Guía de Contabilidad para Restaurantes: 6 Pasos Sencillos para Hacerlo Correctamente
Munir Ahmed
Especialista en Marketing de Soluciones
10 sep 2026
Munir Ahmed
10 sep 2026
14 min
Cuando abriste tu restaurante, tu sueño de convertirte en propietario de un pequeño negocio se hizo realidad.
Crear los platillos perfectos que tus clientes adoran. Trabajar con un equipo de cocina y meseros de primera que creen en tu visión tanto como tú. Cambiar el letrero a “abierto” cada mañana y dar la bienvenida a tus primeros comensales del día.
Sin embargo, el lado de la contabilidad y la teneduría de libros probablemente sea menos ideal.
La verdad es que sin una solución sólida de teneduría de libros para restaurantes, enfrentas errores en la nómina, pagos retrasados a proveedores y un inventario mal administrado. Todos estos factores afectan tu credibilidad, reputación y resultados financieros.
Estamos aquí para ayudarte a que las cosas sean más fáciles para ti.
En este artículo, tomamos un momento para distinguir la teneduría de libros de la contabilidad y luego te llevamos directamente a nuestra guía paso a paso para configurar un sistema de teneduría de libros para restaurantes que funciona.
Cómo configurar el sistema de contabilidad de su restaurante
Antes de comenzar, es importante señalar cómo la contabilidad difiere de la teneduría de libros.
Aunque a menudo hay superposición entre ambas, la teneduría de libros es el lado administrativo y transaccional de la ecuación. Con la teneduría de libros para restaurantes, registras las transacciones financieras de tu negocio, incluyendo compras, devoluciones y pedidos, además de anotar los recibos y pagos de clientes y proveedores.
Mientras que la contabilidad incluye la teneduría de libros, también requiere una visión más amplia de la situación financiera. La teneduría de libros y otros datos se utilizan para obtener información y tomar medidas basadas en ella.
Si necesitas apoyo contable, consulta nuestra práctica guía: Contabilidad para Restaurantes Simplificada en 2024.
Con esto en mente, vamos a sumergirnos en los seis pasos de un sistema integral de teneduría de libros para restaurantes.
Paso 1: Crear un informe diario de ventas
Tu primer paso es crear un informe de las ventas diarias del restaurante. Completar este registro diario te permite ver cómo está funcionando tu restaurante en tiempo real. Sabes de inmediato cuánto ganó o regaló el negocio, lo que te permite comparar tu desempeño a lo largo del tiempo.
Tu informe diario debe incluir desgloses de pagos en efectivo y con tarjeta de crédito. Registrar por separado estos métodos de pago se alinea con la forma en que los fondos llegan a tu cuenta bancaria, ya que las tarjetas de crédito suelen tardar hasta dos o tres días en procesarse.
Dependiendo de tu negocio, también podrías querer registrar diferentes tipos de ventas. Por ejemplo, podrías anotar por separado las ventas de alimentos y bebidas y desglosar aún más las ventas de bebidas alcohólicas y no alcohólicas.
Cualquiera que sea el sistema que elijas, asegúrate de que sea consistente para garantizar la precisión.
Aunque puede ser tentador posponer esto a un horario de grabación semanal, dado que tienes otras responsabilidades, hacerlo significa que corres el riesgo de inexactitudes y errores. Programa informes de ventas diarios como parte de tu rutina regular para que no omitas ningún paso. Incluso podrías hacer que este informe forme parte de tu Lista de Verificación Diaria para el Cierre del Restaurante.
¿La buena noticia? Muchos informes de ventas diarios ahora provienen de sistemas de punto de venta (POS).
Paso 2: Sincroniza con un sistema POS robusto
Si inviertes en un sistema POS integral y automatizado para tu negocio, ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzo a largo plazo.
Mientras que los sistemas POS solían limitarse a la caja registradora, las opciones actuales suelen incluir funciones más allá de la transacción en sí.
Mientras que los sistemas POS solían limitarse a la caja registradora, las opciones actuales suelen incluir funciones más allá de la transacción en sí.Una vez que el cliente desliza su tarjeta de crédito o el miembro del personal ingresa la venta en efectivo en la caja electrónica, el sistema genera detalles sobre esa venta para proporcionar a tu negocio información práctica y a largo plazo.
La precisión y la eficiencia también aumentan con la automatización. Dado que la información se genera automáticamente, no tienes que enfrentarte a la tediosa entrada de datos.
Dependiendo del sistema POS que selecciones, puedes personalizar las categorías de ventas para adaptarlas a las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, podrías categorizar las ventas de las siguientes maneras:
- Ventas de alimentos y bebidas
- Ventas de bebidas alcohólicas y no alcohólicas
- Ventas de aperitivos, platos principales y postres
- Ventas de almuerzo, hora feliz y cena
- Pagos en efectivo, con tarjeta de crédito y con tarjeta de regalo
Muchos sistemas POS robustos también incluyen opciones para rastrear otros puntos de datos, incluyendo:
- Inventario
- Pedidos
- Gastos
- Información del cliente
- Desempeño de los elementos del menú
- Desempeño diario del restaurante
Personaliza el sistema POS para satisfacer tus necesidades específicas, y tus reportes diarios de ventas se volverán automáticos.
Aunque hay diferentes sistemas POS para elegir, una opción popular es Square. Esta herramienta ofrece un software intuitivo que conecta el comedor con la cocina para mantener a todos en la misma sintonía.
¿La mejor parte? Square ahora se integra completamente con Lark. Conecta Square directamente a Lark Base para ver fácilmente los datos de ventas en tu panel personalizado, identificar patrones y tomar acción.
Paso 3: Establece tus cuentas por pagar
Otra pieza vital de la contabilidad del restaurante es establecer un sistema sólido para tus cuentas por pagar.
Los pagos puntuales y precisos a los proveedores ayudan a establecer confianza y mantener relaciones. También debes asegurarte de que tu sistema proporcione la remisión oportuna de pagos para mantenimiento, reparaciones, renovaciones, licencias y otros servicios para mantener tu negocio legal y en cumplimiento.
A diferencia de los reportes de ventas, los sistemas de cuentas por pagar deben establecerse semanalmente. Reserva un espacio regular en tu calendario para pagar, enviar y registrar cada factura para que puedas estimar con precisión el flujo de efectivo y los saldos bancarios.
Elige un método de pago consistente al que puedas comprometerte. Aquí hay algunas opciones populares, junto con sus pros y contras:
Cheques
Una ventaja significativa de pagar con cheque es evitar las comisiones por transacción y conveniencia. También puede ser más fácil administrar su flujo de efectivo, ya que generalmente toma unos días procesar un cheque.
La desventaja es que los proveedores deben esperar más tiempo para recibir el pago, lo que no fomenta la buena voluntad en su relación comercial. Además, los cheques pueden ser costosos si se compran al por mayor.
Pago de facturas en línea
El pago de facturas en línea es una opción sólida y segura para configurar pagos recurrentes a proveedores, servicios públicos y otros servicios regulares.
Sin embargo, no todas las empresas están preparadas para recibir estos pagos, lo que puede significar que esté agregando otro método de pago a su sistema.
Asegúrese de que su sistema esté configurado para registrar pagos recurrentes para evitar cargos por fondos insuficientes. El pago de facturas en línea también puede tardar varios días en procesarse, por lo que debe estar atento a sus plazos si elige este método.
Transferencias ACH
Algunas transferencias ACH, al igual que el pago de facturas en línea, van de banco a banco, por lo que generalmente no implican una comisión por transacción.
Otras, como PayPal y Venmo, sí agregan comisiones de conveniencia a la transacción. Estas transacciones también tardan algunos días en procesarse, aunque puede acelerar el proceso pagando más. Las transferencias ACH también son seguras y menos susceptibles a fraudes.
Tarjeta de crédito
Dado que los pagos con tarjeta de crédito tardan algunos días en procesarse, asegúrese de pagar a sus proveedores y otros prestadores de servicios de manera oportuna. Verifique si están incurriendo en cargos por esta forma de pago, ya que podría considerar cambiar a otra opción. Una tarjeta corporativa dedicada puede ayudar a separar los gastos comerciales de los personales, además de proporcionar mejores capacidades de seguimiento.
Con una tarjeta de crédito, corre el riesgo de incurrir en altas tasas de interés si no paga el saldo cada mes.
Paso 4: Administre la nómina de sus empleados
Has registrado ventas y pagado tus cuentas. Ahora, es momento de ocuparte de tus empleados.
Existen numerosos componentes para administrar la nómina de empleados. Si no conoces las regulaciones y requisitos, corres el riesgo de cometer errores costosos.
Las empresas tienen un promedio de precisión en la nómina del 80.15% por año, y cada error les cuesta en promedio $291 para corregirlo.
Los pagos precisos y puntuales ayudan a mantener la satisfacción de los empleados. Después de todo, ningún empleado quiere trabajar para un negocio que no lleva un control de sus horas y no les paga de manera adecuada.
Los pagos precisos y puntuales ayudan a mantener la satisfacción de los empleados. Después de todo, ningún empleado quiere trabajar para un negocio que no lleva un control de sus horas y no les paga de manera adecuada.Con la nómina, eres responsable de:
- Registrar la asistencia de tus empleados y las horas regulares que trabajaron
- Registrar las horas extras, ausencias y solicitudes de permiso de tus empleados
- Gestionar las diferencias en el pago de los empleados — por ejemplo, un miembro del personal de recursos humanos puede tener un salario, mientras que el personal de servicio es pagado por hora
- Retener fondos para embargos salariales
- Elegir un método de pago consistente y confiable
Administrar una nómina conforme también implica pagar los impuestos aplicables de cada cheque de pago. Los empleadores son responsables de remitir los impuestos sobre la nómina, que incluyen los porcentajes del pago de cada empleado que financian Medicare, Seguro Social y desempleo. También puedes ser responsable de retener impuestos sobre la renta, que varían según el estado y la región.
Además, si proporcionas beneficios de salud o jubilación, también debes considerar estas deducciones.
Finalmente, mantente al tanto de las regulaciones relacionadas con las propinas y la presentación de informes de los empleados para cumplir con las leyes laborales y de empleo.
Con las complejidades involucradas en la nómina, podrías considerar externalizar este paso en lugar de hacerlo tú mismo. Gusto y OnPay son dos opciones populares para esto.
Paso 5: Conciliar todas las cuentas regularmente
Este paso en la contabilidad de restaurantes es menos intimidante de lo que parece.
Conciliar tus cuentas simplemente significa compararlas para detectar cualquier inexactitud, inconsistencia o error. Este proceso también te brinda una visión general de tus gastos mensuales.
Cualquier cuenta con un saldo inicial y final debe formar parte del proceso de conciliación. Estas incluyen las siguientes:
Cualquier cuenta con un saldo inicial y final debe formar parte del proceso de conciliación. Estas incluyen las siguientes:- Cuentas bancarias
- Tarjetas de crédito
- Préstamos comerciales
- Líneas de crédito
- Pasivos de nómina (o la cantidad que debes pero aún no has pagado)
Revisa tus cheques escritos, recibos de tarjetas de crédito y otros métodos de pago contra tus cuentas bancarias para asegurar la precisión de las entradas.
Planea conciliar tus cuentas mensualmente cuando se emitan los estados de cuenta y sean fáciles de acceder. De esta manera, si hay algún problema, puedes atenderlo de inmediato y evitar que se agrave. Además, serás menos responsable por fraude si detectas y reportas transacciones sospechosas temprano.
Conciliar tus cuentas puede resultar en:
- Corregir entradas inexactas en el libro mayor
- Descubrir cheques faltantes
- Encontrar depósitos incorrectos
- Localizar inconsistencias en efectivo
- Identificar transacciones fraudulentas
- Notar discrepancias con pedidos e inventario
Utiliza herramientas contables automatizadas e integradas para agilizar procesos, aumentar la precisión y ahorrar tiempo (y frustración). Estos sistemas también ayudan a garantizar mayor exactitud y cumplimiento en la declaración de impuestos.
Paso 6: Revisa tus informes financieros (y realiza los ajustes necesarios)
El paso final en un sistema sólido de contabilidad para restaurantes es revisar los informes financieros.
Los restaurantes suelen operar con márgenes de ganancia ajustados, por lo que los errores pueden ser costosos. El margen de ganancia es solo del 3–5%, en promedio, para los restaurantes de servicio completo. Este es un poco más alto para los establecimientos de comida rápida casual, con un promedio de 6–9%.
Ejecute estos informes semanalmente para mantenerse al tanto de la situación financiera de su restaurante y hacer ajustes si es necesario.
A continuación, los informes esenciales para revisar:
Plan de cuentas
Su plan de cuentas enumera cada una de sus cuentas en un solo lugar conveniente. Es un componente clave de su libro mayor, mostrando exactamente cómo su negocio gana y gasta su dinero.
Un plan de cuentas generalmente se divide en cinco cuentas separadas:
- Ingresos
- Gastos
- Pasivos
- Activos
- Capital
También puede optar por subcuentas dentro de cada tipo. Por ejemplo, su cuenta de gastos podría subdividirse en costos de alimentos, renta, servicios, mantenimiento de equipo, personal, etc.
Costo de bienes vendidos (COGS)
Su COGS es el monto total gastado en alimentos, ingredientes y empaques para preparar y entregar una comida. Esta métrica también incluye desperdicio y deterioro de alimentos para mayor precisión.
El COGS se calcula sumando el inventario inicial y el inventario comprado y luego restando su inventario final. Con el tiempo, este informe financiero proporciona información valiosa, como cómo las variaciones estacionales de precios o los cambios en la cadena de suministro han afectado su resultado final.
Costos de mano de obra
Los costos de mano de obra en un restaurante incluyen las cantidades que pagas en salarios, sueldos, beneficios e impuestos sobre la nómina para tus empleados.
Los costos directos de mano de obra incluyen a los trabajadores de primera línea y al personal de cocina, mientras que los costos indirectos de mano de obra involucran a recursos humanos y otros trabajadores que apoyan las operaciones.
Ejecutar informes de costos de mano de obra puede brindarte información detallada sobre tus necesidades de personal. Puedes descubrir patrones de exceso o falta de personal y detectar variaciones estacionales.
Estos informes también muestran cómo se manejan las propinas, ya sea que estén incluidas en la cuenta, agregadas a un fondo común o entregadas directamente al individuo.
Costos de edificio y mantenimiento
Realiza informes individuales para rastrear tus necesidades de edificio y mantenimiento a lo largo del tiempo. Deben incluir renta, servicios públicos, impuestos a la propiedad y mantenimiento y reparación de equipos. También puedes seguir los resultados de inspecciones comerciales y hacer los ajustes necesarios.
Con estos números a la mano, puedes planificar mejoras, reemplazo de equipos y, si te interesa, expansión del negocio.
Costos de marketing
Los informes de marketing te muestran el desglose de tus esfuerzos, implementación y resultados de marketing.
Obtén información sobre tus campañas exitosas y no exitosas para que puedas hacer los cambios necesarios.
Costos de recursos humanos y nómina
Revise sus costos de recursos humanos y nómina para ver dónde puede hacer ajustes. Sus costos variarán dependiendo de si contrata personal en el sitio, realiza los procesos usted mismo o los subcontrata.
Verifique la exactitud de sus informes y busque cualquier inconsistencia. Esto es especialmente crítico para la presentación de impuestos y posibles auditorías.
Ya sabe que administrar la contabilidad es solo una parte de ser dueño de un restaurante. Revise nuestra Guía interna para la gestión de restaurantes para obtener aún más consejos.
Con este procedimiento de contabilidad de seis pasos en mente, revisemos una herramienta integral que puede usar para apoyo.
Cómo Lark puede ayudar con la contabilidad para restaurantes
La plataforma integral de Lark ofrece un espacio de trabajo unificado para que los restaurantes gestionen sus registros de manera más eficiente. Aquí hay algunas funciones útiles para considerar:
Lark Base
Lark Base funciona como la base de datos literal para las operaciones de tu restaurante.
Con ella, puedes rastrear inventarios, pedidos, gastos e ingresos, así como asignar tareas, monitorear sus estados y verificar su finalización de un vistazo.
Con ella, puedes rastrear inventarios, pedidos, gastos e ingresos, así como asignar tareas, monitorear sus estados y verificar su finalización de un vistazo.Dado que Lark Base se integra con Square, tienes una forma sencilla de crear informes diarios de ventas desde tu sistema POS. Crea un panel para ver tus ventas diarias y obtener valiosos conocimientos sobre tus operaciones.
Lark Attendance
La aplicación Lark Attendance ayuda a agilizar el proceso de nómina de tus empleados. Los supervisores pueden gestionar y rastrear la asistencia de los empleados, incluyendo ausencias, permisos y horas extras. Además, pueden establecer fácilmente los turnos de los empleados, ya sean horarios fijos o flexibles.
Genera informes para ver resúmenes de asistencia de los empleados, incluyendo permisos y cumplimiento de turnos. Los gerentes pueden identificar rápidamente y apoyar a los empleados que están haciendo horas extras o que de repente llaman con más frecuencia por enfermedad.
Los empleados pueden usar la aplicación Attendance para registrar la entrada y salida de sus turnos a través de WiFi o GPS en sus dispositivos. También pueden solicitar y consultar fácilmente las solicitudes de permiso, que sus gerentes pueden aprobar con un solo clic.
Lark Docs
Con Lark Docs, puedes crear y gestionar documentos desde listas de verificación de inspección de la tienda hasta resúmenes semanales de pagos.
Colabora con tus colegas y empleados compartiendo tu documento en la aplicación Chats. Y si ya has creado un documento que te gusta en Word o Excel, puedes importarlo a Lark.
Aquí está la prueba
Si bien implementar nuevos procesos requiere tiempo y energía, los resultados a menudo valen mucho la pena.
Mama Lou’s es un restaurante italiano en Filipinas que se enorgullece de ofrecer platillos deliciosos con un toque filipino. Como muchos restaurantes, Mama Lou’s enfrentó desafíos en la comunicación, expansión y reportes diarios de ventas.
Con la ayuda de Lark, Mama Lou’s pudo optimizar sus operaciones y mejorar la satisfacción del cliente.
Por ejemplo, aprovecharon Lark Moments para que los gerentes publicaran comentarios diarios de los clientes. El presidente del restaurante también identificó y resolvió rápidamente los problemas y preocupaciones de los clientes, lo que llevó a reseñas constantes de 4 de 5 estrellas.
Consulta Cómo Mama Lou's y Lark Crearon una Receta para el Éxito: Servicio Excepcional, Empleados Más Felices.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de restaurantes
Veamos las respuestas a algunas preguntas comunes sobre la contabilidad en restaurantes.
¿Qué hace un contador de restaurante?
Un contador de restaurante mantiene registros financieros precisos de los gastos e ingresos del negocio. Genera informes diarios de ventas y es responsable de las cuentas por pagar y la nómina de los empleados. También prepara estados financieros regularmente para un análisis más detallado.
¿Cuántas horas al mes se necesitan para llevar la contabilidad de un restaurante pequeño?
Aunque el tiempo total puede variar según el tamaño y la escala de su negocio, el consenso general es que la contabilidad toma entre 10 y 20 horas al mes.
Los servicios automatizados pueden ahorrar a los negocios una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo en esta tarea. Por ejemplo, considere invertir en un sistema POS robusto que genere informes diarios de ventas. Si utiliza Square, la plataforma se integra fácilmente con Lark para un análisis detallado de datos.
¿Qué es el libro mayor de un restaurante?
El libro mayor de un restaurante es el formato utilizado para registrar todas las transacciones financieras del negocio.
Normalmente se usan códigos para rastrear gastos recurrentes. Asigne un número o código a cada tipo de gasto, como renta, servicios públicos o tarifas de licencia, para facilitar su revisión.
¿Qué es una cuenta en T?
Una cuenta en T es una referencia informal a los registros financieros que utilizan la técnica de contabilidad de partida doble. Recibió ese apodo debido a su parecido con la letra “T”.
El título de la cuenta se coloca sobre la línea horizontal. Los débitos se registran en un lado de la línea vertical y los créditos en el otro para una vista rápida y sencilla.
El título de la cuenta se coloca sobre la línea horizontal. Los débitos se registran en un lado de la línea vertical y los créditos en el otro para una vista rápida y sencilla.
¿Cuál es el mejor software de contabilidad para restaurantes?
Los contadores de restaurantes tienen numerosas opciones cuando se trata de software de contabilidad.
QuickBooks es una opción universal para pequeñas empresas. Esta plataforma permite a los usuarios organizar y pagar facturas, administrar gastos y rastrear inventario en un solo lugar centralizado.
Toast es una opción popular de punto de venta diseñada para restaurantes. Los negocios pueden comenzar gratis, y el sistema POS es personalizable según el tipo de restaurante (por ejemplo, panadería, restaurante de alta cocina o camión de comida).
¿Cómo se registran las ventas de un restaurante?
Invierta en un sistema POS sólido con capacidades de resumen diario de ventas para obtener la mayor precisión y eficiencia.
Con la integración de Square con Lark, puede transformar fácilmente sus ventas diarias desde el sistema POS y obtener datos en tiempo real en una plataforma integral.
Obtén datos prácticos — y resultados — con Lark
Con esta guía paso a paso para la contabilidad de restaurantes, tienes todo lo necesario para crear un sistema eficiente y optimizado para tu negocio.
¿Por qué no facilitar aún más las cosas con Lark?
Lark cuenta con todas las aplicaciones que necesitas para crear flujos de trabajo, revisar datos, gestionar la asistencia de los empleados y elaborar listas de verificación para mantener el control. También puedes aprovechar las plantillas gratuitas de Lark, que ofrecen soporte para el seguimiento de inventarios y pedidos, establecimiento de metas y mucho más.
Conoce más sobre Lark y cómo puede transformar hoy mismo tus capacidades de contabilidad para restaurantes.
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