Template direktori karyawan: membuat sendiri dan meningkatkan efisiensi HR
Jess Cheung
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Jess Cheung
5 Agu 2026
Baca selama 5 menit
Ikhtisar
Pernahkah Anda mengalami situasi di mana Anda harus bertanya kepada puluhan orang untuk menemukan orang yang tepat hanya untuk permintaan sederhana selama 5 menit? Dengan template kami, menemukan orang yang tepat untuk tugas apa pun kini hanya dengan sekali lihat.
Apa itu template direktori karyawan?
Template direktori karyawan digunakan untuk menyimpan daftar terpadu semua informasi kontak karyawan, jabatan, foto, dan informasi relevan lainnya.
Template direktori karyawan digunakan untuk menyimpan daftar terpadu semua informasi kontak karyawan, jabatan, foto, dan informasi relevan lainnya.Template direktori karyawan Lark memungkinkan tim HR Anda mengumpulkan informasi karyawan baru, melakukan pengeditan berdasarkan status pekerjaan, dan berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda. Selain responsif dan ramah seluler, template ini memiliki otomatisasi untuk efisiensi dan fitur integrasi untuk menghubungkan dengan berbagai sumber data.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh perusahaan AS Gartner, komunikasi yang buruk bertanggung jawab atas 70% kesalahan korporat. Statistik ini menunjukkan pentingnya menurunkan hambatan untuk komunikasi efektif antar karyawan (Sumber).
Cara menggunakan template direktori karyawan kami: 5 langkah yang harus diikuti
Langkah 1: Sesuaikan Direktori Anda
Setelah Anda mengakses template, Anda dapat mengonfigurasi informasi bidang untuk memasukkan bidang yang spesifik sesuai dengan kasus penggunaan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa informasi dasar yang kami rekomendasikan untuk dimasukkan dalam template direktori karyawan Anda:
- ID Karyawan
- Nama depan
- Nama belakang
- Departemen
- Posisi
- Jenis pekerjaan
- Foto profil
- Nomor telepon
- Email
- Tanggal mulai
Kami umumnya menemukan bahwa menempatkan foto dalam direktori membantu karyawan mengenali wajah dan nama serta menumbuhkan rasa kebersamaan.
Langkah 2: Permudah Entri Data dengan Formulir
Salah satu masalah paling umum yang dihadapi tim HR adalah bagaimana mengumpulkan informasi secara efektif. Hal ini sangat bermasalah pada perusahaan besar - tidak mungkin bagi tim HR untuk mengejar setiap karyawan secara individual untuk mendapatkan informasi mereka.
Template direktori karyawan Lark secara otomatis berubah menjadi formulir online untuk dikirimkan kepada karyawan. Karyawan hanya perlu mengisi informasi dan mengirimkan formulir tersebut, dan Lark secara otomatis mengonversi informasi tersebut ke dalam direktori untuk penyimpanan.
Menggunakan Lark untuk mengimplementasikan template direktori karyawan dengan elemen gamifikasi juga dapat mendorong keterlibatan karyawan dengan formulir tersebut.
Langkah 3: Sesuaikan Akses Direktori untuk Keamanan dan Privasi yang Lebih Baik
Lark menawarkan template direktori karyawan dengan pengaturan privasi yang dapat disesuaikan. Kami menyarankan untuk mengatur izin akses yang berbeda guna mengontrol visibilitas informasi pribadi agar karyawan dapat menggunakan direktori tanpa kekhawatiran privasi. Misalnya:
- Semua karyawan dapat melihat nama, email, dan departemen satu sama lain untuk tujuan komunikasi bisnis dan penyelarasan
- Manajer lini dapat melihat detail tim yang bertanggung jawab, termasuk tanggal ulang tahun, tanggal mulai bekerja, dan preferensi lain untuk lebih mengenal dan melibatkan anggota tim
- Tim mengontrol akses pengeditan ke direktori karyawan
Langkah 4: Otomatiskan Pengingat Penting
Ini mencakup ulang tahun, hari jadi kerja, tanggal tinjauan kinerja, tanggal berakhir kontrak, dan lain-lain. Hal ini membantu Anda tetap mengetahui perubahan status perekrutan dan mengambil tindakan secara proaktif. Selain itu, atur pengingat berulang untuk meninjau dan memperbarui direktori agar tetap jelas.
Langkah 5: Integrasi dengan Manajemen Proyek
Dengan mengintegrasikan template direktori karyawan dengan alat manajemen proyek, Lark memfasilitasi kolaborasi dengan menghubungkan profil karyawan ke tugas proyek, memungkinkan penugasan dan pelacakan tanggung jawab dengan mudah.
Dengar dari Pengguna Kami
“Sebagai manajer pemasaran, kami terus bekerja sama dengan berbagai pemangku kepentingan untuk berbagai inisiatif, acara, dan proyek. Sebelum menggunakan Lark, saya harus melewati tumpukan dokumen dan bertanya kepada setidaknya 3-4 orang. Dengan template direktori karyawan Lark, kami dapat dengan cepat mengidentifikasi pemangku kepentingan yang tepat.”
— Marcus Chen, Manajer Pemasaran
“Alat manajemen karyawan tunggal terbaik yang pernah dibutuhkan.”
— Whitney Brittingham, Manajer Keberhasilan Pelanggan
“Template ini sangat mudah digunakan; terutama dengan formulir untuk mengotomatisasi entri data, ini benar-benar menghemat saya puluhan jam kerja.”
— Profesional HR Berpengalaman Anonim
Mengapa bisnis Anda harus mengadopsi template direktori karyawan?
- Tetap terorganisir
Direktori karyawan membantu Anda melacak situasi staf dan meningkatkan kejelasan HR. Dengan memiliki daftar terpusat dari semua karyawan, Anda dapat dengan cepat melihat siapa yang tersedia untuk bekerja dan siapa yang tidak.
- Membantu manajer memahami tim mereka dengan lebih baik
Dengan mengetahui informasi dasar semua anggota tim melalui direktori, manajer dapat dengan cepat mengenal tim mereka. Ini sangat bermanfaat bagi mereka yang bekerja di garis depan, di mana pekerja mungkin paruh waktu tetapi diharuskan mengikuti orientasi dalam waktu singkat. Misalnya, seorang manajer toko dapat mengenal tenaga penjual paruh waktu baru dan langsung melakukan perkenalan hangat.
- Berinteraksi dengan lebih baik
Direktori menyediakan informasi kontak anggota tim sehingga Anda dapat dengan mudah menghubungi saat diperlukan. Anda juga dapat melacak tanggal penting, seperti ulang tahun karyawan, ulang tahun kerja, masa percobaan, dan lainnya untuk meningkatkan keterlibatan. Direktori karyawan sangat penting untuk komunikasi internal yang efektif dalam tim jarak jauh, menghemat waktu, meningkatkan kolaborasi, dan membina hubungan yang lebih baik.
- Menghemat waktu dengan mudah menemukan informasi
Dengan direktori yang selalu diperbarui, Anda dapat dengan cepat menemukan informasi yang Anda butuhkan tanpa harus mencari melalui berbagai sumber atau lembar Excel yang sudah usang.
Semua sepuluh intranet terbaik tahun 2020 yang dinominasikan oleh Nielsen Norman Group memiliki direktori karyawan di halaman utama (Sumber).
Tips dan Trik
- Filter, urutkan, dan kelompokkan data dalam direktori, terutama ketika ada banyak input data.
- Sertakan bidang untuk kata ganti, nama yang disukai, dan latar belakang budaya guna mendorong keberagaman dan inklusi.
- Gunakan direktori untuk menampilkan keterampilan dan keahlian mereka, menciptakan peluang untuk kolaborasi dan bimbingan.
- Gabungkan sistem bagi rekan kerja untuk mengakui dan menghargai kontribusi satu sama lain dalam direktori karyawan, mendorong lingkungan kerja yang positif dan mendukung.
- Gunakan direktori sebagai sumber untuk melacak dan mempromosikan inisiatif kesejahteraan karyawan, seperti tantangan kebugaran atau kelompok dukungan kesehatan mental.
Template Terkait Karyawan Lainnya
- Template Ulasan Karyawan: Template ulasan karyawan di Lark memungkinkan tim untuk melakukan penilaian dan memberikan umpan balik berharga untuk pertumbuhan karyawan. Template ini memudahkan tim dalam kustomisasi, pelacakan data terpusat, dan umpan balik kolaboratif.
- Template Panduan Orientasi: Template panduan orientasi membantu proses orientasi karyawan baru dengan merinci peran pekerjaan dan menghubungkan mereka dengan tim serta budaya perusahaan. Template ini memastikan pengalaman orientasi yang seragam, menghemat waktu dengan mengorganisir proses, meningkatkan komunikasi, dan memusatkan sumber daya utama, sehingga mempersiapkan karyawan baru untuk sukses.
- Template Pengajuan Cuti: Template pengajuan cuti menyederhanakan proses pengelolaan cuti karyawan, memungkinkan pelacakan dan pengorganisasian yang mudah dalam platform Lark.
Kesimpulan
Dengan mengikuti empat langkah yang dijelaskan di atas, Anda dapat membuat direktori karyawan yang mudah digunakan dan fleksibel yang akan membantu Anda dalam proses orientasi dan berinteraksi dengan tim Anda lebih baik menggunakan informasi tersebut. Jika Anda ingin membangun template direktori karyawan yang fleksibel dan otomatis yang dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh tim HR dan manajer SDM Anda.
Di Lark, tim HR dapat mengelola direktori karyawan di Lark Base dan membuat direktori tersebut menjadi lebih kuat dengan menghubungkannya ke proses lain seperti jadwal shift, perhitungan cuti, pembayaran, dan lainnya, sehingga meningkatkan efisiensi manajemen SDM. Hubungi tim kami hari ini untuk demo gratis tentang cara mencapainya 🪄
FAQ
- Apa itu template direktori karyawan?
Template direktori karyawan adalah template untuk mengumpulkan informasi terkait karyawan, misalnya nama, nomor telepon, email, foto profil… Template ini digunakan di perusahaan besar maupun kecil untuk memudahkan komunikasi dan aliran informasi di seluruh organisasi.
- Apa cara terbaik untuk membuat direktori staf (karyawan)?
Salah satu cara membuat direktori staf adalah dengan membuatnya dari awal menggunakan Excel atau Google Sheets. Di Lark, kami menyediakan template direktori staf yang bisa langsung Anda gunakan. Template direktori staf Lark juga mencakup fitur seperti formulir dan otomatisasi.
- Apa saja yang harus dimasukkan dalam direktori karyawan perusahaan?
Direktori karyawan perusahaan dapat bervariasi tergantung kebutuhan bisnis. Sebagian besar direktori mencakup ID karyawan, nama, departemen, posisi, foto profil, nomor telepon, dan email. Beberapa mencakup bidang yang lebih maju seperti tanggal mulai, keahlian, fakta menarik...
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
