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遠端工作已成為新常態。對許多現今的職場人士來說，從自己的工作格子間伸手與旁邊的同事快速交談已成為過去式。這也意味著工作中的溝通開始不受時間和空間的限制。
在這個新常態中，非同步溝通成為每天與同事連結的方式。這篇部落格將分享非同步溝通的定義、它帶來的好處，以及如何掌握它，使遠端工作變得更輕鬆（甚至愉快）。
什麼是非同步通訊？
非同步溝通是指在不需要即時回應的情況下分享訊息、更新和資訊。這表示您溝通的對象不必「即時」在線，雙方都能在各自的時間和空間內完成並分享盡可能多的內容。
非同步溝通是遠距工作的重要基礎，因為同時在線可能具有挑戰性。它讓我們能以自己的節奏溝通，而不必感受到必須立刻回覆所有訊息的壓力。
非同步溝通對人類來說並不新鮮。過去寫信並透過郵寄寄出，實際上就是非同步溝通，當時沒有科技或交通工具能幫助人們輕易地同時在場或聚集。我們並非從昨天才開始面對空間和時間的挑戰；早在很久以前，我們就透過等待郵差來建立了對資訊交換的耐心。
即使在職場中有同步的溝通管道，如語音和視訊通話，非同步的方式仍被廣泛使用。像是發送電子郵件、在網路文件上共同撰寫報告、安排在對方早晨時間發送簡訊，或根據截止日期自動接收專案更新和提醒。
即使在職場中有同步的溝通管道，如語音和視訊通話，非同步的方式仍被廣泛使用。像是發送電子郵件、在網路文件上共同撰寫報告、安排在對方早晨時間發送簡訊，或根據截止日期自動接收專案更新和提醒。
為什麼優先採用非同步溝通：你應該知道的5大好處
表達更佳：在匆忙回應前留有思考空間
我們都有過回頭看時覺得本可以說得更好，但訊息已經發出的時候。由於非同步溝通不受時間限制，沒有立即回應的壓力。這意味著你可以花些時間仔細閱讀所有內容，確保正確理解問題，並組織出一段清晰且簡潔的文字，滿足所有需求。
即使有時你按下送出鍵太快，許多工具（包括 Lark）現在都允許你回來編輯訊息或評論，讓你在自己的非同步時間窗口中有改進的空間。
更具包容性：讓最害羞的人也能發聲
當大家坐在同一場會議中即時交換想法時，人們的表現會有所不同。有外向的人熱情表達自己，而有些人可能會變得安靜。雖然會議適合即時對話，但可能會影響團隊能獲得的多元聲音與想法：並非每個人都有足夠的時間和空間來反應和發言。
非同步溝通減輕了在眾人面前發言的社交壓力，以及無法清楚表達自己的擔憂。相反地，每個人都可以使用非同步方式，例如在文件上留言、以條列或段落形式分享回饋，或有時只需按個讚表示認同。
保留脈絡：所有內容皆被保存，不會錯過任何資訊
害怕錯過讓許多人幾乎像在工作中的即時會議一樣使用即時聊天，因為他們擔心可能會錯過重要的更新或訊息，導致任何事情延誤。但非同步溝通的美妙之處其實在於能夠保留所有資訊。由於溝通不受時間限制，從訊息、電子郵件到文件的所有內容都會被保存，讓人們能在自己的工作時間完整檢索。此外，使用合適的工具，您可以將重要的文件、聊天和表格釘選在工作區的最上方，讓團隊知道優先閱讀的內容。
減少等待：提升團隊生產力
我們都曾透過聊天收到某人的「嗨」，然後有時再也沒有下文。時間在流逝，但您沒有足夠的資訊可供行動。使用同步溝通（或當您嘗試用非同步管道進行即時溝通時），可能需要一些等待時間來收集上下文，有時還得自己辛苦地將零散資訊拼湊起來。
透過非同步溝通，您分享的資訊密度會更高。為了讓對方能獨立行動，您需要一次提供所有必要資訊，而不是分幾天逐步傳送。而且生產力的提升是雙向的——您不必等待對方帶著更多問題回覆，因為所有資訊都已打包分享；您可以繼續進行下一項任務，並優化自己的時間管理。
透過非同步溝通，您分享的資訊密度會更高。為了讓對方能獨立行動，您需要一次提供所有必要資訊，而不是分幾天逐步傳送。而且生產力的提升是雙向的——您不必等待對方帶著更多問題回覆，因為所有資訊都已打包分享；您可以繼續進行下一項任務，並優化自己的時間管理。
安心感：減少必須時刻在線的壓力
非同步溝通是當今分散團隊協作的方式，特別是當他們跨越時區或適應不同工作時間表時。更重要的是，許多人也將其解讀為一種信號、一種態度和一種心態。透過允許並鼓勵工作中的非同步溝通，你也給予團隊中的每個人一些安心。跨時區的團隊知道他們不必全天候待命，隨時回應收到的所有訊息；此外，他們還會有解決方案來保持連繫，即使資訊交換不是即時發生，並且能設定合理的期望，知道何時會收到誰的回覆。更好的工作與生活平衡、更快樂的團隊，以及更強的成果。
如何運用非同步：開始練習的五件事
現在讓我們來看看團隊如何利用非同步溝通，達成我們剛才所想像的無壓力且高效率的團隊合作。
非同步溝通不會一蹴而就。事實上，它需要整個團隊經過一段時間的練習，並且逐步實施。以下是團隊可以考慮逐步實施的一些建議。
請注意，許多情況下仍然需要同步溝通。想了解如何在同步與非同步之間做選擇，請點此閱讀更多。
1. 鼓勵工作中優先採用非同步方式
為了讓團隊開始進行非同步溝通，並最終將其納入工作節奏中，沒有比以身作則更好的方法了。這有助於減少許多猶豫和「如果我不立即回覆，經理會怎麼看我」的揣測，因為經理們會開始自行推廣並實踐非同步溝通。
以下是經理們在實施初期可以嘗試的幾個行動。
- 公告：宣布利用非同步溝通的努力，包括這對團隊的意義、採用非同步溝通的好處，以及何時何地如何使用非同步溝通的範例。提供範例和框架，幫助員工做出最佳判斷，是良好的做法。
- 推廣良好寫作：在非同步溝通中，能夠以有條理且具表達力的書面方式說明事情變得更加重要，這樣團隊才能理解你的意思，即使你不在線上進一步解釋。這可以從簡單的技巧開始，例如使用完整句子、用簡單詞彙代替行話，以及利用項目符號、粗體等方式，強調你發送訊息中團隊應注意的重點。
- 逐步樹立典範：開始檢視使用視訊會議、電話及其他同步溝通的情況，並逐漸以非同步形式取代。你不必一夜之間將以簡報形式進行的檢視會議完全改為閱讀文件和評論。相反地，會議可以採用混合方式。能參加的人可以加入會議，然後以自己的節奏閱讀並評論文件，作者也能以自己的速度回覆評論。團隊可以花10分鐘討論值得回應的反饋，無法參加直播的成員則可主動在文件上留言，並觀看會議錄影以跟上進度。
2. 有效表達溝通
在即時通訊中，您通常可以利用螢幕共享、白板等工具來表達您的觀點，並能口頭或非口頭地接收團隊的反饋。當轉換為非同步溝通時，溝通需要透過視覺效果、格式和明確表達的反應來更加生動。多花幾分鐘思考和撰寫，將為您和團隊節省日後更多的反覆溝通。
- 所有內容集中於一則訊息：與其零散地發送訊息，不如將所有資訊（如背景、問題和截止日期）整合成一段完整的文字。對於複雜的事項，您還可以利用帶註解的截圖、螢幕錄影、心智圖等視覺方式進一步說明。（請參考此處了解如何在 Lark 上操作）
- 反應很重要：非同步溝通時幾乎無法捕捉社交線索；我們都有過疑惑為何有人在「做得好」後面用句點而非驚嘆號的時刻。讓反應和回饋更具體且公開的方法有很多，且不必一定要打字。有時候，一個簡單的表情符號就能達到效果！
3. 規劃非同步溝通的時間
此時，團隊已較習慣非同步溝通。隨著會議減少及即時溝通壓力減輕，您可以考慮以不同方式使用您的行事曆。此時的工作行事曆不再只是安排和拖曳會議邀請的地方，而是您個人的時間規劃工具，也是團隊查詢的場所。
- 規劃專注時間：您可以考慮從檢視非同步對話中的工作與截止日期開始一天，並開始在行事曆上劃出這些任務的時間。這樣，團隊也能僅透過查看行事曆，更清楚您的工作負荷。
- 設定明確時程，讓他人也能規劃：與其說「讓我們盡快完成」，您可以更明確指出團隊需要達成的時程。例如，「我們需要在1月14日前提交資料，團隊從現在起有三天時間根據留言進行修訂。」這讓團隊能在自己的工作時間內，規劃各自的工作。
- 善用間隙時間：儘管在非同步溝通中有許多規劃與協調，但仍會有等待回覆以便繼續進行的間隙時間。這些間隙時間非常適合處理雜務、快速規劃接下來的任務，或是短暫休息（我們都需要一些時間來恢復精神）。
4. 慷慨使用靜音和拒絕功能
透過上述的實踐，你所屬或合作的團隊應該能開始將非同步溝通變成常態，並共享以非同步為先的思維模式。當思維模式和習慣達成一致後，就該進一步減輕持續在線和即時回應的壓力。
你可以開始拒絕那些通常會超過一小時的「快速通話」，改為在文件上用五分鐘分享你的意見。你也可以將非優先的聊天群組和通知設為靜音，僅在需要時查看（且日後若情況更重要，隨時可以取消靜音）。
5. 一如既往地選擇合適的工具
所有這裡的絕佳點子和建議都需要合適的工具來幫助你正確地實踐。在選擇你和團隊開始這場接力賽般協作的數位工作空間時，務必在你使用的平台中尋找以下價值：
- 幫助團隊有效地展示與說明：豐富格式的文字和文件，以及輕鬆添加註解的功能，讓你能夠清晰且詳盡地與同事分享背景和任務。此外，還能安排訊息和提醒在適當時間發送，保持對話持續進行，同時不打擾彼此的下班時間。
- 提升會議的生產力：會議解決方案具備自動轉錄、即時翻譯，以及在會議錄音的轉錄稿上留言以延伸討論的功能，幫助團隊成員在自己的時間追蹤會議內容，並且能像即時參與一樣知道該做什麼。
- 讓行動項目可管理且具責任感：任務規劃與管理工具，可將提醒和指派細分到個人層級，讓團隊保持進度，準時交付專案，無需反覆傳訊息。
結論
雖然我們提供的每個技巧都有獨立的平台，但 Lark 在此幫助節省因在不同工具間切換所花費的時間和成本，並協助團隊在同一個應用程式中實踐非同步溝通。
今天就與我們的團隊聯繫，了解更多關於 Lark 如何幫助您的團隊成為非同步溝通的時間冠軍，並成功完成接力賽。
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