閱讀約 14 分鐘
讓專案保持在正軌上，是任何現代企業中最持續的挑戰之一。我們都努力在時間與預算內交付高品質的工作，但現實往往是在試算表、電子郵件與聊天通知之間手忙腳亂地奔波。對於清晰度與掌控力的追求，使許多團隊轉向像 Smartsheet 這樣的強大工具。這款受歡迎的專案管理解決方案，利用試算表的熟悉感，為複雜的工作帶來結構。
如果你來到這裡，很可能是想尋找一份清晰、實用的指南，幫助你充分發揮這個工具的價值。你希望了解步驟、掌握功能，並最終能夠完全掌控專案的各個動態部分。本指南正是為了給你這一切而設計。我們將帶你走過整個專案生命週期，從啟動到結束，精確地展示如何使用 Smartsheet 進行專案管理。但我們還會更進一步，探索一個真正無縫且整合的系統會是什麼感覺，並思考當你可以轉變流程時，僅僅追蹤工作是否足夠。
了解 Smartsheet 專案管理的基礎知識
從核心來看，Smartsheet 是一個源自強大且類似試算表基礎的工作執行平台。它的直接吸引力在於感覺熟悉。對於曾經在 Excel 或 Google 試算表中整理清單的人來說，Smartsheet 的格狀檢視感覺直覺易用。這種設計選擇是它最大的優勢之一，使新使用者能在沒有陡峭學習曲線的情況下開始建立專案計畫和任務清單。它提供了一個結構化的環境，讓每一筆資料在特定的列與欄中的儲存格內都有明確的位置。
要有效地使用 Smartsheet 進行專案管理，必須先了解它的核心構成要素。工作表是你的主要畫布，也是整個專案計畫所在的格狀區域。甘特檢視會將工作表的時間軸資料轉換成經典的甘特圖，將相依性與持續時間視覺化。你可以使用表單收集資訊，然後透過儀表板和報告，從一個或多個工作表中視覺化關鍵指標。這些組件共同構成 Smartsheet 專案管理軟體功能的基礎，提供一種強大的方式，讓你能在工作空間中組織並監控進度。
圖片來源：smartsheet.com
逐步指南，帶你完成第一個 Smartsheet 專案計畫
要真正掌握使用 Smartsheet 進行專案管理，最佳的方法是依循專案從概念到完成的自然流程。你可以很快學會基礎，就像觀看分成簡單章節的教育影片一樣。我們將一起走過專案管理生命週期的五個重要階段，並了解如何在每個步驟中應用 Smartsheet 的功能。這段實用的旅程將使你具備在平台內管理自己工作的技能，讓你切實感受到它的優勢以及可能遇到的阻礙。
階段 1：使用 Smartsheet 範本啟動您的專案
每個成功的專案都始於穩固的基礎。這個初始階段的重點在於明確你要做什麼以及為什麼要做。在 Smartsheet 中，這個流程透過一系列預先建立的範本得以簡化。你不必從空白的表格開始，可以選擇並挑選一個 Smartsheet 專案管理範本。尋找像「Project with Gantt & Dependencies」這樣的選項，能讓你搶得先機。這類範本已預先設定好必要的欄位，甚至包含一些範例資料，幫助你完成初始設定，能大幅節省時間。
選好範本後，下一步就是自訂你的 CRM。在這裡，你可以直接在工作表中定義專案範疇、目標與關鍵細節。你可以建立一個「專案章程」區塊，或使用工作表摘要來記錄提供給利害關係人的資訊。這同時也是建立專案核心層級架構的最佳時機，透過縮排建立高層級階段，並在其中巢狀安排各個任務。帳號的管理員接著可以為團隊中的每位使用者設定正確的權限。
第 2 階段：建立您的專案計畫與時間表
在奠定基礎之後，就是建立詳細專案計畫的時候了。這正是 Smartsheet 的網格檢視大放異彩的地方。首先列出完成專案所需的所有任務。對於每個任務，您可以使用預先建立的欄位來新增關鍵細節。您可以使用聯絡人清單欄位將每個任務分配給個人，設定「開始日期」和「結束日期」的值，並估算「持續時間」。「狀態」欄位對於在接下來的數週和數月直到專案結束的進度追蹤至關重要。
當您切換到甘特圖檢視時，神奇的事情就會發生。Smartsheet 會自動將您的任務清單和日期轉換成視覺化的甘特圖。在這裡，您可以建立相依性，指定某個任務必須在另一個任務完成後才能開始。這有助於您視覺化專案的關鍵路徑並管理您的時程。在資源管理區域，您可以確保沒有任何人被分配過多工作。您甚至可以使用公式來自動化計算，進一步提升您的規劃流程。
階段三：執行專案與團隊協作
現在工作開始了。隨著專案推進，團隊成員將開始處理分配給他們的任務。在 Smartsheet 中，協作主要透過幾個關鍵功能來進行。針對特定任務的討論，評論功能允許你使用 @提及 團隊成員。這能讓對話與相關的工作項目保持關聯。每位使用者，無論是編輯者還是檢視者，都可以被授予特定的工作表存取權限，確保人員只會看到他們需要的內容，這是 Smartsheet 專案管理功能中的重要部分。
階段四：使用 Smartsheet 進行專案管理報告
隨著專案的推進，提供清楚的狀態更新至關重要。Smartsheet 提供了強大的監控與報告工具。其中一項最重要的功能是儲存格連結，它允許你將一個工作表中的儲存格數值鏡像到另一個工作表。這對於建立主報告或儀表板非常有用。你可以從數十個獨立的專案工作表中匯入關鍵指標，提供高層次的概覽，而不必手動複製與貼上資料。這對於投資組合經理來說是一項極佳的能力。
從那裡，您可以建立儀表板。Smartsheet 儀表板是以小工具為基礎的畫布，您可以在上面顯示即時資料。您可以新增圖表、顯示關鍵指標，甚至嵌入整份報告。若想要不同的視角，您可以使用卡片檢視將任務以卡片形式呈現在看板上，非常適合管理工作流程。然而，儀表板能告訴您正在發生的事情，但關於為什麼會發生的討論仍需在其他地方進行，這通常會導致再開一次會議。
階段五：成功結束您的專案
任何專案的最後階段是結案。這包括確認所有工作已完成、取得最終核准，以及將所有資料歸檔。在 Smartsheet 中，這個流程相當簡單。您可以使用報告功能產生最終的專案摘要。一旦專案正式結束，您可以鎖定工作表以防止意外更改，並將它們移至「封存」工作區以供日後參考。這最後一步對於保存團隊努力與成就的歷史記錄至關重要。
這同時也是進行專案回顧的關鍵時刻。這些討論有助於你找出哪些方面表現良好，以及未來專案中可以改進的地方。雖然你可以在新表格中記錄這些筆記，但你再次面臨將這些寶貴知識儲存在為結構化資料設計的系統中的挑戰。這時，擁有一個連結的知識庫就顯得極為重要，它能讓你建立一個可搜尋的洞察資料庫，讓每個人，從公司創辦人到服務的新訂閱者，都能隨時間學習並受益。你只需打開檔案並進行檢閱。
試算表為中心的工作流程中的隱藏摩擦
按照先前所述的步驟，可以清楚看出你能夠有效地使用 Smartsheet 專案管理軟體來管理專案。它提供了許多團隊所需的結構與追蹤功能。然而，在這個工作流程中，往往會累積一種微妙的摩擦感，就像無數細小紙割的累積效應一樣。這種摩擦並非源自某個特定功能的缺陷，而是來自依賴多個專門工具來完成一個統一目標時所產生的分散性。當選擇一個長期系統時，考慮這些潛在挑戰是至關重要的。
持續情境切換的高成本
最顯著的生產力消耗來自於情境切換的高成本。你的專案計畫存放在 Smartsheet 中。你的團隊溝通發生在另一個應用程式中。你的專案章程則儲存在另一份文件中。每當使用者需要在這些不同系統之間整合資訊時，就會產生一種「心智負擔」。他們必須離開一個應用程式，開啟另一個，找到相關資訊，然後再將其重新整合。這種不斷的切換會打斷專注力，阻礙深度工作，最終降低整體效率。必須要有更好的解決方式。
單一真相來源的迷思
碎片化也削弱了「單一真相來源」的概念。雖然 Smartsheet 網格旨在作為這個中央樞紐，但它很少真正達成這個目標。某項任務的即時狀態可能僅限於聊天串中，而預算修改的核准則可能隱藏在電子郵件往來中。當關鍵資訊分散在多個位置時，必然會產生多個相互矛盾的真相版本。這反過來會導致混亂、目標不一致，以及大量浪費在不同帳號設定中尋找最終答案的時間。缺乏統一的資訊來源會嚴重阻礙專案的清晰度與進展。
使用一體化的專案管理解決方案整合您的工作
如果你能完全消除這種摩擦會怎樣？如果你的任務、對話、文件和會議都是一個無縫且互相連結的生態系統的一部分會怎樣？這正是一個真正全方位平台（如 Lark）的核心承諾。它從零開始設計，旨在解決數位分散的問題，讓你能以更直覺、更具協作性且更高效率的方式管理專案。Lark 不僅僅是追蹤工作，而是透過提供完整的功能套件來改變你完成工作的方式。這些功能涵蓋整個專案生命週期，促進效率、清晰度與協作。
專案啟動與對齊
Lark 簡化了專案啟動流程，從一開始就促進清晰的溝通與共同理解。
- 集中化溝通：Lark 可在Lark Messenger中建立專屬的專案群組。這確保所有更新、討論與決策都集中在一個安全且易於存取的位置，免除分散的電子郵件往來或不同聊天平台的需求。
- 專案維基：Lark 可將專案計畫、時程與重要文件集中於單一、精心組織且隨時可存取的專案維基中。這確保所有人掌握一致資訊，促進透明度並減少資訊孤島。
專案規劃與追蹤
Lark 讓團隊能夠領先掌握截止日期，並即時掌握專案進度。
- 多功能任務檢視：依據負責人、優先順序或階段追蹤任務，並可自訂檢視，例如用於敏捷工作流程的看板，以及用於視覺化時間表與相依關係的甘特圖。
- 自動提醒：Lark 自動化任務跟進流程，自動提醒任務負責人定期更新進度，減少人工跟進的需求，並確保責任落實。
- 即時警示：Lark 提供任何潛在延誤或阻礙的即時警示，讓管理者能迅速識別潛在問題並在時程延誤前採取修正行動，以降低風險。
內建核准
Lark 將核准工作流程直接整合到專案管理過程中，為每個決策帶來結構性與責任感。
- 自訂核准工作流程：團隊可以建立符合特定專案需求的核准階段，指定合適的審核人員，並確保對關鍵決策有適當的管控與可視性。
- 精簡的請求路由：Lark 可在專案聊天中直接路由範圍變更、資源分配或簽核的請求，加快核准流程並保持所有溝通具備情境化。
- 稽核追蹤：在 Lark 中維護每個專案決策的完整稽核追蹤，確保符合內部政策，並促進團隊間的責任追究。
專案儀表板
Lark 提供即時儀表板，透過數據驅動的決策推動專案成功。
- 即時可視性：即時掌握專案健康狀況、時程及團隊活動，無需追蹤更新或手動彙整報告。
- 關鍵指標監控：監控重要的專案指標，使管理者能夠及早識別潛在風險。這讓他們能夠做出明智決策，並確保專案保持在正軌上以達成目標。
- 可自訂報告：生成量身打造的報告，以向利害關係人傳達專案狀態，促進透明溝通，並確保所有人都獲得資訊且步調一致。
👉試用 Lark 的節省計算器：切換至 Lark 的專業方案可帶來顯著的成本節省——例如，一家擁有 100 名員工、使用 Slack、Google Workspace 和 Airtable 的公司，透過將工具整合至 Lark，每年可節省約 25,200 美元。
結論
毫無疑問，Smartsheet 是一款功能強大的專案管理工具。依照上述指南操作，您可以有效地規劃、執行並監控專案，充分利用其強大的功能。它為組織任務和追蹤進度提供了清晰的路徑。對許多團隊而言，這種結構相較於分散的試算表和電子郵件往來，是一大進步。
然而，工作的未來並不只是擁有更好的試算表，而是打破我們追蹤工作、討論工作以及儲存知識之間的隔閡。真正的生產力與團隊協作來自整合的生態系統。將您的專案計畫、團隊對話、文件與會議統一到同一平台，可以消除隱藏的摩擦，減少注意力的流失。您將從單純的任務追蹤，轉變為徹底革新團隊協作方式。您有機會做出這樣的改變。準備好體驗更流暢的專案管理方式了嗎？立即探索 Lark，為您的團隊帶來全新體驗。
常見問題
Smartsheet可以用於專案管理嗎？
是的，Smartsheet 是一款專為專案管理設計的強大工具。它能讓團隊規劃專案、分配任務、使用甘特圖追蹤時間表，並透過即時儀表板監控進度。其類似試算表的介面讓規劃更容易上手，而其進階功能則提供了從專案啟動到完成管理複雜專案的強大能力。
Smartsheet 在專案管理方面比 Excel 更好嗎？
對於專門的專案管理而言，Smartsheet 明顯優於 Excel。雖然 Excel 是一款多功能的試算表工具，但它缺乏內建的專案管理功能。Smartsheet 提供原生的甘特圖、自動化工作流程、相依性追蹤以及即時協作儀表板等功能，這些功能能自動化處理在 Excel 中需要手動建立且維護起來相當繁瑣的流程。
什麼是 Smartsheet 以及如何使用它？
Smartsheet 是一個基於雲端的工作執行平台，採用類似試算表的介面，協助團隊管理並協作專案。使用時，通常先從範本開始，將任務列在列中，並在欄中填寫如負責人和截止日期等詳細資訊。接著可以使用甘特圖來視覺化時間軸，並建立儀表板以進行即時報告。
Smartsheet 的缺點是什麼？
Smartsheet 的主要缺點包括按使用者計費的模式，對大型團隊而言可能成本高昂，以及在進階功能上有較陡峭的學習曲線。然而，最大缺點是它會造成資訊孤島，迫使團隊必須在專案計劃與獨立的溝通工具之間不斷切換，導致對話分散並干擾工作流程。
相關閱讀
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.