆，它源自拉丁語短語「minuta scriptura」，意指粗略筆記，並非指記錄會議的每一分鐘。
會議記錄由秘書或特定團隊成員擔任，稱為「記錄員」負責記錄。它需要正式的結構、關鍵要素及適當的方法來傳達資訊，這些內容將在本文接下來的章節中探討。
會議記錄與會議筆記的差異
雖然人們常將這兩個詞彙視為同義，會議記錄與會議筆記實際上有一些關鍵差異：
- 正式性與細節：會議記錄是正式且詳細的會議紀錄，旨在提供官方的會議內容。會議筆記則較為非正式，且通常細節較少。
- 受眾與分發：會議記錄是為較廣泛的受眾準備，且常被保存以供未來參考或法律用途。筆記多為個人使用或小團隊快速參考之用。
- 目的與內容：會議記錄著重於記錄所做的決策、分配的任務及承諾。筆記則記錄想法、提醒或有助於理解及個人後續跟進的重點。
- 使用時機：會議記錄會在會議後整理並分發。筆記則多在會議中或會後立即記下，以便快速回憶。會議記錄會在會議後整理並分發。筆記則多在會議中或會後立即記下，以便快速回憶。
會議記錄的重要性
會議記錄在組織中扮演重要角色。它們具有多重用途，例如：
- 回顧：任何人都可以透過查看會議記錄來回想會議中發生的事情。它們作為過去所有會議的記憶。
- 問責制：這些正式文件有助於團隊成員的問責和績效分析。
- 生產力：會議記錄透過組織和強調任務、目標、進展及其他關鍵方面，提升團隊的生產力。它們防止團隊成員之間的混淆。
- 法律文件：若發生任何爭議，會議記錄可在法庭上出示，作為有效的文件和證據。
- 未來決策：會議記錄追蹤過去的決策，並使未來的決策更為容易。
會議記錄中需要包含的內容
- 會議標題
- 日期、時間及地點
- 出席者及缺席者名單
- 會議目的
- 議程項目
- 行動項目
- 決議事項
- 投票結果
- 相關文件
- 下次會議日期
會議記錄中應排除的內容
當會議記錄過於詳細或包含個人意見時，會失去專業價值。避免包含：
- 逐字陳述或冗長討論
- 個人評論或主觀詮釋
- 無關的旁談或離題言論
會議記錄的撰寫方法：逐步指南
掌握如何記錄會議紀要的技巧，始於會議開始之前的充分準備。事先做好準備能使記錄過程更加順暢，並確保您準確捕捉最重要的信息。
我們將撰寫有效會議紀要的過程濃縮為十個步驟：
- 準備與規劃
- 預先撰寫
- 目的
- 初步記錄
- 撰寫會議紀要
- 資源與文件
- 編輯與修訂
- 取得批准
- 翻譯
- 分享
1) 準備與規劃
會議日期與議程項目會提前決定，這讓您有時間為會議紀要做規劃與準備。您可以先瀏覽議程和之前的會議紀要。
規劃讓您對情況有所準備，並提升信心。假設會議的目的是選舉主席，您可以根據需要記錄與會者投票的事實來規劃會議紀要。
根據會議目的和議程，準備一份會議紀要的大綱或範本。範本中會有專門的欄位記錄日期、參與者、議程項目等，這能使記錄工作更快速且輕鬆。
2) 預先撰寫
預先撰寫階段指的是在會議開始前，先寫下會議紀要中已知的幾個要素。
記錄會議的日期、時間和地點。您也可以事先列出參與者名單；若有人缺席，只需將其名字劃掉即可。
⭐專業提示：記錄參與者的姓名縮寫或職稱，以便在記錄時稱呼他們。
3) 目的
會議記錄中應清楚說明會議的目的，這有助於讀者一目了然地了解會議的目標。
請以條列式撰寫目的，使內容簡潔且易於理解。
4) 初步記錄
您應該記錄重要的行動、決策及其他關鍵細節，以便稍後加入文件中。
會議結束後您可能會忘記一些重要進展，因此記錄非常重要。它幫助您記住所有發生的事情，並節省完成正式文件的時間。
在會議中有效地做筆記需要專注和良好的策略：
- 提前到場以安頓並檢視議程。選擇一個能清楚聽見和看見與會者的位置。
- 使用速記或條列式筆記。不必逐字記錄；重點是清楚且簡潔地摘要討論、關鍵決策和行動項目。
- 注意決策和行動項目。標示提案、投票、指派、截止日期及負責人。這些是會議記錄的核心。
- 保持中立和客觀。避免加入個人意見或評論。您的角色是準確記錄所說和所決定的內容。
- 仔細記錄出席情況。註明誰出席、遲到或缺席，確保紀錄完整。
- 管理干擾並請求澄清。如果錯過重要內容，請在適當時機禮貌地請求重複或摘要說明。
你不需要記錄每一分鐘的細節。專注於會議內容，只寫必要的部分。使用簡短片語、重點符號、縮寫、姓名首字母等，以節省時間。
5) 撰寫會議紀錄
撰寫會議紀錄的最佳時機是在會議結束後立即進行。
在範本中填寫行動項目、目標、決策、截止日期、投票結果、重點摘要及其他細節。將會議中所做的筆記轉換成正式的會議紀錄。
請記得會議紀錄是摘要，確保用詞簡潔明確。使用簡短片語並強調重點。
6) 資源與文件
會議參與者可能會提供報告、研究及其他文件。會議結束後，請索取這些資源與文件。
沒有這些文件，會議紀錄無法完整呈現。必須附上文件，才能讓缺席者完整了解會議內容，並方便後續追蹤。
7) 編輯與修訂
檢視會議紀錄並校對所有內容以確保準確性。注意格式、文法、錯字、不一致的結構等細節。如果你想節省類似任務的時間或需要專業協助，可以考慮付費代寫服務，這有助於確保你的工作無誤且專業完成。
應刪除文件中冗餘及不必要的項目，使其呈現得體且易於理解。
您也可以請幾位與會者瀏覽會議記錄一次，指出您遺漏的細節和錯誤。您可能會忽略自己的錯誤，但其他人可以輕易指出。
8) 獲得批准
從董事會成員、主管或負責人那裡獲得批准，使文件具有可信度。它可以用來解決未來的爭議，並作為法院的法律文件。
如果他們建議任何修改，請進行修改並獲得他們的批准。
這可能不是所有會議都必須的；然而，這是確保準確性的好方法。
9) 翻譯
如果會議參與者講述並理解不同語言，必須翻譯會議記錄並準確傳達每一條信息。
這一步可能需要專業人士協助；不過，您可以使用人工智慧翻譯工具來簡化此過程。
10) 分享
會議記錄的主要目的是與參與者、缺席者及相關人員分享，讓他們了解會議摘要並保持正式記錄。
透過電子郵件、協作工具或其他合適的媒介分享會議記錄。請確保僅限特定人員存取，以確保資料的機密性。
應避免的事項
- 等待過久才撰寫或發送會議記錄
- 遺漏關鍵決策或行動項目
- 包含無關或離題的討論
- 使用過於複雜的語言或行話，可能使讀者困惑
使用 Lark 讓撰寫會議記錄變得輕鬆無憂
使用 Lark Docs 有效撰寫會議紀錄
打開 Lark 桌面應用程式。在左側點選「文件」。
在首頁點選「範本」。
系統會帶你進入範本庫。搜尋「會議紀錄」，你將看到可用的範本。
系統會帶你進入範本庫。搜尋「會議紀錄」，你將看到可用的範本。
將滑鼠移至你想使用的範本上，點選「使用」。例如，你可以從下圖所示的會議紀錄範本開始。
將滑鼠移至你想使用的範本上，點選「使用」。例如，你可以從下圖所示的會議紀錄範本開始。
依照你的會議內容修改範本。
依照你的會議內容修改範本。
如您所見，我們已選擇一個可轉換為心智圖的特殊範本。現在點擊「心智圖」。
如您所見，我們已選擇一個可轉換為心智圖的特殊範本。現在點擊「心智圖」。
使用 Lark Minutes 自動化會議記錄
在 Lark 桌面應用程式中，點擊「會議 > 記錄」。
將滑鼠移至上傳按鈕。您可以從電腦上傳檔案或從 Lark Docs 匯入。
將滑鼠移至上傳按鈕。您可以從電腦上傳檔案或從 Lark Docs 匯入。
如果您想從桌面上傳會議錄音，請點擊「上傳本機檔案」，然後從電腦中選擇檔案。點擊「提交」。
如果您想從桌面上傳會議錄音，請點擊「上傳本機檔案」，然後從電腦中選擇檔案。點擊「提交」。
Lark Minutes 將上傳檔案並透過 AI 進行轉錄。完成後，您會在首頁看到影片，並在轉錄完成時收到通知。
Lark Minutes 將上傳檔案並透過 AI 進行轉錄。完成後，您會在首頁看到影片，並在轉錄完成時收到通知。點擊影片以開啟，您會在右側看到 AI 支援的筆記。
您可以從筆記中複製任何內容並加入轉錄稿，也可以在轉錄稿中標註任何內容並添加評論。
您可以從筆記中複製任何內容並加入轉錄稿，也可以在轉錄稿中標註任何內容並添加評論。
一切準備就緒後，點擊「分享」按鈕。新增選定的人員以授予存取權限，或透過連結分享。
一切準備就緒後，點擊「分享」按鈕。新增選定的人員以授予存取權限，或透過連結分享。
有效會議記錄的最佳實踐
清晰、準確且具可行性的會議記錄對任何團隊或組織來說都可能帶來重大改變。當會議記錄做得恰當時，能改善溝通、增強責任感，並確保專案順利推進。如果您想掌握如何撰寫會議記錄，以下是一些最佳做法，幫助您讓每份記錄都發揮最大效用。
1. 會前準備
良好的會議記錄始於充分的準備。先審閱會議議程，了解將討論的主題。如有可能，與會議組織者或主持人溝通，釐清主要目標或期望。準備工作能讓您更容易預測重要重點，並有效組織筆記。
2. 使用一致的範本
使用為您的會議類型（董事會、團隊、客戶或委員會）設計的預先定義範本，能節省時間並確保不遺漏關鍵資訊。範本引導您記錄重要細節，如出席者、議程項目、決議、行動項目及截止日期。一致性也使會議記錄更易閱讀與日後查閱。
3. 聚焦重點
會議中，專注於摘要討論內容、所做決定及行動項目，而非逐字記錄所有內容。僅在必要時記錄發言者，主要聚焦於結果與責任。清晰且簡潔的重點讓您的會議記錄更具焦點且專業。
4. 使用清楚且簡單的語言
以任何人都能理解的簡明語言撰寫會議記錄，包括未參加會議者。避免使用行話或過於專業的術語，除非您的讀者熟悉這些詞彙。簡短句子與條列式有助提升可讀性，並突顯重要細節。
5. 精確記錄行動項目
會議記錄中最有價值的部分之一是記錄行動項目。明確說明需要完成的事項、負責人以及截止日期。這種清晰度有助於防止誤解並促進及時的後續跟進。
6. 及時審閱和編輯
會議結束後，立即花時間回顧你的筆記，趁記憶猶新時修正錯誤、填補空白，並有條理地整理內容。及時編輯能提升準確性，避免遺漏重要細節。
7. 迅速分發會議記錄
將最終版的會議記錄盡快發送給所有與會者及相關利害關係人，理想情況下應在24至48小時內完成。快速分發確保每個人都能及時獲得資訊並履行其責任。
8. 系統性地存儲和整理會議記錄
將會議記錄保存在組織良好的數位資料夾或文件管理系統中。妥善的存儲方便未來查閱、審計或合規用途。
9. 調整與改進
偶爾向會議參與者徵求對會議記錄清晰度和實用性的反饋。利用他們的意見來優化資訊的記錄與分享方式，提升整體記錄的效能。
前五大會議記錄範本
以下是 Lark 為不同會議設計的五大會議記錄範本。您可以在 Lark 桌面應用程式或瀏覽器中使用這些範本。
1) 心智圖會議記錄範本
這個神奇的範本會將您的會議記錄轉換成任何人一目了然的心智圖。輸入細節後，點擊按鈕即可將其轉換成心智圖。它以流程圖或線條圖的形式總結所有內容。
主要元素：
- 日期
- 時間
- 地點
- 與會者
- 會前閱讀資料
- 議題
- 發言者
- 行動項目
2) 標準會議記錄範本
這是一個適用於董事會會議、執行會議及大型組織的通用會議記錄範本。
主要元素：
- 日期
- 參與者
- 必讀資料
- 議程
- 討論內容
- 結論
- 行動項目
3) 每週會議記錄範本
適用於每週團隊會議、部門會議、工作進度會議及更新，這個範本非常合適。它能追蹤當前及未來的目標。
主要元素：
- 日期
- 成員
- 目標
- 成員進度
- 結論
4) 含投票調查的會議記錄範本
如果您的組織需要透過投票來決定事項，請使用此會議記錄範本。將檔案分享給成員，讓他們可以匿名投票。這會讓您的工作輕鬆許多，並維護投票的保密性。】
主要元素：
- 主題
- 日期
- 地點
- 參與者
- 討論內容
- 投票調查
- 會後任務
5) 腦力激盪會議記錄範本
腦力激盪會議中可能會有許多想法，記錄這些想法會很費力。使用此會議範本，輕鬆記錄所有參與者的想法，毫無困難。
此範本可自動將所有想法轉換成心智圖。它還包含一個投票調查，能即時顯示結果。
主要元素：
- 時間
- 主持人
- 記錄者
- 參與者
- 目標
- 構思
- 討論
- 結果
- 投票與摘要
- 待辦清單
結論：掌握會議記錄的藝術
撰寫有效的會議記錄是一項能夠改變組織溝通方式及決策執行的技能。清晰、準確且及時的會議記錄猶如一張路線圖，確保每個人都保持共識，追蹤責任，並成功推動專案進展。透過充分準備、會議中聚焦重點，以及迅速審閱和分發紀錄，您能賦予團隊透明度與問責性。
常見問題
會議記錄的目的為何？
會議記錄的目的是建立一份正式的會議發生內容紀錄。它為參與者及缺席者總結會議內容，並可作為法院中的法律文件使用。
會議筆記是否稱為會議記錄？
會議筆記與會議記錄不同。會議筆記是在會議進行時所做的記錄，用以回憶會議內容並協助製作會議記錄。
說「會議記錄」正確嗎？
是的，說「會議記錄」是正確的。然而，「minutes」一詞並非指時間。它源自拉丁語短語「minuta scriptura」，意指粗略筆記。其意涵為會議紀要（MoM）或會議筆記。
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
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